Quản lý hàng tồn kho tốt là điều tối quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Bất kể ngành nghề nào, việc này giúp duy trì mức tồn kho và ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho. Nhưng quản lý hàng tồn kho có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức, đặc biệt là đối với một nhà bán lẻ mới vào nghề.
Tuy nhiên, có một giải pháp tiêu chuẩn của ngành mà bạn có thể sử dụng — chạy phân tích ABC. Phân tích này sẽ chia nhỏ hàng tồn kho của bạn dựa trên các mặt hàng mang lại lợi nhuận tốt nhất, cho phép các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho của mình hiệu quả hơn. Do đó, bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về phân tích ABC là gì, trước khi nêu bật cách áp dụng phân tích này để giúp doanh nghiệp của bạn tăng lợi nhuận.
Mục lục
Phân tích ABC là gì?
Phân loại phân tích hàng tồn kho ABC
Cách tính toán phân tích ABC
Lợi ích của phân tích ABC
Các bước để chạy phân tích ABC
Các phương pháp hay nhất cho phân tích ABC
Phân tích ABC trong các ngành công nghiệp khác nhau
Điểm mấu chốt
Phân tích ABC là gì?
Phân tích hàng tồn kho ABC đề cập đến một hệ thống phân loại tổ chức và xác định giá trị của các đơn vị hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Dữ liệu rủi ro, chi phí và nhu cầu là các yếu tố chính mà phân tích ABC sử dụng để phân loại và nhóm các mặt hàng chính khác nhau. Kết quả là, người bán sẽ khám phá ra hàng hóa và dịch vụ có giá trị nhất đối với doanh nghiệp của họ.
Phân loại phân tích hàng tồn kho ABC
Trong phân tích ABC, người bán phân loại hàng hóa và dịch vụ của họ thành tối thiểu ba nhóm:
- Nhóm A biểu thị đơn vị lưu kho quan trọng nhất (SKU) dựa trên doanh số hoặc khối lượng. Ngoài ra, nhóm này có số lượng mặt hàng ít nhất.
- Nhóm B theo sau nhóm A — tuy nhiên, xét về tầm quan trọng, các mặt hàng trong nhóm này thường có khối lượng lớn hơn nhưng tiện ích tổng thể lại thấp hơn nhóm A.
- Nhóm C là SKU có tầm quan trọng ít nhất. Nhóm này chứa khối lượng hàng hóa lớn nhất, nhưng lại có giá trị tạo ra doanh thu thấp nhất.
Trong một số trường hợp hiếm hoi, một số người bán thích nhóm hàng hóa và dịch vụ của mình thành nhiều hơn ba danh mục.
Về nguyên tắc Pareto, nhóm A đại diện cho 20% mặt hàng tạo ra 80% doanh thu. Nhóm B ở mức trung bình đại diện cho 30% hàng hóa và dịch vụ tạo ra 15% đến 20% thu nhập được tạo ra. Trong khi 50% còn lại từ nhóm C chỉ tạo ra 5% doanh thu. Do đó, phân tích này giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt bằng cách tập trung vào các SKU chính tạo ra nhiều doanh thu nhất.
Cách tính toán phân tích ABC
Đầu tiên, điều quan trọng cần lưu ý là người quản lý hàng tồn kho có thể chạy phép tính phân tích ABC cho cả hàng tồn kho riêng lẻ và nhóm.
Sau đây là năm bước cần thiết để thực hiện phân tích ABC:
- Nhân giá của mỗi mặt hàng với số lượng sản phẩm bán ra hàng năm.
- Dựa trên giá trị mặt hàng, tạo nhóm cho từng sản phẩm theo thứ tự giảm dần.
- Tiếp theo, cộng tổng số mặt hàng và giá trị sử dụng của chúng.
- Tính phần trăm tích lũy của giá trị tiêu thụ của từng mặt hàng hàng năm và phần trăm mặt hàng được bán ra.
- Cuối cùng, chia dữ liệu cuối cùng thành ba nhóm với tỷ lệ 80:15:5.
Sau đây là ví dụ về cách tính toán phân tích ABC trong một cửa hàng áo sơ mi — kèm theo các bước thực tế để minh họa quy trình.
