Dù là cũ hay mới, tất cả các nhà bán buôn đều cần hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp để bắt đầu và phát triển doanh nghiệp của mình. Đó là vì rất nhiều khía cạnh của thành công, từ chất lượng sản phẩm đến giao hàng đúng hạn và không rủi ro, đều phụ thuộc vào việc có nhà cung cấp đáng tin cậy.
Nếu không có quản lý quan hệ nhà cung cấp tốt, khả năng trễ hạn, sản xuất đình trệ và giao hàng không phù hợp sẽ cao hơn. Do đó, việc tối ưu hóa cách họ tìm kiếm, lựa chọn và liên hệ với nhà cung cấp đã trở thành ưu tiên chính đối với các nhà bán buôn toàn cầu. Và điều đó bắt đầu bằng việc quản lý nhà cung cấp phù hợp.
Quản lý nhà cung cấp có ý nghĩa gì đối với người mua thương mại điện tử B2B và nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn? Bài viết này giải thích những điều cơ bản mà người bán buôn nên biết, cùng với bảy chiến lược thông minh để quản lý mối quan hệ nhà cung cấp hiệu quả.
Mục lục
Quản lý nhà cung cấp là gì?
7 chiến lược quản lý nhà cung cấp thông minh
Lợi ích của quản lý quan hệ nhà cung cấp chiến lược
Quản lý nhà cung cấp là gì?
Quản lý nhà cung cấp đề cập đến cách một doanh nghiệp tối ưu hóa vòng đời nhà cung cấp từ đầu đến cuối. Nó tạo nên một phần của quy trình mua sắm và quản lý chuỗi cung ứng cho các công ty.
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp bao gồm tất cả các quy trình và hoạt động liên quan đến việc xác định, lựa chọn và liên hệ với nhà cung cấp để đảm bảo họ cung cấp giá trị chuỗi cung ứng tối đa.
Trong hầu hết các ngành công nghiệp, nhà cung cấp là đối tác quan trọng đối với khách hàng bán buôn của họ. Theo McKinsey & Co., nhà cung cấp có thể đóng góp tới 40% giá trị sản phẩm đối với các nhà sản xuất, điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của họ trong sản xuất.
Ngay cả sự gián đoạn nhỏ nhất trong hiệu suất của nhà cung cấp cũng có thể ảnh hưởng đến sản lượng và lợi nhuận của công ty. Do đó, những người bán buôn thông minh nỗ lực tạo ra và duy trì mối quan hệ hướng đến giá trị với các đối tác cung ứng của họ.
Tuy nhiên, ý nghĩa của quản lý quan hệ nhà cung cấp không chỉ là khai thác giá trị từ các nhà cung cấp chính. Mà còn là tạo ra mối quan hệ cùng có lợi với họ. Giống như lòng trung thành của nhân viên đối với một công ty luôn quan tâm đến họ, việc tạo ra mối quan hệ kinh doanh xứng đáng với thời gian của nhà cung cấp có thể đảm bảo lòng trung thành lâu dài và chất lượng giao hàng cao hơn.
Tuy nhiên, như Deloitte báo cáo, các nhà bán buôn thường không biết về lợi thế cạnh tranh mà quản lý nhà cung cấp chiến lược có thể mang lại. Do đó, quản lý nhà cung cấp thông minh có thể là chìa khóa để các nhà bán buôn tối ưu hóa nhóm và quy trình mua sắm của họ.
7 chiến lược quản lý nhà cung cấp thông minh
Cải thiện sự hợp tác với nhà cung cấp bắt đầu bằng việc chấp nhận những khoảng cách trong mối quan hệ với nhà cung cấp. Các chỉ số cải thiện bao gồm việc liên tục trễ hạn, tiêu chuẩn sản phẩm không ổn định và mối quan hệ lạnh nhạt với nhà cung cấp. Tuy nhiên, ngay cả khi không có vấn đề rõ ràng, mối quan hệ tốt với nhà cung cấp luôn có thể được cải thiện.
Hãy cân nhắc áp dụng những biện pháp quản lý nhà cung cấp tốt nhất này để có mối quan hệ lâu dài tốt hơn với các nhà cung cấp.
