Mwongozo wako wa Usimamizi Bora wa Mali katika Msururu wa Ugavi

Mali ni uti wa mgongo wa shirika lolote. Ni uhai unaofanya kampuni iendelee kufanya kazi, na inahitaji kusimamiwa kwa uangalifu na usahihi. Kudumisha kiwango cha kutosha cha hesabu kunaweza kufanya au kuvunja mafanikio ya biashara yoyote. 

Kwa bahati mbaya, 46% ya biashara ndogo na za kati (SMBs) haifuatilii hesabu au kutumia njia ya mwongozo. Hii inaweza kusababisha masuala mbalimbali, kama vile kukosa uwezo wa kutimiza maagizo kwa wakati, kupoteza mauzo kutokana na bidhaa ambazo hazipo kwenye soko, na mtiririko wa pesa uliopotea kutokana na orodha ya ziada.

Kwa kupunguza kumalizika kwa hisa na hisa nyingi kupitia usimamizi bora wa hesabu, biashara zinaweza kupunguza gharama za hesabu kwa hadi 10%. Lakini ni jinsi gani biashara hufikia kiwango hiki cha ufanisi katika kusimamia hesabu zao? Na ni mbinu gani ya usimamizi wa hesabu ni bora zaidi?

Endelea kusoma ili kujifunza jukumu la usimamizi wa hesabu katika msururu wa ugavi, na jinsi ya kuunda mfumo bora wa usimamizi wa hesabu kwa kutumia mikakati iliyojaribiwa na kuthibitishwa!

Orodha ya Yaliyomo
Usimamizi wa hesabu ni nini katika mnyororo wa usambazaji?
Ni aina gani za hesabu katika usimamizi wa ugavi?
Mbinu 6 za usimamizi bora wa hesabu
Jinsi ya kukuza mfumo mzuri wa usimamizi wa hesabu?
Tumia Wingu la Cooig ili kuboresha usimamizi wa hesabu

Usimamizi wa hesabu ni nini katika mnyororo wa usambazaji?

Usimamizi wa hesabu ni sehemu ya msingi ya usimamizi wa ugavi ambayo inahusika na kudumisha usawa sahihi wa hisa katika biashara. Kiini chake, ni mchakato wa kimfumo wa kupanga na kudhibiti uagizaji, uzalishaji na uhifadhi wa vitu vinavyohitajika kuendesha biashara, kutoka kwa malighafi hadi bidhaa zilizomalizika.

Usimamizi wa hesabu huruhusu biashara kuhakikisha kuwa sehemu na vijenzi vyote vinapatikana kwa kiwango kinachofaa kwa wakati ufaao, hivyo basi kuzuia hali ya kujaa au kupunguka. Kwa kupunguza hisa nyingi, biashara huondoa gharama zisizo za lazima na kutoa rasilimali ambazo zimefungwa kwenye ghala. 

Hesabu ya kimkakati na upangaji wa vifaa kuwezesha biashara kutarajia vipindi vya uhitaji wa juu, kupunguza hitaji la kuzalisha kupita kiasi au kuharakisha maagizo kupitia michakato ya uzalishaji. Zaidi ya hayo, kuepuka uhaba kwa kufuatilia kwa uangalifu viwango vya hesabu inamaanisha hakuna haja ya kuhangaika kutafuta bidhaa katika dakika ya mwisho, na hivyo kusababisha mtiririko mzuri wa bidhaa.

Ni aina gani za hesabu katika usimamizi wa ugavi?

Katika usimamizi wa mnyororo wa ugavi, kuelewa aina tofauti za orodha ni muhimu kwa upangaji bora na kufanya maamuzi. Kuna aina nne za msingi za hesabu ambazo ni muhimu kwa biashara za utengenezaji: malighafi, kazi-katika mchakato, bidhaa za kumaliza, na vitu vya MRO (matengenezo, ukarabati, na uendeshaji).

