การดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จนั้นมักจะเป็นเรื่องยากลำบาก การไม่มีกลไกที่เหมาะสมในการผ่อนคลายการจัดการพิสูจน์ให้เห็นว่าเป็นเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น การทำงานต่างๆ อย่างอิสระ เช่น การจัดการด้านอุปทาน การวางแผนทรัพยากรการผลิต และทรัพยากรบุคคล อาจเป็นเรื่องยากและน่าเบื่อหน่าย
ด้วยเหตุนี้การใช้ระบบ ERP จึงสามารถลดต้นทุนการดำเนินงานได้เกือบ ร้อยละ 23 โดยเฉลี่ยแล้ว บทความนี้จะอธิบาย ERP จากนั้นจะอธิบายว่ามันทำงานอย่างไรและทำไมธุรกิจต่างๆ จึงต้องนำมันมาใช้
สารบัญ
ERP (Enterprise Resource Planning) คืออะไร?
ระบบ ERP ทำงานอย่างไร?
เหตุใด ERP จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ?
ระบบ ERP มีอยู่ 3 ประเภท
แนวโน้มการพัฒนา ERP
จุดล่าง
ERP (Enterprise Resource Planning) คืออะไร?
ERP เป็นแพลตฟอร์มรวมที่มีอินเทอร์เฟซผู้ใช้มาตรฐานของแอปพลิเคชันอัตโนมัติต่างๆ ที่บูรณาการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเวิร์กโฟลว์ กระบวนการต่างๆ ได้แก่ การรวบรวมอินพุตข้อมูลจากแผนกต่างๆ เช่น บัญชี จัดซื้อ การขาย การตลาด ทรัพยากรบุคคล การผลิต เป็นต้น
ระบบนี้รวมศูนย์ ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลจากทุกแผนกได้ พูดง่าย ๆ ก็คือ ERP ผสมผสานบุคลากร กระบวนการ และเทคโนโลยีไว้ด้วยกันภายในองค์กรยุคใหม่
ระบบ ERP ทำงานอย่างไร?
ERP ทำงานโดยใช้มาตรฐานโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้ นอกจากนี้ยังเข้ากันได้กับโมดูลองค์กรอื่นๆ ของบริษัทคุณและทำงานจากฐานข้อมูลเดียว ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยให้การไหลของข้อมูลเกิดขึ้นได้ โดยข้อมูลที่ป้อนจากสถานีเดียวจะพร้อมให้ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องหรือได้รับอนุญาตเข้าถึงได้ทันที
ใครก็ตามที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลนี้ก็จะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และทุกคนก็จะเข้าใจข้อมูลนี้ตรงกัน ตัวอย่างเช่น อู่ซ่อมรถที่มีร้านค้าหลายแห่งที่ซื้ออะไหล่จะระบุชื่อผ้าเบรกว่า "ผ้าเบรกหน้า" เมื่อป้อนข้อมูลเข้าในระบบ ERP ผู้ใช้จากร้านค้าอื่นๆ ก็จะดูได้ว่าอู่ซ่อมรถ E ร้องขอผ้าเบรกหน้า (13 คู่) เมื่อใด
โดยปกติข้อมูลจะอยู่แบบเรียลไทม์ในทุกแผนกหรือทุกสถานี ผู้จัดการสามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพของแต่ละแผนกและเสนอการเปลี่ยนแปลงเมื่อจำเป็น
ในขณะที่การจัดการด้านอุปทานสามารถเชื่อมโยงจำนวนสินค้าที่ซื้อและราคา ทีมขายสามารถยืนยันสต็อกได้ แผนกการเงินสามารถเปรียบเทียบจำนวนและวางแผนปล่อยเงินเพิ่มเติมตามยอดขายและสินค้าคงคลัง
บริษัทจะพบกับความสะดวกสบายมากขึ้นเมื่อจัดหาโมดูลต่างๆ สำหรับฟังก์ชันทางธุรกิจเฉพาะ โมดูลเหล่านี้สามารถผสานรวมเพื่อปรับปรุงการไหลของข้อมูลอัตโนมัติในระบบ ERP ได้
โมดูล ERP ทั่วไปบางส่วนได้แก่:
- การเงิน: โดยทั่วไปแล้ว ERP มักมีพื้นฐานมาจากระบบ ERP ทั่วไป โดยจะจัดการบันทึกทางการเงิน เช่น การติดตามบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ รวมถึงการรายงานทางการเงิน
- การจัดหา: จัดการการจัดซื้อวัตถุดิบและผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป และยังช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีการซื้อผลิตภัณฑ์หรือวัสดุมากเกินไปหรือน้อยเกินไป
- การจัดการทรัพยากรมนุษย์:บริษัทต่างๆ ใช้โมดูลนี้เพื่อจัดการรายละเอียดข้อมูลพนักงานและติดตามผลการปฏิบัติงาน
เหตุใด ERP จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ?
