Từ ngôn ngữ toàn cầu chuẩn đến giao thức mạng phổ quát, thế giới liên tục phát triển để tìm ra tiếng nói chung giữa những khác biệt nhằm trao đổi thông tin nhanh hơn, dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Sự sẵn có của nhiều phương pháp và hệ thống chuẩn hóa khác nhau cũng chứng minh rằng sự phát triển liên tục như vậy không chỉ mở rộng đến các tương tác hàng ngày của chúng ta mà còn đến cách các hệ thống máy tính và nền tảng khác nhau giao tiếp.
Tương tự như vậy, Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) thực sự là một ví dụ quan trọng cho phép các hệ thống khác nhau trên các mạng công ty khác nhau giao tiếp với nhau một cách liền mạch và tự động. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về EDI là gì, các tính năng chính của EDI, cách thức hoạt động của EDI và các ứng dụng chính của nó.
Mục lục
Hiểu EDI
Các chức năng cốt lõi và thành phần của EDI
EDI hoạt động như thế nào
Các ứng dụng EDI chính trong quản lý chuỗi cung ứng
Chuẩn hóa liền mạch
Hiểu EDI
EDI là gì
Trao đổi dữ liệu điện tử là phương pháp vi tính hóa cho phép trao đổi trực tiếp và tự động các tài liệu kinh doanh giữa hai đối tác thương mại dựa trên định dạng chuẩn. Bằng cách sử dụng EDI, hầu như tất cả các loại tài liệu in ấn truyền thống đều có thể được trao đổi hiệu quả theo cách hợp lý, loại bỏ quá trình xử lý thủ công tương đối chậm và dễ xảy ra lỗi.
Lợi ích của EDI
Nhìn chung, việc triển khai EDI mang lại giá trị và hiệu quả to lớn cho cả hai đối tác thương mại, có thể được phân loại thành ba khía cạnh chính sau:
A) Lợi ích về chi phí và năng suất
Bằng cách tự động hóa việc trao đổi các tài liệu kinh doanh quan trọng, EDI cải thiện đáng kể chi phí sản xuất và hiệu quả thời gian. Tốc độ xử lý được cải thiện đáng kể, tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc mà nếu không sẽ phải dành cho chi phí lao động và sản xuất bổ sung. Một trong những lĩnh vực tiết kiệm rõ ràng nhất là giảm chi phí truyền thống gắn liền với các tài liệu trên giấy, như phân loại, phân phối, lưu trữ và sắp xếp chúng.
B) Lợi ích về mặt vận hành và an ninh
Vì việc triển khai EDI làm giảm các tác vụ nhập dữ liệu thủ công cho các tài liệu liên quan, nên nó làm giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi của con người hoặc các vấn đề về độ chính xác, tăng cường đáng kể hiệu quả hoạt động. Nhờ cải thiện hoạt động với ít lỗi tiềm ẩn hơn, mối quan hệ kinh doanh giữa các đối tác thương mại cũng có thể được củng cố. Với quy trình hợp lý cho phép giao dịch nhanh hơn và dịch vụ đáng tin cậy, nhất quán hơn, điều này cũng dẫn đến trải nghiệm tích cực hơn cho khách hàng. Vì mọi thứ đều được thực hiện điện tử và tuân thủ các tiêu chuẩn và giao thức đã thiết lập của ngành, nên tính bảo mật và tính toàn vẹn của quy trình trao đổi tài liệu cũng được bảo vệ cao.
C) Lợi ích về trách nhiệm giải trình và báo cáo
Việc chuyển đổi tài liệu sang định dạng điện tử cũng phản ánh tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc của tất cả các giao dịch. Điều này cải thiện đáng kể trách nhiệm giải trình cho tất cả các bên liên quan đồng thời đơn giản hóa các quy trình báo cáo. Một tác động đáng chú ý khác của việc tăng cường trách nhiệm giải trình là việc giảm đáng kể việc sử dụng tài liệu giấy, giúp tăng cường trách nhiệm về môi trường của các đối tác kinh doanh trong việc thúc đẩy tính bền vững.
Các chức năng cốt lõi và thành phần của EDI
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi các tài liệu kinh doanh, EDI phải kết hợp các tính năng và thành phần cốt lõi sau:
Chuẩn hóa và quản lý
Giống như cách một ngôn ngữ chung được sử dụng để hai người giao tiếp, một định dạng chung là điều cần thiết để hai công ty trao đổi tài liệu điện tử, đặc biệt là đối với những công ty trong các ngành khác nhau sử dụng các hệ thống khác nhau. Vì lý do này, nhiều tiêu chuẩn EDI khác nhau có sẵn để đáp ứng các nhu cầu và quy định cụ thể. Tuy nhiên, trên toàn cầu, hai tiêu chuẩn EDI thống trị tồn tại. Tiêu chuẩn ANSI X12 chủ yếu phục vụ thị trường Bắc Mỹ, trong khi tiêu chuẩn EDIFACT, do Liên hợp quốc khuyến nghị, chủ yếu được các doanh nghiệp châu Âu sử dụng. Các tiêu chuẩn này điều chỉnh cấu trúc của các tài liệu để đảm bảo giao tiếp liền mạch và tuân thủ các quy định cụ thể của từng khu vực.
