Đối mặt với một năm khó khăn với tốc độ tăng trưởng chậm và nhiều thách thức khác, các nhà bán lẻ thông minh đang áp dụng tự động hóa để duy trì vị thế dẫn đầu.
Các nhà phân tích dự đoán ngành bán lẻ sẽ tăng trưởng chậm trong năm nay, sau khi doanh số bán hàng năm 2023 thấp hơn mức năm 2019. Sau sự gia tăng của mua sắm trực tuyến trong thời kỳ đại dịch, nhiều người nhận thấy người tiêu dùng quay trở lại các cửa hàng truyền thống, khiến các nhà bán lẻ phải nỗ lực lập kế hoạch chiến lược và quản lý sự cân bằng có lợi nhuận giữa các dịch vụ trên phố chính và trên internet. Thật vậy, ngành này đang phải chống chọi với nhiều khó khăn trên nhiều mặt trận trong năm nay, giải quyết tình trạng thiếu hụt lao động, cuộc khủng hoảng chi phí sinh hoạt và tác động của nó đến giá cả, tiền thuê nhà, năng lượng và chi phí vận hành tăng, cũng như sự cạnh tranh ngày càng tăng từ các kênh trực tuyến mới.
Với biên lợi nhuận eo hẹp, không có nhiều chỗ cho sai sót trong quy trình thanh toán hóa đơn – thanh toán quá mức và trùng lặp có thể là giọt nước tràn ly đối với các nhà bán lẻ đang thiếu tiền mặt. Làm trầm trọng thêm mối quan hệ với các nhà cung cấp cũng không có ích gì. Trong bối cảnh kinh tế hiện tại, các doanh nghiệp cần trân trọng các nhà cung cấp và chuỗi cung ứng của mình. Trong bán lẻ, điều này đặc biệt đúng, vì một doanh nghiệp không thể bán những gì mà họ không thể nắm giữ.
Trong thời buổi bấp bênh này, việc bảo vệ mối quan hệ với các nhà cung cấp và đảm bảo chuỗi cung ứng có khả năng phục hồi là rất quan trọng. Do đó, việc triển khai các quy trình hiệu quả nhất cho các khoản phải trả (AP) và đối chiếu báo cáo là rất quan trọng.
Các nhà bán lẻ có tư duy tiến bộ ngày càng tin tưởng vào các hệ thống kỹ thuật số giúp tăng tốc, đơn giản hóa và tối ưu hóa nhiều quy trình kinh doanh của họ. Thẻ giá điện tử, theo dõi hàng tồn kho và kho tự động, nhân viên được trang bị máy tính bảng để tham khảo thông tin sản phẩm, v.v.
Tuy nhiên, các quy trình back-office quan trọng như quy trình phải trả thường là điều cuối cùng được đầu tư. Việc triển khai giải pháp tốt nhất cho một chức năng như AP tạo thành nền tảng vững chắc để có thể bổ sung và tận dụng các giải pháp kỹ thuật số khác, đảm bảo các nhà bán lẻ mua cả về phong cách và nội dung.
Quản lý tài chính hiệu quả hơn ngay từ đầu có nghĩa là ngay cả khi biên lợi nhuận ngày càng eo hẹp, các quy trình thanh toán hiệu quả vẫn bảo vệ được lợi nhuận ròng đồng thời hỗ trợ mối quan hệ hiệu quả và hài hòa với nhà cung cấp.
Tiết kiệm chi phí
Một trong những thách thức chính đối với bán lẻ vào năm 2024 là tìm cách cắt giảm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng. Xác định và triển khai các giải pháp kỹ thuật số có thể giúp giảm chi phí trong doanh nghiệp.
Ví dụ, việc triển khai giải pháp lập hóa đơn điện tử cho phép các nhà cung cấp chia sẻ hóa đơn kỹ thuật số được tự động nhập vào hệ thống tài chính của riêng họ, giúp giảm đáng kể rủi ro liên quan đến lỗi của con người và loại bỏ sự chậm trễ trong khay thông tin truyền thống cho nhóm AP. Một số giải pháp tốt nhất cũng có thể cung cấp tùy chọn đối sánh 3 chiều và ủy quyền quy trình công việc cùng với tích hợp liền mạch vào phần còn lại của hệ thống tài chính.
Kết quả tích hợp trong việc tự động hóa hóa đơn chuyển trực tiếp vào ERP, tạo ra luồng thông tin liền mạch trong suốt quá trình lập hóa đơn để bổ sung cho khoản đầu tư ERP hiện có. Nguồn thông tin duy nhất về hóa đơn này đảm bảo tính chính xác của dữ liệu cho các nhóm tài chính nội bộ và chuỗi cung ứng, mang lại quy trình minh bạch từ đầu đến cuối.