Malighafi

Malighafi ni sehemu ya kwanza katika mchakato wa uzalishaji, hutolewa kutoka kwa wasambazaji na kutumika kama pembejeo kuunda bidhaa zilizomalizika. Nyenzo hizi haziuzwi moja kwa moja kwa wateja. Kwa mfano, duka la keki linaweza kununua unga, sukari, na mayai kama malighafi zinazohitajika katika kuoka bidhaa zao.

Kazi-katika-mchakato

Hesabu ya mchakato wa kufanya kazi inawakilisha sehemu ambazo zimetolewa lakini bado hazijakamilika. Bidhaa hizi zinaweza kuwa zinasubiri upakiaji, kuweka lebo au usindikaji wa ziada kabla ya kuwa tayari kuuzwa. Mfano unaweza kuwa bidhaa kwenye mstari wa kuunganisha, kama vile baiskeli zilizounganishwa kwa kiasi au simu mahiri zinazosubiri kusakinishwa kwa skrini.

Bidhaa zilizokamilishwa

Bidhaa zilizokamilishwa hujumuisha bidhaa za mwisho zilizo tayari kuuzwa. Zinaweza kuuzwa moja kwa moja kwa wateja, au zinaweza kusafirishwa kwa kampuni nyingine kwa usindikaji zaidi kabla ya kuuzwa. Duka la nguo, kwa mfano, lingeweza kumaliza bidhaa kama vile mashati, suruali na jaketi zilizoonyeshwa vizuri kwenye rafu ili wateja wanunue.

Vitu vya MRO

Vitu vya MRO ni pamoja na sehemu, zana, na vifaa vinavyohitajika kwa uendeshaji, matengenezo, na ukarabati wa mashine na michakato. Zinaweza kuanzia sehemu ndogo kama skrubu na boli hadi vifaa vya matumizi kama vile wino wa kichapishi na vifaa vingine vya ofisi, kama vile kalamu na klipu za karatasi. Kwa mfano, kampuni ya uchapishaji ingehitaji katriji za wino, karatasi, na sehemu mbalimbali za kubadilishia mashine zao ili kuhakikisha utendaji kazi mzuri.

Mbinu 6 za usimamizi bora wa hesabu

Usimamizi wa hesabu unaweza kuwa maumivu ya kweli shingoni—inatumia muda mwingi, inachosha, na inachanganya hata wasimamizi waliobobea zaidi. Lakini kwa mbinu na mikakati sahihi, kwa kweli ni rahisi sana kuliko unavyoweza kufikiria. Hapa kuna sita za kawaida mbinu za usimamizi wa hesabu ambayo inaweza kusaidia biashara kufuatilia hesabu zao:

Kwanza-Kwanza, Kwanza-Kati (FIFO)

The Kwanza-Kwanza, Kwanza-Kati (FIFO) Mbinu ya usimamizi wa hesabu hufanya kazi kwa kanuni kwamba bidhaa zilizopokelewa kwanza zinapaswa kuuzwa/kutumika kwanza, kuhakikisha mzunguko wa hisa uliopangwa na mzuri. Mbinu hii haisaidii tu kudumisha ubora wa bidhaa lakini pia inachangia kupunguza gharama za kuhifadhi na kuharibika. Zaidi ya hayo, mbinu ya FIFO hutoa rekodi sahihi za hisa, ambazo kwa upande wake hurahisisha michakato ya ufuatiliaji na tathmini ya hesabu.

Mfano wa vitendo wa mbinu ya FIFO inayotumika ni dhahiri katika maduka ya kahawa ambayo yanauza maandazi mapya. Kwa kuweka keki zilizookwa mapema mchana mbele ya kipochi cha kuonyesha, duka la kahawa huwahimiza wateja kuzinunua kwanza. Kwa hivyo, duka huongeza hali mpya, hupunguza upotevu kutokana na bidhaa zilizookwa zilizochakaa au ambazo muda wake wa matumizi umeisha, na husimamia kwa ustadi orodha yake ili kudumisha ubora na mvuto wa matoleo yake.