Bước 1: Bước đầu tiên trong phân tích ABC là nhân giá thành của từng sản phẩm với tổng số mặt hàng trong cửa hàng.
| Mặt hàng | Tổng số mặt hàng bán ra (hàng năm) | Chi phí cho mỗi hàng hóa | Giá trị sử dụng (hàng năm) |
| Áo sơ mi denim | 7,500 | $100 | $750,000 |
| Áo sơ mi công ty | 10,000 | $250 | $2,500,000 |
| T-shirt | 20,000 | $25 | $500,000 |
| Áo polo | 5,000 | $30 | $150,000 |
Bước 2: Tiếp theo, sắp xếp các giá trị số theo thứ tự giảm dần.
| Mặt hàng | Tổng số mặt hàng bán ra (hàng năm) | Chi phí cho mỗi hàng hóa | Giá trị sử dụng (hàng năm) |
| Áo sơ mi công ty | 10,000 | $250 | $2,500,000 |
| Áo sơ mi denim | 7,500 | $100 | $750,000 |
| T-shirt | 20,000 | $25 | $500,000 |
| Áo polo | 5,000 | $30 | $150,000 |
Bước 3: Tính tổng giá trị sử dụng hàng năm và số lượng hàng hóa bán ra.
| Mặt hàng | Tổng số mặt hàng bán ra (hàng năm) | Chi phí cho mỗi hàng hóa | Giá trị sử dụng (hàng năm) |
| Áo sơ mi công ty | 10,000 | $250 | $2,500,000 |
| Áo sơ mi denim | 7,500 | $100 | $750,000 |
| T-shirt | 20,000 | $25 | $500,000 |
| Áo polo | 5,000 | $30 | $150,000 |
| Tổng số: | 42,500 | $3,900,000 |
Bước 4: Tính tỷ lệ phần trăm số lượng hàng bán ra hằng năm của từng mặt hàng và giá trị sử dụng của nó.
| Mặt hàng | Tổng số mặt hàng bán ra (hàng năm) | Chi phí cho mỗi hàng hóa | Giá trị sử dụng (hàng năm) | % số mặt hàng được bán (hàng năm) | % Giá trị sử dụng (hàng năm) |
| Áo sơ mi công ty | 10,000 | $250 | $2,500,000 | 23.52 | 64.1 |
| Áo sơ mi denim | 7,500 | $100 | $750,000 | 17.65 | 19.23 |
| T-shirt | 20,000 | $25 | $500,000 | 47.05 | 12.82 |
| Áo polo | 5,000 | $30 | $150,000 | 11.76 | 3.84 |
| Tổng cộng | 42,500 | $3,900,000 |
Bước 5: Cuối cùng, nhóm dữ liệu vào nhóm A, B và C.
| Tỷ lệ | Mặt hàng | Tổng số mặt hàng bán ra (hàng năm) | Chi phí cho mỗi hàng hóa | Giá trị sử dụng (hàng năm) | % số mặt hàng được bán (hàng năm) | % Giá trị sử dụng (hàng năm) |
| 83.33% ( Một) | Áo sơ mi công ty | 10,000 | $250 | $2,500,000 | 23.52 | 64.1 |
| Áo sơ mi denim | 7,500 | $100 | $750,000 | 17.65 | 19.23 | |
| 12.82 (B) | T-shirt | 20,000 | $25 | $500,000 | 47.05 | 12.82 |
| 3.84 (C) | Áo polo | 5,000 | $30 | $150,000 | 11.76 | 3.84 |
| Tổng cộng | 42,500 | $3,900,000 |
Lợi ích của phân tích ABC
Có một số lợi ích khi sử dụng phân tích ABC khiến nó trở thành một công cụ quan trọng để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Tối ưu hóa khoảng không quảng cáo
Với phân tích ABC, người bán có thể xác định sản phẩm nào có nhu cầu cao. Do đó, người quản lý cửa hàng có thể dự trữ nhiều hàng hóa có nhu cầu cao hơn trong kho và giảm lượng hàng tồn kho của các sản phẩm trong danh mục B và C. Điều này cho phép họ duy trì tỷ lệ luân chuyển vốn lưu động và cải thiện an ninh kinh doanh.
