คู่มือการจัดการเงินสดสำรองและวิธีจัดการให้ธุรกิจของคุณมีกำไร

เครื่องชงกาแฟเพิ่งพัง และคุณต้องส่งพนักงานไปที่ร้านใกล้บ้านเพื่อซื้อกาแฟร้อนสักแก้ว ปัญหาคือ พนักงานไม่มีเงินสด และบัตรเครดิตก็เต็มวงเงิน เงินสดสำรองจึงมีประโยชน์

เงินสดสำรองช่วยให้บริษัทจัดการค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่จำเป็นต้องใช้เงินจากธุรกิจ เงินสดสำรองช่วยลดความเครียดและช่วยชดเชยพนักงานเมื่อพวกเขาใช้เงินในนามของธุรกิจ ดังนั้น หากคุณพร้อมที่จะจัดตั้งกองทุนเงินสดสำรองเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น คู่มือนี้จะช่วยคุณได้

อ่านต่อเพื่อค้นพบวิธีตั้งค่าเงินสดสำรองของคุณอย่างถูกต้องในห้าขั้นตอนง่ายๆ

สารบัญ
เงินสดย่อยคืออะไร?
เงินสดย่อยมีประเภทอะไรบ้าง?
5 ขั้นตอนช่วยให้ธุรกิจตั้งค่าเงินสดสำรอง
ธุรกิจสามารถปรับปรุงการจัดการเงินสดย่อยได้อย่างไร
บรรทัดล่าง

เงินสดย่อยคืออะไร?

เงินสดสำรองคือเงินจำนวนเล็กน้อยที่ธุรกิจเก็บไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด เช่น ค่ากาแฟสำหรับการประชุม หรือค่าอาหารเย็นสำหรับพนักงานที่ทำงานดึก เงินสำรองนี้มีประโยชน์เมื่อต้องเสนอขั้นตอนการขอคืนเงินอย่างเป็นทางการ หรือเมื่อต้องเขียนเช็คซึ่งไม่สามารถทำได้จริงหรือใช้เวลานาน

ตัวอย่างการทำงานของเงินสดย่อยและผลประโยชน์ของมัน

ระหว่างทางไปทำงาน ซาราห์ได้รับโทรศัพท์จากเจ้านายของเธอ โดยขอให้เธอหยิบปากกาเมจิกและกระดาษโน้ตติดตัวไปสักสองสามแผ่นเพื่อใช้ในการประชุมระดมความคิดในนาทีสุดท้าย ด้วยเงินในกระเป๋าสตางค์เพียง 15 เหรียญสหรัฐและไม่มีบัตรเครดิต เธอจึงซื้ออุปกรณ์เหล่านี้แม้จะกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายก็ตาม

โชคดีที่สำนักงานของซาราห์มีกองทุนเงินสดสำรอง และเจ้านายของเธอก็คืนเงินให้เธอทันที เธอไม่จำเป็นต้องรอหลายสัปดาห์เพื่อรับเงินคืน ต่อไปนี้เป็นสิ่งอื่นๆ ที่บริษัทต่างๆ มักใช้เงินสดสำรอง:

• ของว่างสำหรับออฟฟิศ

• วิ่งกาแฟ

• เคล็ดลับสำหรับพนักงานส่งของ

เงินสดย่อยมีประเภทอะไรบ้าง?

1. เงินสดย่อยทั่วไป

เงินประเภทนี้เป็นเงินก้อนเล็กๆ ที่เก็บไว้สำหรับค่าใช้จ่ายในชีวิตประจำวันที่ไม่คาดคิด มีประโยชน์ในการชำระค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าไปรษณีย์ หรือเงินชดเชยพนักงานจำนวนเล็กน้อย

2. เงินสดสำรอง

เงินสำรองฉุกเฉินเป็นจำนวนเงินเฉพาะสำหรับความต้องการต่อเนื่อง เช่น การชดเชยค่าใช้จ่ายในการเดินทางให้กับพนักงาน ธุรกิจต่างๆ มักจะเติมเงินเหล่านี้เพื่อรักษาเงินให้เท่าเดิม เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายเฉพาะเหล่านี้เสมอ

3.เงินสดฉุกเฉิน

โดยปกติแล้ว เงินเหล่านี้จะเป็นเงินก้อนเล็กๆ ที่เก็บไว้ใช้ในกรณีฉุกเฉิน เช่น เมื่อหน้าต่างแตกโดยไม่คาดคิด หรือเครื่องพิมพ์หยุดทำงานกะทันหัน เงินเหล่านี้มีไว้สำหรับใช้จ่ายในกรณีฉุกเฉินที่ไม่คาดคิด

4. เงินสดสำรองตามดุลพินิจ

กองทุนนี้ช่วยให้ผู้จัดการมีความคล่องตัวทางการเงินมากขึ้น พวกเขาสามารถใช้เงินนี้ตามดุลยพินิจของตนเองเพื่อตอบแทนพนักงานที่ทำงานหนักด้วยของขวัญเล็กๆ น้อยๆ หรือซื้อของเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ได้วางแผนไว้ในงบประมาณ

5 ขั้นตอนช่วยให้ธุรกิจตั้งค่าเงินสดสำรอง

ไม่แน่ใจว่าควรเริ่มต้นอย่างไรเมื่อต้องตั้งเงินสดสำรอง? ปฏิบัติตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อให้พร้อมใช้งานได้ในเวลาอันสั้น แต่ก่อนอื่น ธุรกิจต่างๆ จะต้องตัดสินใจว่าจะเก็บเงินสำรองฉุกเฉินไว้ที่ใด เช่น กล่องล็อก ลิ้นชักล็อก หรือบัญชีที่ปลอดภัย

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าขีดจำกัดบัญชี

สิ่งต่อไปที่ธุรกิจควรทำคือกำหนดจำนวนเงินที่จะเก็บไว้ในกองทุนเงินสดสำรอง แม้ว่าสำนักงานส่วนใหญ่จะมีเงินเริ่มต้นที่ 100 ถึง 200 ดอลลาร์สหรัฐ แต่บริษัทต่างๆ สามารถปรับเปลี่ยนจำนวนเงินดังกล่าวได้ตามความต้องการที่คาดการณ์ไว้ หลังจากนั้น บริษัทต่างๆ จะต้องพิจารณาว่าจะเติมเงินเข้าบัญชีอย่างไร

จุดนี้เรียกว่า “จุดเติมเงิน” ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มีเงินสดสำรอง 100 ดอลลาร์สหรัฐ สามารถเลือกเติมเงินได้เมื่อเงินเหลือต่ำกว่า 15 ดอลลาร์สหรัฐ เมื่อถึงจุดนั้น พวกเขาจะบันทึกค่าใช้จ่ายและเขียนเช็คเพื่อคืนเงินเข้าเป็นจำนวนเดิม

ขั้นตอนที่ 2: เลือกผู้ที่จะจัดการกองทุน

ธุรกิจมีผู้จัดการสำนักงานหรือไม่? หากมี ผู้จัดการสำนักงานมักจะเป็นบุคคลที่เหมาะสมที่สุดในการจัดการกองทุนเงินสดย่อย อย่างไรก็ตาม เจ้าของธุรกิจที่มีทีมงานขนาดเล็กสามารถรับผิดชอบเรื่องนี้ได้ด้วยตนเอง

ไม่ว่าบริษัทจะคิดว่าตัวเลือกใดดีที่สุด บริษัทจะต้องแน่ใจว่ามีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงกองทุนได้ในแต่ละครั้ง ซึ่งจะช่วยป้องกันการถอนเงินโดยไม่ทราบสาเหตุหรือการโจรกรรมที่อาจเกิดขึ้นได้ หลังจากตัดสินใจแล้วว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ บริษัทต่างๆ สามารถเพิ่มเงินหรือถอนเช็คเข้าในตู้เซฟเงินสดสำรองของตนได้

ขั้นตอนที่ 3: สร้างบันทึก

ธุรกิจไม่สามารถติดตามค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยได้หากไม่มีการบันทึกรายการ ทุกครั้งที่เงินออกจากบัญชีหรือเข้าสู่บัญชี ผู้รับผิดชอบจะต้องบันทึกรายการนั้นในบันทึกที่สร้างขึ้น ดังนั้นพนักงานจะต้องมีใบเสร็จรับเงินสำหรับเงินที่ใช้จ่ายจากกองทุน

ตัวอย่างเช่น หากซาราห์ซื้อคัพเค้กสำหรับการประชุมและต้องการขอคืนเงิน เธอจะต้องจัดเตรียมใบเสร็จรับเงิน จากนั้นผู้รับผิดชอบจะใช้ใบเสร็จรับเงินเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยในสมุดบัญชีทั่วไป เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดอย่างถูกต้อง นี่คือตัวอย่างของลักษณะการบันทึก:

