ใบแจ้งหนี้ทางการค้าเป็นเครื่องมือสำคัญในการเรียกเก็บเงินที่ใช้ในการค้าระหว่างประเทศ โดยทำหน้าที่เป็นบันทึกการทำธุรกรรมการขายและเอกสารการประกาศศุลกากรสำหรับพิธีการศุลกากร ใบแจ้งหนี้ทางการค้าโดยทั่วไปจะพัฒนามาจากใบแจ้งหนี้แบบ pro forma ซึ่งทำหน้าที่เป็นพื้นฐานและบทนำของใบแจ้งหนี้ดังกล่าว และเป็นเครื่องมือในการเจรจาเบื้องต้นซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดสินค้าและคำประกาศของผู้ขาย
เอกสารดังกล่าวจะระบุรายละเอียดที่สำคัญ เช่น คำอธิบายสินค้า จำนวน และมูลค่าต่อหน่วย รวมถึงสกุลเงิน ข้อมูลอื่นๆ ที่ต้องมี เช่น ตัวตนของซัพพลายเออร์/ผู้ผลิต ผู้ซื้อ และผู้รับสินค้าขั้นสุดท้าย รายละเอียดเหล่านี้จะต้องสอดคล้องกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น เลตเตอร์ออฟเครดิต (L/C) เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการหยุดชะงัก
ใบแจ้งหนี้ทางการค้าให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับพิธีการศุลกากร รวมถึงรหัสระบบพิกัดอัตราศุลกากร (HS) ซึ่งจำเป็นในการกำหนดประเภทภาษีศุลกากรและภาษีนำเข้าที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามรูปแบบที่จำเป็นของใบแจ้งหนี้ทางการค้าอย่างครบถ้วน จำเป็นต้องศึกษาข้อกำหนดเบื้องต้นเฉพาะประเทศ เนื่องจากบางประเทศอาจกำหนดให้ใช้แบบฟอร์มเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา อาจรวมหมายเลข Schedule B หรือรหัส HS ของสหรัฐอเมริกาเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการพิธีการศุลกากร
