Cách tạo bảng cân đối thử nghiệm trong 5 bước -

Đôi khi, tài chính doanh nghiệp có thể giống như một câu đố không hồi kết. Hãy tưởng tượng việc theo dõi thu nhập, chi trả chi phí và đảm bảo mọi thứ đều hợp lý, chỉ để tìm ra một lỗi trong sổ sách khiến mọi thứ trở nên hỗn loạn.

Theo một nghiên cứu từ Đại học Indiana, 60% lỗi kế toán xuất phát từ lỗi sổ sách kế toán cơ bản. Nhưng đó là nơi nhiều doanh nghiệp sử dụng bảng cân đối thử nghiệm. Đây là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ giúp bạn phát hiện ra lỗi trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Hãy coi nó như một điểm kiểm tra tài chính, đảm bảo mọi đô la đều được tính đến trước khi tiến hành. Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cân đối thử nghiệm là gì? Hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách cân đối thử nghiệm hoạt động và lý do tại sao bạn nên quan tâm đến nó (ngay cả khi bạn sử dụng phần mềm kế toán).

Bảng cân đối thử là gì?

Bảng cân đối thử là báo cáo tài chính liệt kê tất cả các tài khoản trong sổ cái chung của bạn, hiển thị số dư ghi nợ và ghi có của chúng. Đây không phải là báo cáo tài chính chính thức (do đó có từ "thử") mà là công cụ nội bộ để kiểm tra xem sổ sách của bạn có cân bằng hay không.

Nếu tổng số nợ của bạn bằng tổng số tín dụng, xin chúc mừng! Tài khoản của bạn đã cân bằng. Nếu không, đó là dấu hiệu để bạn tìm và sửa lỗi trước khi lập báo cáo tài chính hoặc đối mặt với cuộc kiểm toán.

Tại sao bảng cân đối thử lại quan trọng?

Phát hiện lỗi kế toán trước khi chúng trở nên nghiêm trọng

Đảm bảo báo cáo tài chính của bạn là chính xác

Giúp bạn phát hiện các giao dịch bị mất hoặc trùng lặp

Giảm căng thẳng trước khi kiểm toán hoặc nộp thuế

Bảng cân đối thử hoạt động như thế nào?

Nếu bạn sử dụng kế toán nhập kép, mọi giao dịch đều có hai phần—phần ghi nợ và phần ghi có—luôn phải cân bằng. Ví dụ, trước tiên bạn ghi lại một giao dịch khi nó xảy ra và cập nhật lại khi bạn nhận được thanh toán. Hãy nhớ rằng tất cả các tài khoản trong hồ sơ này phải cân bằng bằng không.

Nếu tổng số ghi nợ và ghi có không khớp, bạn có vấn đề cần khắc phục. Quan trọng hơn, bảng cân đối thử là bản tóm tắt riêng biệt về tất cả các giao dịch từ sổ cái chung của bạn, giúp bạn kiểm tra xem mọi thứ có cộng lại đúng với hồ sơ chính xác hay không.

Bảng cân đối thử bao gồm những gì?

Báo cáo cân đối thử nghiệm bao gồm ba cột chính:

Tên tài khoản: Liệt kê tất cả các tài khoản, ví dụ như tài sản, nợ phải trả, thu nhập và chi phí.

Số dư nợ: Hiển thị tổng số tiền ghi nợ của từng tài khoản.

Số dư tín dụng: Hiển thị tổng số tín dụng cho mỗi tài khoản.

Bảng cân đối thử nghiệm so với bảng cân đối kế toán: Sự khác biệt là gì?

Dòng chữ “THỬ CÂN BẰNG” trong một phong bì màu nâu

Mọi người thường nhầm lẫn bảng cân đối thử với bảng cân đối kế toán, nhưng chúng phục vụ cho các mục đích khác nhau. Bảng cân đối thử là một công cụ nội bộ để kiểm tra xem các tài khoản có cân bằng hay không. Ngược lại, bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính quan trọng cung cấp một bức tranh tổng quan về sức khỏe kinh tế của một công ty.

Các doanh nghiệp nên lập bảng cân đối kế toán hàng năm và chia sẻ với các nhà đầu tư là tổ chức tài chính, khiến chúng trở nên thiết yếu trong việc quản lý tài chính của họ. Mặt khác, bảng cân đối thử chỉ giúp kiểm tra nội bộ.

Bạn nên lập bảng cân đối thử bao lâu một lần?

Hãy cân nhắc việc chuẩn bị ít nhất một bảng cân đối thử nghiệm cho mỗi kỳ báo cáo (hàng tháng hoặc hàng quý).

Lập bảng cân đối thử bất cứ khi nào bạn nghi ngờ có lỗi kế toán.

Bảng cân đối thử có thể hữu ích trước khi lập báo cáo tài chính hoặc thuế.

Lưu ý: Bạn lập bảng cân đối thử càng thường xuyên thì khả năng xảy ra sai sót càng ít.

Ai sử dụng bảng cân đối thử nghiệm?

Một cuốn sổ kế toán cân đối thử nghiệm trên bàn

Các chuyên gia kế toán và ghi sổ sử dụng bảng cân đối thử để kiểm tra hồ sơ tài chính của công ty. Mặc dù phần mềm kế toán hiện đại giúp giảm lỗi, bảng cân đối thử vẫn có giá trị đối với các cuộc đánh giá nội bộ.

