سست ترقی اور دیگر مختلف چیلنجوں کے ساتھ ایک مشکل سال کا سامنا کرتے ہوئے، سمارٹ ریٹیلرز آگے رہنے کے لیے آٹومیشن کو اپنا رہے ہیں۔
تجزیہ کار اس سال ریٹیل سیکٹر کے لیے سست نمو کی پیش گوئی کر رہے ہیں، 2023 میں فروخت کے حجم کے بعد 2019 کی سطح سے نیچے۔ وبائی امراض کے دوران آن لائن کے عروج کے بعد ، بہت سے صارفین کو اینٹوں اور مارٹر اسٹورز پر واپسی کرتے ہوئے نوٹ کر رہے ہیں ، جس سے خوردہ فروشوں میں پیچیدگی کا اضافہ ہوتا ہے جو حکمت عملی کے ساتھ منصوبہ بندی کرنے اور ان کی ہائی اسٹریٹ اور انٹرنیٹ کی پیش کشوں کے مابین منافع بخش توازن کا انتظام کرنے کی کوشش کرتے ہیں۔ درحقیقت، یہ شعبہ اس سال کئی محاذوں پر آگ سے لڑ رہا ہے، افرادی قوت کی کمی، زندگی کی لاگت کے بحران اور قیمتوں کے تعین پر اس کے اثرات، بڑھتے ہوئے کرائے، توانائی، اور چلانے کے اخراجات، اور نئے آن لائن چینلز سے بڑھتی ہوئی مسابقت۔
منافع کے سخت مارجن کے ساتھ، انوائس کی ادائیگی کے عمل میں غلطی کی بہت کم گنجائش ہے – زیادہ ادائیگیاں اور نقلیں نقدی سے محروم خوردہ فروشوں کے لیے آخری تنکا ہو سکتی ہیں۔ دکانداروں کے ساتھ تعلقات کو بڑھانا بھی مددگار نہیں ہے۔ موجودہ معاشی ماحول میں کاروباروں کو اپنے دکانداروں اور سپلائی چین کو پالنے کی ضرورت ہے۔ خوردہ فروشی میں، یہ خاص طور پر سچ ہے، کیونکہ ایک کاروبار وہ چیز نہیں بیچ سکتا جسے وہ حاصل نہیں کر سکتا۔
ان نازک اوقات میں، سپلائرز کے ساتھ تعلقات کی حفاظت اور ایک لچکدار سپلائی چین کو یقینی بنانا بہت ضروری ہے۔ اس لیے قابل ادائیگی اکاؤنٹس (AP) اور اسٹیٹمنٹ ری کنسیلیشن کے لیے انتہائی موثر عمل کو نافذ کرنا کلیدی حیثیت رکھتا ہے۔
آگے کی سوچ رکھنے والے خوردہ فروش تیزی سے ان ڈیجیٹل سسٹمز پر بھروسہ کر رہے ہیں جو اپنے بہت سے کاروباری عمل کو تیز، آسان اور بہتر بناتے ہیں۔ الیکٹرانک پرائس ٹیگز، خودکار اسٹاک اور انوینٹری ٹریکنگ، پروڈکٹ کی معلومات کا حوالہ دینے کے لیے ٹیبلیٹ سے لیس عملہ، اور مزید۔
تاہم، بیک آفس کے اہم عمل جیسے کہ اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل اکثر سرمایہ کاری کے لیے آخری چیز ہوتے ہیں۔ AP جیسے فنکشن کے لیے بہترین درجے کے حل کو لاگو کرنا ایک مضبوط بنیاد بناتا ہے، تاکہ دیگر ڈیجیٹل حل شامل کیے جا سکیں اور اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ خوردہ فروشوں کی طرز اور مادہ دونوں میں خریداری ہو۔
