Trong thế giới thương mại điện tử phát triển nhanh chóng, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một trong những yếu tố thiết yếu trong hệ thống hàng tồn kho hiện đại là sử dụng mã vạch và Mã sản phẩm chung (UPC).
Mặc dù các thuật ngữ này đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, chúng có ý nghĩa riêng biệt và đóng vai trò khác nhau trong quản lý hàng tồn kho. Hiểu được sự khác biệt giữa mã vạch và UPC, cũng như cách sử dụng chúng đúng cách, có thể hợp lý hóa đáng kể việc quản lý hàng tồn kho, giảm lỗi và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Hiểu về mã vạch và UPC
Mã vạch là hình ảnh có thể đọc bằng máy, chứa dữ liệu về sản phẩm mà nó được dán vào. Mã vạch có thể có nhiều định dạng khác nhau như tuyến tính (1D) hoặc 2D. Mã vạch tuyến tính, giống như mã vạch thường thấy trên các sản phẩm bán lẻ, bao gồm các đường đen trắng có độ rộng khác nhau và thường là số. Mã vạch 2D, chẳng hạn như mã QR, có thể lưu trữ dữ liệu phức tạp hơn bao gồm URL hoặc mô tả sản phẩm.
Mặt khác, UPC (Universal Product Code) là một loại mã vạch cụ thể được sử dụng rộng rãi trong bán lẻ cnd eCommerce. UPC là một số gồm 12 chữ số được gán cho mỗi sản phẩm và được biểu thị bằng mã vạch, cho phép máy quét đọc các số dễ dàng. Mã này được chuẩn hóa và duy trì bởi GS1, một tổ chức toàn cầu đảm bảo UPC là duy nhất và nhất quán trên toàn thế giới.
Thực hành tốt nhất để sử dụng mã vạch và UPC trong quản lý hàng tồn kho
Chọn đúng loại mã vạch
Tùy thuộc vào bản chất sản phẩm của bạn, bạn có thể cần quyết định giữa mã vạch 1D hoặc 2D. Hầu hết các doanh nghiệp thương mại điện tử sử dụng mã vạch 1D như UPC hoặc EAN để nhận dạng sản phẩm tiêu chuẩn. Nếu doanh nghiệp của bạn cần lưu trữ thông tin phức tạp hơn—chẳng hạn như số lô, ngày hết hạn hoặc thông tin theo dõi—hãy cân nhắc sử dụng mã vạch 2D như mã QR.
UPC cho tiêu chuẩn bán lẻ
Mã UPC rất cần thiết nếu bạn đang bán sản phẩm bán lẻ hoặc trên các nền tảng thương mại điện tử lớn như Amazon, Walmart hoặc eBay. Vì mã UPC được công nhận và chuẩn hóa trên toàn cầu nên chúng cho phép dễ dàng nhận dạng sản phẩm trên nhiều môi trường bán lẻ khác nhau. Đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn GS1 khi lấy mã UPC để tránh trùng lặp hoặc lỗi có thể làm gián đoạn quy trình kiểm kê.
“Tôi thích cách DCL sử dụng công nghệ thu thập lô hàng. Công nghệ quét theo chuỗi tại DCL chắc chắn là tốt nhất trong cùng loại. Thực tế là họ quét cả UPC và số lô hàng là rất quan trọng. Điều đó có nghĩa là chúng tôi rất thoải mái và tự tin vào dữ liệu của mình đối với các đơn hàng xuất đi—chúng tôi biết chính xác lô hàng nào và mặt hàng nào đang được chuyển đến tay khách hàng. Nếu có lệnh thu hồi, ngay cả khi có, chúng tôi cũng không phải lo lắng về việc truy tìm; chúng tôi biết mình có hồ sơ tuyệt vời.”
-Brian Mangels
Trưởng phòng Hậu cần, Cure Hydration
Hệ thống quét hiệu quả
Cho dù bạn hay nhà cung cấp dịch vụ hoàn thiện đơn hàng của bạn là người xử lý theo dõi lô hàng, thì việc đầu tư vào máy quét mã vạch chất lượng là chìa khóa để đọc mã vạch nhanh và chính xác. Các thiết bị quét hiện đại không chỉ giúp quản lý hàng tồn kho mà còn theo dõi doanh số, đơn hàng và chi tiết vận chuyển, đồng thời giảm thiểu lỗi của con người.
Máy quét của bạn sẽ cần tích hợp với các hệ thống khác, như hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc nền tảng bán lẻ trực tuyến (như Shopify). Một lợi ích lớn khi sử dụng công nghệ quét là cập nhật theo thời gian thực đảm bảo mức tồn kho vẫn chính xác, ngăn ngừa tình trạng bán quá mức hoặc hết hàng.
Tự động cập nhật hàng tồn kho
Để kiểm soát và hiệu quả hơn, hãy tích hợp hệ thống mã vạch của bạn với phần mềm quản lý hàng tồn kho. Điều này cho phép cập nhật theo thời gian thực bất cứ khi nào một mặt hàng được quét trong quá trình bán hàng, trả lại hoặc đếm chu kỳ. Tự động hóa quy trình này giúp giảm nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu hàng tồn kho của bạn luôn được cập nhật.
