Cách lập ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ

Ngân sách là một hoạt động kinh doanh quan trọng đối với các doanh nghiệp trực tuyến nhỏ. Vì họ thường có tài chính eo hẹp và thanh khoản thấp, việc theo dõi chặt chẽ thu nhập và chi phí có thể là chìa khóa để các công ty này tồn tại.

Nhưng lập ngân sách có thể phức tạp, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ mới vào nghề. Bên cạnh đó, lập ngân sách kinh doanh chỉ là một nửa công việc — họ vẫn phải học cách theo dõi ngân sách và duy trì tài chính gọn gàng.

Hướng dẫn này thảo luận về những điều các doanh nghiệp trực tuyến nhỏ cần biết về lập ngân sách, bao gồm ý nghĩa, tầm quan trọng và cách lập ngân sách hiệu quả.

Mục lục
Ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ là gì?
Tại sao các công ty nhỏ nên lập ngân sách
Làm thế nào để lập ngân sách cho một doanh nghiệp nhỏ
Mẹo để duy trì ngân sách theo đúng kế hoạch
Kết luận

Ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ là gì? 

Ngân sách doanh nghiệp là bản tóm tắt về tình hình tài chính của công ty. Ngân sách nêu bật các khoản chi tiêu và thu nhập hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm của công ty và các mục tiêu tài chính ngắn hạn hoặc trung hạn của công ty. 

Vì ngân sách doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định tài chính hợp lý, nên nó phải là ưu tiên cốt lõi của doanh nghiệp. Tuy nhiên, số liệu thống kê cho thấy điều này không phải lúc nào cũng đúng đối với các doanh nghiệp nhỏ. Ví dụ, 2021 nghiên cứu phát hiện ra rằng chỉ có 54% các công ty nhỏ có ngân sách riêng, nghĩa là gần một nửa số doanh nghiệp đang loay hoay tìm cách tự giải quyết vấn đề tài chính. 

Nhưng có rất nhiều lý do tại sao mọi công ty khởi nghiệp đều cần có ngân sách và kế hoạch tài chính, bắt đầu bằng những lý do được nêu dưới đây. 

Tại sao các công ty nhỏ nên lập ngân sách 

Có một kế hoạch ngân sách kinh doanh là chìa khóa cho sự thận trọng về tài chính đối với các công ty nhỏ. Theo báo cáo của CB Insights, một trong những lý do hàng đầu khiến các công ty khởi nghiệp thất bại là vì họ hết tiền. Nhưng lập ngân sách giúp các doanh nghiệp theo dõi thu nhập và chi phí và lập kế hoạch cho tương lai tài chính lành mạnh. 

Ngoài ra, việc lập ngân sách còn giúp các doanh nghiệp nhỏ: 

• Đạt được hiệu quả kinh doanh:Ngân sách khởi nghiệp giúp các công ty dự đoán thu nhập và điều chỉnh chi phí kinh doanh cho phù hợp. 
• Quản lý tài chính tốt hơn:Với bức tranh rõ ràng về doanh thu và chi phí, việc phân bổ chi tiêu và loại bỏ các khoản chi không cần thiết sẽ dễ dàng hơn. 
• Chuẩn bị cho những tháng chậm chạp:Ngân sách kinh doanh có thể giúp xác định thời kỳ doanh thu cao điểm để công ty có thể lập kế hoạch phù hợp cho những tháng doanh thu thấp. 
• Đạt được lợi nhuận kinh doanh:Ngân sách giúp xác định những gì công ty phải làm để có lợi nhuận, bằng cách cắt giảm chi phí hay tăng doanh thu, hoặc cả hai. 
• Điều hành một doanh nghiệp gọn gàng: Cuối cùng, các công ty có ngân sách có thể duy trì tình hình tài chính ổn định, điều này rất quan trọng để khiến doanh nghiệp trở nên hấp dẫn đối với các nhà đầu tư.

Sau khi hiểu rõ hơn lý do tại sao việc lập ngân sách lại quan trọng, chúng ta hãy chuyển sang cách lập ngân sách cho một doanh nghiệp nhỏ. 

Làm thế nào để lập ngân sách cho một doanh nghiệp nhỏ

Mục tiêu cốt lõi của việc lập ngân sách là tạo ra trải nghiệm tài chính có thể dự đoán được cho doanh nghiệp. Vì vậy, khi bạn bắt đầu, bạn sẽ nhận thấy rằng quá trình này chủ yếu liên quan đến việc nhìn lại chi tiêu và thu nhập trong quá khứ, sau đó áp dụng kinh nghiệm đó để dự đoán tương lai. 

