Các nội dung chính
Phân tích quy trình kinh doanh (BPA) giúp các công ty xác định tình trạng kém hiệu quả trong hoạt động nội bộ
Các doanh nghiệp tung ra sản phẩm mới hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp thường sử dụng BPA
Nghiên cứu ngành có thể được sử dụng để xác định các số liệu hiệu suất chính
Phân tích quy trình kinh doanh (BPA) là một phương pháp được sử dụng để phân tích các lĩnh vực kinh doanh liên quan đến quy trình và cải thiện hiệu quả. Cụ thể, BPA giúp các công ty kiểm tra các quy trình nội bộ để cải thiện doanh thu và giảm chi phí. Mặc dù phân tích kinh doanh (BA) và BPA khác nhau về phạm vi phân tích, BPA thường được giao cho các nhà phân tích kinh doanh hoặc kiến trúc sư quy trình hoặc cả hai. Các nhà phân tích kinh doanh thường phân tích bối cảnh xung quanh vấn đề và cung cấp thông tin chi tiết về dữ liệu, trong khi các kiến trúc sư quy trình tham gia trực tiếp vào việc triển khai các quy trình. Tuy nhiên, BPA đòi hỏi nhiều hơn là chỉ một nhà phân tích kinh doanh hoặc một kiến trúc sư quy trình. Để thay đổi một quy trình kinh doanh, các công ty cũng cần phải thu hút sự tham gia của ban quản lý, CNTT và các chuyên gia khác. Trước khi phân tích BPA, chúng ta hãy bắt đầu với những điều cơ bản.
Một quy trình kinh doanh là gì?
Quy trình kinh doanh là một nhóm các hoạt động có tổ chức chuyển đổi đầu vào thành đầu ra và có thể là chính thức hoặc không chính thức. Các quy trình chính thức được ghi chép và tuân thủ hầu hết thời gian. Các quy trình không chính thức được sử dụng do thiếu tài liệu chính thức hoặc do nhu cầu đi chệch khỏi các quy trình chính thức trong những trường hợp bất thường.
Khi nào các công ty nên sử dụng Phân tích quy trình kinh doanh?
Thông thường, các công ty sử dụng BPA khi ra mắt công nghệ mới hoặc quy trình mới. Trước khi công nghệ mới được ra mắt, ban quản lý doanh nghiệp cần hiểu bất kỳ sự kém hiệu quả nào mà công nghệ hoặc quy trình cũ gây ra. Những sự kém hiệu quả này có thể bao gồm sự chậm trễ trong việc giao hàng, hỗ trợ khách hàng kém hoặc tỷ lệ sản phẩm lỗi cao. Bằng cách tiến hành phân tích chi phí-lợi ích, các công ty có thể xác định xem có nên triển khai công nghệ mới hay tập trung vào các lĩnh vực khác có thể tạo ra lợi tức đầu tư cao hơn.
Các công ty có ngày càng chuyển sang BPA trong những năm gần đây, khi đại dịch COVID-19 làm tăng nhu cầu đối với một số sản phẩm nhất định và làm giảm nhu cầu đối với các sản phẩm khác. Các công ty có thời gian hạn chế để thích nghi với môi trường hoạt động mới, điều này khiến BPA trở nên quan trọng trong việc giúp các tổ chức chuyển hướng tập trung hiệu quả. Ví dụ, nhiều tổ chức đã sử dụng BPA để mở rộng dịch vụ kỹ thuật số của mình. Các công ty khác đã sử dụng BPA để bù đắp những tác động tiêu cực liên quan đến sự gián đoạn chuỗi cung ứng. Gần đây hơn, áp lực lạm phát mạnh và bất ổn kinh tế đã khiến nhiều tổ chức sử dụng BPA để kiểm soát chi phí và loại bỏ tình trạng kém hiệu quả.