Ưu đãi nhà cung cấp mới nhất
Bởi vì các công ty kiếm được 70 đến 80 phần trăm doanh số bán hàng của họ từ các sản phẩm nhóm A, nên điều bình thường là đàm phán giao dịch tốt hơn với các nhà cung cấp cho những hàng hóa cụ thể đó. Nếu chi phí thấp hơn không hiệu quả với nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp, người bán có thể thương lượng để được miễn phí vận chuyển. Ngoài ra, người bán có thể yêu cầu giảm tiền đặt cọc hoặc thỏa thuận sau khi mua để giảm giá mua ban đầu.
Vòng đời sản phẩm được cải thiện và dự báo hàng tồn kho được nâng cao
Phân tích ABC giúp doanh nghiệp hiểu rõ về vòng đời hiện tại của sản phẩm và đưa ra dự đoán chính xác về nhu cầu trong tương lai của mặt hàng đó. Kết quả là, doanh nghiệp có thể có mức tồn kho gần như hoàn hảo. Ngoài ra, người quản lý có thể có dự báo doanh số chi tiết hơn — nghĩa là công ty có thể đặt mức giá chính xác hơn.
Tổ chức chuỗi cung ứng hợp lý
Người bán có thể tận dụng phân tích ABC để biết thời điểm hoàn hảo để sử dụng một nguồn cung cấp duy nhất nhằm đơn giản hóa hoạt động và cắt giảm chi phí. Ngoài ra, họ có thể xem kết quả phân tích và xác nhận xem họ có cần kết hợp nhiều nhà cung cấp để tăng doanh số hay không.
Ví dụ, với loại C chỉ có một nhà cung cấp, quy trình vận hành sẽ dễ dàng hơn vì người quản lý tiết kiệm được thời gian tìm nguồn cung ứng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác.
Mặt khác, các nhà quản lý có thể sử dụng dữ liệu loại A để có được một loạt các nhà cung cấp, do đó, trong trường hợp một nhà cung cấp không giao hàng, có thể gọi một nhà cung cấp khác thay thế. Theo cách đó, quy trình cung ứng trở nên an toàn hơn.
Các bước để chạy phân tích ABC
Xác định những gì cần được phân tích và dự đoán chỉ số thành công
Hai mục tiêu quan trọng có thể thúc đẩy một doanh nghiệp thực hiện phân tích ABC. Đầu tiên, để giảm chi phí mua hàng. Thứ hai, để tăng biên lợi nhuận bằng cách xem xét và lưu trữ những hàng hóa có giá trị nhất trong kho.
Thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích
Bước quan trọng tiếp theo là thu thập dữ liệu mua hàng hàng năm cho từng mặt hàng trong kho — chẳng hạn như chi phí vận chuyển, sản xuất, giá gộp có trọng số và chi phí đặt hàng, cùng nhiều dữ liệu khác.
Phác thảo hàng tồn kho theo thứ tự giảm dần
Tại đây, người bán sắp xếp các mặt hàng khác nhau trong kho và định giá chúng theo thứ tự giảm dần — bắt đầu từ mặt hàng có năng suất cao nhất đến mặt hàng có năng suất thấp nhất.
Ước tính tác động tích lũy
Bước này bao gồm việc các nhà quản lý lập danh sách các sản phẩm của họ và nhập chúng vào bảng tính. Với điều này, việc tính toán tác động tích lũy lên doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Các nhà quản lý có thể bắt đầu bằng cách chia các sản phẩm thành hai cột.
Cột đầu tiên là tổng số sản phẩm đã bán, trong khi cột thứ hai là chi phí hàng năm của sản phẩm. Sau đó, người quản lý có thể phân loại hàng tồn kho bằng cách tính phần trăm tích lũy của giá trị sử dụng hàng năm.
Sắp xếp hàng tồn kho dựa trên nhu cầu cao nhất
Trong bước này, doanh nghiệp cần sử dụng Nguyên tắc Pareto. Người quản lý không nhất thiết phải áp dụng nguyên tắc 80/20, nhưng họ phải sử dụng cách tương tự để xếp hạng sản phẩm. Ví dụ, người quản lý có thể bao gồm các bước như xác nhận giá trị tối ưu của sản phẩm, xây dựng chiến lược giá sản phẩm, đàm phán có lợi với nhà cung cấp, v.v.
