ایک کامیاب کاروبار چلانا اکثر بھاری ثابت ہو سکتا ہے۔ مناسب انتظام میں نرمی کے طریقہ کار کی عدم موجودگی اس بات کو درست ثابت کرتی ہے۔ مثال کے طور پر، مختلف کاموں کو آزادانہ طور پر کرنا، جیسے سپلائی مینجمنٹ، مینوفیکچرنگ ریسورس پلاننگ، اور انسانی وسائل، مشکل اور تھکا دینے والے ہو سکتے ہیں۔
اس کی وجہ سے، ERP سسٹم کا استعمال آپریشنل اخراجات کو تقریباً کم کر سکتا ہے۔ 23 فیصد اوسطاً اس نے کہا، یہ مضمون ERP کی وضاحت کرے گا، پھر وضاحت کرے گا کہ یہ کیسے کام کرتا ہے اور کاروباری اداروں کو اسے کیوں اپنانا چاہیے۔
کی میز کے مندرجات
ERP (انٹرپرائز ریسورس پلاننگ) کیا ہے؟
ERP سسٹم کیسے کام کرتا ہے؟
ERP کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے؟
3 قسم کے ERP سسٹمز
ERP ترقی کے رجحانات
نچلا نقطہ۔
ERP (انٹرپرائز ریسورس پلاننگ) کیا ہے؟
ERP ورک فلو کے عمل کو بڑھانے کے لیے مربوط مختلف خودکار ایپلی کیشنز کے معیاری صارف انٹرفیس کے ساتھ ایک متحد پلیٹ فارم ہے۔ اس عمل میں محکموں جیسے اکاؤنٹس، پروکیورمنٹ، سیلز، مارکیٹنگ، ہیومن ریسورس، مینوفیکچرنگ وغیرہ سے ڈیٹا ان پٹ جمع کرنا شامل ہے۔
نظام مرکزی ہے، جہاں ہر کوئی ہر محکمہ سے معلومات تک رسائی حاصل کر سکتا ہے۔ آسان الفاظ میں، ERP ایک جدید انٹرپرائز کے اندر لوگوں، عمل اور ٹیکنالوجی کو یکجا کرتا ہے۔
ERP سسٹم کیسے کام کرتا ہے؟
ایک ERP ڈیٹا ڈھانچے کے متعین معیار کو استعمال کرکے کام کرتا ہے۔ یہ آپ کی کمپنی کے دوسرے انٹرپرائز ماڈیولز کے ساتھ بھی مطابقت رکھتا ہے اور ایک ڈیٹا بیس سے کام کرتا ہے۔ مزید یہ کہ یہ معلومات کے بہاؤ کی اجازت دیتا ہے جہاں ایک اسٹیشن سے فیڈ ڈیٹا متعلقہ یا مجاز صارفین تک رسائی کے لیے فوری طور پر دستیاب ہوتا ہے۔
ڈیٹا تک جس کو بھی اس کی ضرورت ہوتی ہے اس تک رسائی حاصل ہوتی ہے اور ہر کسی کو معلومات سے متعلق ایک ہی صفحہ پر رکھتا ہے۔ مثال کے طور پر، ایک سے زیادہ آؤٹ لیٹس والا گیراج جو اسپیئر پارٹس خریدتا ہے، بریک پیڈ کو "فرنٹ بریک پیڈ" کا نام دے گا۔ جب ڈیٹا کو ERP میں فیڈ کیا جاتا ہے، تو دوسرے آؤٹ لیٹس کے صارفین دیکھ سکتے ہیں کہ کب سامنے والے بریک پیڈ (13 جوڑے) گیراج E کے ذریعے طلب کیے گئے ہیں۔
ڈیٹا عام طور پر تمام محکموں یا اسٹیشنوں میں حقیقی وقت میں ہوتا ہے۔ مینیجرز ہر محکمے کی کارکردگی کا تجزیہ کر سکتے ہیں اور ضرورت پڑنے پر تبدیلیاں تجویز کر سکتے ہیں۔
جبکہ سپلائی مینجمنٹ حاصل شدہ اشیاء کی تعداد اور قیمتوں کو آپس میں جوڑ سکتی ہے، سیلز ٹیم اسٹاک کی تصدیق کر سکتی ہے۔ محکمہ خزانہ رقم کا موازنہ کر سکتا ہے اور فروخت اور انوینٹری کی بنیاد پر مزید فنڈز جاری کرنے کا منصوبہ بنا سکتا ہے۔
ایک کمپنی اس وقت زیادہ سہولت کا تجربہ کرتی ہے جب وہ مخصوص کاروباری افعال کے لیے مختلف ماڈیولز حاصل کرتی ہے۔ ERP میں خودکار ڈیٹا کے بہاؤ کو بڑھانے کے لیے ماڈیولز کو مربوط کیا جا سکتا ہے۔
کچھ عام ERP ماڈیولز میں شامل ہیں؛