1. Phân khúc nhà cung cấp
Quy trình quản lý nhà cung cấp bắt đầu bằng việc phân khúc nhà cung cấp. Theo nguyên tắc, không phải tất cả các mối quan hệ nhà cung cấp đều như nhau. Một số nhà cung cấp quan trọng hơn đối với công ty của bạn vì họ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ quan trọng cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Vì một số nhà cung cấp quan trọng hơn những nhà cung cấp khác, việc phân khúc nhà cung cấp giúp doanh nghiệp tập trung năng lượng tốt hơn. Chia các nhà cung cấp hiện tại thành các danh mục sau:
- Nhà cung cấp chiến lược: Hàng hóa và dịch vụ của họ là thiết yếu cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh. Ví dụ, các nhà cung cấp bộ vi xử lý là nhà cung cấp chính cho các công ty sản xuất máy tính.
- Nhà cung cấp chiến thuật: Các sản phẩm cung ứng của họ có thể không đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhưng chúng đáp ứng các nhu cầu quan trọng cụ thể trong quy trình làm việc kinh doanh. Tiếp tục với ví dụ về sản xuất máy tính, một nhà cung cấp chiến thuật có thể là một nhà cung cấp hệ thống âm thanh.
- Nhà cung cấp hoạt động: Đây thường là nhà cung cấp thay thế hoặc khẩn cấp. Họ cũng có thể cung cấp các mặt hàng hoạt động cơ bản nằm ngoài quy trình kinh doanh cốt lõi.
- Nhà cung cấp hàng hóa: Họ cung cấp các vật dụng hàng ngày mà các doanh nghiệp có thể dễ dàng có được ở nơi khác. Các nhà cung cấp hàng hóa dễ dàng thay thế và do đó ít là mục tiêu của quản lý nhà cung cấp chiến lược.
Trong khi các doanh nghiệp nên nỗ lực vun đắp mọi mối quan hệ với nhà cung cấp, thì cách phân loại này sẽ cung cấp cái nhìn rõ ràng về mối quan hệ với nhà cung cấp nào là quan trọng.
2. Đặt kỳ vọng rõ ràng
Giao tiếp rõ ràng và nhất quán cũng quan trọng trong kinh doanh như trong cuộc sống cá nhân của chúng ta. Bắt đầu hợp tác với nhà cung cấp đúng cách bằng cách nêu rõ mục tiêu kinh doanh cho mối quan hệ và sự hợp tác thành công trông như thế nào.
Ví dụ, có tiêu chuẩn sản phẩm cụ thể hoặc thực hành của nhà cung cấp mà nhà bán buôn yêu cầu không? Hãy để những kỳ vọng này hướng dẫn tìm kiếm đối tác cung cấp, dù là ngoại tuyến hay trực tuyến, thông qua Thị trường B2B.
3. Xác định và theo dõi KPI
Mặc dù việc phác thảo các kỳ vọng cụ thể là rất quan trọng, nhưng việc theo dõi và đánh giá việc tuân thủ các kỳ vọng đó cũng quan trọng không kém. Nếu không có sự cảnh giác thích hợp, hiệu suất của nhà cung cấp có thể giảm sút, dẫn đến kết quả bất lợi cho tất cả các bên.
Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và cách chúng sẽ được đánh giá. Phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) có thể có giá trị ở đây. Ngoài ra, hãy nhớ rằng việc thúc đẩy một liên minh cùng có lợi có nghĩa là không chỉ nhà cung cấp mới phải được đánh giá. Người bán buôn cũng phải chịu trách nhiệm với các đối tác cung cấp của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đảm bảo rằng các nhà cung cấp có quyền truy cập vào các điểm dữ liệu quan trọng giúp công việc của họ dễ dàng hơn.
4. Tránh lịch trình yêu cầu không công bằng
Người bán buôn phải hiểu và tôn trọng các nghĩa vụ theo hợp đồng. Không yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ ngoài các điều khoản đã thỏa thuận mà không có sự đàm phán trước một cách tôn trọng. Không yêu cầu thay đổi nguồn cung hoặc ngày giao hàng không thường xuyên ngoài thỏa thuận cung cấp.
Tương tự như vậy, hãy hiểu rằng nhà cung cấp là doanh nghiệp có hàng chục hoặc hàng trăm khách hàng khác. Hãy cân nhắc khi đặt hàng và tránh đưa ra những yêu cầu kinh doanh gây nguy hiểm cho mối quan hệ của họ với các khách hàng khác.
