วิธีการสร้างงบดุลทดลองใน 5 ขั้นตอน

บางครั้งการเงินของธุรกิจอาจดูเหมือนปริศนาที่ไม่มีวันจบสิ้น ลองนึกภาพการติดตามรายรับ การชำระค่าใช้จ่าย และการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างรวมกันเป็นหนึ่ง แต่กลับพบว่ามีข้อผิดพลาดในบัญชีของคุณซึ่งทำให้ทุกอย่างคลาดเคลื่อน

ตามที่ เรียน จากมหาวิทยาลัยอินเดียนา พบว่าข้อผิดพลาดทางการบัญชี 60% เกิดจากข้อผิดพลาดในการทำบัญชีพื้นฐาน แต่ธุรกิจจำนวนมากใช้งบดุลทดลองเพื่อแก้ปัญหานี้ งบดุลทดลองเป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังที่ช่วยให้คุณจับผิดข้อผิดพลาดได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ลองนึกถึงมันว่าเป็นจุดตรวจสอบทางการเงิน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกดอลลาร์ได้รับการบันทึกก่อนที่จะดำเนินการต่อไป ต้องการทราบข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับงบดุลทดลองหรือไม่ อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานของงบดุลทดลองและเหตุใดคุณจึงควรใส่ใจเรื่องนี้ (แม้ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์บัญชีก็ตาม)

สารบัญ
งบดุลทดลองคืออะไร?
    เหตุใดงบดุลทดลองจึงมีความสำคัญ?
งบดุลทดลองทำงานอย่างไร?
งบดุลทดลองประกอบด้วยอะไรบ้าง?
งบดุลทดลอง กับ งบดุล มีความแตกต่างกันอย่างไร?
คุณควรเตรียมงบดุลทดลองบ่อยเพียงใด?
ใครบ้างที่ใช้งบดุลทดลอง?
วิธีการจัดทำงบดุลทดลอง (แบบทีละขั้นตอน)
    ขั้นตอนที่ 1: คำนวณยอดคงเหลือในบัญชี
    ขั้นตอนที่ 2: โอนยอดคงเหลือไปยังงบดุลทดลอง
    ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มคอลัมน์เดบิตและเครดิตของคุณ
    ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบข้อผิดพลาดหากยอดรวมไม่ตรงกัน
    ขั้นตอนที่ 5: ปิดงบดุลทดลอง
เคล็ดลับเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องแม่นยำของงบดุลทดลองของคุณ
การปัดเศษขึ้น

งบดุลทดลองคืออะไร?

งบดุลทดลองคือรายงานทางการเงินที่แสดงรายการบัญชีทั้งหมดในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยแสดงยอดคงเหลือเดบิตและเครดิตของบัญชีเหล่านั้น งบดุลนี้ไม่ใช่งบการเงินอย่างเป็นทางการ (จึงเรียกว่า “งบดุลทดลอง”) แต่เป็นเครื่องมือภายในที่ใช้ตรวจสอบว่าบัญชีของคุณสมดุลหรือไม่

หากยอดเดบิตทั้งหมดของคุณเท่ากับยอดเครดิตทั้งหมด ขอแสดงความยินดีด้วย บัญชีของคุณมียอดดุล หากไม่เป็นเช่นนั้น แสดงว่าคุณต้องหาและแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะจัดทำงบการเงินหรือถูกตรวจสอบบัญชี

เหตุใดงบดุลทดลองจึงมีความสำคัญ?

• ตรวจจับข้อผิดพลาดทางการทำบัญชีก่อนที่จะเกิดการลุกลาม

• ช่วยให้มั่นใจว่างบการเงินของคุณถูกต้อง

• ช่วยให้คุณตรวจพบธุรกรรมที่หายไปหรือซ้ำซ้อน

• ลดความเครียดก่อนการตรวจสอบหรือการยื่นภาษี

งบดุลทดลองทำงานอย่างไร?

หากคุณใช้ระบบบัญชีคู่ ธุรกรรมแต่ละรายการจะมีสองส่วน คือ เดบิตและเครดิต ซึ่งควรสมดุลกันเสมอ ตัวอย่างเช่น คุณจะบันทึกธุรกรรมก่อนเมื่อธุรกรรมเกิดขึ้น และอัปเดตอีกครั้งเมื่อได้รับการชำระเงิน โปรดจำไว้ว่าบัญชีทั้งหมดในบันทึกนี้ควรสมดุลเป็นศูนย์

หากยอดเดบิตและเครดิตไม่ตรงกัน แสดงว่ามีปัญหาที่ต้องแก้ไข ที่สำคัญกว่านั้น งบดุลทดลองเป็นรายการสรุปแยกของธุรกรรมทั้งหมดจากบัญชีแยกประเภททั่วไป ช่วยให้คุณตรวจสอบว่าข้อมูลทั้งหมดรวมกันถูกต้องและมีบันทึกที่ถูกต้อง

งบดุลทดลองประกอบด้วยอะไรบ้าง?

รายงานงบดุลทดลองประกอบด้วย 3 คอลัมน์หลัก:

• ชื่อบัญชี: รายการบัญชีทั้งหมด เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ และค่าใช้จ่าย

• ยอดคงเหลือเดบิต: แสดงรายการเดบิตรวมของแต่ละบัญชี

• ยอดคงเหลือเครดิต: แสดงเครดิตรวมของแต่ละบัญชี

งบดุลทดลอง กับ งบดุล มีความแตกต่างกันอย่างไร?

ผู้คนมักสับสนระหว่างงบดุลกับงบทดลอง แต่จริงๆ แล้วงบทั้งสองนี้มีวัตถุประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน งบทดลองเป็นเครื่องมือภายในที่ใช้ตรวจสอบความสมดุลของบัญชี ในทางตรงกันข้าม งบดุลเป็นงบการเงินสำคัญที่ให้ภาพรวมของสุขภาพเศรษฐกิจโดยรวมของบริษัท

ธุรกิจควรจัดทำงบดุลเป็นประจำทุกปีและแบ่งปันงบดุลกับนักลงทุนสถาบันการเงิน ซึ่งถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารการเงิน ในทางกลับกัน งบดุลทดลองจะช่วยในการตรวจสอบภายในเท่านั้น

คุณควรเตรียมงบดุลทดลองบ่อยเพียงใด?

• พิจารณาเตรียมงบดุลทดลองอย่างน้อยหนึ่งงบสำหรับทุกงวดการรายงาน (รายเดือนหรือรายไตรมาส)

• เตรียมงบดุลทดลองทุกครั้งที่คุณสงสัยว่ามีข้อผิดพลาดทางการบัญชี

• งบดุลทดลองสามารถช่วยได้ก่อนที่จะเตรียมงบการเงินหรือภาษี

หมายเหตุ ยิ่งคุณจัดทำงบดุลทดลองบ่อยมากเท่าไร โอกาสที่ข้อผิดพลาดจะเกิดขึ้นก็จะน้อยลงเท่านั้น

ใครบ้างที่ใช้งบดุลทดลอง?

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีและการทำบัญชีใช้งบดุลทดลองเพื่อตรวจสอบบันทึกทางการเงินของบริษัท แม้ว่าซอฟต์แวร์บัญชีสมัยใหม่จะช่วยลดข้อผิดพลาดได้ แต่งบดุลทดลองก็ยังมีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบภายใน

ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารระดับสูงอาจพบว่ารายงานงบดุลทดลองมีประโยชน์ เนื่องจากช่วยแสดงข้อมูลทางการเงินที่สำคัญ ในทำนองเดียวกัน ทีมบัญชีก็พึ่งพารายงานงบดุลดังกล่าวในการตรวจสอบเป็นประจำหรือระบุข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

วิธีการจัดทำงบดุลทดลอง (แบบทีละขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 1: คำนวณยอดคงเหลือในบัญชี

ธุรกิจต่างๆ จะบันทึกรายการธุรกรรมทั้งหมดไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยกำหนดให้แต่ละรายการมีรายการบัญชีแยกประเภทและเชื่อมโยงกับบัญชีที่ถูกต้อง นี่คือที่มาของข้อมูลส่วนใหญ่สำหรับงบดุลทดลอง

คุณอาจต้องจัดกลุ่มค่าใช้จ่ายและแหล่งที่มาของรายได้ที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับระบบบัญชีของคุณ ตัวอย่างเช่น บัญชีเจ้าหนี้ของคุณอาจมีธุรกรรมเล็กๆ หลายรายการที่ต้องนำมารวมกันก่อนจะโอนยอดรวมไปยังงบดุลทดลองของคุณ

นอกจากนี้ ธุรกิจต่างๆ จะต้องปิดยอดคงเหลือแต่ละงวดเพื่อให้มุ่งเน้นไปที่กรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งโดยปกติจะเป็นรอบบัญชี (รายเดือนหรือรายไตรมาส) อย่างไรก็ตาม ธุรกิจยังสามารถตรวจสอบยอดคงเหลือในช่วงเวลาสั้นๆ ได้หากจำเป็น

