پیٹی کیش کے لیے آپ کی گائیڈ اور اپنے کاروبار کے لیے اس کا منافع بخش انتظام کیسے کریں۔

کافی مشین ابھی ٹوٹ گئی ہے، اور آپ کو اپنے ملازم کو گرم کافی کے بیچ کے لیے قریبی دکان پر بھیجنا ہوگا۔ مسئلہ؟ ملازم کے پاس کوئی نقد رقم نہیں ہے، اور اس کا کریڈٹ کارڈ زیادہ سے زیادہ ہے۔ یہی وہ جگہ ہے جہاں معمولی نقدی کام آتی ہے۔

چھوٹی رقم کمپنیوں کو چھوٹے اخراجات کو سنبھالنے میں مدد کرتی ہے جن کے لیے کاروباری فنڈز میں ٹیپ کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ یہ بہت زیادہ تناؤ کو بچا سکتا ہے یا ملازمین کو معاوضہ دینے میں مدد کر سکتا ہے جب وہ اپنے فنڈز کاروبار کی جانب سے خرچ کرتے ہیں۔ لہذا اگر آپ چیزوں کو آسانی سے چلانے کے لیے اپنے کاروبار کے لیے ایک چھوٹا سا کیش فنڈ قائم کرنے کے لیے تیار ہیں، تو یہ گائیڈ اسی میں آتا ہے۔

پانچ آسان مراحل میں اپنی چھوٹی نقدی کو صحیح طریقے سے ترتیب دینے کا طریقہ دریافت کرنے کے لیے پڑھیں۔

کی میز کے مندرجات
چھوٹی نقدی کیا ہے؟
چھوٹی نقدی کی اقسام کیا ہیں؟
کاروباروں کو چھوٹی نقد رقم ترتیب دینے میں مدد کے لیے 5 اقدامات
کس طرح کاروبار اپنی چھوٹی نقدی کے انتظام کو بہتر بنا سکتے ہیں۔
پایان لائن

چھوٹی نقدی کیا ہے؟

چھوٹی رقم وہ چھوٹی رقم ہوتی ہے جسے کوئی کاروبار غیر متوقع اخراجات کے لیے الگ رکھتا ہے، جیسے کہ میٹنگ کے لیے کافی لینا یا دیر سے کام کرنے والے ملازم کے لیے رات کا کھانا ڈھانپنا۔ یہ اس وقت کارآمد ہوتا ہے جب باضابطہ معاوضے کے عمل کی پیشکش کرنا یا چیک لکھنا ناقابل عمل ہو گا یا بہت زیادہ وقت لگے گا۔

چھوٹی نقد رقم کیسے کام کرتی ہے اور اس کے فوائد کی ایک مثال

اپنے کام پر جاتے ہوئے، سارہ کو اس کے باس کی طرف سے ایک کال موصول ہوئی جس میں اس سے آخری منٹ کے دماغی طوفان کے سیشن کے لیے کچھ مارکر اور چسپاں نوٹ لینے کو کہا گیا۔ اپنے بٹوے میں صرف US$15 کے ساتھ اور کوئی کریڈٹ کارڈ نہیں، وہ لاگت کو پورا کرنے کی فکر کے باوجود سامان خریدتی ہے۔

خوش قسمتی سے، سارہ کے دفتر میں ایک چھوٹا سا نقد فنڈ ہے، اور اس کا باس اسے فوری طور پر معاوضہ دیتا ہے۔ اسے اپنے پیسے واپس حاصل کرنے کے لیے ہفتوں تک انتظار نہیں کرنا پڑتا۔ یہاں دوسری چیزیں ہیں جو کمپنیاں عام طور پر چھوٹی نقدی کا استعمال کرتی ہیں:

• دفتر کے لیے نمکین

• کافی چلتی ہے۔

• ڈلیوری ڈرائیوروں کے لیے تجاویز

چھوٹی نقدی کی اقسام کیا ہیں؟

1. عام چھوٹی رقم

یہ قسم پیسے کا ایک چھوٹا سا تالاب ہے جو روزمرہ کے غیر متوقع اخراجات کے لیے مختص کیا جاتا ہے۔ یہ دفتری سامان، ڈاک، یا ملازمین کے چھوٹے معاوضوں کا احاطہ کرنے کے لیے کارآمد ہے۔

2. معمولی نقدی کو متاثر کریں۔

امپریسٹ پیٹی کیش جاری ضروریات کے لیے ایک مخصوص رقم ہے، جیسے ملازمین کو سفری اخراجات کی ادائیگی۔ کاروبار ایک ہی توازن کو برقرار رکھنے کے لیے ان فنڈز کو باقاعدگی سے ٹاپ اپ کرتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ ان مخصوص اخراجات کے لیے رقم ہمیشہ دستیاب ہو۔