Dịch thuật và tự động hóa
Trong khi chuẩn hóa EDI là điều cần thiết để cho phép quá trình trao đổi, các tài liệu trước tiên phải được dịch sang các định dạng EDI chuẩn hóa tương thích. Đây là nơi phần mềm dịch thuật đóng vai trò quan trọng. Các chương trình này khớp và căn chỉnh các trường có liên quan như tên, địa chỉ và số bộ phận, đảm bảo cả hai hệ thống có thể giao tiếp liền mạch. Phần tuyệt nhất là nhờ phần mềm dịch thuật và lập bản đồ, phần lớn quy trình này được tự động hóa, giúp tăng tốc các giao dịch để trao đổi diễn ra suôn sẻ hơn.
Xử lý hàng loạt và định tuyến tin nhắn
Phần mềm xử lý hàng loạt trong EDI rất quan trọng đối với việc truyền tải hiệu quả cao khối lượng giao dịch lớn, cho phép gửi và nhận nhiều tài liệu cùng một lúc. Khả năng này đặc biệt có lợi cho các lĩnh vực giao dịch cao như chuỗi cung ứng và hậu cần, tiết kiệm thời gian và hoạt động như một tính năng thiết yếu trong các giải pháp EDI cấp doanh nghiệp.
Trong khi đó, phần mềm định tuyến tin nhắn đảm bảo rằng các giao dịch được sắp xếp đúng và được chuyển đến đúng người nhận theo đúng định dạng. Về cơ bản, xử lý hàng loạt sẽ gói và mở tài liệu thành các phần nhỏ hơn, cho phép thực hiện các giao dịch quy mô lớn, trong khi định tuyến tin nhắn sẽ chuyển hướng chúng đến các địa chỉ thích hợp.
Bảo mật và tuân thủ
Bảo mật và tuân thủ là những thành phần quan trọng của EDI. Các giao thức internet an toàn như Giao thức truyền tệp an toàn (SFTP), Giao thức truy cập đối tượng đơn giản (SOAP) và AS2 đảm bảo truyền tài liệu an toàn. Các giao thức này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tính toàn vẹn và tính bảo mật của dữ liệu được trao đổi giữa các tổ chức. Trong khi đó, truyền điện tử chuẩn hóa, thay vì giấy tờ hoặc fax, giúp đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành bằng cách giảm thiểu lỗi và cho phép báo cáo dữ liệu chính xác, kịp thời.
EDI hoạt động như thế nào
Quy trình EDI thường bao gồm các bước sau, bao gồm cả quy trình hoạt động và các khía cạnh liên quan đến kỹ thuật và mạng lưới:
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) giúp các doanh nghiệp trao đổi các tài liệu quan trọng, chẳng hạn như hóa đơn hoặc lệnh mua hàng, một cách dễ dàng bằng cách đầu tiên, tạo các tài liệu trong công ty và lấy dữ liệu có liên quan từ hệ thống nội bộ của họ. Các tài liệu này cần được chuyển thành định dạng kỹ thuật số, giúp chúng sẵn sàng để chuyển điện tử.
Tiếp theo, các tài liệu kỹ thuật số được chuẩn hóa thành các định dạng như EDIFACT hoặc ANSI X12 để tất cả các bên liên quan có thể đọc được. Các công cụ phần mềm được sử dụng cho quá trình chuyển đổi này, đảm bảo thông tin đã sẵn sàng để truyền tải.
Sau khi chuẩn hóa, các tài liệu được gửi đến các đối tác thương mại thông qua các phương pháp an toàn—có thể là chuyển tệp, hệ thống dựa trên web hoặc mạng cung cấp các dịch vụ bổ sung như kiểm toán. Khi công ty kia nhận được tài liệu, chúng được dịch ngược lại thành các định dạng tương thích với hệ thống của họ.
Sau đó, các tài liệu đã sẵn sàng để xử lý, thường bao gồm việc cập nhật cơ sở dữ liệu có liên quan hoặc kích hoạt một hành động cụ thể. Ví dụ, trong trường hợp tài liệu lệnh mua hàng, bước này có thể bao gồm việc tự động cập nhật mức tồn kho, tạo lệnh làm việc hoặc lên lịch giao hàng. Cuối cùng, sau khi mọi thứ được xử lý, công ty nhận hàng sẽ gửi lại xác nhận, xác nhận rằng mọi thứ đã được giao và hiểu đúng.