- : خزانہ عام طور پر سب سے زیادہ ERPs کی بنیاد. یہ مالیاتی ریکارڈوں کا انتظام کرتا ہے جیسے قابل ادائیگی اور قابل وصول اکاؤنٹس کا سراغ لگانا، نیز مالیاتی رپورٹنگ۔
- حصولی کے: خام مال اور تیار شدہ مصنوعات کی خریداری کا انتظام کرتا ہے۔ یہ اس بات کو بھی یقینی بناتا ہے کہ مصنوعات یا مواد کی ضرورت سے زیادہ یا کم خریداری نہیں ہے۔
- انسانی ذرائع کی انتظامی: کمپنیاں اپنی افرادی قوت کی معلوماتی تفصیلات کو منظم کرنے اور کارکردگی کے جائزوں کو ٹریک کرنے کے لیے ماڈیول کا استعمال کرتی ہیں۔
ERP کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے؟
ڈیٹا کو یکجا کرنے اور ایپلی کیشنز کو مربوط کرکے ورک فلو کو بہتر بنانے کے حوالے سے، ERP کاروبار کے لیے کام کرنا آسان بناتا ہے۔ تمام معلومات کو فیڈ اور ریئل ٹائم میں حاصل کیا جا سکتا ہے، آگے پیچھے کو ختم کر کے۔ درج ذیل عوامل کمپنیوں کے لیے ERP کی اہمیت کو واضح کرتے ہیں۔
ورک فلو کی مرئیت اور ہموار کرنا
ERP سافٹ ویئر کمپنی کے محکموں میں شفافیت کو بڑھاتا ہے۔ سافٹ ویئر تک رسائی کے ساتھ ہر ایک ایک ہی صفحے پر ہے کیونکہ معلومات ایک جیسی ہے۔
سافٹ ویئر اعلی درجے کی انتظامیہ سے مسلسل اپ ڈیٹ کی درخواستوں کی ضرورت کو بھی ختم کرتا ہے۔ انہیں بس سسٹم میں لاگ ان کرنے اور متعلقہ معلومات کو بازیافت کرنے کی ضرورت ہے۔
بزنس انٹیلی جنس اور ڈیٹا اینالیٹکس
ERPs کو ڈیٹا کی ترکیب اور تجزیہ کرنے کے لیے تیار کیا گیا ہے، ایک ایسا فنکشن جس کو ایک ماہر کے ذریعے انجام دینے کی ضرورت ہے۔ یہ سافٹ ویئر رجحانات کا تجزیہ کر سکتا ہے اور کمپنی کو اگلے اور پچھلے دفاتر میں ورک فلو کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتا ہے۔
نگرانی کو نمایاں کرنے سے، ERP سپلائی چین کے عمل میں رکاوٹوں کا حل پیش کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، جن اشیاء کی خریداری کی ضرورت ہوتی ہے وہ کئی اکائیوں کی طرف سے مختصر ہوتی ہیں جس کی وجہ سے قیمتوں میں فرق ہوتا ہے۔
کراس ڈپارٹمنٹ کا تعاون
ایک باہمی تعاون پر مبنی افرادی قوت موثر ہوتی ہے اور مختصر وقت میں بہت کچھ حاصل کر لیتی ہے۔ ایک ERP ہر ضرورت مند کے ساتھ حقیقی وقت میں معلومات کے اشتراک کو فروغ دیتا ہے۔ ڈیٹا میں معاہدے، خریداری کے آرڈر، انسانی وسائل کے ریکارڈ، اور کاروباری سرگرمیوں سے متعلق کوئی بھی معلومات شامل ہو سکتی ہیں۔
3 قسم کے ERP سسٹمز
مختلف قسم کے ERP سسٹمز کا انحصار کاروبار کی ضروریات پر ہوگا۔ کچھ کو کمپنی سے زیادہ اخراجات اٹھانے کی ضرورت پڑ سکتی ہے، دوسروں کو سستی یا قابل رسائی۔
آن پریمیس ERP
آن پریمیس ERP وہ جگہ ہے جہاں سافٹ ویئر کو پر رکھا گیا ہے۔ کمپنی کے احاطے اور اس کا انتظام کمپنی کے عملے کے ذریعہ اس کے بعد کی تنصیب کے بعد ایک IT ماہر کے ذریعہ کیا جاتا ہے۔ احاطے تک رسائی سسٹم کے لیے سیکورٹی کی ضمانت دیتی ہے، اور سرگرمیوں کی نگرانی کرنا آسان ہے۔ آن سائٹ ERP کا تقاضہ ہے کہ کمپنی کو باقاعدہ دیکھ بھال کرنے کے لیے ایک IT ڈیپارٹمنٹ ہو، جو کہ ایک لاگت ہے۔
کلاؤڈ پر مبنی ERP
