Bạn đã bao giờ gửi hóa đơn và đợi nhiều tuần để được thanh toán chưa? Hay bạn đã trả tiền cho thứ gì đó hôm nay nhưng phải đến tháng sau mới nhận được? Nếu vậy, bạn đã từng trải nghiệm kế toán dồn tích trong thực tế—ngay cả khi bạn không nhận ra điều đó.
Kế toán dồn tích là hệ thống theo dõi tiền khi kiếm được hoặc nợ—không phải khi chuyển tiền. Đây là cách hầu hết các công ty, đặc biệt là các công ty lớn, giữ sổ sách của họ vì nó cung cấp bức tranh tài chính thực tế hơn là chỉ theo dõi dòng tiền.
Nhưng tại sao điều đó lại quan trọng? Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp (hoặc có kế hoạch), bạn cần biết liệu bạn có thực sự kiếm được tiền hay chỉ sống sót sau những sự không khớp thời gian. Vì vậy, hãy chia nhỏ nó theo những thuật ngữ đơn giản mà không có cảm giác khô khan như sách giáo khoa.
Mục lục
Kế toán dồn tích là gì?
Các loại tích lũy
1. Doanh thu tích lũy
2. Chi phí phát sinh
Tại sao kế toán dồn tích lại là một bước ngoặt
1. Thấu hiểu tài chính
2. Quản lý hợp đồng dài hạn
3. Theo dõi giao dịch tín dụng
4. Các nhà đầu tư và cho vay thích nó
Những thách thức của kế toán dồn tích
1. Nó nhiều công việc hơn
2. Đào tạo thêm nhân sự
3. Chi phí
Các loại phương pháp kế toán khác
1. Kế toán tiền mặt
2. Kế toán kết hợp
Kế toán dồn tích so với kế toán tiền mặt
Bottom line
Kế toán dồn tích là gì?
Kế toán dồn tích ghi lại thu nhập khi doanh nghiệp thực hiện bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ngay cả khi khoản thanh toán vẫn chưa đến. Nó cũng theo dõi chi phí khi chúng phát sinh, không chỉ khi đã thanh toán. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp hiểu được tình hình tài chính của mình bằng cách khớp thu nhập với chi phí cần thiết để kiếm được tất cả trong cùng một kỳ báo cáo.
Sự thật thú vị: Bạn có biết Hoa Kỳ yêu cầu mọi doanh nghiệp kiếm được 25 triệu đô la Mỹ trở lên trong ba năm phải sử dụng kế toán dồn tích không? Tuy nhiên, các công ty nhỏ hơn vẫn có thể sử dụng nếu họ muốn.
Các loại tích lũy
Theo phương pháp này, có hai loại chính của khoản phải thu cần theo dõi: doanh thu phải thu và chi phí phải thu. Đây là những khoản quan trọng để đóng sổ sách vào cuối kỳ trong kế toán phải thu. Sau đây là cái nhìn sâu hơn về từng khoản:
1. Doanh thu tích lũy
Doanh thu tích lũy là khoản thu nhập mà công ty đã thực hiện nhưng chưa nhận được thanh toán. Điều này xảy ra khi một doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo hình thức tín dụng. Một ví dụ khác là chi phí vốn tích lũy—khi một công ty có được thiết bị hoặc tài sản nhưng chưa thanh toán cho chúng.
Một ví dụ điển hình về doanh thu tích lũy là sử dụng điện. Một công ty điện cung cấp điện cho khách hàng trước khi tạo ra doanh thu. Mặc dù có chi phí liên tục, nhưng công ty không nhận được thanh toán cho đến cuối tháng.
Tuy nhiên, công ty điện lực vẫn phải ghi nhận thu nhập dự kiến trong tương lai. Đó là lúc kế toán dồn tích phát huy tác dụng—nó có thể lưu giữ hồ sơ chính xác hơn về tình hình tài chính của mình. Vì vậy, khi các khoản thanh toán cuối cùng đến, tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp tăng lên trong khi các khoản phải thu giảm xuống.
