5 مراحل میں ٹرائل بیلنس کیسے بنائیں -

کبھی کبھی، کاروباری مالیات کبھی نہ ختم ہونے والی پہیلی کی طرح محسوس کر سکتے ہیں۔ آمدنی کا سراغ لگانے، اخراجات کی ادائیگی، اور ہر چیز میں اضافے کو یقینی بنانے کا تصور کریں، صرف اپنی کتابوں میں ایسی غلطی تلاش کرنے کے لیے جو ہر چیز کو ختم کر دیتی ہے۔

کے مطابق پڑھائی انڈیانا یونیورسٹی سے، اکاؤنٹنگ کی 60% غلطیاں بک کیپنگ کی بنیادی غلطیوں سے آتی ہیں۔ لیکن یہ وہ جگہ ہے جہاں بہت سے کاروبار ٹرائل بیلنس استعمال کرتے ہیں۔ یہ ایک سادہ لیکن طاقتور ٹول ہے جو آپ کو غلطیوں کو بڑا مسئلہ بننے سے پہلے پکڑنے میں مدد کرتا ہے۔

اسے ایک مالیاتی چوکی کے طور پر سوچیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ آگے بڑھنے سے پہلے ہر ڈالر کا حساب لیا جائے۔ آزمائشی توازن کیا ہے اس پر گہری نظر چاہتے ہیں؟ اس بارے میں مزید جاننے کے لیے پڑھتے رہیں کہ ٹرائل بیلنس کیسے کام کرتا ہے اور آپ کو اس کا خیال کیوں رکھنا چاہیے (چاہے آپ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر استعمال کرتے ہوں)۔

ٹرائل بیلنس کیا ہے؟

ٹرائل بیلنس ایک مالیاتی رپورٹ ہے جو آپ کے جنرل لیجر میں تمام اکاؤنٹس کی فہرست بناتی ہے، ان کے ڈیبٹ اور کریڈٹ بیلنس دکھاتی ہے۔ یہ کوئی سرکاری مالی بیان نہیں ہے (اس لیے لفظ "ٹرائل") بلکہ یہ چیک کرنے کا ایک اندرونی ٹول ہے کہ آیا آپ کی کتابیں متوازن ہیں یا نہیں۔

اگر آپ کے کل ڈیبٹ کل کریڈٹ کے برابر ہیں تو مبارک ہو! آپ کے اکاؤنٹس متوازن ہیں۔ اگر وہ ایسا نہیں کرتے ہیں، تو مالی بیانات تیار کرنے یا آڈٹ کا سامنا کرنے سے پہلے غلطی کو تلاش کرنے اور اسے ٹھیک کرنے کا یہی آپ کا اشارہ ہے۔

ٹرائل بیلنس کیوں اہمیت رکھتا ہے؟

سنوبال کرنے سے پہلے بک کیپنگ کی غلطیوں کا پتہ لگاتا ہے۔

یقینی بناتا ہے کہ آپ کے مالی بیانات درست ہیں۔

گمشدہ یا نقل شدہ لین دین کو تلاش کرنے میں آپ کی مدد کرتا ہے۔

آڈٹ یا ٹیکس فائلنگ سے پہلے تناؤ کو کم کرتا ہے۔

ٹرائل بیلنس کیسے کام کرتا ہے؟

اگر آپ ڈبل انٹری اکاؤنٹنگ کا استعمال کرتے ہیں، تو ہر لین دین کے دو حصے ہوتے ہیں—ایک ڈیبٹ اور ایک کریڈٹ—جو ہمیشہ بیلنس ہونا چاہیے۔ مثال کے طور پر، آپ پہلے ٹرانزیکشن کو ریکارڈ کرتے ہیں جب یہ ہوتا ہے اور جب آپ کو ادائیگی موصول ہوتی ہے تو اسے دوبارہ اپ ڈیٹ کرتے ہیں۔ یاد رکھیں کہ اس ریکارڈ میں موجود تمام کھاتوں کا توازن صفر ہونا چاہیے۔