ขั้นตอนที่ 2: โอนยอดคงเหลือไปยังงบดุลทดลอง

ขั้นตอนต่อไป ให้ย้ายยอดคงเหลือในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปไปที่งบดุลทดลอง โดยให้แน่ใจว่าบัญชีทั้งหมดตรงกัน บันทึกยอดเครดิตรวมในคอลัมน์ด้านซ้าย (ถัดจากชื่อบัญชี) และยอดเดบิตรวมในคอลัมน์ด้านขวาสุด

โปรดใส่ใจให้ดี! การบันทึกจำนวนเงินในคอลัมน์ที่ไม่ถูกต้องหรือในบัญชีที่ไม่ถูกต้องนั้นเป็นเรื่องง่าย แม้แต่ข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้งบดุลทดลองของคุณเสียหายได้ ทำให้เสียเวลาในการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาด

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มคอลัมน์เดบิตและเครดิตของคุณ

รวมยอดเงินคงเหลือในบัญชีเครดิตและเดบิตทั้งหมดของคุณ หากคุณทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง ขั้นตอนนี้ควรจะรวดเร็วและตรงไปตรงมา หากคุณใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต เช่น Microsoft Excel คุณยังสามารถใช้สูตรเพื่อจับคู่ให้โดยอัตโนมัติได้อีกด้วย

จากนั้นตรวจสอบยอดรวมสุดท้ายของคุณ ยอดเงินคงเหลือในบัญชีเครดิตและบัญชีเดบิตควรตรงกัน หากตรงกัน แสดงว่าบัญชีของคุณสมดุลดีแล้ว ไม่ต้องกังวล จุดประสงค์ของงบดุลทดลองคือเพื่อตรวจจับความแตกต่างเหล่านี้ในระยะเริ่มต้น เพื่อให้คุณสามารถค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบข้อผิดพลาดหากยอดรวมไม่ตรงกัน

คุณจะต้องหาสาเหตุว่าทำไมตัวเลขของคุณจึงไม่ตรงกัน ดังนั้น ให้เริ่มต้นด้วยการมองหาข้อผิดพลาดทั่วไป เช่น การป้อนข้อมูลในคอลัมน์หรือบัญชีที่ไม่ถูกต้อง จุดทศนิยมที่ผิดตำแหน่ง และการลืมป้อนรายการธุรกรรม เมื่อคุณพบข้อผิดพลาดแล้ว ให้ย้อนกลับไปที่ขั้นตอนที่ 3 ถึง 5 และตรวจสอบว่ายอดรวมของคุณสมดุลหรือไม่

หมายเหตุ ทำซ้ำขั้นตอนนี้ต่อไปจนกว่าทุกอย่างจะเรียงกันถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 5: ปิดงบดุลทดลอง

หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการแล้ว คุณสามารถปิดงบดุลทดลองและบันทึกเอกสารได้ ซึ่งอาจมีประโยชน์หากคุณต้องการตรวจสอบหรือขยายระยะเวลาในภายหลัง หากคุณใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต โปรดพิจารณาใช้เทมเพลตที่มีสูตรในตัวเพื่อให้งบดุลทดลองในอนาคตรวดเร็วและง่ายขึ้น

เคล็ดลับเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องแม่นยำของงบดุลทดลองของคุณ

• การใช้ซอฟต์แวร์บัญชี: ลองพิจารณาลงทุนในเครื่องมือต่างๆ เช่น QuickBooks, Xero และ FreshBooks ซึ่งจะสร้างงบดุลทดลองโดยอัตโนมัติ เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง เครื่องมือบางตัวยังทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติด้วยการดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และเอกสารทางการเงินอื่นๆ

• สร้างบันทึกเป็นประจำ: ยิ่งคุณเตรียมงบดุลทดลองบ่อยมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งง่ายต่อการตรวจพบข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

• ปรับปรุงการไหลเวียนข้อมูล: อย่าสับสนข้อมูลบัญชีของคุณ คุณสามารถใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อปรับปรุงการไหลของข้อมูลและจัดระเบียบทุกอย่างไว้ในที่เดียว

การปัดเศษขึ้น

ในขณะที่หลายๆ คนมองว่างบดุลทดลองเป็นการบัญชี แต่คนอื่นๆ มองว่างบดุลเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจรักษาความถูกต้องทางการเงิน ป้องกันข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง และทำให้แน่ใจได้ว่าบัญชีมีการสมดุล

ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือเป็นนักบัญชี การทำงบดุลทดลองเป็นประจำจะช่วยประหยัดเวลา ลดความเครียด และประหยัดเงินในระยะยาว แม้ว่าคุณจะไม่ชอบแนวคิดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง แต่คุณก็สามารถทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติได้เสมอด้วยแพลตฟอร์มบัญชี