Thủ tục hải quan Các quy trình có thể kém hiệu quả đáng kể khi được xử lý thủ công. Việc xử lý khối lượng lớn giấy tờ cần thiết cho mỗi lô hàng có thể chậm nếu không có tự động hóa.
Hơn nữa, việc nhập dữ liệu thủ công cho tờ khai hải quan và các tài liệu liên quan dễ xảy ra lỗi. Ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể gây ra sự chậm trễ vì cơ quan Hải quan sẽ cần xác minh và sửa lỗi.
Ngoài ra, nếu không có thông báo và theo dõi theo thời gian thực, việc theo kịp các quy định hải quan luôn thay đổi có thể trở nên quá sức và các doanh nghiệp có thể phản ứng chậm với các yêu cầu từ cơ quan Hải quan hoặc với các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.
Được trang bị các tính năng như lưu trữ đám mây, lưu trữ điện tử, chứng từ kỹ thuật số, theo dõi và thông báo theo thời gian thực, cùng sự hợp tác của nhiều bên liên quan, phần mềm hải quan dưới dạng dịch vụ (SaaS) có thể hợp lý hóa đáng kể toàn bộ quy trình thông quan và đơn giản hóa sự phức tạp của hoạt động xuất nhập khẩu.
Hãy đọc tiếp để khám phá SaaS hải quan chính xác là gì và làm thế nào nó có thể giúp toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu trở nên dễ dàng!
Mục lục
1. SaaS hải quan là gì?
2. 5 cách hải quan SaaS hợp lý hóa hoạt động xuất nhập khẩu
3. Tối đa hóa hiệu quả trong thủ tục hải quan với các giải pháp SaaS
SaaS hải quan là gì?
SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ) của Hải quan là giải pháp dựa trên nền tảng đám mây giúp tự động hóa và hợp lý hóa toàn bộ quy trình thông quan, bao gồm nộp tờ khai, thanh toán thuế và đảm bảo tuân thủ các thỏa thuận và quy định thương mại.
Loại phần mềm hải quan này thường được cung cấp theo hình thức đăng ký, lưu trữ từ xa và được khách hàng truy cập qua internet. Do đó, các doanh nghiệp có thể quản lý các tác vụ phức tạp liên quan đến việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa chỉ thông qua trình duyệt web, loại bỏ nhu cầu cài đặt hoặc bảo trì bất kỳ phần cứng hoặc phần mềm nào tại địa phương.
5 cách SaaS hải quan hợp lý hóa hoạt động xuất nhập khẩu
Sử dụng phần mềm hải quan không chỉ đơn thuần là loại bỏ các tác vụ thủ công. Nó bao gồm việc quản lý phân loại, giám sát quy trình xuất xứ và tiến hành kiểm tra tuân thủ, tất cả đều nằm trong một nền tảng web duy nhất. Dưới đây là năm cách mà các giải pháp SaaS hải quan có thể tự động hóa và hợp lý hóa quy trình xuất nhập khẩu:
Quản lý tài liệu và nhập dữ liệu tự động
Một lợi thế đáng kể của các giải pháp SaaS là khả năng tập trung lưu trữ tất cả các tài liệu hải quan, giúp dễ dàng truy cập và cập nhật. Thay vì phải tìm kiếm trong đống giấy tờ để tìm một tờ khai xuất khẩu cụ thể hoặc hóa đơn thương mại, tất cả các chứng từ hải quan đều được lưu trữ trong kho lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây.
Các công ty và môi giới hải quan có thể nhanh chóng định vị tài liệu bằng các chức năng tìm kiếm, có thể lọc theo nhiều thông số khác nhau như ngày, số lô hàng hoặc khách hàng. Hơn nữa, khi tài liệu cần cập nhật hoặc chỉnh sửa, các thay đổi có thể được áp dụng cho nhiều mục nhập cùng một lúc và theo thời gian thực, giúp tất cả các bên liên quan có thể truy cập ngay lập tức vào các bản cập nhật.
Hơn nữa, phần mềm quản lý hải quan có thể tự động điền và cập nhật các biểu mẫu và giấy tờ định kỳ. Ví dụ, các công ty vận chuyển có thể tạo mẫu cho các mục nhập thông thường để tự động tạo tờ khai hải quan mới cho các lô hàng tương tự. Ngoài ra, hầu hết các giải pháp SaaS hải quan đều sử dụng công nghệ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để quét các tài liệu vật lý và chuyển đổi chúng thành định dạng kỹ thuật số.
Cập nhật theo thời gian thực về các quy định thương mại và thuế quan
Các công ty tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế chắc chắn biết rằng việc hiểu và tuân thủ các quy định hải quan của tất cả các quốc gia mà họ đang giao dịch có thể rất khó khăn và tốn thời gian.
Rất may, hầu hết các giải pháp phần mềm tuân thủ hải quan dưới dạng dịch vụ (SaaS) đều duy trì cơ sở dữ liệu mở rộng liên tục được cập nhật với những thay đổi mới nhất trong các quy định hải quan địa phương và các thỏa thuận thương mại quốc tế. Các doanh nghiệp nhận được thông báo ngay lập tức về bất kỳ thay đổi có liên quan nào trong các quy tắc hiện hành hoặc mức thuế quan có thể ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu của họ.
Hơn nữa, các giải pháp SaaS về hải quan sẽ tự động tính toán số tiền ước tính thuế hải quan và thuế phải nộp cho hoạt động xuất nhập khẩu dựa trên thông tin về hàng hóa được vận chuyển, chẳng hạn như phân loại sản phẩm, giá trị và xuất xứ.
Vì các tính toán dựa trên các mức thuế quan và thỏa thuận mới nhất, các công ty có thể tránh được các khoản thanh toán quá mức hoặc thiếu hụt tiềm ẩn có thể dẫn đến chi phí dư thừa hoặc hình phạt. Ngoài ra, một số phần mềm dành cho các công ty môi giới hải quan quản lý và tự động hóa các chi phí hải quan khác nhau, bao gồm phí kho ngoại quan, phí cảng, chi phí bảo hiểm, v.v.
Kết nối với cơ quan Hải quan
Trước khi có hải quan điện tử và hệ thống kỹ thuật số, việc nộp giấy tờ là một quá trình tẻ nhạt, thường phải xếp hàng dài tại cơ quan Hải quan hoặc thông qua các dịch vụ bưu chính.
Tệ hơn nữa là sau khi nộp giấy tờ, việc theo dõi tiến độ của các tài liệu và trạng thái của chúng trong quá trình này cũng có thể trở nên khó khăn. Nếu phát hiện ra lỗi hoặc thiếu sót sau đó, điều này thường dẫn đến thời gian thông quan lâu hơn, tiền phạt của hải quan hoặc thậm chí là từ chối hàng hóa.
Ngày nay, các giải pháp SaaS về hải quan được kết nối trực tiếp với hệ thống Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) (hoặc tương đương) của cơ quan Hải quan tại nhiều quốc gia trên toàn cầu, giúp quản lý việc tuân thủ thương mại quốc tế dễ dàng hơn thông qua một giao diện duy nhất.
Ví dụ, các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa vào Hoa Kỳ có thể sử dụng phần mềm SaaS hải quan cung cấp liên kết trực tiếp với Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) thông qua Môi trường thương mại tự động của nó (ACE).
Kết nối này cho phép các công ty gửi dữ liệu xuất nhập khẩu theo yêu cầu của CBP và hàng chục cơ quan khác của Hoa Kỳ. các cơ quan chính phủ đối tác. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể duy trì khả năng theo dõi liên tục tình trạng của các chứng từ vận chuyển bắt buộc, tóm tắt mục nhập và việc phát hành hàng hóa.
Khả năng quy trình làm việc cộng tác tích hợp
Không thể phủ nhận được hiệu quả của hoạt động xuất nhập khẩu và hậu cần được cải thiện đáng kể như thế nào khi có một nền tảng tập trung trên nền tảng đám mây cho phép cập nhật, chia sẻ tài liệu và giao tiếp theo thời gian thực.
Hãy tưởng tượng một tình huống mà một người giao hàng ở Đức đang gửi hàng đến một người nhận hàng tại Canada. Một công ty môi giới hải quan tại Canada cần quản lý thủ tục thông quan. Một SaaS hải quan cung cấp giao diện có thể truy cập qua web cho phép người vận chuyển Đức tải lên các tài liệu vận chuyển cần thiết, chẳng hạn như hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói.
Sau khi tải lên, nhân viên môi giới hải quan Canada sẽ được thông báo ngay lập tức và có thể bắt đầu làm việc trên quy trình khai báo hải quan. Họ có thể truy cập các tài liệu này để xác nhận việc tuân thủ các quy định nhập khẩu của Canada, tất cả mà không cần phải liên hệ trực tiếp với người gửi hàng hoặc chờ trao đổi email. Tương tự như vậy, người nhận hàng sẽ được thông báo khi hàng hóa đã thông quan và sẵn sàng để nhận.