اگر کل ڈیبٹ اور کریڈٹ مماثل نہیں ہیں، تو آپ کو ایک مسئلہ درپیش ہے جسے ٹھیک کرنے کی ضرورت ہے۔ زیادہ اہم بات یہ ہے کہ ٹرائل بیلنس آپ کے جنرل لیجر سے تمام لین دین کا ایک الگ خلاصہ ہے، جو آپ کو یہ چیک کرنے میں مدد کرتا ہے کہ سب کچھ درست ریکارڈ کے ساتھ درست طریقے سے شامل ہوتا ہے۔

ٹرائل بیلنس میں کیا شامل ہے؟

ٹرائل بیلنس رپورٹ تین اہم کالموں پر مشتمل ہے:

اکاؤنٹ کے نام: تمام کھاتوں کی فہرست، جیسے کہ اثاثے، واجبات، آمدنی اور اخراجات۔

ڈیبٹ بیلنس: ہر اکاؤنٹ کے لیے کل ڈیبٹ دکھاتا ہے۔

کریڈٹ بیلنس: ہر اکاؤنٹ کے لیے کل کریڈٹ دکھاتا ہے۔

ٹرائل بیلنس بمقابلہ بیلنس شیٹ: کیا فرق ہے؟

بھورے رنگ کے لفافے میں "ٹرائل بیلنس" کے الفاظ

لوگ اکثر ٹرائل بیلنس کو بیلنس شیٹ کے ساتھ الجھاتے ہیں، لیکن وہ مختلف مقاصد کو پورا کرتے ہیں۔ ٹرائل بیلنس یہ چیک کرنے کا ایک اندرونی ٹول ہے کہ آیا اکاؤنٹس متوازن ہیں۔ اس کے برعکس، بیلنس شیٹ ایک کلیدی مالیاتی بیان ہے جو کمپنی کی مجموعی اقتصادی صحت کا سنیپ شاٹ فراہم کرتی ہے۔

کاروباری اداروں کو سالانہ بیلنس شیٹ بنانا چاہئے اور انہیں مالیاتی اداروں کے سرمایہ کاروں کے ساتھ بانٹنا چاہئے، جو انہیں اپنے مالیات کے انتظام کے لئے ضروری بناتے ہیں۔ دوسری طرف، ٹرائل بیلنس صرف اندرونی جانچ میں مدد کرتا ہے۔

آپ کو کتنی بار ٹرائل بیلنس تیار کرنا چاہئے؟

ہر رپورٹنگ مدت (ماہانہ یا سہ ماہی) کے لیے کم از کم ایک ٹرائل بیلنس شیٹ تیار کرنے پر غور کریں۔

جب بھی آپ کو اکاؤنٹنگ میں غلطی کا شبہ ہو تو ٹرائل بیلنس تیار کریں۔

ٹرائل بیلنس مالی بیانات یا ٹیکس تیار کرنے سے پہلے مدد کر سکتے ہیں۔

نوٹ: آپ جتنی بار ٹرائل بیلنس تیار کریں گے، غلطیوں کے ڈھیر ہونے کا امکان اتنا ہی کم ہوگا۔

کون ٹرائل بیلنس استعمال کرتا ہے؟

اکاؤنٹنگ اور بک کیپنگ پیشہ ور افراد کمپنی کے مالی ریکارڈ کو چیک کرنے کے لیے ٹرائل بیلنس کا استعمال کرتے ہیں۔ اگرچہ جدید اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر غلطیوں کو کم کرنے میں مدد کرتا ہے، لیکن آزمائشی بیلنس اب بھی اندرونی جائزوں کے لیے قیمتی ہیں۔

مثال کے طور پر، سینئر مینجمنٹ کو ٹرائل بیلنس رپورٹس مفید معلوم ہو سکتی ہیں کیونکہ وہ اہم مالی معلومات دکھانے میں مدد کرتی ہیں۔ اسی طرح، اکاؤنٹنگ ٹیمیں باقاعدہ جائزوں یا ممکنہ غلطیوں کی نشاندہی کے لیے ان پر انحصار کرتی ہیں۔