3. ہنگامی چھوٹی رقم

یہ فنڈز عام طور پر ان "صرف صورت میں" لمحات کے لیے رکھی گئی چھوٹی رقم ہوتی ہیں، جیسے کہ جب کوئی ونڈو غیر متوقع طور پر ٹوٹ جاتی ہے یا پرنٹر اچانک کام کرنا بند کر دیتا ہے۔ یہ فوری، غیر متوقع اخراجات کو پورا کرنے کے لیے موجود ہے۔

4. صوابدیدی چھوٹی نقد رقم

یہ فنڈ مینیجرز کو زیادہ مالی لچک دیتا ہے۔ وہ اس رقم کو اپنی صوابدید پر استعمال کر سکتے ہیں تاکہ محنتی ملازم کو تھوڑی سی ٹریٹ دے کر انعام دیا جا سکے یا کوئی ایسی چھوٹی چیز اٹھا سکیں جس کی بجٹ میں منصوبہ بندی نہیں کی گئی تھی۔

کاروباروں کو چھوٹی نقد رقم ترتیب دینے میں مدد کے لیے 5 اقدامات

اس بات کا یقین نہیں ہے کہ چھوٹے نقد فنڈز قائم کرتے وقت کہاں سے شروع کرنا ہے؟ کسی وقت میں تیار ہونے کے لیے ان آسان اقدامات پر عمل کریں۔ لیکن، سب سے پہلے، کاروباری اداروں کو یہ فیصلہ کرنا چاہیے کہ وہ اپنے ہنگامی فنڈز کو کہاں رکھیں گے، جیسے ایک لاک باکس، مقفل دراز، یا محفوظ اکاؤنٹ۔

مرحلہ 1: اکاؤنٹ کی حدیں مقرر کریں۔

اگلی چیز جو کاروباروں کو کرنی چاہیے وہ یہ ہے کہ وہ اپنے چھوٹے کیش فنڈ میں کتنی رقم رکھیں گے۔ جب کہ زیادہ تر دفاتر US$100 سے US$200 سے شروع ہوتے ہیں، کمپنیاں اپنی پیشن گوئی کی ضروریات کے مطابق اسے ایڈجسٹ کرسکتی ہیں۔ اس کے بعد، انہیں اس بات پر غور کرنا چاہیے کہ اکاؤنٹ کو کیسے اوپر کیا جائے۔

اس نقطہ کو ہم "ریپلیشمنٹ پوائنٹ" کہتے ہیں۔ مثال کے طور پر، US$100 کے چھوٹے کیش فنڈ کے ساتھ کاروبار US$15 سے کم ہونے پر اسے دوبارہ بھرنے کا انتخاب کرسکتا ہے۔ اس وقت، وہ اخراجات کو ریکارڈ کریں گے اور فنڈ کو اس کی اصل رقم پر واپس کرنے کے لیے ایک چیک لکھیں گے۔

مرحلہ 2: منتخب کریں کہ فنڈز کا انتظام کون کرے گا۔

کیا کاروبار میں آفس مینیجر ہے؟ اگر ہاں، تو وہ عام طور پر چھوٹے کیش فنڈ کو سنبھالنے کے لیے بہترین شخص ہوتے ہیں۔ تاہم، ایک چھوٹی ٹیم کے ساتھ کاروباری مالکان خود یہ ذمہ داری اٹھا سکتے ہیں۔

اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ کمپنیاں کیا سوچتی ہیں کہ بہترین آپشن ہے، انہیں یہ یقینی بنانا چاہیے کہ ایک وقت میں صرف ایک شخص فنڈ تک رسائی حاصل کر سکتا ہے۔ اس سے بے حساب نکالنے یا ممکنہ چوری کو روکنے میں مدد ملتی ہے۔ یہ فیصلہ کرنے کے بعد کہ انچارج کون ہے، کاروبار اپنے چھوٹے کیش لاک باکس میں فنڈز شامل کر سکتے ہیں یا چیک کیش کر سکتے ہیں۔

مرحلہ 3: ایک لاگ بنائیں

کاروبار لاگ ان کے بغیر اپنے چھوٹے نقد اخراجات کا حساب نہیں رکھ سکتے ہیں۔ جب بھی رقم نکلتی ہے یا اکاؤنٹ میں داخل ہوتی ہے، انچارج شخص کو اسے بنائے گئے لاگ میں ریکارڈ کرنا چاہیے۔ اس لیے ملازمین کے پاس فنڈ سے خرچ کی گئی کسی بھی رقم کی رسید ہونی چاہیے۔

مثال کے طور پر، اگر سارہ میٹنگ کے لیے کپ کیک خریدتی ہے اور معاوضہ چاہتی ہے، تو اسے ایک رسید ضرور فراہم کرنی چاہیے۔ اس کے بعد انچارج شخص رسید کا استعمال عام لیجر میں معمولی نقدی کے اخراجات کو ریکارڈ کرنے کے لیے کرے گا، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ وہ ہر چیز کا صحیح حساب رکھتے ہیں۔ یہاں ایک مثال ہے کہ ایک لاگ کیسا لگ سکتا ہے:

چھوٹے کیش لاگ کو درج ذیل اہم تفصیلات کا پتہ لگانا چاہیے: لین دین کی تاریخ، ایک مختصر تفصیل، شامل کی گئی نقد رقم، خرچ کی گئی رقم، اور بقیہ بیلنس۔ جب بیلنس دوبارہ بھرنے کی مقررہ سطح تک گر جاتا ہے، تو کاروبار فنڈ کو اس کی اصل رقم پر بحال کرنے کے لیے ایک چیک لکھ سکتے ہیں۔

مرحلہ 4: معمولی نقدی اخراجات کو ریکارڈ کریں اور ان میں صلح کریں۔

جب چھوٹی موٹی کیش سٹیش کم ہو رہی ہے، تو اس کا جائزہ لینے اور اسے دوبارہ بھرنے کے لیے مزید کیش شامل کرنے کا وقت ہے۔ کاروبار اپنی رسیدوں کو چھوٹے کیش لاگ میں درج کردہ چیزوں کے ساتھ ملا کر شروع کر سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہر چیز میں اضافہ ہوتا ہے۔ اگر فزیکل کیش اور لاگ ریکارڈز میں کوئی فرق ہے تو، کاروباری مالکان کو کسی بھی تضاد کا پتہ لگانا چاہیے۔ ایک بار جب سب کچھ مل جاتا ہے، کاروبار اپنے عام لیجر میں اخراجات کو ریکارڈ کر سکتے ہیں اور فنڈز کو بھر سکتے ہیں۔

مرحلہ 5: وقتاً فوقتاً چھوٹی نقدی کی حد کا دوبارہ جائزہ لیں۔

کیا کاروبار چھوٹی نقدی کو تیزی سے استعمال کر رہا ہے؟ اس کے بعد، چھوٹے نقد اکاؤنٹ میں جمع کی گئی رقم کو بڑھانے کا وقت آگیا ہے۔ تاہم، انہیں صرف اس بات کا جائزہ لیے بغیر رقم میں اضافہ نہیں کرنا چاہیے کہ وہ اس پر کس چیز پر خرچ کر رہے ہیں۔

مثال کے طور پر، اگر کاروبار اکثر دفتر کے لیے کافی خریدتا ہے، تو وہ ہر ہفتے معمولی رقم میں ڈوبنے کے بجائے باقاعدہ بجٹ استعمال کرنے پر غور کر سکتا ہے۔ اس طرح، کمپنیاں اپنے چھوٹے نقد فنڈ کو دوسرے چھوٹے، غیر متوقع اخراجات کے لیے رکھ سکتی ہیں۔

کس طرح کاروبار اپنی چھوٹی نقدی کے انتظام کو بہتر بنا سکتے ہیں۔

دستی عمل کو اکثر ایسے مسائل کا سامنا کرنا پڑتا ہے جس کی وجہ سے بجٹ خراب ہوتا ہے اور دھوکہ دہی کے امکانات بڑھ جاتے ہیں۔ تاہم، اخراجات کا انتظام کرنے والا سافٹ ویئر کاروباروں کو چھوٹی نقدی کو سنبھالنے میں مدد کرسکتا ہے۔ وہ ان کاموں کو خودکار بنانے، دستاویزات کو مرکزی بنا کر، مفاہمت کو تیز کرنے، اور معیاری ٹیمپلیٹس کے ساتھ آڈٹ کو آسان بنا کر ایروز اور غلط استعمال کو کم کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔

بہترین حصہ؟ کاروبار مختلف مقامات کے لیے سافٹ ویئر کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ کچھ خدمات، جیسے ہیپی، یہاں تک کہ پری پیڈ کارڈ بھی پیش کرتی ہیں، جو کلاؤڈ بیسڈ پلیٹ فارم سے رئیل ٹائم ٹریکنگ اور فنڈز کے انتظام کی اجازت دیتی ہیں۔ یہ کارکردگی کو بڑھانے اور چھوٹے نقد اخراجات پر قابو پانے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔

پایان لائن

اب تک، چھوٹے کاروباروں کو یہ فیصلہ کر لینا چاہیے تھا کہ آیا وہ ایک چھوٹا سا کیش فنڈ قائم کرنا چاہتے ہیں اور انہیں اس بات کا اچھا اندازہ ہونا چاہیے کہ اسے کیسے کرنا ہے۔ لیکن اس سے پہلے، چیزوں کو آسانی سے چلانے کے لیے ان کے پاس واضح ہدایات ہونی چاہئیں۔ ایک چھوٹی نقد پالیسی بنانا یاد رکھیں جو یہ بتاتی ہے کہ ملازمین کس چیز کے لیے رقم استعمال کر سکتے ہیں اور خرچ کی حدیں مقرر کر سکتے ہیں۔

پھر، وہ کسی دوسرے اکاؤنٹ سے حد سے زیادہ کچھ بھی طے کر سکتے ہیں۔ یہاں تک کہ اگر کاروبار میں صرف ایک ملازم تھا، ایک چھوٹا سا نقد فنڈ غیر متوقع اخراجات کو مؤثر طریقے سے پورا کرنے کے لیے کارآمد ہو سکتا ہے۔