Trước khi bạn lo lắng về việc tiết lộ thông tin và tài liệu nhạy cảm cho bên thứ ba, hãy yên tâm rằng các giải pháp SaaS triển khai kiểm soát truy cập dựa trên vai trò để bảo mật dữ liệu. Ví dụ, công ty môi giới hải quan có thể được phép chỉnh sửa và gửi tờ khai hải quan dựa trên các tài liệu của người gửi hàng nhưng không thể truy cập vào các thỏa thuận tài chính của người nhận hàng với người gửi hàng.
Khả năng mở rộng và khả năng truy cập dựa trên đám mây
Chúng tôi không thể kết thúc bài đăng trên blog này về cách phần mềm SaaS hải quan cải thiện hiệu quả và độ chính xác của quy trình xuất nhập khẩu mà không đề cập đến tính năng xác định của SaaS giúp nó khác biệt với các giải pháp phần mềm hải quan khác: khả năng truy cập dựa trên đám mây. Điều này cho phép truy cập dữ liệu từ xa dễ dàng từ bất kỳ đâu trên thế giới.
Ví dụ, một công ty giao nhận hàng hóa có đội ngũ hoạt động trải rộng trên toàn cầu; họ sẽ cần duy trì sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm ở nhiều múi giờ khác nhau để đảm bảo hoạt động liên tục 24 giờ. Với việc sử dụng phần mềm SaaS hải quan, các thành viên trong nhóm có thể truy cập cùng một thông tin, cập nhật trạng thái lô hàng và quản lý tờ khai hải quan từ bất kỳ nơi nào họ ở.
Bên cạnh quyền truy cập từ xa, các giải pháp SaaS cũng sử dụng các tài nguyên đám mây đàn hồi có thể dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô dựa trên nhu cầu. Hãy xem xét một doanh nghiệp thương mại điện tử chuyên về hàng hóa theo mùa; doanh nghiệp này có thể chứng kiến sự biến động đáng kể về khối lượng bán hàng trong suốt cả năm. Trong những tháng chậm hơn, hoạt động nhập/xuất khẩu của doanh nghiệp này có thể ở mức tối thiểu.
Tuy nhiên, khi mùa lễ hội đến gần, có thể có sự gia tăng đáng kể trong nhập khẩu nguyên liệu thô và xuất khẩu thành phẩm. Một giải pháp SaaS hải quan có thể thu hẹp quy mô trong những giai đoạn yên tĩnh này để tiết kiệm chi phí, sau đó nhanh chóng mở rộng quy mô trong những tháng cao điểm để quản lý sự gia tăng trong khai báo hải quan, quản lý thuế và kiểm tra tuân thủ mà không cần nâng cấp cơ sở hạ tầng vật lý.
Tối đa hóa hiệu quả trong thủ tục hải quan với các giải pháp SaaS
Cuối cùng, việc áp dụng các giải pháp SaaS về hải quan để quản lý hoạt động thông quan và xuất nhập khẩu sẽ rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí hoạt động, cải thiện khả năng tuân thủ dữ liệu và quy trình không cần giấy tờ.
Để bắt đầu, một tìm kiếm đơn giản trên web sẽ cho phép các doanh nghiệp tìm thấy nhiều giải pháp SaaS tùy chỉnh như MIC, Vận chuyển hàng hóavà KHÔNG THỂ. Các giải pháp này có nhiều mức giá khác nhau, từ giải pháp giá cả phải chăng, cung cấp các tính năng cơ bản như quản lý tài liệu, khả năng lưu trữ và theo dõi lô hàng đơn giản, cho đến các giải pháp phức tạp hơn, được kết nối toàn cầu, cung cấp khả năng tự động hóa hoàn toàn các quy trình hải quan.
Các công ty hậu cần và chuỗi cung ứng lớn, chẳng hạn như giao nhận hàng hóa và các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của bên thứ ba (3PL), thậm chí có thể sử dụng một công cụ phần mềm như Công cụ tăng tốc SaaS của Cooig Cloud để phát triển và triển khai các ứng dụng SaaS hải quan có khả năng mở rộng và bảo mật của riêng họ.
Để tìm hiểu thêm về tự động hóa các thủ tục hải quan, hãy xem các giải pháp phần mềm hải quan hiện nay như thế nào tích hợp trí tuệ nhân tạo để hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm thủ tục hải quan!
Bạn đang tìm kiếm giải pháp hậu cần với giá cả cạnh tranh, khả năng hiển thị đầy đủ và hỗ trợ khách hàng dễ dàng truy cập? Hãy xem Thị trường hậu cần Cooig.com hôm nay.