Mặc dù các doanh nghiệp mới có thể không có lịch sử tài chính trước đó, nhưng việc nghiên cứu về chi phí điển hình của ngành có thể giúp ích. Tương tự như vậy, các công ty trong tình huống này có thể dựa vào một ví dụ về ngân sách để bắt đầu kinh doanh. Sau đây là các bước quan trọng liên quan đến việc lập ngân sách.

1. Xác định nguồn doanh thu

Khi lập ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ, bước đầu tiên là xác định doanh nghiệp kiếm được bao nhiêu và từ đâu. Doanh số tạo ra từ cửa hàng trực tuyến hoặc cửa hàng trên thị trường của công ty là nơi tuyệt vời để bắt đầu cho một doanh nghiệp trực tuyến. Tiếp theo, hãy cân nhắc xem doanh nghiệp có kiếm tiền từ các nguồn khác không nguồnchẳng hạn như làm việc tự do, tư vấn hoặc bán hàng tại cửa hàng thực tế.

Sau khi tổng hợp tất cả các nguồn thu nhập, hãy tính toán xem doanh nghiệp kiếm được bao nhiêu tiền hàng tháng. Lý tưởng nhất là phép tính này phải bao gồm ít nhất 12 tháng doanh thu hoặc lâu hơn nếu có thông tin đó. 

Hãy nhớ bám sát vào các con số doanh thu thuần túy trong quá trình tính toán này. Không cần phải xác định lợi nhuận ngay bây giờ — chúng ta sẽ nói đến điều đó sau. 

2. Tổng hợp chi phí cố định

Tiếp theo, xác định và làm tròn tất cả các chi phí cố định của công ty. Chi phí cố định là những chi phí kinh doanh mà công ty trả theo định kỳ. Ví dụ, chúng có thể xảy ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Một số chi phí cố định là tiền thuê nhà, tiện ích, tiền lương và bảo hiểm. 

Là một doanh nghiệp trực tuyến, những chi phí đó có thể bao gồm chi phí lưu trữ trang web hoặc chi phí đăng ký hàng tháng cho những người có cửa hàng trên một thị trường như AliExpress. Nhưng cần lưu ý rằng chi phí cố định khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, hãy dành thời gian để tìm những chi phí áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. 

Sau khi xác định được chi phí cố định, hãy cộng chúng lại để có được con số tổng chi phí cố định hàng tháng.

3. Xác định chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi sẽ được tính tiếp theo. Những chi phí này không cố định mà dao động theo từng tháng, tùy thuộc vào một số yếu tố. Ví dụ, chúng có thể dao động dựa trên tỷ lệ sử dụng hoặc nhu cầu theo mùa.

Ví dụ về chi phí biến đổi bao gồm các chiến dịch tiếp thị, thuế, nhà thầu độc lập, phát triển chuyên môn, v.v. Các chi phí khác không nhất thiết đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp có thể nằm ở đây, chẳng hạn như bữa trưa kinh doanh hoặc cà phê thủ công. 

Việc tìm hiểu doanh nghiệp chi bao nhiêu cho chi phí biến đổi là rất quan trọng. Trong những tháng khó khăn, chúng sẽ mang lại một số cơ hội tốt nhất để giảm chi tiêu và đảm bảo sự tồn tại của công ty. 

4. Dự đoán chi phí một lần

Một loại chi phí khác cần được ghi vào ngân sách là chi phí một lần. Những chi phí này có thể chỉ xảy ra một lần, nhưng bạn thường sẽ thấy chúng từ xa. Ví dụ, mua một chiếc máy tính xách tay mới hoặc thuê một nhà thiết kế để tạo logo doanh nghiệp là những chi phí một lần điển hình. 

Cần lưu ý rằng những chi phí này thường cao. Vì vậy, việc lập kế hoạch sớm cho chúng có thể giúp giảm áp lực cho doanh nghiệp và bảo vệ doanh nghiệp khỏi những gánh nặng tài chính lớn, đột ngột. Tương tự như vậy, các khoản chi một lần dễ tiết kiệm hơn theo cách này. 

5. Tạo quỹ dự phòng

Mặc dù việc tạo quỹ dự phòng nghe có vẻ giống với việc dự đoán các khoản chi một lần, nhưng có một sự khác biệt cơ bản. Quỹ dự phòng phục vụ cho các khoản chi bất ngờ, trong khi các khoản chi một lần thường có thể dự đoán và lường trước được. 