Các tổ chức thường chuyển sang BPA như một phần của một lập kế hoạch chiến lược nỗ lực. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng BPA để hiểu rõ hơn các quy trình nội bộ của mình như một bước hướng tới mục tiêu rộng hơn.
Lợi ích của phân tích quy trình kinh doanh là gì?
Có lẽ bạn đã thấy BPA hữu ích trong nhiều tình huống. Sau đây là một số lợi ích của việc sử dụng phân tích quy trình kinh doanh:
- Nâng cao hiệu quả: Ví dụ, BPA có thể giảm thời gian và nguồn lực cần thiết cho tìm kiếm khách hàng tiềm năng hiệu quả, tuyển dụng nhân viên, phát triển sản phẩm hoặc tạo các chiến dịch tiếp thị.
- Giảm chi phí: BPA có thể giảm chi phí nhân sự bằng cách giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ hoặc loại bỏ sự dư thừa trong các quy trình. BPA cũng có thể làm nổi bật việc tiết kiệm chi phí cho tài nguyên và vật liệu.
- Làm rõ và cải thiện chính sách và quản trị: Ví dụ, BPA có thể cải thiện quản lý rủi ro và nêu bật những chính sách bảo mật thiết bị và CNTT hiện tại cần cải thiện.
- Loại bỏ hoặc giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn: BPA có thể giúp tổ chức của bạn tối ưu hóa hoạt động truyền thông và thực hiện quy trình, để một giai đoạn nào đó, chẳng hạn như phê duyệt, không tạo ra tình trạng tồn đọng.
- Tối ưu hóa quy trình áp dụng: BPA có thể nêu bật những điểm yếu trong việc áp dụng công nghệ hoặc quy trình mới và cải thiện các chương trình đào tạo, từ đó tăng tỷ lệ áp dụng.
- Cải thiện quy trình phát hành hoặc triển khai: Tất cả chúng ta đều muốn việc triển khai chiến dịch và phát hành sản phẩm diễn ra suôn sẻ – BPA có thể khắc phục tình trạng kém hiệu quả trong các quy trình này và giúp bạn thực hiện các cải tiến.
- Hỗ trợ chuyển hướng tập trung: BPA có thể giúp tổ chức của bạn cạnh tranh trong một thế giới ngày càng số hóa. Ví dụ, BPA có thể hỗ trợ tối ưu hóa các quy trình hàng ngày để sử dụng công nghệ cụ thể, chuyển sang mô hình làm việc từ xa hoặc làm trơn tru quá trình chuyển đổi sang cung cấp sản phẩm và dịch vụ trực tuyến.
- Cải thiện văn hóa công ty:Các quy trình được tối ưu hóa sẽ cải thiện trải nghiệm của nhân viên tại nơi làm việc.
- Tăng sự tham gia:Dịch vụ khách hàng tốt hơn, tương tác trên trang web hoặc quy trình tại cửa hàng sẽ củng cố danh tiếng và sự gắn kết của tổ chức bạn.
Các bên liên quan vui vẻ, nhân viên vui vẻ, khách hàng vui vẻ – những ngày vui vẻ!
Các bước chính trong Phân tích quy trình kinh doanh
Vậy đó là những điều cơ bản. Các bước liên quan đến BPA là gì?