บันทึกเงินสดย่อยควรติดตามรายละเอียดสำคัญต่อไปนี้: วันที่ทำธุรกรรม คำอธิบายสั้นๆ เงินสดที่เพิ่มเข้าไป จำนวนเงินที่ใช้จ่าย และยอดคงเหลือ เมื่อยอดคงเหลือลดลงถึงระดับการเติมเงินที่กำหนด ธุรกิจต่างๆ จะสามารถเขียนเช็คเพื่อคืนเงินเป็นจำนวนเดิมได้

ขั้นตอนที่ 4: บันทึกและกระทบยอดค่าใช้จ่ายเงินสดย่อย

เมื่อเงินสดสำรองเริ่มหมดลง ก็ถึงเวลาตรวจสอบและเติมเงินสดเพิ่มเติมเพื่อเติมให้เต็ม ธุรกิจสามารถเริ่มต้นโดยการจับคู่ใบเสร็จกับสิ่งที่บันทึกไว้ในบันทึกเงินสดสำรองเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงกัน หากมีความแตกต่างระหว่างบันทึกเงินสดและบันทึกจริง เจ้าของธุรกิจจะต้องติดตามความคลาดเคลื่อนใดๆ เมื่อทุกอย่างลงตัวแล้ว ธุรกิจสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายในสมุดบัญชีทั่วไปและเติมเงินได้

ขั้นตอนที่ 5: ประเมินวงเงินเงินสดสำรองเป็นระยะ

ธุรกิจกำลังใช้เงินสดสำรองหมดอย่างรวดเร็วหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น ถึงเวลาเพิ่มจำนวนเงินที่ฝากเข้าในบัญชีเงินสดสำรองแล้ว อย่างไรก็ตาม พวกเขาไม่ควรเพิ่มจำนวนเงินโดยไม่ตรวจสอบว่าพวกเขาใช้เงินไปกับอะไร

ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจซื้อกาแฟให้ออฟฟิศบ่อยๆ บริษัทอาจพิจารณาใช้เงินงบประมาณปกติแทนที่จะใช้เงินสดสำรองทุกสัปดาห์ วิธีนี้จะช่วยให้บริษัทสามารถเก็บเงินสำรองไว้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่คาดคิดอื่นๆ

ธุรกิจสามารถปรับปรุงการจัดการเงินสดย่อยได้อย่างไร

กระบวนการด้วยตนเองมักประสบปัญหาที่นำไปสู่การจัดทำงบประมาณที่ไม่ดีและเพิ่มโอกาสในการฉ้อโกง อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายสามารถช่วยให้ธุรกิจจัดการเงินสดสำรองได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์สามารถช่วยทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติ ลดการใช้เงินอย่างไม่ถูกต้องและการใช้ในทางที่ผิดด้วยการรวมเอกสารไว้ที่ส่วนกลาง เร่งการกระทบยอด และลดความซับซ้อนของการตรวจสอบด้วยเทมเพลตมาตรฐาน

ส่วนที่ดีที่สุดคือ ธุรกิจสามารถปรับแต่งซอฟต์แวร์ให้เหมาะกับสถานที่ต่างๆ ได้ บริการบางอย่าง เช่น Happay นำเสนอบัตรเติมเงิน ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามและจัดการเงินแบบเรียลไทม์จากแพลตฟอร์มบนคลาวด์ ถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพและควบคุมค่าใช้จ่ายเงินสดสำรอง

บรรทัดล่าง

ในตอนนี้ ธุรกิจขนาดเล็กควรตัดสินใจได้แล้วว่าจะจัดตั้งกองทุนเงินสดย่อยหรือไม่ และควรมีแนวคิดที่ดีว่าต้องทำอย่างไร แต่ก่อนหน้านั้น พวกเขาต้องมีแนวทางที่ชัดเจนเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น อย่าลืมสร้างนโยบายเงินสดย่อยที่ระบุว่าพนักงานสามารถใช้เงินนี้ทำอะไรได้บ้าง และกำหนดวงเงินการใช้จ่าย

จากนั้นพวกเขาสามารถชำระเงินที่เกินขีดจำกัดจากบัญชีอื่นได้ แม้ว่าธุรกิจจะมีพนักงานเพียงคนเดียว กองทุนเงินสดสำรองก็อาจมีประโยชน์ในการครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดได้อย่างมีประสิทธิภาพ