Đảm bảo các quy trình hiệu quả nhất để đối chiếu báo cáo có nghĩa là các doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ hơn nhiều đối với chi tiêu của mình, giảm đáng kể rủi ro thanh toán quá mức hóa đơn hoặc gửi các khoản thanh toán trùng lặp. Điều này bao gồm việc xem xét chính xác các ghi chú tín dụng để minh bạch hơn, cho phép hiểu được tình hình tiền mặt theo thời gian thực bất kỳ lúc nào.
Các giải pháp đối chiếu sao kê tự động có thể so sánh hóa đơn và ghi chú tín dụng với các dòng sao kê có liên quan mà không cần các quy trình thủ công tốn thời gian, tiết kiệm nhiều giờ thời gian và nguồn nhân lực. Chúng cũng có thể giảm nguy cơ thanh toán thiếu có thể gây ra sự bất hòa trong mối quan hệ với nhà cung cấp cũng như làm suy yếu các cơ hội chiết khấu thanh toán sớm.
Bảo vệ mối quan hệ với nhà cung cấp
Nếu đại dịch dạy chúng ta bất cứ điều gì thì đó là tác động từ sự gián đoạn chuỗi cung ứng bất ngờ có thể gây ra cú sốc tài chính lớn cho một doanh nghiệp. Việc chăm sóc các nhà cung cấp chiến lược quan trọng có thể cứu nguy cho bạn là điều đáng làm. Khi các nhà cung cấp có thể tin tưởng vào việc khách hàng thanh toán chính xác, đúng hạn, họ có nhiều khả năng sẽ dừng lại khi có vấn đề bất ngờ phát sinh, chẳng hạn như tình trạng thiếu hụt đột ngột hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng đối với một sản phẩm chính.
Sau khi xây dựng được mối quan hệ hiệu quả với các nhà cung cấp chiến lược, điều quan trọng là phải bảo vệ họ, hãy nhớ rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể phá sản rất nhanh nếu dòng tiền quá chậm và khó khăn. Nếu điều này xảy ra, một doanh nghiệp bán lẻ sẽ phải xoay trục, kích hoạt các quy trình như tìm kiếm nhà cung cấp thay thế, đánh giá chất lượng sản phẩm, xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp mới, đàm phán chi phí và hợp đồng, v.v.
Sử dụng hệ thống đối chiếu báo cáo tự động, chính xác thể hiện tính minh bạch đối với các nhà cung cấp – thậm chí còn hơn thế nữa khi nó là một phần của hệ thống AP kỹ thuật số tổng thể, giúp việc giao tiếp xung quanh các truy vấn trở nên dễ dàng hơn nhiều. Điều này quan trọng đối với các nhà cung cấp hiện tại và tất nhiên, cũng giúp xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp mới dễ dàng hơn. Lịch sử tín dụng và uy tín của bạn được tính đến.
Việc tích hợp hệ thống với nhà cung cấp là một trong những rào cản lớn nhất đối với các nhà bán lẻ muốn triển khai công nghệ mới. Tuy nhiên, các giải pháp như AP Automation Invoicing của Open ECX không yêu cầu cơ sở nhà cung cấp phải thay đổi cách họ truyền hóa đơn và ghi có.
Các giải pháp như thế này có thể hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu bao gồm .pdf, .csv, XML và EDI, và các quy tắc kinh doanh có thể được xác định để làm giàu dữ liệu đầu vào và thêm thông tin dựa trên các yêu cầu của hệ thống ERP hoặc để hỗ trợ khớp lệnh theo từng dòng.
Bộ luật thanh toán nhanh của Vương quốc Anh (PPC) bao gồm việc tôn trọng các điều khoản thanh toán của nhà cung cấp và các vấn đề thanh toán khác. Bộ luật này có thể là tự nguyện nhưng ngày càng quan trọng để đảm bảo mối quan hệ ổn định, đáng tin cậy và nhất quán với nhà cung cấp và những khách hàng có thể chứng minh được các quy trình thanh toán có trách nhiệm tuân thủ sẽ được hưởng lợi từ cơ sở nhà cung cấp được tăng cường.
Kết quả kinh doanh tốt hơn
Dữ liệu là thành phần chính trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh, cung cấp cho người dùng thông tin chính xác, thời gian thực để đưa ra quyết định hiệu quả hơn. Tuy nhiên, dữ liệu phải chính xác 100%. Việc đối chiếu báo cáo chính xác và kịp thời tạo ra dữ liệu tài chính chính xác, có thể được sử dụng với độ tin cậy cao hơn để lập kế hoạch, dự báo và lập ngân sách.
Thông tin lỗi thời có nhiều lỗi khiến điều này gần như không thể thực hiện được – mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu không đáng tin cậy, dễ thay đổi và sự thành công của các quyết định quan trọng, chẳng hạn như có nên tái đầu tư vào cơ sở vật chất hay phát triển các kênh trực tuyến thay thế hay không, đều phụ thuộc vào dữ liệu chính xác.