1. Xác định mục tiêu
Bước đầu tiên là xác định những gì cần đạt được. Tiến hành phân tích sự làm việc quá nhiều, phân tích rủi ro hoặc thậm chí là một hình thức phân tích cạnh tranh có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong tổ chức của bạn. Xem xét kỹ hơn hiệu suất của tổ chức bạn bằng cách sử dụng chỉ số tài chính cũng có thể là điểm khởi đầu hữu ích. Ở cấp độ vĩ mô, mục tiêu của bạn có thể là tăng doanh thu hoặc giảm chi phí, nhưng hãy nhớ rằng BPA tập trung vào các cải tiến liên quan đến quy trình. Điều này có nghĩa là mục tiêu của bạn phải tập trung vào cải tiến quy trình thay vì thay đổi kinh doanh vĩ mô. Ví dụ, mục tiêu của BPA có thể là cải thiện hiệu quả lao động. Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhiều thường có thể được tự động hóa, dẫn đến thời gian hoàn thành tốt hơn và ít lỗi hơn. Ví dụ, trong quy trình bán hàng, có thể tự động hóa các hoạt động theo dõi bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi bán hàng. Trong trường hợp của quy trình bán hàng, mục tiêu có thể là giảm thời gian dành cho việc viết email theo dõi, cải thiện tỷ lệ phản hồi hoặc cả hai. Một cách để đảm bảo mục tiêu được xác định rõ ràng là sử dụng phương pháp SMART, viết tắt của cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và dựa trên thời gian.
2. Xác định quy trình
Khi mục tiêu đã được xác định, bạn cần xác định quy trình gây ra tình trạng kém hiệu quả. Ví dụ, trong quy trình bán hàng, việc theo dõi có thể bao gồm một số bước, chẳng hạn như xây dựng mẫu cho email theo dõi, điều chỉnh mẫu dựa trên thông tin thu được từ khách hàng, đọc lại email và gửi email năm phút sau cuộc trò chuyện.
Khi xác định quy trình, hãy đảm bảo rằng phạm vi quy trình không quá rộng. Một số chuyên gia quy trình sử dụng thuật ngữ Cuối cùng đến cuối để xác định ranh giới của các quy trình lớn, quan trọng. Thiết kế đầu cuối kết hợp tất cả các hoạt động phải diễn ra để đưa ra khái niệm sản phẩm. Một cách để chia nhỏ các quy trình này hơn nữa là sử dụng hệ thống phân cấp quy trình. Hệ thống phân cấp quy trình bắt đầu ở cấp độ toàn bộ tổ chức và hướng tới các quy trình chi tiết nhất. Công cụ phổ biến nhất được các nhà phân tích và kiến trúc sư quy trình sử dụng trong bước này là SIPOC, viết tắt của Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng. Công cụ này giúp tóm tắt các đầu vào và đầu ra của một hoặc nhiều quy trình dưới dạng bảng.
3. Phân tích quá trình
Bạn có một số kỹ thuật phân tích quy trình kinh doanh để lựa chọn, tùy thuộc vào mục tiêu đã xác định. Kỹ thuật phân tích phổ biến nhất là phân tích giá trị, cho thấy các yếu tố chính và phụ của quy trình dựa trên giá trị gia tăng. Giá trị là tỷ lệ giữa chức năng và chi phí. Do đó, giá trị có thể thay đổi bằng cách cải thiện chức năng hoặc giảm chi phí. Khi thực hiện phân tích giá trị, các nhà phân tích thường biên soạn một danh sách các chức năng và chi phí theo thứ tự giảm dần. Tỷ lệ chi phí-lợi ích thường được áp dụng cho các danh sách như vậy để ước tính giá trị ròng của từng hoạt động.
Quay trở lại ví dụ về quy trình theo dõi bán hàng của chúng tôi, các bước có giá trị cao nhất có thể được sắp xếp theo thứ tự sau: điều chỉnh mẫu bán hàng dựa trên thông tin thu được từ khách hàng, đọc lại email, gửi email năm phút sau cuộc trò chuyện và xây dựng mẫu cho email theo dõi. Trong ví dụ này, xây dựng mẫu theo dõi là yếu tố có giá trị gia tăng thấp nhất vì nó tốn nhiều thời gian và luôn cần điều chỉnh khi có thông tin mới.
Các kỹ thuật phân tích phổ biến khác bao gồm phân tích khoảng cách, so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất tiềm năng, và phân tích nguyên nhân gốc rễ, nhằm xác định lý do tại sao vấn đề xảy ra ngay từ đầu và tìm giải pháp cho nguyên nhân gốc rễ.