یہ ERP سسٹم ہے جہاں ایک تیسرا فریق سروس کا انتظام کرتا ہے۔ اس سیٹ اپ کا سب سے اہم فائدہ یہ ہے کہ جب تک انٹرنیٹ کنیکشن موجود ہو کسی بھی مقام سے اسمارٹ فونز یا ٹیبلٹ پر ویب براؤزر کا استعمال کرتے ہوئے معلومات تک رسائی حاصل کی جاسکتی ہے۔
ERP کے اس فارم کو استعمال کرنے والی کمپنیاں عام طور پر لائسنس خریدتی ہیں یا مخصوص مدت کے لیے سبسکرائب کرتی ہیں۔ کمپنی تیسرے فریق سے سرورز کرائے پر لیتی ہے، اور اس کی معلومات کو ایک انفراسٹرکچر صارف کے طور پر کلاؤڈ میں محفوظ کیا جاتا ہے۔
دوسری کمپنیوں کے ساتھ کوئی اشتراک نہیں ہے، اور اسے اکثر واحد کرایہ دار کہا جاتا ہے۔ سیٹ اپ میں، کمپنی کے پاس اپنی مرضی کے مطابق کرنے کے لیے آزاد ہاتھ کے ساتھ زیادہ سافٹ ویئر کنٹرول ہے، جس سے کاروبار کے لیے مزید کام ہوتا ہے۔
ہائبرڈ ERP
یہ نظام سہولت کے لیے آن پریمیسس اور کلاؤڈ ERP کو یکجا کرتا ہے۔ ایک ادارہ دو درجے کی ہائبرڈ تعیناتی کو ڈیزائن کرنے کا انتخاب کر سکتا ہے جو ہیڈ کوارٹر میں آن پریمیس سسٹم رکھتا ہے اور کلاؤڈ سسٹم کو سیٹلائٹ دفاتر یا ذیلی اداروں کو مختص کرتا ہے۔
یا، کلاؤڈ حل مخصوص کاروباری ضروریات کے لیے موزوں ہو سکتے ہیں۔ جبکہ کچھ منتخب کاروباری مطالبات آن پریمیس تعیناتیوں کے ساتھ اچھی طرح کام کر سکتے ہیں۔ قطع نظر، ہموار ڈیٹا کے بہاؤ کو بڑھانے کے لیے دونوں سسٹمز کو جوڑنا ہوگا۔
ERP ترقی کے رجحانات
ERPs نے ایک طویل سفر طے کیا ہے، اور انہیں مزید متعلقہ بنانے کے لیے، کچھ رجحانات سسٹم کو ایک ضرورت بنا دیں گے۔ ان میں شامل ہیں؛
- چیزوں کا انٹرنیٹ (IoT): IoT سے مراد کمپیوٹرز اور دیگر آلات کا باہمی ربط ہے۔ IoT ریئل ٹائم ڈیٹا ٹریکنگ، اثاثہ جات کا انتظام، کارکردگی اور بہت کچھ پیش کرتا ہے۔ اسے کم دستی ان پٹ کی ضرورت ہوتی ہے، جس سے تکنیکی ماہرین کی ضرورت اور اس کے ساتھ آنے والے اخراجات کم ہوتے ہیں۔
- موبائل ERPs: چونکہ زیادہ لوگ اسمارٹ فونز استعمال کررہے ہیں، اس لیے یہ سمجھ میں آتا ہے کہ موبائل کے موافق ERPs کا مستقبل ہونا چاہیے۔ آج کل، اسمارٹ فونز میں پروسیسنگ کی زبردست صلاحیتیں ہیں جو ERPs کو سنبھال سکتی ہیں جو ملازمین کو اچھے انٹرنیٹ کنکشن کے ساتھ کہیں سے بھی کام کرنے کے قابل بناتی ہیں۔
مثال کے طور پر، ایک مینیجر دفتر سے دور ہونے پر اپنے فون کا استعمال کرتے ہوئے ادائیگیوں کی منظوری دے سکتا ہے۔
- مصنوعی انٹیلی جنس (AI): Siri، Alexa، Spotify، Xfinity اور مزید جیسی ٹیکنالوجیز کی آمد کے ساتھ، ایک فنکشن کو انجام دینے کے لیے وائس کمانڈ کے مصنوعی طور پر ذہین سافٹ ویئر کو ERP کے ساتھ ضم کرنا ممکن ہے۔
نچلا نقطہ۔
ERP جدید دور کی کمپنیوں اور درمیانی درجے کے کاروبار کا ایک لازمی حصہ بن گیا ہے۔ یہ عمل کو ہموار کرنے اور منظم اور معیاری ڈیٹا کے ساتھ زیادہ باہمی تعاون کے ماحول کو بڑھانے میں کارگر ثابت ہوا ہے۔
اس کا سب سے منفرد وصف ایک مرکزی کام کا ماحول بنانے کے لیے ایپلی کیشنز کو یکجا کرتے ہوئے عمل کا آٹومیشن ہے۔ مرکزی ماحول کمپنی کے لیے لاگت میں کمی کا ایک پیمانہ ہے جس میں زیادہ سے زیادہ ورک فلو اور طریقہ کار کی ضمانت ہے۔