Việc lập quỹ dự phòng là điều thận trọng vì hoạt động kinh doanh thông thường có thể gây ra những chi phí không lường trước được khi bạn ít ngờ tới nhất. Việc đối phó với những sự kiện không thể đoán trước này đã đủ căng thẳng, nhưng việc có một quỹ sẵn sàng để chi trả chi phí sẽ giúp ích rất nhiều. 

Ví dụ về chi phí dự phòng bao gồm máy móc hỏng đột ngột, sự cố trang web hoặc tai nạn làm hỏng xe giao hàng. 

6. Tìm biên lợi nhuận của bạn

Sau khi hoàn tất các bước nêu trên, đã đến lúc xác định lợi nhuận. Đầu tiên, cộng tất cả các chi phí hàng tháng hoặc hàng năm — bao gồm chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí một lần. Sau đó, cộng cả thu nhập hàng tháng và hàng năm của doanh nghiệp. 

Trừ chi phí khỏi thu nhập, bạn sẽ có một con số dương, là lợi nhuận của bạn, hoặc một con số âm, nghĩa là doanh nghiệp có thể bị lỗ. 

Nếu có khả năng thua lỗ, đừng nản lòng. Không phải tất cả các doanh nghiệp nhỏ đều có lãi ngay từ đầu. Và đối với hầu hết, phải mất một thời gian để có lãi. Nhưng với ngân sách kinh doanh cho thấy nơi bạn có thể cắt giảm chi phí hoặc thúc đẩy doanh thu, bạn sẽ dễ dàng đi đúng hướng để đạt được hiệu quả tài chính và lợi nhuận.

7. Tổng hợp tất cả lại

Với tất cả những nỗ lực cho đến nay, doanh nghiệp hiện có bức tranh tuyệt vời về tài chính và triển vọng tài chính của mình. Do đó, doanh nghiệp cũng có vị thế tuyệt vời để điều chỉnh và điều chỉnh từng mục để đạt được sự kết hợp tốt nhất cho hiệu suất kinh doanh mạnh mẽ trong giai đoạn này. 

Trong khi ngân sách chỉ là dự báo về thu nhập và chi phí có thể xảy ra, nó cung cấp một cách tuyệt vời để lập kế hoạch cho những tháng hoặc năm tiếp theo. Ngoài ra, các công ty có thể học hỏi từ xu hướng thu nhập mà họ đã quan sát được với ngân sách và xây dựng các chiến lược để đạt được nhiều doanh thu hơn và giảm chi phí.

Mẹo để duy trì ngân sách theo đúng kế hoạch 

Như đã đề cập ở trên, việc lập ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ chỉ là một nửa công việc. Các công ty vẫn phải tìm cách để tuân thủ đúng kế hoạch tài chính của mình. Trong khi nhiều công ty khởi nghiệp lập ngân sách và tuân thủ theo kế hoạch thì việc tuân thủ theo kế hoạch có thể rất khó khăn. 

Theo này nghiên cứu, 35% các công ty lập ngân sách vẫn chi tiêu nhiều hơn dự kiến. Vậy, làm thế nào để các doanh nghiệp nhỏ duy trì đúng ngân sách của mình? Sau đây là một số mẹo hữu ích. 

• Đặt ra một kế hoạch thực tế:Việc lập ngân sách dựa trên những sự kiện thực tế thay vì những dự đoán lý tưởng sẽ giúp bạn dễ dàng dự đoán và đối phó với thực tế tài chính của công ty. 
• Giữ tài liệu: Sẽ khó theo dõi thu nhập và chi phí chính xác hơn nếu không có hồ sơ tài chính rõ ràng. Vì vậy, hãy tuân thủ nghiêm ngặt các tài liệu của công ty. 
• Thực hiện kế toán chặt chẽ:Đồng thời, bạn cũng nên thực hành ghi chép sổ sách chi tiết để ghi lại mọi luồng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp. 
• Sử dụng phần mềm kế toán:Các phần mềm kế toán như FreshBooks và QuickBooks có các gói dành cho doanh nghiệp nhỏ giúp việc lập kế hoạch và thực hiện ngân sách trở nên dễ dàng hơn. 
• Được linh hoạt:Cuối cùng, hãy nhớ để lại một khoản dự phòng trong ngân sách để doanh nghiệp có thể linh hoạt ứng phó với các tình huống và thực tế tài chính mới. 

Kết luận

Cuối cùng, việc lập ngân sách kinh doanh giúp các doanh nhân xây dựng các công ty mạnh hơn và bền vững hơn. Sự rõ ràng mà ngân sách cung cấp sẽ rất quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp chỉ chi tiền vào đúng nơi và đúng thời điểm để tránh nợ không cần thiết.