Wa Mwisho, Wa Kwanza Kutoka (LIFO)

The Wa Mwisho, Wa Kwanza Kutoka (LIFO) njia inafanya kazi kinyume na FIFO dhana, ikisema kwamba vitu vilivyopokelewa hivi karibuni vinapaswa kuuzwa kwanza. Mbinu hii husaidia biashara kupunguza gharama zinazohusiana na mzunguko, uhifadhi na utunzaji wa orodha, hasa kwa bidhaa zisizoharibika na zinazofanana. LIFO ni ya manufaa hasa wakati wa kushughulika na vitu ambavyo vina gharama kubwa ya kuhifadhi au ni nyingi, na hivyo kufanya kuwa vigumu kusonga mara kwa mara.

Kutumia njia ya LIFO hutoa biashara kwa njia ya kukabiliana na mfumuko wa bei katika gharama ya bidhaa, kwani inadhania ya hivi karibuni, na pengine vitengo vya gharama kubwa zaidi, huuzwa kwanza. Mfano wa vitendo wa hii unaweza kuonekana katika yadi ya mbao. Kwa kuwa shehena mpya za mbao kwa kawaida hupangwa juu ya zile za zamani, wafanyakazi hunyakua vipande vya juu kwanza kwa wateja, na hivyo kufuata mbinu ya LIFO.

Kwa Wakati Uliopo (JIT)

The Kwa Wakati tu (JIT) njia ya usimamizi wa hesabu, iliyoanzishwa kwa mara ya kwanza na Toyota Motor Corporation, inasisitiza kuweka viwango vya chini vya hisa na kuagiza vitu kwa usahihi vinapohitajika. Mbinu hii inategemea utabiri sahihi wa mahitaji na ushirikiano ulioratibiwa vyema wa msururu wa ugavi, kuruhusu biashara kupunguza gharama za kuhifadhi, kubeba na kupitwa na wakati zinazohusiana na wingi wa bidhaa.

Mfano mkuu wa utekelezaji wa JIT unaweza kuonekana katika makampuni ya utengenezaji wa magari. Kwa mfano, laini ya kuunganisha inaweza kupokea vipengele muhimu kama vile injini, upitishaji umeme, au mifumo ya breki kabla ya kusakinishwa kwenye magari. Mbinu hii inapunguza hitaji la uhifadhi mkubwa kwenye tovuti, inapunguza gharama za kubeba, na kuhakikisha mnyororo wa ugavi ulio laini na unaoitikia zaidi.

Uchambuzi wa ABC

Uchambuzi wa ABC ni mbinu ya usimamizi wa hesabu ambayo huainisha bidhaa za hesabu katika kategoria tatu kulingana na thamani na umuhimu wake: Vipengee A vina thamani ya juu, vipengee B vina thamani ya wastani, na vitu vya C vina thamani ya chini. 

Mbinu hii ya kuainisha inafuata kanuni ya Pareto, au kanuni ya 80/20, inayopendekeza kuwa 20% ya bidhaa zinaweza kuchangia takriban 80% ya thamani ya orodha. Lengo ni kusaidia biashara kuzingatia rasilimali zaidi kwenye vitu vya thamani zaidi (A-items) huku kupunguza matumizi yasiyo ya lazima kwa bidhaa za bei ya chini (C-items).

Ili kufafanua njia hii, fikiria duka la vitabu ambalo hubeba bidhaa nyingi. Vitu vya thamani ya juu, kama vile vitabu vya toleo pungufu na nyenzo za gharama kubwa za kusoma, vinaweza kuainishwa kama 'A' vitu na kupewa kipaumbele kwa uwekaji na uwekaji upya. 

Wakati huo huo, riwaya za bei ya wastani zinaweza kuwa 'B' vitu na vitu vya thamani ya chini kama vile vifaa vya kuandikia na vialamisho vinaangukia katika kategoria 'C'. Kwa mbinu hii, duka la vitabu linaweza kusimamia vyema orodha yake, kuongeza nafasi yake ya rafu, na kuongeza faida.