ERP ช่วยให้การดำเนินธุรกิจเป็นเรื่องง่ายสำหรับการรวมข้อมูลและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์โดยการบูรณาการแอปพลิเคชันต่างๆ โดยสามารถป้อนและเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดได้แบบเรียลไทม์ จึงไม่ต้องเสียเวลาไปมาระหว่างกัน ปัจจัยต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของ ERP สำหรับบริษัทต่างๆ
การมองเห็นและการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
ซอฟต์แวร์ ERP ช่วยเพิ่มความโปร่งใสภายในแผนกต่างๆ ของบริษัท ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงซอฟต์แวร์จะอยู่ในเพจเดียวกันเนื่องจากข้อมูลเป็นข้อมูลเดียวกัน
ซอฟต์แวร์นี้ยังช่วยลดความจำเป็นในการขออัปเดตอย่างต่อเนื่องจากฝ่ายบริหารระดับสูง สิ่งที่ต้องทำคือล็อกอินเข้าสู่ระบบและดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ระบบธุรกิจอัจฉริยะและการวิเคราะห์ข้อมูล
ERP ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อสังเคราะห์และวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่ต้องดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญ ซอฟต์แวร์สามารถวิเคราะห์แนวโน้มและช่วยให้บริษัทปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในสำนักงานส่วนหน้าและส่วนหลังได้
การเน้นย้ำถึงข้อผิดพลาดทำให้ ERP สามารถเสนอโซลูชันสำหรับปัญหาคอขวดในกระบวนการห่วงโซ่อุปทานได้ ตัวอย่างเช่น สินค้าที่ต้องจัดซื้อมีจำนวนไม่เพียงพอหลายหน่วย ส่งผลให้ราคาไม่สมดุลกัน
การทำงานร่วมกันข้ามแผนก
บุคลากรที่ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จมากมายภายในเวลาอันสั้น ERP ส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูลแบบเรียลไทม์กับทุกคนที่ต้องการ ข้อมูลดังกล่าวอาจรวมถึงสัญญา ใบสั่งซื้อ บันทึกทรัพยากรบุคคล และข้อมูลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจ
ระบบ ERP มีอยู่ 3 ประเภท
ระบบ ERP แต่ละประเภทจะขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ บางประเภทอาจต้องให้บริษัทรับภาระต้นทุนที่มากขึ้น ในขณะที่บางประเภทอาจจ่ายได้หรือเข้าถึงได้
ERP ในสถานที่
ERP แบบภายในสถานที่คือที่ที่ซอฟต์แวร์ตั้งอยู่ สถานที่ตั้งบริษัท และบริหารจัดการโดยเจ้าหน้าที่ของบริษัทหลังจากติดตั้งโดยผู้เชี่ยวชาญด้านไอที การเข้าถึงสถานที่รับประกันความปลอดภัยของระบบและดูแลกิจกรรมต่างๆ ได้ง่าย ERP ในสถานที่ต้องการให้บริษัทมีแผนกไอทีเพื่อดำเนินการบำรุงรักษาเป็นประจำ ซึ่งมีค่าใช้จ่าย
ERP บนคลาวด์
ระบบ ERP นี้เป็นระบบที่บุคคลภายนอกเป็นผู้จัดการบริการ ข้อดีที่สำคัญที่สุดของการตั้งค่านี้ก็คือสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์บนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตจากจุดใดก็ได้ตราบใดที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