شروع سے ہی زیادہ موثر مالیاتی انتظام کا مطلب یہ ہے کہ حتیٰ کہ مارجن مزید سخت ہوتے جاتے ہیں، موثر ادائیگی کے عمل پیداواری اور ہم آہنگ وینڈر تعلقات کی حمایت کرتے ہوئے نچلے حصے کی حفاظت کرتے ہیں۔
اخراجات کی بچت
2024 میں ریٹیل کے لیے ایک اہم چیلنج پروڈکٹ کے معیار اور صارفین کی اطمینان کو خطرے میں ڈالے بغیر لاگت میں کمی کے طریقے تلاش کرنا ہے۔ ڈیجیٹل حل کی شناخت اور ان پر عمل درآمد کاروبار کے اندر لاگت کو کم کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔
مثال کے طور پر، الیکٹرانک انوائسنگ سلوشن کو نافذ کرنے سے دکانداروں کو ڈیجیٹل انوائسز کا اشتراک کرنے کی اجازت ملتی ہے جو خود بخود ان کے اپنے مالیاتی نظام میں داخل ہوتے ہیں، انسانی غلطی سے وابستہ خطرات کو بہت حد تک کم کرتے ہیں اور AP ٹیم کے لیے ٹرے میں روایتی تاخیر کو دور کرتے ہیں۔ کچھ بہترین اختیاری 3 طرفہ مماثلت اور ورک فلو کی اجازت بھی فراہم کر سکتے ہیں جس کے ساتھ بقیہ فنانس سسٹم میں ہموار انضمام کے ساتھ۔
انضمام کے نتیجے میں انوائسز کی آٹومیشن براہ راست ERP میں منتقل ہوتی ہے، جو موجودہ ERP سرمایہ کاری کو مکمل کرنے کے لیے انوائسنگ کے پورے عمل میں معلومات کا ایک ہموار بہاؤ پیدا کرتی ہے۔ انوائسز کے لیے سچائی کا یہ واحد ذریعہ داخلی مالیاتی ٹیموں اور سپلائی چین کے لیے ڈیٹا کی درستگی کو یقینی بناتا ہے، جس سے اختتام سے آخر تک شفاف عمل ہوتا ہے۔
بیان میں مفاہمت کے لیے انتہائی موثر عمل کو یقینی بنانے کا مطلب ہے کہ کاروباروں کا اپنے اخراجات پر بہت زیادہ سخت کنٹرول ہے، جس سے رسیدیں زیادہ ادا کرنے یا نقل شدہ ادائیگیاں بھیجنے کا خطرہ بہت حد تک کم ہوتا ہے۔ اس میں زیادہ شفافیت کے لیے کریڈٹ نوٹوں پر درست غور کرنا شامل ہے جو کسی بھی وقت نقد کی صورت حال کو حقیقی وقت میں سمجھنے کے قابل بناتا ہے۔
خودکار بیان کی مفاہمت کے حل انوائسز اور کریڈٹ نوٹوں کا موازنہ وقت گزارنے والے دستی عمل کی ضرورت کے بغیر متعلقہ سٹیٹمنٹ لائنوں کے ساتھ کر سکتے ہیں، گھنٹوں کے وقت اور انسانی وسائل کی بچت کرتے ہیں۔ وہ کم ادائیگی کے خطرے کو بھی کم کر سکتے ہیں جو وینڈر کے تعلقات میں رگڑ پیدا کرنے کے ساتھ ساتھ ابتدائی ادائیگی کی رعایت کے مواقع کو کم کر سکتا ہے۔
وینڈر تعلقات کی حفاظت