Quan sát các phân loại và xếp hạng sản phẩm theo đó
Cuối cùng, các doanh nghiệp phải phân tích cẩn thận các phân loại và sắp xếp các sản phẩm dựa trên doanh thu của họ. Vì vậy, nếu một mặt hàng cụ thể có tỷ lệ hoàn trả thấp, mặt hàng đó sẽ được xếp ở cuối danh sách, trong khi các sản phẩm có tỷ lệ hoàn trả cao hơn sẽ được xếp ở đầu danh sách. Ngoài ra, các doanh nghiệp phải theo dõi hiệu suất sản phẩm, giá cả và nhu cầu của khách hàng.
Các phương pháp hay nhất cho phân tích ABC
Giữ cho các danh mục được đơn giản
Một trong những phương pháp hay nhất của phân tích ABC là phân loại các mặt hàng theo cách dễ sắp xếp. Người quản lý có thể phân loại các mặt hàng dựa trên tần suất chúng di chuyển trong công ty. Họ cũng có thể tạo danh mục "hết hàng" cho các sản phẩm bán chạy và phân loại các mặt hàng dựa trên biên lợi nhuận gộp của chúng.
Một cách tiếp cận thực tế khác là phân loại các mặt hàng thành các loại A, B và C. Loại A sẽ có các sản phẩm đắt tiền, Loại B sẽ có các sản phẩm có giá trung bình và Loại C sẽ bao gồm các mặt hàng có giá rẻ nhất.
Phân bổ mức độ dịch vụ và lao động cùng lúc
Các doanh nghiệp phải phân bổ mức dịch vụ dựa trên loại sản phẩm. Ví dụ, họ có thể dành 5 giờ để xem xét 50 mặt hàng Loại A đắt hơn và 5 giờ để xem xét 5,000 mặt hàng Loại C rẻ hơn.
Các thương hiệu cũng có thể cân nhắc việc đếm chu kỳ theo lịch trình dựa trên phân loại sản phẩm. Theo cách đó, người ta có thể tập trung vào việc đếm chu kỳ thường xuyên hơn đối với các sản phẩm Loại A trong khi giảm thời gian dành cho các loại khác.
Phân chia các KPI theo lớp
Người quản lý phải tạo bảng thông tin, KPI và báo cáo nhất quán cho từng lớp để hiểu được hiệu suất và thế mạnh của doanh nghiệp.
Tạo đánh giá hiệu suất
Khi đến hạn bảo trì toàn bộ hàng tồn kho, người quản lý có thể tiến hành đánh giá hiệu suất dựa trên phân loại ABC. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ít bị chậm trễ hơn và giảm chi phí hoạt động vì sản phẩm đến tay người tiêu dùng nhanh chóng để tăng doanh thu.
Đánh giá lượng hàng tồn kho dư thừa
Một số doanh nghiệp không có hàng tồn kho dư thừa vì có thể không cần thiết và rủi ro khi giữ lại. Nhưng nếu hàng tồn kho dư thừa có vẻ hợp lý dựa trên phân tích, doanh nghiệp có thể phân loại hàng tồn kho này một cách hợp lý.
Ngoài ra, để có cách tiếp cận có tổ chức hơn, một số doanh nghiệp thành công sử dụng hệ thống quản lý just-in-time để giúp họ nhận được hàng hóa đúng thời điểm cần thiết. Theo cách đó, họ tránh được việc dự trữ hàng hóa quá lâu trước khi cần.
Chạy qua các địa điểm
Các nhà quản lý chuỗi cung ứng cần giám sát các địa điểm vật lý vì điều này làm tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách di chuyển hàng hóa qua chuỗi cung ứng một cách hiệu quả về mặt chi phí đồng thời đảm bảo độ tin cậy.
