Các nhóm bán hàng ngày nay sử dụng phần mềm đám mây tập trung để xử lý nhiều tác vụ khác nhau, chẳng hạn như CRM, tiếp thị qua email và các công cụ tích hợp, giúp dữ liệu bán hàng dễ truy cập. Các thương hiệu toàn cầu hàng đầu sử dụng dữ liệu bán hàng này theo những cách thông minh để cải thiện các quyết định kinh doanh của họ, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể sử dụng thông tin chi tiết và công cụ báo cáo để thành công với doanh số dựa trên dữ liệu.
Tuy nhiên, việc phân loại qua nhiều số liệu bán hàng có thể rất khó khăn và biết cách sử dụng thông tin này hiệu quả là một thách thức khác. Bài viết này sẽ chỉ cho các doanh nghiệp cách sử dụng doanh số dựa trên dữ liệu để đáp ứng các mục tiêu và nhu cầu riêng của công ty họ.
Mục lục
Dữ liệu bán hàng: nó là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Cách doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích bán hàng trong 4 bước
Các số liệu chính và KPI để phân tích trong dữ liệu bán hàng
Tập trung
Dữ liệu bán hàng: nó là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Dữ liệu bán hàng bao gồm nhiều phép đo, nhưng nếu các nhà bán lẻ có thể theo dõi dữ liệu trong quy trình bán hàng, họ có thể gọi đó là dữ liệu bán hàng. Các công cụ hiện đại như hệ thống CRM dựa trên đám mây có thể giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu này. Tuy nhiên, họ phải biết cách diễn giải dữ liệu để xem dữ liệu có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp của họ và họ có thể cải thiện ở đâu.
Vì dữ liệu bán hàng bao gồm rất nhiều thứ, nên các doanh nghiệp có thể không biết nên tập trung vào điều gì, đặc biệt là khi họ cũng cần dành thời gian để bán hàng. Các thương hiệu có nên theo dõi thời gian trung bình mà các giao dịch dành cho kênh bán hàng của bạn hay tỷ lệ tương tác của các chiến dịch email của họ không? Việc phân tích tỷ lệ thành công của cuộc họp hoặc quy mô giao dịch trung bình có cho phép họ đưa ra dự báo bán hàng tốt hơn không?
Với các công cụ phân tích bán hàng phù hợp, doanh nghiệp có thể truy cập nhiều thông tin và xác định xu hướng giúp nhóm của họ cải thiện và đặt mục tiêu bán hàng tốt hơn cho công ty. Điều quan trọng là biết nên tập trung vào số liệu nào và khi nào nên sử dụng chúng.
Cách doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích bán hàng trong 4 bước
Bước 1: Chọn phương pháp phân tích doanh số
Các phương pháp phân tích bán hàng khác nhau tạo ra các báo cáo khác nhau, do đó các doanh nghiệp phải chọn một báo cáo phù hợp với mục tiêu bán hàng của mình. Sau đây là bảy báo cáo phân tích bán hàng chính cần xem xét:
- Phân tích xu hướng bán hàng: Phân tích này theo dõi các mô hình trong dữ liệu bán hàng để giám sát tiến độ của nhóm và hiểu được xu hướng về sản phẩm, khách hàng và địa điểm.
- Phân tích hiệu suất bán hàng: Các doanh nghiệp cần phân tích này để đánh giá hiệu quả của đội ngũ bán hàng bằng cách so sánh kết quả thực tế với kết quả mong đợi. Họ có thể sử dụng báo cáo này để cải thiện thời gian chốt giao dịch, tỷ lệ thắng và tăng trưởng doanh thu.
- Phân tích doanh số dự đoán: Phân tích này giúp dự báo rủi ro và cơ hội trong tương lai, cho phép các nhà bán lẻ đưa ra dự đoán doanh số chính xác.
- Phân tích đường ống bán hàng: Phân tích này xác định các hoạt động chung mà khách hàng tiềm năng thực hiện trước khi chuyển đổi. Nó giúp các nhóm kinh doanh rút ngắn chu kỳ bán hàng và chốt nhiều giao dịch hơn.
- Phân tích doanh số bán sản phẩm: Phân tích này hữu ích cho các công ty lớn hoặc những công ty có nhiều sản phẩm. Phân tích này cho thấy sản phẩm nào tác động đến lợi nhuận ròng của họ, giúp các doanh nghiệp này hiểu được sở thích của khách hàng và các mặt hàng phổ biến.
- Phân tích mô tả:Nó cung cấp cho nhân viên bán hàng cái nhìn sâu sắc về cơ hội nào nên theo đuổi hoặc từ bỏ, thúc đẩy thành công và tỷ lệ chiến thắng chung của họ.
- Nghiên cứu thị trường: Mặc dù theo truyền thống, phương pháp này vẫn hiệu quả. Khảo sát khách hàng, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và xem xét số liệu thống kê bán hàng để hiểu nhu cầu của khách hàng và nâng cao chiến lược bán hàng.