บริษัทที่ใช้ ERP ในรูปแบบนี้มักจะซื้อใบอนุญาตหรือสมัครใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่ง บริษัทเช่าเซิร์ฟเวอร์จากบุคคลที่สาม และข้อมูลของบริษัทจะถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์ในฐานะผู้ใช้โครงสร้างพื้นฐานรายเดียว
ไม่มีการแบ่งปันข้อมูลกับบริษัทอื่น และมักเรียกกันว่าผู้ใช้รายเดียว ในการตั้งค่า บริษัทจะสามารถควบคุมซอฟต์แวร์ได้มากขึ้นโดยสามารถปรับแต่งได้อย่างอิสระ ทำให้ธุรกิจมีงานมากขึ้น
ERP ไฮบริด
ระบบนี้ผสมผสาน ERP แบบภายในสถานที่และแบบคลาวด์เพื่อความสะดวก องค์กรสามารถเลือกออกแบบการปรับใช้แบบไฮบริดสองชั้นที่ยังคงระบบภายในสถานที่ไว้ที่สำนักงานใหญ่และจัดสรรระบบคลาวด์ให้กับสำนักงานสาขาหรือบริษัทสาขา
หรือโซลูชันคลาวด์อาจเหมาะสำหรับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะ ในขณะที่ความต้องการทางธุรกิจที่เลือกบางอย่างอาจทำงานได้ดีกับการใช้งานภายในสถานที่ อย่างไรก็ตาม ทั้งสองระบบจะต้องเชื่อมต่อกันเพื่อปรับปรุงการไหลของข้อมูลให้ราบรื่น
แนวโน้มการพัฒนา ERP
ERP ได้ก้าวมาไกลมาก และเพื่อให้มีความเกี่ยวข้องมากขึ้น เทรนด์บางอย่างจะทำให้ระบบมีความจำเป็น ซึ่งรวมถึง:
- อินเตอร์เน็ตของทุกสรรพสิ่ง (IoT): IoT หมายถึงการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่นๆ IoT ช่วยให้ติดตามข้อมูลแบบเรียลไทม์ จัดการทรัพย์สิน มีประสิทธิภาพ และอื่นๆ อีกมากมาย โดยต้องป้อนข้อมูลด้วยมือน้อยลง จึงลดความจำเป็นในการใช้ช่างเทคนิคและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง
- ระบบ ERP บนมือถือ:เนื่องจากผู้คนใช้สมาร์ทโฟนกันมากขึ้น จึงสมเหตุสมผลที่ ERP ที่รองรับอุปกรณ์พกพาจะเป็นอนาคต ปัจจุบัน สมาร์ทโฟนมีความสามารถในการประมวลผลที่ยอดเยี่ยมซึ่งสามารถจัดการ ERP ได้ ทำให้พนักงานสามารถทำงานจากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี
ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการสามารถอนุมัติการชำระเงินโดยใช้โทรศัพท์เมื่ออยู่นอกสำนักงาน
- ปัญญาประดิษฐ์ (AI):ด้วยการถือกำเนิดของเทคโนโลยีต่างๆ เช่น Siri, Alexa, Spotify, Xfinity และอื่นๆ ทำให้สามารถผสานซอฟต์แวร์คำสั่งเสียงอัจฉริยะเข้ากับ ERP เพื่อดำเนินการฟังก์ชันต่างๆ ได้
จุดล่าง
ERP ได้กลายมาเป็นส่วนสำคัญของบริษัทและธุรกิจระดับกลางในยุคปัจจุบัน โดยได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิผลในการปรับกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันด้วยข้อมูลที่เป็นระบบและเป็นมาตรฐาน
คุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์ที่สุดคือการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการต่างๆ ขณะบูรณาการแอปพลิเคชันเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานแบบรวมศูนย์ สภาพแวดล้อมแบบรวมศูนย์เป็นมาตรการลดต้นทุนสำหรับบริษัทพร้อมรับประกันเวิร์กโฟลว์และขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสมที่สุด