Luôn luôn đếm hàng tồn kho trong quá trình vận chuyển
Thông thường, các mặt hàng di chuyển giữa các địa điểm. Do đó, người quản lý phải theo dõi các mặt hàng này bằng cách giám sát khoảng thời gian giữa ngày giao hàng và ngày nhận hàng. Theo cách đó, có thể lưu giữ hồ sơ hàng tồn kho theo thứ tự. Ngoài ra, doanh nghiệp cần ghi lại tổn thất và thiệt hại.
Việc phân loại lại sản phẩm phải linh hoạt
Tính linh hoạt là chìa khóa khi phân loại lại sản phẩm. Ví dụ, người quản lý có thể phân loại lại hàng tồn kho định kỳ do thói quen mua sắm của người tiêu dùng, thay đổi KPI hoặc sự gia tăng mức độ phổ biến của sản phẩm mới.
Xem xét hàng tồn kho và doanh số trong chu kỳ
Người quản lý phải thừa nhận mối quan hệ giữa hàng tồn kho và doanh số. Khi doanh số tăng đột biến, hàng tồn kho tăng và doanh nghiệp phải bổ sung hàng theo lịch trình đã định. Ngược lại, khi doanh số giảm, hàng tồn kho giảm và cần phải xem xét lại các loại sản phẩm và mức tồn kho.
Tận dụng công nghệ và hiểu biết từ dữ liệu
Hệ thống tự động giúp doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn, ví dụ như biết nhu cầu tăng đột biến, hoàn tất quy trình bổ sung, v.v. Với dữ liệu này, người quản lý có thể dễ dàng giám sát kế hoạch nhu cầu và thời gian giao hàng.
Phân tích ABC trong các ngành công nghiệp khác nhau
Phân tích ABC trong bán lẻ và thương mại điện tử
Quản lý ABC có lợi cho ngành thương mại điện tử và bán lẻ, đặc biệt là về mặt phân khúc khách hàng. Các nhà bán lẻ có thể sử dụng dữ liệu từ phân tích ABC để biết những sản phẩm thành công nhất của họ và do đó, họ có thể nhấn mạnh việc quảng bá những sản phẩm đó thông qua quảng cáo — điều này có thể thúc đẩy doanh số chung.
Kho bãi
Phân loại hàng tồn kho ABC rất quan trọng đối với kho vì nó giúp ích cho chu kỳ tồn kho. Ví dụ, người quản lý có thể sử dụng phân loại hàng tồn kho để đếm các mặt hàng loại A theo quý. Các sản phẩm loại B có thể yêu cầu đếm hai lần một năm, trong khi các mặt hàng loại C có thể được đếm hàng năm.
Phân tích ABC trong ngành sản xuất
Với phân tích ABC, các nhà sản xuất có thể tìm ra biên lợi nhuận và sản phẩm cần thiết để duy trì tăng trưởng cho 20 phần trăm hàng hóa hàng đầu. Do đó, họ có thể sử dụng dữ liệu để ưu tiên nguồn nhân lực, thời gian và nguồn tài chính.
Phân tích ABC trong ngành công nghiệp ô tô
Nhờ phân tích ABC, các nhà sản xuất trong ngành công nghiệp ô tô có thể:
- Theo dõi giá trị của công nhân của họ
- Xác định thiết bị bền nhất
- Nhận dữ liệu cần thiết để tinh chỉnh sản xuất và tăng lợi nhuận
Vì nhà sản xuất có quyền kiểm soát hàng tồn kho nên những thông tin chi tiết như vậy có thể giúp hiểu được mức cung ứng chính xác, từ đó cho phép nhà sản xuất đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với nhà cung cấp và tối ưu hóa sản xuất.
Điểm mấu chốt
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp triển khai phân tích ABC như một phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu để cải thiện độ chính xác, trách nhiệm giải trình và đổi mới. Với quy trình này, người quản lý hàng tồn kho có thể phân loại hàng tồn kho dựa trên doanh thu và giá trị. Nó cũng cho phép các doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiêu hợp lý.
Có lý do khiến phân tích ABC trở thành phương pháp được ưa chuộng trong ngành và do đó, hướng dẫn này nhằm mục đích nêu bật cách phương pháp này có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tập trung vào các sản phẩm có thể thúc đẩy tổng doanh thu của bạn.