Bước 2: Biết thông tin cần nhắm tới
Khi một doanh nghiệp đã chọn đúng cách để xem xét doanh số bán hàng—và phù hợp với mục tiêu của mình—vẫn còn nhiều việc phải làm. Tiếp theo, doanh nghiệp phải tìm ra những chi tiết cụ thể nào cần phân tích. Có thể doanh nghiệp muốn xem hiệu quả của đào tạo bán hàng hoặc theo dõi sản phẩm nào bán chạy nhất trong chiến dịch quảng cáo gần đây. Doanh nghiệp cũng có thể muốn tìm kiếm các mô hình trong số những khách hàng là người mua lặp lại.
Khi doanh nghiệp xác định được thông tin chính cần thiết, doanh nghiệp có thể chọn đúng số liệu và điểm chính để giúp có được và đo lường thông tin đó (thông tin chi tiết về các số liệu này trong phần tiếp theo). Nhưng trước đó, thời gian thì sao? Doanh nghiệp nên thu thập dữ liệu thường xuyên như thế nào? Câu hỏi này phụ thuộc vào những gì doanh nghiệp theo dõi, nhưng thông thường, người ta sẽ xem dữ liệu hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Chỉ cần nhớ rằng, duy trì tính nhất quán là chìa khóa, bất kể theo dõi số liệu nào. Ngoài ra, hãy lên kế hoạch kiểm tra thường xuyên hơn trong các đợt bán hàng hoặc khuyến mại đặc biệt.
Bước 3: Phân tích dữ liệu bán hàng bằng công cụ phân tích bán hàng phù hợp
Với rất nhiều thông tin về khách hàng tiềm năng, giao dịch và truyền thông để quản lý, các doanh nghiệp sẽ cần phần mềm hiệu quả cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào mọi số liệu họ muốn theo dõi. Ba tùy chọn bao gồm bảng tính, nền tảng CRM và ứng dụng phân tích bán hàng. Sau đây là cái nhìn sâu hơn về từng tùy chọn:
Bảng tính
Sử dụng bảng tính để thu thập dữ liệu có một số lợi ích. Đầu tiên, chúng miễn phí (như Google Sheets và Open Office) và cung cấp chế độ xem theo thời gian thực về hoạt động bán hàng hiện tại. Các doanh nghiệp cũng có thể thiết lập chúng để tự động tính toán dữ liệu đã thêm.
Tuy nhiên, nhược điểm là các nhà bán lẻ phải nhập tất cả dữ liệu theo cách thủ công. Nếu doanh nghiệp muốn nhóm của mình dành ít thời gian hơn cho việc nhập dữ liệu và nhiều thời gian hơn cho các khách hàng tiềm năng tốt nhất, hãy cân nhắc chuyển sang CRM có chức năng thu thập dữ liệu tự động.
Mẹo chuyên nghiệp: Các doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu báo cáo để giúp họ sử dụng bảng tính dễ dàng hơn.
CRM
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tốt hơn nhiều so với bảng tính theo nhiều cách. CRM tự động ghi lại các tương tác với khách hàng tiềm năng, giúp tiết kiệm thời gian của nhóm người dùng và đảm bảo doanh nghiệp không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông tin liên lạc nào. Với các ứng dụng di động và tích hợp của bên thứ ba, CRM cho phép các công ty theo dõi nhiều dữ liệu hơn.
CRM có thể cho doanh nghiệp biết liệu chiến dịch email của họ có thành công không, các cuộc gọi chào hàng hiệu quả kéo dài bao lâu và khách hàng tiềm năng tốt nhất của họ đến từ đâu. Chúng cũng cung cấp báo cáo về các mẫu bán hàng để doanh nghiệp có thể lặp lại và cải thiện chúng. Một số tùy chọn tốt bao gồm Close, HubSpot, Pipedrive, Zendesk và Apptivo.
Ứng dụng phân tích bán hàng
Các doanh nghiệp cũng có thể tìm thấy các công cụ xử lý cụ thể phân tích bán hàng. Ví dụ, Chorus.ai giúp người dùng xem lại các cuộc gọi bán hàng để tìm cách cải thiện. Gong.io giúp các công ty theo dõi tương tác của khách hàng và dự đoán doanh số trong tương lai. Cuối cùng, Seismic có thể giúp đo lường hiệu quả của các chiến lược bán hàng.
Bước 4: Hiển thị phân tích dữ liệu bán hàng cho những người có liên quan
Cuối cùng, các nhóm cần chia sẻ dữ liệu bán hàng của họ với những người quan trọng. Trừ khi những người này yêu cầu thông tin chi tiết về cách doanh nghiệp đạt được kết quả, họ chỉ cần trình bày những điểm chính. Do đó, họ có thể sử dụng biểu đồ và hình ảnh để giúp dữ liệu dễ hiểu hơn. Họ cũng có thể sử dụng máy tính tăng trưởng doanh thu để giúp làm rõ dữ liệu bán hàng phức tạp.
Ví dụ, nếu các nhà bán lẻ dẫn đầu một nhóm bán hàng và cần cập nhật cho các nhà đầu tư và bên liên quan, họ có thể đưa vào biểu đồ hiển thị mục tiêu bán hàng, sản phẩm bán chạy nhất và doanh thu cũng như chi phí của nhóm. Các bài thuyết trình bán hàng này phải rõ ràng và cung cấp thông tin chi tiết hữu ích. Hãy nhớ kết thúc bằng các khuyến nghị để giúp đạt được mục tiêu phân tích.