Các ứng dụng EDI chính trong quản lý chuỗi cung ứng
EDI có thể được coi là trợ thủ vô hình giúp chuỗi cung ứng tiếp tục hoạt động. Khi người giao hàng làm việc với hãng vận tải, EDI sẽ đảm nhiệm việc gửi tất cả các hướng dẫn vận chuyển dưới dạng kỹ thuật số. Mọi thứ từ địa chỉ giao hàng đến chi tiết lô hàng đều được truyền theo thời gian thực. Sau đó, hãng vận tải có thể gửi lại các bản cập nhật mà không cần bất kỳ ai phải nhập dữ liệu thủ công, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh lỗi.
Bây giờ hãy tưởng tượng một công ty giao nhận hàng hóa làm việc với một công ty môi giới hải quan. Họ cần xử lý một tấn giấy tờ, nhưng với EDI, tất cả đều được thực hiện điện tử. Vận đơn, tờ khai hải quan—mọi thứ đều được gửi suôn sẻ đến cơ quan hải quan, cắt giảm sự chậm trễ và sai sót. Ví dụ, Hồ sơ bảo mật nhà nhập khẩu (ISF) thường được lưu trữ thông qua EDI để truyền tải dữ liệu bắt buộc cho CBP. Trên thực tế CBP khuyến khích việc sử dụng EDI cho nhiều hồ sơ liên quan đến xuất nhập khẩu để xử lý dữ liệu nhanh hơn và giảm khả năng chậm trễ.
Các nhà bán lẻ cũng sử dụng EDI để theo dõi hàng tồn kho. Họ gửi đơn hàng trực tiếp đến các trung tâm phân phối của mình và các trung tâm phản hồi bằng thông báo giao hàng cho phép nhà bán lẻ biết chính xác thời điểm giao hàng. Điều này giúp mọi thứ đồng bộ, ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt hoặc chậm trễ hàng tồn kho.
Cuối cùng, các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) và các hãng vận tải sử dụng EDI để theo dõi các lô hàng và duy trì đúng lịch trình. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty sử dụng đúng lúc (JIT) sản xuất, nơi thời gian là tất cả. EDI đảm bảo rằng việc giao tiếp giữa nhà cung cấp, nhà vận chuyển và nhà sản xuất diễn ra nhanh chóng, do đó mọi thứ đều phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Chuẩn hóa liền mạch
Trao đổi dữ liệu điện tử là việc trao đổi trực tiếp các tài liệu kinh doanh giữa máy tính với máy tính, hay chính xác hơn là hệ thống với hệ thống theo định dạng chuẩn giữa hai thực thể thương mại. Bằng cách cho phép xử lý nhanh hơn và giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi của con người và dữ liệu không chính xác, EDI góp phần tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian, đồng thời cũng nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động chung. Trên hết, nó thúc đẩy trách nhiệm giải trình lớn hơn thông qua khả năng hiển thị và minh bạch được tăng cường trong tất cả các giao dịch.
Việc triển khai chuẩn EDI bắt đầu bằng việc tạo tài liệu ở định dạng điện tử, sau đó dịch chúng thành chuẩn đồng bộ trước khi truyền đến bên nhận. Khi nhận được, bên nhận cung cấp biên lai có liên quan, gửi lại dữ liệu đã dịch tương tự và xác nhận rằng quá trình đã hoàn tất thành công.
Từ các giao dịch giữa người gửi hàng và người vận chuyển đến sự hợp tác giữa các công ty giao nhận hàng hóa và các công ty môi giới hải quan, cũng như việc chuẩn hóa và trao đổi thông tin liền mạch giữa các nhà bán lẻ và trung tâm phân phối, EDI đóng vai trò then chốt trong việc tăng cường tự động hóa, giảm lỗi, cho phép tích hợp với các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng và hỗ trợ các hoạt động nhạy cảm với thời gian như sản xuất đúng lúc. Điều này chứng minh rõ ràng các ứng dụng linh hoạt của nó trên nhiều lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng khác nhau.
Bạn đang tìm kiếm kiến thức chuyên môn về chiến lược hậu cần và ý tưởng tìm nguồn cung ứng kinh doanh bán buôn? Khám phá Bài đọc của Cooig.com hôm nay để có được những hiểu biết mới nhất về kinh doanh và chiến lược bán buôn. Hãy thường xuyên quay lại đây để biết nội dung mới và cập nhật kịp thời!