Theo dõi các biến thể sản phẩm
Nếu doanh nghiệp của bạn bán sản phẩm với nhiều kích cỡ, màu sắc hoặc lô hàng khác nhau, việc chỉ định UPC hoặc mã vạch duy nhất cho từng biến thể là điều cần thiết. Điều này giúp tránh nhầm lẫn trong quá trình thực hiện đơn hàng và đảm bảo khách hàng nhận được đúng mặt hàng.
Công nghệ quét để theo dõi lô hoặc đợt hàng là bắt buộc đối với hàng dễ hỏng hoặc sản phẩm có ngày hết hạn. Theo dõi đúng cách cũng giúp dự báo hàng tồn kho và lập kế hoạch nhu cầu, dẫn đến quản lý kho tốt hơn.
Lập kế hoạch cho khả năng mở rộng
Khi doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn phát triển, hàng tồn kho của bạn cũng vậy. Đảm bảo rằng hệ thống mã vạch và UPC của bạn có thể mở rộng. Bạn sẽ muốn có thể thêm sản phẩm mới và dễ dàng tạo mã duy nhất khi cần mà không gây nhầm lẫn trong hệ thống hàng tồn kho của mình. Hệ thống hàng tồn kho có thể mở rộng cũng cho phép tích hợp dễ dàng với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của bên thứ ba hoặc các nền tảng bán lẻ mới.
Sử dụng quét tuần tự để kiểm soát lô hàng
Đối với các doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho khối lượng lớn hoặc các sản phẩm yêu cầu theo dõi chặt chẽ, chẳng hạn như dược phẩm, đồ điện tử hoặc hàng dễ hỏng, thì một hệ thống hiện đại để theo dõi các lô sản phẩm là rất quan trọng.
Sau đây là những lợi ích của việc sử dụng hệ thống mã vạch tuần tự để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.
- Khả năng truy xuất nguồn gốc được cải thiện: Quét tuần tự gán một mã định danh duy nhất cho từng sản phẩm hoặc lô hàng riêng lẻ, cho phép theo dõi chính xác trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Điều này giúp dễ dàng truy xuất sản phẩm trở lại các lô hoặc lô hàng cụ thể trong trường hợp thu hồi, vấn đề về chất lượng hoặc kiểm toán tuân thủ quy định.
- Cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho: Bằng cách quét từng mặt hàng riêng lẻ, doanh nghiệp có thể duy trì hồ sơ chi tiết về mức tồn kho theo thời gian thực. Điều này giúp giảm lỗi của con người, ngăn ngừa bán quá mức và đảm bảo số lượng hàng tồn kho chính xác, điều này rất quan trọng để hoàn thành đơn hàng hiệu quả.
- Kiểm soát chất lượng tốt hơn: Quét tuần tự giúp đảm bảo rằng các sản phẩm chính xác được chọn, đóng gói và vận chuyển, giảm thiểu rủi ro giao hàng không đúng. Ngoài ra, nó hỗ trợ các hoạt động nhập trước, xuất trước (FIFO), đảm bảo rằng hàng tồn kho cũ được ưu tiên, giảm thiểu các vấn đề về lãng phí và hết hạn.
- Giải quyết vấn đề nhanh hơn: Trong trường hợp có lỗi hoặc sự cố, quét theo chuỗi giúp dễ dàng xác định và cô lập các lô bị ảnh hưởng, cho phép giải quyết nhanh hơn và giảm thiểu tác động đến các sản phẩm khác trong kho.
bottom Line
Mã vạch và UPC là những công cụ không thể thiếu trong quản lý hàng tồn kho hiện đại, đặc biệt là đối với các thương hiệu làm đẹp, công ty thực phẩm và đồ uống, thậm chí cả các công ty điện tử tiêu dùng muốn theo dõi chặt chẽ sản phẩm bằng dữ liệu cá nhân trên toàn bộ chuỗi cung ứng.
Trong khi mã vạch là công nghệ chung, UPC là tiêu chuẩn toàn cầu đảm bảo sản phẩm của bạn có thể được nhận dạng trên toàn cầu. Bằng cách tuân thủ các biện pháp thực hành tốt nhất—chẳng hạn như chọn đúng loại mã vạch, đảm bảo độ chính xác của nhãn và tích hợp tự động hóa—bạn có thể cải thiện đáng kể hoạt động thương mại điện tử của mình. Khi được triển khai đúng cách, các hệ thống này sẽ hợp lý hóa quy trình kiểm kê, giảm lỗi và cải thiện sự hài lòng của khách hàng, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hiệu quả hơn.
Nguồn từ Hậu cần DCL
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin nêu trên được cung cấp bởi dclcorp.com độc lập với Cooig.com. Cooig.com không tuyên bố và bảo đảm về chất lượng và độ tin cậy của người bán và sản phẩm. Cooig.com từ chối mọi trách nhiệm pháp lý đối với các vi phạm liên quan đến bản quyền nội dung.