Các quy trình tự động loại bỏ rủi ro do gõ phím và các lỗi khác của con người, vì dữ liệu được nhập một lần, bằng quy trình tự động. Trong khi một số phần mềm loại bỏ thành phần con người bằng OCR (nhận dạng ký tự quang học), được hỗ trợ bởi AI để giảm lỗi, thì các giải pháp AP tự động tốt nhất có độ chính xác 100% ngay từ đầu.
Việc triển khai AP và đối chiếu hóa đơn hiệu quả giúp giảm các quy trình hiệu chỉnh tốn thời gian, trong đó các nhóm tài chính dành nhiều giờ để xem xét, so sánh và đối chiếu hóa đơn theo cách thủ công để xác định lỗi hoặc trùng lặp. Không phải là chưa từng có khi các tổ chức sử dụng các nhóm gồm 10 chuyên gia trở lên chỉ tập trung vào việc đối chiếu báo cáo, một cách triển khai nguồn lực hoàn toàn có thể tránh được và tốn kém. Các nhóm có thể làm các nhiệm vụ có giá trị cao hơn như chiến lược và mối quan hệ với nhà cung cấp, trong khi tự động hóa thực hiện các công việc nặng nhọc.
Các giải pháp AP tự động tốt nhất có thể có các quy tắc xác thực tích hợp giúp phát hiện và làm nổi bật hoạt động có khả năng gian lận, đây là một bãi mìn tiềm ẩn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đại diện cho rủi ro đáng kể về tài chính, danh tiếng và pháp lý. Một số hệ thống đối chiếu báo cáo và AP tự động bao gồm báo cáo tình trạng báo cáo, đảm bảo rằng nhóm tài chính được cảnh báo về bất kỳ sự khác biệt nào và có thể tự tin làm việc với số dư báo cáo theo thời gian thực. Chúng cũng có thể cung cấp lịch sử tài liệu đầy đủ để hỗ trợ các yêu cầu kiểm toán bên ngoài.
Phần mềm tự động hóa AP là sự đồng nhất của các quy trình và phương pháp, giúp đảm bảo rằng mọi người trong chức năng AP và trên toàn bộ tổ chức đều có cùng quan điểm, tham chiếu cùng một phiên bản của cùng một dữ liệu theo thời gian thực. Sử dụng các quy trình làm việc thống nhất, được quy định giúp chia sẻ các tác vụ dễ dàng hơn nhiều, do đó ngay cả khi chủ sở hữu tác vụ nghỉ ốm hoặc rời khỏi doanh nghiệp, bất kỳ đồng nghiệp nào cũng có thể tiếp nhận.
Đã đến lúc tự động hóa
Bây giờ là lúc chuyển quy trình AP sang nền tảng kỹ thuật số. Dựa trên đám mây có nghĩa là tăng cường bảo mật, truy cập dữ liệu theo thời gian thực và phân tích dữ liệu mạnh mẽ hơn.
Có một số giải pháp khả dụng và giải pháp tốt nhất là sử dụng công nghệ chuyển đổi độc đáo để trích xuất văn bản vật lý cơ bản từ tài liệu nguồn, cung cấp khả năng làm giàu dữ liệu và xác định các quy tắc kinh doanh về cách xử lý tài liệu đến và nội dung dữ liệu liên quan. Công nghệ này đảm bảo độ chính xác 100%, truyền hóa đơn và ghi chú tín dụng trực tiếp vào ERP của tổ chức, cung cấp quy trình kỹ thuật số hiệu quả, toàn diện, phù hợp với mục tiêu phát thải ròng bằng không và hỗ trợ các hoạt động Thanh toán nhanh.
Quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho trong ngành bán lẻ ngày nay rất phức tạp – tự động hóa AP hợp lý hóa và đơn giản hóa một trong những quy trình quan trọng nhất trong ngành này. Nếu không có quản lý hóa đơn chức năng mạnh mẽ, mọi thứ khác đều sụp đổ, từ kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả đến bán hàng.
Ngoài việc giúp các doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với các nhà cung cấp, các giải pháp này còn giúp tối ưu hóa hiệu quả trong quản lý thanh toán và tài chính, cho phép các nhóm AP đạt được nhiều thành tựu hơn trong thời gian ngắn hơn, với các quy trình tự động chỉ mất một phần thời gian, đảm bảo độ chính xác cao hơn và ít lỗi hơn. Năm 2024 là năm triển khai AP tự động hoặc có nguy cơ bị tụt hậu trong môi trường bán lẻ ngày càng cạnh tranh.
Về tác giả: Nathan Ollier là CEO của công ty phần mềm Open ECX.
Nguồn từ Mạng lưới hiểu biết bán lẻ
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin nêu trên được cung cấp bởi retail-insight-network.com độc lập với Cooig.com. Cooig.com không tuyên bố và bảo đảm về chất lượng và độ tin cậy của người bán và sản phẩm.