Các số liệu chính và KPI để phân tích trong dữ liệu bán hàng
Bây giờ các doanh nghiệp đã hiểu cách thực hiện phân tích bán hàng toàn diện bằng bốn bước đã đề cập trước đó, đã đến lúc chọn một vài chỉ số chính để theo dõi. Như đã nêu trong bước hai ở trên, các doanh nghiệp có thể sử dụng những gì họ cần cho doanh số của mình để hiểu các con số và số liệu mà họ phải theo dõi. Sau đây là 10 số liệu mà họ có thể sẽ theo dõi ở một số giai đoạn của doanh nghiệp.
Tăng trưởng doanh số hàng tháng
Chỉ số này cho biết doanh thu bán hàng đang tăng, giảm hay giữ nguyên. Nó giúp các doanh nghiệp cải thiện quy trình bán hàng của mình.
Làm thế nào để tính toán: (Doanh số tháng hiện tại − Doanh số tháng trước) / Doanh số tháng trước × 100
Cơ hội bán hàng
Chỉ số này cho biết đội ngũ bán hàng của nhà bán lẻ tạo ra bao nhiêu cơ hội, giúp họ xác định được khách hàng tiềm năng tốt và xấu.
Làm thế nào để tính toán: Đếm tổng số cơ hội được tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: tháng, quý hoặc năm).
Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng
Các doanh nghiệp cần số liệu này để biết có bao nhiêu khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành cơ hội, giúp họ tinh chỉnh chiến lược thu hút khách hàng.
Làm thế nào để tính toán: (Số lượng khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành cơ hội) / (Tổng số khách hàng tiềm năng) × 100
Thời gian chuyển đổi trung bình
Các doanh nghiệp có thể sử dụng số liệu này để đo thời gian cần thiết để khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng trả tiền, cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả bán hàng của họ.
Làm thế nào để tính toán: (Tổng thời gian cho tất cả các chuyển đổi khách hàng tiềm năng) / (Số lần chuyển đổi)
Cuộc gọi demo được đặt lịch và chương trình hướng dẫn hàng tháng
Với số liệu này, doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng đạt đến giai đoạn dùng thử hoặc đăng ký, cho biết tình hình hoạt động của kênh bán hàng của nhà bán lẻ.
Làm thế nào để tính toán: Đếm số cuộc gọi giới thiệu và demo được đặt trong một khoảng thời gian nhất định.
Giá trị đường ống
Chỉ số này ước tính doanh thu từ các cơ hội bán hàng hiện tại trong một khung thời gian cụ thể.
Làm thế nào để tính toán: (Giá trị dự kiến bán) × (Xác suất chốt)
Mục tiêu thương mại
Chỉ số này theo dõi hiệu suất hoạt động của nhóm theo lịch sử, hiển thị doanh thu tạo ra hoặc số lượng đăng ký sản phẩm đã bán.
Giá trị lâu dài của khách hàng (CLV)
Các nhà bán lẻ có thể sử dụng số liệu này để dự đoán doanh thu trung bình mà một khách hàng sẽ tạo ra trong suốt cuộc đời, giúp lập kế hoạch cho tương lai.
Làm thế nào để tính toán: (Doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng) × (Tuổi thọ trung bình của khách hàng)
Cuộc gọi và email của mỗi đại diện
KPI này theo dõi số lượng cuộc gọi và email được thực hiện bởi mỗi nhân viên bán hàng, giúp đánh giá năng suất và xác định vấn đề.
Làm thế nào để tính toán: Tổng số cuộc gọi hoặc email mà nhóm thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể.
Doanh thu định kỳ hàng tháng mới và mở rộng (MRR)
Các số liệu này rất quan trọng đối với các công ty SaaS để so sánh doanh thu hàng tháng và đánh giá hiệu quả bán hàng và tiếp thị.
Cách tính MRR mới: (Số lượng khách hàng mới) × (MRR trên mỗi khách hàng mới)
Cách tính MRR mở rộng: [(MRR mở rộng vào cuối tháng − MRR mở rộng vào đầu tháng) / MRR mở rộng vào đầu tháng] × 100
Tập trung
Báo cáo phân tích bán hàng rất quan trọng vì chúng giúp mọi người chịu trách nhiệm, đưa ra những hiểu biết có giá trị về khách hàng và làm nổi bật phẩm chất của nhân viên bán hàng của nhà bán lẻ. Chúng thực sự có thể biến đổi các chiến lược bán hàng và quy trình ra quyết định của doanh nghiệp, khiến chúng xứng đáng với sự chú ý và cống hiến hết mình.
Như đã đề cập trong bài viết này, các công cụ CRM là cần thiết để phân tích dữ liệu bán hàng. Do đó, một số tùy chọn hàng đầu mà doanh nghiệp có thể sử dụng bao gồm Zoho Corporation, Looker, Pipedrive, HubSpot, Zendesk và Freshsales.