اگر وبائی مرض نے ہمیں کچھ سکھایا تو وہ یہ ہے کہ سپلائی چین میں غیر متوقع رکاوٹوں کے اثرات کاروبار کے لیے بڑے مالی جھٹکوں کا سبب بن سکتے ہیں۔ یہ اہم اسٹریٹجک سپلائرز کی دیکھ بھال کرنے کی ادائیگی کرتا ہے جو لفظی طور پر آپ کے بیکن کو بچا سکتے ہیں۔ جب دکاندار اپنے گاہکوں کو درست طریقے سے ادائیگی کرنے کے لیے ان پر اعتماد کر سکتے ہیں، وقت پر، ان کے سٹاپ کو ختم کرنے کا زیادہ امکان ہوتا ہے جب غیر متوقع مسائل پیدا ہوتے ہیں، جیسے کہ کسی اہم پروڈکٹ کے لیے اچانک قلت یا سپلائی چین میں رکاوٹ۔
اسٹریٹجک سپلائرز کے ساتھ پیداواری تعلقات استوار کرنے کے بعد، ان کی حفاظت کرنا ضروری ہے، یاد رکھیں کہ اگر کیش فلو بہت سست اور مشکل ہو تو SMEs بہت جلد کاروبار سے باہر ہو سکتے ہیں۔ اگر ایسا ہوتا ہے تو ایک خوردہ کاروبار کو محور کرنا پڑے گا، اس عمل کو متحرک کرنا پڑے گا جیسے متبادل وینڈرز کی تلاش، پروڈکٹ کے معیار کا جائزہ، نئے سپلائر تعلقات استوار کرنا، اخراجات اور معاہدوں پر گفت و شنید کرنا، اور بہت کچھ۔
ایک خودکار، درست بیان کے مصالحتی نظام کا استعمال دکانداروں کے لیے شفافیت کا مظاہرہ کرتا ہے – اس سے بھی بڑھ کر جب یہ ایک مجموعی ڈیجیٹل AP سسٹم کا حصہ ہے، سوالات کے ارد گرد مواصلات کو بہت آسان بناتا ہے۔ یہ موجودہ سپلائرز کے لیے اہمیت رکھتا ہے اور یقیناً، نئے وینڈرز کے ساتھ بھی تعلقات استوار کرنا آسان بناتا ہے۔ آپ کی کریڈٹ ہسٹری اور ساکھ شمار ہوتی ہے۔
سپلائرز کے ساتھ نظام کو مربوط کرنا نئی ٹیکنالوجی کو نافذ کرنے کے خواہاں خوردہ فروشوں کے لیے سب سے بڑی رکاوٹوں میں سے ایک ہے۔ تاہم، اوپن ای سی ایکس کے اے پی آٹومیشن انوائسنگ جیسے حل کے لیے سپلائر بیس کو انوائسز اور کریڈٹ نوٹ کی ترسیل کے طریقے کو تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
اس طرح کے حل بہت سے ڈیٹا فارمیٹس کو سپورٹ کر سکتے ہیں جن میں .pdf، .csv، XML اور EDI شامل ہیں، اور کاروباری قوانین کی وضاحت ان باؤنڈ ڈیٹا کو بہتر بنانے اور ERP سسٹم کی ضروریات کی بنیاد پر معلومات کو شامل کرنے یا لائن لیول میچنگ کو سپورٹ کرنے کے لیے کی جا سکتی ہے۔
یوکے پرامپٹ پیمنٹ کوڈ (PPC)، سپلائر کی ادائیگی کی شرائط اور دیگر ادائیگی کے مسائل کا احاطہ کرتا ہے۔ یہ رضاکارانہ ہو سکتا ہے لیکن مستحکم، قابل بھروسہ، اور یکساں وینڈر تعلقات کو محفوظ بنانے کے لیے تیزی سے اہم ہے اور وہ صارفین جو تعمیل ذمہ دار ادائیگی کے عمل کا مظاہرہ کر سکتے ہیں ایک بہتر سپلائر بیس سے فائدہ اٹھائیں گے۔
بہتر کاروباری نتائج