Ví dụ, ban quản lý cấp cao có thể thấy báo cáo cân đối thử nghiệm hữu ích vì chúng giúp hiển thị thông tin tài chính quan trọng. Tương tự như vậy, các nhóm kế toán dựa vào chúng để xem xét thường xuyên hoặc để xác định các lỗi tiềm ẩn.

Cách lập bảng cân đối thử nghiệm (từng bước một)

Một nữ doanh nhân đang chuẩn bị bảng cân đối thử nghiệm

Bước 1: Tính số dư tài khoản

Các doanh nghiệp ghi lại tất cả các giao dịch của họ trong một sổ cái chung, gán cho mỗi giao dịch một mục nhật ký và liên kết chúng với đúng tài khoản. Đây là nơi mà hầu hết thông tin cho bảng cân đối thử nghiệm xuất phát.

Tùy thuộc vào hệ thống kế toán của bạn, bạn có thể cần nhóm các khoản chi phí và nguồn thu nhập khác nhau. Ví dụ, các khoản phải trả của bạn có thể có một số giao dịch nhỏ hơn để cộng lại trước khi chuyển tổng số vào số dư thử nghiệm của bạn.

Ngoài ra, các doanh nghiệp phải đóng từng số dư để tập trung vào các khung thời gian cụ thể, thường là chu kỳ kế toán của họ (hàng tháng hoặc hàng quý). Tuy nhiên, họ cũng có thể xem xét số dư của mình trong thời gian ngắn hơn khi cần thiết.

Bước 2: Chuyển số dư sang bảng cân đối thử

Tiếp theo, di chuyển số dư cuối cùng trong sổ cái chung của bạn sang bảng cân đối thử, đảm bảo rằng tất cả các tài khoản đều khớp với nhau. Ghi tổng số tiền có vào cột bên trái (bên cạnh tên tài khoản) và tổng số tiền ghi nợ vào cột ngoài cùng bên phải.

Hãy chú ý kỹ ở đây! Rất dễ ghi sai số tiền ở cột hoặc tài khoản sai. Ngay cả một lỗi nhỏ cũng có thể làm hỏng toàn bộ bảng cân đối thử, lãng phí thời gian tìm và sửa lỗi.

Bước 3: Cộng các cột ghi nợ và ghi có của bạn

Cộng tất cả số dư tín dụng và ghi nợ của bạn. Nếu bạn đã làm theo đúng các bước, đây sẽ là một quá trình nhanh chóng và đơn giản. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm bảng tính như Microsoft Excel, bạn cũng có thể sử dụng công thức để tự động khớp lệnh cho bạn.

Sau đó, hãy kiểm tra tổng số cuối cùng của bạn. Số dư tín dụng và ghi nợ phải khớp nhau. Nếu khớp nhau, nghĩa là sổ sách của bạn đã cân bằng. Giả sử chúng không cân bằng; đừng lo lắng. Mục đích của bảng cân đối thử là phát hiện sớm những khác biệt này để bạn có thể tìm và sửa bất kỳ lỗi nào trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.

Bước 4: Kiểm tra lỗi nếu tổng số không khớp

Bạn sẽ cần tìm ra lý do tại sao các con số của bạn không khớp. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách tìm kiếm các lỗi phổ biến, như nhập dữ liệu vào cột hoặc tài khoản sai, đặt sai dấu thập phân và quên nhập giao dịch. Khi bạn tìm thấy lỗi, hãy quay lại các bước từ ba đến năm và kiểm tra xem tổng số của bạn có cân bằng không.

Lưu ý: Tiếp tục lặp lại quá trình này cho đến khi mọi thứ đều chính xác.

Bước 5: Đóng bảng cân đối thử nghiệm

Sau khi hoàn tất quy trình, bạn có thể đóng bảng cân đối thử và lưu tài liệu. Nó có thể hữu ích nếu bạn cần xem lại hoặc gia hạn thời gian sau này. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm bảng tính, hãy cân nhắc giữ một mẫu có công thức tích hợp để làm cho bảng cân đối thử trong tương lai nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Mẹo để đảm bảo tính chính xác trong bảng cân đối thử nghiệm của bạn

Sử dụng phần mềm kế toán: Hãy cân nhắc đầu tư vào các công cụ như QuickBooks, Xero và FreshBooks, tự động tạo bảng cân đối thử. Các công cụ này sẽ giúp giảm lỗi thường gặp khi nhập dữ liệu thủ công. Một số thậm chí còn tự động hóa quy trình, lấy dữ liệu từ hóa đơn và các tài liệu tài chính khác.

Tạo hồ sơ thường xuyên: Bạn càng lập bảng cân đối thử thường xuyên thì càng dễ phát hiện những lỗi nhỏ trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.

Tối ưu hóa luồng thông tin: Đừng trộn lẫn dữ liệu kế toán của bạn. Bạn có thể sử dụng hệ thống điện tử để cải thiện luồng thông tin và giữ mọi thứ được sắp xếp ở một nơi.

Tập trung

Trong khi nhiều người coi bảng cân đối thử là một bài tập kế toán thì những người khác lại coi đó là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác về mặt tài chính, ngăn ngừa những sai lầm tốn kém và đảm bảo sổ sách được cân bằng.

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay là một kế toán viên, việc chạy bảng cân đối thử nghiệm thường xuyên có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, căng thẳng và tiền bạc về lâu dài. Ngay cả khi bạn không thích ý tưởng nhập dữ liệu thủ công, bạn vẫn luôn có thể tự động hóa quy trình bằng các nền tảng kế toán.

Bán hàng & Tiếp thị

Cách tạo bảng cân đối thử nghiệm trong 5 bước