4. Xác định các cải tiến
Sau khi quy trình được phân tích và phát hiện ra các điểm kém hiệu quả, bước tiếp theo là tìm ra những cải tiến cần thiết. Thông thường, cải tiến tập trung vào các khía cạnh như loại bỏ các nút thắt, tối ưu hóa các quy trình có giá trị cao hoặc cải thiện tương tác với khách hàng. Ví dụ, để tăng giá trị của việc xây dựng email theo dõi, nhân viên bán hàng có thể sử dụng các công cụ bên ngoài giúp xây dựng email tùy chỉnh nhanh hơn dựa trên phân khúc khách hàng hoặc thông tin khác.
Trong bước này, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn tính đến mọi yếu tố bên ngoài tiềm ẩn. Yếu tố bên ngoài là chi phí hoặc lợi ích gián tiếp do doanh nghiệp của bạn gây ra ảnh hưởng đến bên thứ ba, có thể bao gồm cá nhân hoặc tổ chức – hoặc thậm chí là toàn xã hội. Ví dụ, cải tiến về tốc độ có thể khiến chất lượng của một số sản phẩm và dịch vụ nhất định bị ảnh hưởng, đây là chi phí đối với người dùng hoặc người tiêu dùng hạ nguồn. Tương tự như vậy, tự động hóa một số quy trình nhất định có thể loại bỏ khả năng tùy chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ, làm giảm nhu cầu đối với các sản phẩm và dịch vụ này. Do đó, các nhà phân tích cũng phải tiến hành phân tích chi phí-lợi ích kỹ lưỡng trước khi điều chỉnh hoặc giới thiệu các quy trình mới.
5. Thực hiện quy trình
Việc triển khai thường liên quan đến các chuyên gia ở nhiều phòng ban khác nhau, từ quản lý đến các nhà phân tích và chuyên gia CNTT. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng nhóm triển khai có đủ nguồn lực để thực hiện các thay đổi hiệu quả. Các bản sửa lỗi thường bắt đầu ở quy mô nhỏ, sau đó là các thay đổi trên các tác vụ được kết nối. Ví dụ: để tăng giá trị của việc xây dựng mẫu cho các email theo dõi, bộ phận bán hàng có thể cài đặt phần mềm của bên thứ ba phân tích tất cả các email trước đây và đưa ra các đề xuất bằng cách sử dụng phân tích dự đoán.
6. Theo dõi kết quả
Bước cuối cùng là giám sát và kiểm soát các tiêu chuẩn và quy trình mới. Các quy trình mới có tạo ra KPI tốt hơn không? Các quy trình này có gây ra bất kỳ tác động bên ngoài nào không? Ví dụ, phần mềm của bên thứ ba có thể giảm thời gian cần thiết để viết email theo dõi, nhưng nó cũng có thể làm giảm tỷ lệ phản hồi email. Nói cách khác, chúng ta phải đảm bảo rằng chúng ta tính đến các tác động bên ngoài. Hơn nữa, các cơ hội cải tiến bổ sung có thể phát sinh trong giai đoạn này, vì vậy điều quan trọng là phải liên tục giám sát các quy trình mới thay vì áp dụng phương pháp "thiết lập và quên".
Nghiên cứu trường hợp BPA
Bây giờ chúng ta đã nắm được những kiến thức cơ bản, hãy cùng xem xét một số ví dụ thực tế về phân tích quy trình kinh doanh.
Ví dụ đầu tiên của chúng tôi liên quan đến tình trạng tồn đọng của công ty mỹ phẩm Pháp, Yves rocher, có kinh nghiệm khi xử lý ứng viên mới. Sau khi thực hiện BPA, Yves Rocher nhận thấy rằng họ đã tuyển dụng gấp đôi số ứng viên trong mùa cao điểm. Để giảm tình trạng tồn đọng, công ty đã đầu tư vào phần mềm tự động điền và tự động xác thực dữ liệu, giảm thời gian dành cho việc xử lý ứng viên mới trong nội bộ.