5. Khen ngợi khi đạt được thành quả
Khiến nhà cung cấp cảm thấy được coi trọng bằng cách chính thức thừa nhận hiệu suất tốt. Mặc dù các nhà bán buôn không có nghĩa vụ phải làm điều này, nhưng hãy biết rằng việc ghi nhận các nhà cung cấp vì những nỗ lực của họ có thể thúc đẩy hiệu suất tốt hơn.
Điều đó không có nghĩa là nên khen ngợi khi không xứng đáng. Thay vào đó, hãy theo dõi các KPI quan trọng và khi nhà cung cấp đáp ứng được kỳ vọng kinh doanh, hãy coi đó là nghĩa vụ để truyền đạt sự chấp thuận và đánh giá cao.
6. Quản lý hợp đồng một cách chủ động
Quản lý hợp đồng chủ động bao gồm việc theo dõi chặt chẽ và đưa ra quyết định kịp thời về hợp đồng với nhà cung cấp. Xác định các điều khoản hợp đồng khác nhau có thể đẩy nhanh sản xuất và tiết kiệm chi phí, sau đó đàm phán lại trước.
Các hoạt động quản lý hợp đồng kém, như để hợp đồng tự động gia hạn, có thể tốn kém tới 9% doanh thu hàng năm. Tránh điều này bằng cách đánh giá thực tế và đưa ra quyết định về hợp đồng với nhà cung cấp.
7. Sự đồng cảm và linh hoạt
Cuối cùng, điều quan trọng là phải nhận ra rằng doanh nghiệp có thể gặp phải những thách thức đặc biệt và trở ngại không thể lường trước.
Hiểu rằng mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Vì vậy, khi các nhà cung cấp gặp phải những khó khăn ngoài dự kiến làm suy yếu khả năng giao hàng của họ, phản ứng bằng sự đồng cảm và linh hoạt luôn là một hành động đẳng cấp.
Ngoài ra, đừng gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp bằng cách giữ lại hoặc trì hoãn thanh toán mà không có lý do. Hãy ưu tiên thanh toán đúng hạn càng nhiều càng tốt.
Lợi ích của quản lý quan hệ nhà cung cấp chiến lược
Những nhà bán buôn có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp của họ có hiệu suất tổng thể tốt hơn. Theo McKinsey báo cáo, các doanh nghiệp như vậy có hiệu suất và tốc độ tăng trưởng vượt trội gấp hai lần so với các doanh nghiệp cùng ngành. Ngoài ra, quản lý nhà cung cấp có thể mang lại những lợi ích sau.
Đối xử ưu đãi
Những người bán buôn duy trì mối quan hệ thân thiện với nhà cung cấp có nhiều khả năng nhận được thời gian giao hàng tốt hơn, nguồn hàng tốt nhất, ít bị chậm trễ hơn và giá tốt nhất.
Hiệu quả chuỗi cung ứng
Nhà cung cấp được quản lý tốt góp phần tạo nên chuỗi cung ứng minh bạch và hiệu quả hơn. Người bán buôn có thể biết ngay ai đang thực hiện, ai không và cần cải thiện ở đâu.
Tiết kiệm chi phí
Quản lý nhà cung cấp cung cấp khả năng hiển thị vào chuỗi cung ứng. Nó cho phép các nhà bán buôn xác định các điểm kém hiệu quả của chuỗi cung ứng và tối ưu hóa cho phù hợp. Điều này chuyển thành ít giao hàng bị lỡ hơn và cung cấp chất lượng cao hơn với giá cả cạnh tranh.
Cung cấp giảm thiểu rủi ro
Với khả năng hiển thị toàn diện vào chuỗi cung ứng, các nhà bán buôn ít phải chịu rủi ro vốn có của hoạt động mua sắm toàn cầu. Họ có thể xác định chính xác hơn các lỗ hổng tiềm ẩn và các lựa chọn tốt nhất để lấp đầy các lỗ hổng đó.
Kết thúc
Quản lý quan hệ nhà cung cấp chiến lược là một hoạt động kinh doanh thông minh và được thực hiện tốt, nó có thể giúp tạo ra chuỗi cung ứng đáng tin cậy và có giá trị. Áp dụng các thông lệ quản lý nhà cung cấp tốt nhất này để tạo ra quy trình mua sắm có tác động tích cực đến sản xuất và lợi nhuận.