آزمائشی بیلنس کیسے تیار کریں (مرحلہ بہ قدم)

ایک کاروباری خاتون آزمائشی بیلنس تیار کر رہی ہے۔

مرحلہ 1: اکاؤنٹ بیلنس کا حساب لگائیں۔

کاروبار اپنے تمام لین دین کو عام لیجر میں ریکارڈ کرتے ہیں، ہر ایک کو ایک جرنل اندراج تفویض کرتے ہیں اور انہیں صحیح اکاؤنٹ سے منسلک کرتے ہیں۔ یہیں سے ٹرائل بیلنس کے لیے زیادہ تر معلومات آتی ہیں۔

آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم پر منحصر ہے، آپ کو مختلف اخراجات اور آمدنی کے ذرائع کو گروپ کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ مثال کے طور پر، آپ کے اکاؤنٹ کے قابل ادائیگیوں میں آپ کے ٹرائل بیلنس میں کل کو منتقل کرنے سے پہلے کئی چھوٹی ٹرانزیکشنز شامل ہو سکتی ہیں۔

مزید برآں، کاروباروں کو اپنی توجہ مخصوص ٹائم فریم پر رکھنے کے لیے ہر بیلنس کو بند کرنا چاہیے، عام طور پر ان کے اکاؤنٹنگ سائیکل (ماہانہ یا سہ ماہی)۔ تاہم، جب ضروری ہو تو وہ مختصر مدت کے لیے اپنے بیلنس کا بھی جائزہ لے سکتے ہیں۔

مرحلہ 2: ٹرائل بیلنس میں بیلنس منتقل کریں۔

اس کے بعد، اپنے جنرل لیجر میں بند ہونے والے بیلنس کو ٹرائل بیلنس میں منتقل کریں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ تمام اکاؤنٹس دونوں کے درمیان مماثل ہوں۔ بائیں کالم میں کل کریڈٹ (اکاؤنٹ کے ناموں کے ساتھ) اور دائیں طرف والے کالم میں کل ڈیبٹ ریکارڈ کریں۔

یہاں پوری توجہ دیں! غلط کالم میں یا غلط اکاؤنٹ کے تحت رقم ریکارڈ کرنا آسان ہے۔ یہاں تک کہ ایک چھوٹی سی غلطی بھی آپ کا پورا ٹرائل بیلنس ختم کر سکتی ہے، غلطی کو تلاش کرنے اور اسے ٹھیک کرنے کی کوشش میں وقت ضائع کر سکتا ہے۔

مرحلہ 3: اپنے ڈیبٹ اور کریڈٹ کالمز شامل کریں۔

اپنے تمام کریڈٹ اور ڈیبٹ بیلنس شامل کریں۔ اگر آپ نے درست طریقے سے اقدامات کی پیروی کی ہے، تو یہ ایک تیز اور سیدھا عمل ہونا چاہیے۔ اگر آپ مائیکروسافٹ ایکسل جیسے اسپریڈشیٹ سافٹ ویئر کا استعمال کر رہے ہیں، تو آپ خودکار طریقے سے میچ کرنے کے لیے فارمولہ بھی استعمال کر سکتے ہیں۔

پھر، اپنے حتمی کل کو چیک کریں۔ کریڈٹ اور ڈیبٹ بیلنس مماثل ہونا چاہئے۔ اگر وہ ایسا کرتے ہیں تو اس کا مطلب ہے کہ آپ کی کتابیں متوازن ہیں۔ فرض کریں کہ وہ ایسا نہیں کرتے۔ فکر نہ کرو آزمائشی توازن کا پورا نقطہ ان اختلافات کو جلد پکڑنا ہے تاکہ آپ کسی بھی غلطی کو تلاش کر سکیں اور اس سے پہلے کہ وہ بڑا مسئلہ بن جائیں۔