کاروباری اہداف کو حاصل کرنے میں ڈیٹا ایک اہم جز ہے، جو صارفین کو زیادہ موثر فیصلوں سے آگاہ کرنے کے لیے درست، حقیقی وقت کی معلومات فراہم کرتا ہے۔ حالانکہ یہ 100% درست ہونا چاہیے۔ درست اور بروقت بیان کی مفاہمت درست مالیاتی ڈیٹا تیار کرتی ہے، جسے منصوبہ بندی، پیشین گوئی اور بجٹ سازی کے لیے زیادہ اعتماد کے ساتھ استعمال کیا جا سکتا ہے۔
پرانی معلومات جس میں غلطیوں سے سمجھوتہ کیا جاتا ہے اس کو تقریباً ناممکن بنا دیتا ہے – ہر فیصلہ ناقابل اعتماد، ریت بدلنے اور کلیدی فیصلوں کی کامیابی پر مبنی ہوگا، جیسے کہ اینٹوں اور مارٹر میں دوبارہ سرمایہ کاری کرنا ہے یا متبادل آن لائن چینلز تیار کرنا ہے، درست ڈیٹا پر منحصر ہے۔
خودکار عمل کلیدی اسٹروک اور دیگر انسانی غلطیوں کے خطرے کو دور کرتے ہیں، کیونکہ ڈیٹا ایک بار ان پٹ ہوتا ہے، ایک خودکار عمل کا استعمال کرتے ہوئے۔ اگرچہ کچھ سافٹ ویئر OCR (آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن) کا استعمال کرتے ہوئے انسانی اجزاء کو ہٹاتے ہیں، جو کہ غلطیوں کو کم کرنے کے لیے AI کے ذریعے تعاون یافتہ ہے، بہترین خودکار AP سلوشنز شروع سے ہی 100% درست ہیں۔
مؤثر AP اور انوائس کی مفاہمت کو لاگو کرنے سے وقت لگنے والے تصحیح کے عمل میں کمی آتی ہے، جہاں مالیاتی ٹیمیں غلطیوں یا نقلوں کی نشاندہی کرنے کے لیے انوائسز کا دستی طور پر جائزہ لینے، موازنہ کرنے اور ملاپ کرنے میں گھنٹوں صرف کرتی ہیں۔ تنظیموں کے لیے 10 یا اس سے زیادہ پیشہ ور افراد کی ٹیموں کو ملازمت دینے کے بارے میں سنا نہیں ہے جو مکمل طور پر بیان کی مفاہمت پر مرکوز ہے، جو کہ وسائل کی مکمل طور پر قابل گریز اور مہنگی تعیناتی ہے۔ ٹیمیں اعلیٰ قدر کے کاموں پر کام کر سکتی ہیں جیسے کہ حکمت عملی اور وینڈر تعلقات، جبکہ آٹومیشن ہیوی لفٹنگ کرتی ہے۔
بہترین خودکار AP سلوشنز میں اندرونِ تعمیر توثیق کے اصول ہو سکتے ہیں جو ممکنہ طور پر دھوکہ دہی کی سرگرمی کو تلاش کرنے اور اس کو نمایاں کرنے میں مدد کرتے ہیں، جو کسی بھی کاروبار کے لیے ایک ممکنہ مائن فیلڈ ہے، جو اہم مالی، شہرت اور قانون سازی کے خطرے کی نمائندگی کرتی ہے۔ کچھ خودکار AP اور سٹیٹمنٹ ری کنسلئیشن سسٹم میں اسٹیٹمنٹ ہیلتھ رپورٹنگ شامل ہے، اس بات کو یقینی بنانا کہ مالیاتی ٹیم کسی بھی تضاد سے آگاہ ہے اور حقیقی وقت میں اسٹیٹمنٹ بیلنس کے ساتھ اعتماد سے کام کر سکتی ہے۔ وہ بیرونی آڈٹ کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے دستاویز کی مکمل تاریخ بھی فراہم کر سکتے ہیں۔