2. Chi phí phát sinh
Mặt khác, chi phí phát sinh xảy ra khi một công ty mua thứ gì đó bằng tín dụng và ghi nhận nó là khoản tiền mà công ty nợ trong hồ sơ tài chính của mình. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ hoặc nhận hàng hóa nhưng vẫn chưa thanh toán. Một số ví dụ phổ biến về chi phí phát sinh bao gồm:
- Chi phí lãi vay phải trả: Lãi suất mà công ty nợ nhưng vẫn chưa trả.
- Các khoản phải trả của nhà cung cấp: Hóa đơn từ nhà cung cấp cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty đã nhận nhưng chưa thanh toán.
- Tiền lương hoặc tiền công tích lũy: Tiền lương của nhân viên cho công việc đã làm nhưng chưa được thanh toán đầy đủ.
Chi phí trả trước so với chi phí phát sinh
Chi phí trả trước là ngược lại với chi phí phát sinh. Thay vì trả sau, công ty trả trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ, ngay cả khi không nhận được mọi thứ ngay lập tức.
Tại sao kế toán dồn tích lại quan trọng đối với doanh nghiệp
1. Thấu hiểu tài chính
Kế toán dồn tích giúp doanh nghiệp thấy được chi phí và lợi nhuận thực tế của mình bằng cách khớp chi phí với doanh thu. Điều này giúp lập ngân sách, dự báo và lập kế hoạch chính xác hơn. Nó cũng cho phép doanh nghiệp kiểm tra hiệu suất của mình mà không bị đánh lừa bởi sự khác biệt về thời gian dòng tiền.
2. Quản lý hợp đồng dài hạn
Các doanh nghiệp có hợp đồng dài hạn sẽ cần kế toán dồn tích. Phương pháp này đảm bảo rằng họ ghi lại thu nhập và chi phí theo hợp đồng, giúp theo dõi chính xác tiến độ tài chính của dự án dễ dàng hơn.
3. Theo dõi giao dịch tín dụng
Các công ty mua hoặc bán theo tín dụng (tức là nhận hoặc giao hàng hóa và dịch vụ trước khi thanh toán) cũng có thể hưởng lợi từ kế toán dồn tích vì nó giúp họ theo dõi tiền nợ và các khoản thanh toán đến hạn. Chiến lược này giúp lập kế hoạch dòng tiền dễ dàng hơn và đảm bảo họ có đủ tiền để duy trì hoạt động diễn ra suôn sẻ.
4. Các nhà đầu tư và cho vay thích nó
Các nhà đầu tư, bên cho vay và các bên liên quan khác cần báo cáo tài chính chính xác để đưa ra quyết định sáng suốt. Rất may, kế toán dồn tích cung cấp cho họ bức tranh rõ ràng hơn về tình hình tài chính của công ty và mức độ quản lý tài chính của chủ sở hữu.
Những thách thức của kế toán dồn tích
Không phải tất cả đều là ánh nắng mặt trời và theo dõi lợi nhuận. Có những nhược điểm của kế toán dồn tích—sau đây là một số nhược điểm:
1. Nó nhiều công việc hơn
Kế toán dồn tích có thể phức tạp hơn vì doanh nghiệp phải theo dõi những gì người khác nợ họ (các khoản phải thu) và số tiền họ nợ (các khoản phải trả). Vì lý do này, họ sẽ cần các hệ thống đáng tin cậy và chính sách rõ ràng để giữ hồ sơ chính xác, đảm bảo chúng khớp với thu nhập và chi phí.
2. Đào tạo thêm nhân sự
Kế toán dồn tích cần những kế toán viên có kinh nghiệm nếu doanh nghiệp muốn hồ sơ của họ chính xác. Vì lý do này, họ có thể cần phải chi trả thêm đào tạo và chi phí nhân sự cao hơn để đảm bảo nhân viên thực hiện mọi thứ một cách chính xác.
3. Chi phí
Kế toán dồn tích không phải là phương pháp rẻ. Nó có thể đắt hơn kế toán tiền mặt vì nó đòi hỏi phần mềm tiên tiến và có thể dẫn đến chi phí kiểm toán và tuân thủ cao hơn. Tuy nhiên, bức tranh tài chính chính xác hơn của nó bù đắp cho chi phí cao hơn này.