Ngân hàng Howard, một ngân hàng cộng đồng do địa phương sở hữu có trụ sở tại khu vực Đại Baltimore, muốn cải thiện dịch vụ khách hàng và năng suất của nhân viên. Sau khi tiến hành phân tích quy trình kinh doanh, ngân hàng nhận ra rằng khách hàng mới mất khoảng một tiếng rưỡi để mở một tài khoản mới, làm giảm sự hài lòng của khách hàng và tăng nhu cầu đào tạo đối với nhân viên mới. Ngân hàng đã có thể giảm thời gian này xuống 75% bằng cách sử dụng phần mềm tài chính mới, cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho khách hàng mới và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Nghiên cứu trong ngành có thể cải thiện BPA như thế nào?
Nghiên cứu ngành cho phép các công ty điểm chuẩn hiệu suất của họ so với các đối thủ cạnh tranh và số liệu của ngành. Các số liệu này bao gồm doanh thu trên mỗi cơ sở, doanh thu trên mỗi nhân viên, chi phí tiền lương và lợi nhuận. Hơn nữa, phân tích ngành công nghiệp là một công cụ tuyệt vời để theo dõi xu hướng chung về doanh thu của ngành. Các công ty tăng trưởng với tốc độ nhanh hơn so với các công ty cùng ngành thường có lợi thế cạnh tranh như tiếp thị mạnh mẽ, khách hàng trung thành hoặc sản phẩm khác biệt. Ngược lại, các công ty tăng trưởng với tốc độ chậm hơn so với mức trung bình của ngành có thể sử dụng phân khúc chuẩn mực như một điểm khởi đầu để phân tích các quy trình nội bộ gây ra tình trạng kém hiệu quả. Đánh giá chuẩn mực của công ty giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về đối thủ cạnh tranh của mình, trong khi nghiên cứu công nghiệp cấp nhà nước cung cấp thêm một lớp thông tin cho các công ty muốn so sánh hiệu suất của họ với ngành công nghiệp rộng lớn hơn.
Nghiên cứu ngành đặc biệt hữu ích sau khi đại dịch COVID-19 bùng phát, khiến nhiều công ty phải điều chỉnh các quy trình nội bộ do các biện pháp giãn cách xã hội, ràng buộc chuỗi cung ứng và môi trường pháp lý được tăng cường. Ví dụ, các doanh nghiệp trên khắp Hoa Kỳ đã tăng đầu tư vào hoạt động trực tuyến để đáp ứng nhu cầu thay đổi của người tiêu dùng. Bằng cách hiểu rõ các xu hướng đang diễn ra, các công ty có quyền truy cập vào dữ liệu ngành có thể dễ dàng phát hiện ra các quy trình có giá trị gia tăng cao.
Lời cuối
Phân tích quy trình kinh doanh giúp các công ty tối ưu hóa các quy trình nội bộ của mình để cuối cùng giảm chi phí, tăng doanh thu hoặc cả hai. BPA thường liên quan đến các chuyên gia ở nhiều phòng ban khác nhau làm việc cùng nhau để đảm bảo quy trình mới diễn ra suôn sẻ trên nhiều khía cạnh khác nhau. Khi một quy trình mới được ban hành, các nhà phân tích liên tục theo dõi hiệu suất của tiêu chuẩn mới so với KPI đã thiết lập trước đó. Các doanh nghiệp có thể sử dụng nghiên cứu ngành để tận dụng tối đa BPA, tận dụng các số liệu cấp ngành như doanh thu trên mỗi cơ sở và chi phí tiền lương.
Nguồn từ IBISWorld
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin nêu trên được cung cấp bởi IBISWorld độc lập với Cooig.com. Cooig.com không tuyên bố và bảo đảm về chất lượng và độ tin cậy của người bán và sản phẩm.