AP آٹومیشن سافٹ ویئر عمل اور طریقوں کی ہم آہنگی ہے، اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتا ہے کہ AP فنکشن میں اور پوری تنظیم میں ہر ایک ایک ہی صفحے پر ہے، اصل وقت میں ایک ہی ڈیٹا کے ایک ہی ورژن کا حوالہ دیتا ہے۔ یکساں، تجویز کردہ ورک فلو استعمال کرنے سے کاموں کو بانٹنا بہت آسان ہو جاتا ہے، تاکہ اگر ٹاسک کا مالک بیمار ہو یا کاروبار چھوڑ دے، تب بھی کوئی بھی ساتھی اسے اٹھا سکتا ہے۔
خودکار کرنے کا وقت
اب وقت آگیا ہے کہ اے پی کے عمل کو ڈیجیٹل پلیٹ فارم پر منتقل کیا جائے۔ کلاؤڈ میں رہنے کا مطلب ہے بہتر سیکیورٹی، ڈیٹا تک حقیقی وقت تک رسائی، اور زیادہ طاقتور ڈیٹا تجزیہ۔
بہت سے حل دستیاب ہیں، اور ماخذ دستاویز سے بنیادی فزیکل ٹیکسٹ نکالنے کے لیے منفرد تبادلوں کی ٹیکنالوجی کا بہترین استعمال کیا جاتا ہے، جو ڈیٹا کو افزودہ کرنے اور آنے والی دستاویز اور متعلقہ ڈیٹا کے مواد کے ساتھ برتاؤ کرنے کے بارے میں کاروباری اصولوں کی وضاحت کرنے کی صلاحیت فراہم کرتا ہے۔ یہ ٹیکنالوجی 100% درستگی کی ضمانت دیتی ہے، انوائسز اور کریڈٹ نوٹوں کو براہ راست تنظیم کے ERP میں منتقل کرتی ہے، ایک موثر، اختتام سے آخر تک ڈیجیٹل عمل فراہم کرتی ہے جو خالص صفر کے اہداف کے ساتھ منسلک ہے اور فوری ادائیگی کے طریقوں کی حمایت کرتی ہے۔
آج کی ریٹیل انڈسٹری میں سپلائی چین اور انوینٹری کا انتظام پیچیدہ ہے - AP کو خودکار بنانا اور اس کے اندر ایک اہم ترین عمل کو آسان بناتا ہے۔ مضبوط فنکشنل انوائس مینجمنٹ کے بغیر موثر اسٹاک کنٹرول سے لے کر فروخت تک باقی سب کچھ نیچے گر جاتا ہے۔
کاروباری اداروں کو سپلائرز کے ساتھ مضبوط تعلقات استوار کرنے میں مدد کرنے کے ساتھ ساتھ، یہ حل ادائیگی اور فنانس مینجمنٹ میں استعداد کار کو بہتر بنانے میں مدد کرتے ہیں، AP ٹیموں کو کم وقت میں زیادہ حاصل کرنے کے قابل بناتے ہیں، خودکار عمل کے ساتھ جو وقت کا ایک حصہ لیتے ہیں، زیادہ درستگی اور کم غلطیوں کو یقینی بناتے ہیں۔ 2024 خودکار AP کو نافذ کرنے یا تیزی سے مسابقتی خوردہ ماحول میں پیچھے رہ جانے کا سال ہے۔
کے بارے میں مصنف: ناتھن اولیئر سافٹ ویئر کمپنی اوپن ای سی ایکس میں سی ای او ہیں۔
سے ماخذ ریٹیل انسائٹ نیٹ ورک
ڈس کلیمر: اوپر بیان کردہ معلومات علی بابا ڈاٹ کام سے آزادانہ طور پر retail-insight-network.com کے ذریعے فراہم کی گئی ہے۔ Cooig.com بیچنے والے اور مصنوعات کے معیار اور وشوسنییتا کے بارے میں کوئی نمائندگی اور ضمانت نہیں دیتا۔