Các loại phương pháp kế toán khác
Các doanh nghiệp thường áp dụng một trong ba phương pháp kế toán (kế toán dồn tích, kế toán tiền mặt hoặc kế toán kết hợp):
1. Kế toán tiền mặt
Kế toán tiền mặt chỉ ghi lại các giao dịch khi tiền vào hoặc ra. Các doanh nghiệp chỉ ghi lại thu nhập và chi phí khi họ nhận được thanh toán. Phương pháp này đơn giản nhưng gây hiểu lầm, vì các thương hiệu có thể có vẻ có lãi trong một tháng và thua lỗ vào tháng tiếp theo.
Phương pháp này cũng phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân (như người làm việc tự do) vì nó cung cấp cái nhìn rõ ràng và theo thời gian thực về số tiền mặt khả dụng.
2. Kế toán kết hợp
Kế toán kết hợp kết hợp cả hai phương pháp, cho phép doanh nghiệp theo dõi các giao dịch hàng ngày bằng cách sử dụng kế toán tiền mặt và các mục lớn hơn hoặc quan trọng hơn bằng cách sử dụng kế toán dồn tích. Phương pháp linh hoạt này giúp giữ cho hồ sơ tài chính chính xác.
Phương pháp này cũng tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ muốn giữ các giao dịch hàng ngày đơn giản trong khi theo dõi các khoản tài chính lớn hơn như hóa đơn chưa thanh toán, hóa đơn hoặc hàng tồn kho. Tuy nhiên, các thương hiệu phải hết sức cẩn thận với kế toán kết hợp để tránh vi phạm các quy định về thuế và kế toán.
Kế toán dồn tích so với kế toán tiền mặt
Cái nào tốt hơn? Tùy thuộc vào cách bạn kinh doanh. Chúng ta hãy so sánh.
| Đặc tính | Kế toán dồn tích | Kế toán tiền mặt |
| Khi thu nhập được ghi nhận | Khi doanh nghiệp kiếm được tiền (kể cả khi không được trả tiền) | Khi doanh nghiệp nhận được tiền mặt |
| Khi chi phí được ghi lại | Khi chúng phát sinh (kể cả khi chưa được thanh toán) | Khi thương hiệu trả tiền mặt |
| tính chính xác | Nó cung cấp một bức tranh chính xác hơn về sức khỏe tài chính | Phương pháp này có thể gây hiểu lầm |
| phức tạp | Phương pháp này sẽ yêu cầu theo dõi các khoản phải thu hoặc phải trả | Nó dễ dàng hơn để duy trì |
| Tốt nhất cho | Các doanh nghiệp kinh doanh tín dụng hoặc hợp đồng | Doanh nghiệp đơn giản với ít giao dịch |
Ví dụ: Một công ty cung cấp dịch vụ ăn uống đặt lịch cho một sự kiện lớn vào tháng 12 nhưng sẽ không được thanh toán cho đến tháng 1. Theo kế toán dồn tích, khoản thu nhập đó được ghi nhận vào tháng 12, phù hợp với công việc đã thực hiện. Theo kế toán tiền mặt, khoản thu nhập đó sẽ không xuất hiện cho đến tháng 1.
Bottom line
Kế toán dồn tích có thể nhanh chóng trở nên cần thiết nếu bạn nghiêm túc muốn phát triển doanh nghiệp. Đúng, nó phức tạp hơn kế toán tiền mặt, nhưng nó cung cấp thông tin chi tiết thực tế, giúp lập kế hoạch tài chính và làm hài lòng các nhà đầu tư, bên cho vay và cơ quan quản lý.
Trong khi kế toán tiền mặt có thể hiệu quả đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó sẽ không hiệu quả nếu họ đang mở rộng quy mô, quản lý doanh số tín dụng hoặc lập kế hoạch tăng trưởng dài hạn—đó là lý do tại sao kế toán dồn tích là lựa chọn tốt nhất của họ. Bạn đang nghĩ đến việc chuyển đổi? Hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu những điều cơ bản, đầu tư vào phần mềm tốt và tham khảo ý kiến của một kế toán viên để được hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi.