مرحلہ 4: اگر ٹوٹل مماثل نہیں ہیں تو غلطیوں کی جانچ کریں۔

آپ کو یہ معلوم کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کے نمبر کیوں نہیں ملتے ہیں۔ لہذا، عام غلطیوں کو تلاش کر کے شروع کریں، جیسے غلط کالم یا اکاؤنٹ میں ڈیٹا درج کرنا، اعشاریہ کی غلط جگہیں، اور ٹرانزیکشن درج کرنا بھول جانا۔ ایک بار جب آپ کو خرابی مل جائے تو، تین سے پانچ مراحل پر واپس جائیں اور چیک کریں کہ آیا آپ کا مجموعی بیلنس ہے۔

نوٹ: اس عمل کو اس وقت تک دہراتے رہیں جب تک کہ سب کچھ درست نہ ہو جائے۔

مرحلہ 5: ٹرائل بیلنس بند کریں۔

عمل مکمل کرنے کے بعد، آپ اپنے ٹرائل بیلنس کو بند کر کے دستاویز کو محفوظ کر سکتے ہیں۔ اگر آپ کو بعد میں مدت کا جائزہ لینے یا اس میں توسیع کرنے کی ضرورت ہو تو یہ کام آ سکتا ہے۔ اگر آپ اسپریڈشیٹ سافٹ ویئر استعمال کر رہے ہیں، تو مستقبل کے ٹرائل بیلنس کو تیز اور آسان بنانے کے لیے بلٹ ان فارمولوں کے ساتھ ٹیمپلیٹ رکھنے پر غور کریں۔

آپ کے ٹرائل بیلنس میں درستگی کو یقینی بنانے کے لیے تجاویز

اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر استعمال کریں: QuickBooks، Xero، اور FreshBooks جیسے ٹولز میں سرمایہ کاری کرنے پر غور کریں، جو خود بخود ٹرائل بیلنس تیار کرتے ہیں۔ یہ ٹولز دستی ڈیٹا انٹری کے ساتھ عام ہونے والی غلطیوں کو کم کرنے میں مدد کریں گے۔ کچھ تو انوائس اور دیگر مالیاتی دستاویزات سے ڈیٹا نکالتے ہوئے اس عمل کو خودکار بناتے ہیں۔

باقاعدگی سے ریکارڈ بنائیں: آپ جتنی کثرت سے ٹرائل بیلنس تیار کریں گے، چھوٹی غلطیوں کو بڑے مسائل بننے سے پہلے پکڑنا اتنا ہی آسان ہوگا۔

معلومات کے بہاؤ کو ہموار کریں: اپنے اکاؤنٹنگ ڈیٹا کو مکس نہ کریں۔ آپ معلومات کے بہاؤ کو بہتر بنانے اور ہر چیز کو ایک جگہ پر منظم رکھنے کے لیے الیکٹرانک سسٹم استعمال کر سکتے ہیں۔

گول کرنا

اگرچہ بہت سے لوگ ٹرائل بیلنس کو اکاؤنٹنگ مشق کے طور پر دیکھتے ہیں، دوسرے اسے ایک اہم ٹول کے طور پر دیکھتے ہیں جو کاروباروں کو مالیاتی درستگی برقرار رکھنے، مہنگی غلطیوں کو روکنے اور کتابوں کے متوازن ہونے کو یقینی بنانے میں مدد کرتا ہے۔

چاہے آپ چھوٹے کاروبار کے مالک ہوں یا اکاؤنٹنٹ، باقاعدگی سے ٹرائل بیلنس چلانے سے آپ کا وقت، تناؤ اور پیسے کی طویل مدت میں بچت ہو سکتی ہے۔ یہاں تک کہ اگر آپ کو دستی ڈیٹا انٹری کا خیال پسند نہیں ہے، تو آپ اکاؤنٹنگ پلیٹ فارمز کے ساتھ ہمیشہ اس عمل کو خودکار کر سکتے ہیں۔

فروخت اور مارکیٹنگ

5 مراحل میں ٹرائل بیلنس کیسے بنائیں