Upangaji wa Mahitaji ya Vifaa (MRP)

Upangaji wa Mahitaji ya Vifaa (MRP) ni mbinu ya usimamizi wa hesabu inayotumia bili ya nyenzo (BOM) ili kubainisha kiasi kamili cha kila kipengee kinachohitajika kulingana na utabiri wa mauzo na makadirio ya nyakati za uzalishaji. 

BOM huorodhesha vipengele vyote muhimu kwa bidhaa iliyokamilishwa, ikiruhusu mifumo ya MRP kuvunja bidhaa, kutambua malighafi zinazohitajika, na kuzisambaza ipasavyo. MRP inasimamia nyenzo hizi, ikizifuatilia kutoka kwa risiti hadi kujifungua na katika mzunguko wa maisha yao yote.

Utekelezaji wa MRP huruhusu uratibu bora wa uzalishaji, ununuzi, na ratiba za utoaji, na hivyo kusababisha kupunguzwa kwa viwango vya hisa na gharama za kubeba. Pia hutoa mbinu iliyopangwa ya kupanga, kupunguza kumalizika kwa hisa, na kupunguza muda wa kuongoza.

Ili kutolea mfano, zingatia mtengenezaji wa vifaa vya elektroniki anayezalisha simu mahiri. Mfumo wa MRP utatoa hesabu kwa wingi wa vipengele vinavyohitajika, kama vile microchips, vichakataji, na casings. Kulingana na utabiri wa mauzo na malengo ya uzalishaji, mfumo huamua kiasi na muda unaohitajika kwa kila bidhaa na hujulisha idara husika kununua au kutengeneza vipengele ipasavyo.

Kiasi cha Agizo la Kiuchumi (EOQ)

Kiasi cha Agizo la Kiuchumi (EOQ) ni mbinu ya usimamizi wa hesabu ambayo huamua idadi kamili ya bidhaa za kuagiza kutoka kwa wasambazaji ili kupunguza jumla ya gharama zinazohusiana na kuagiza na kubeba hesabu. Mbinu hii inachukua mahitaji thabiti ya bidhaa lakini, katika ulimwengu halisi usiotabirika na unaobadilikabadilika, inaweza kubadilika ipasavyo. 

Mfano wa EOQ hujitahidi kusawazisha gharama za kuagiza mara kwa mara (ambayo huongeza gharama za kuagiza) na kuagiza sana (kuongezeka kwa gharama za kubeba), kwa lengo la usawa wa gharama nafuu zaidi kati ya hizo mbili.

Kwa mfano, fikiria duka la rejareja likiagiza mstari wa T-shirt kutoka kwa muuzaji. Kwa kutumia kielelezo cha EOQ, duka linaweza kukokotoa kiasi bora cha agizo ambacho kinapunguza limbikizo la gharama zinazohusiana na kuagiza, kutuma na kuhifadhi. Sema, kwa mfano, wanaamua kuwa EOQ yao ni vitengo 500. Hii ina maana kwamba wakati wowote wanahitaji kuweka upya safu hii maalum ya T-shirt, wanapaswa kuagiza vitengo 500 kwa wakati mmoja ili kufikia gharama ya chini kabisa.

Jinsi ya kukuza mfumo mzuri wa usimamizi wa hesabu?

Mfumo mzuri wa usimamizi wa hesabu unaweza kuwa tofauti kati ya biashara inayostawi na ile inayokumbwa na uhaba wa hisa, hisa nyingi na hesabu nyingi. Ili kurahisisha mambo, hapa kuna mchakato wa hatua 4 ambao utasaidia biashara kuunda mfumo bora wa usimamizi wa hesabu kwa shughuli zao za ghala:

Tathmini hali yako ya hesabu

Hatua ya kwanza ya kuunda mfumo wa usimamizi bora wa hesabu inahitaji uelewa kamili wa hali ya sasa ya hesabu. Tathmini hii si hesabu rahisi ya bidhaa, bali ni uchanganuzi wa kina unaozingatia aina za hesabu, idadi ya kila bidhaa, data ya mauzo, hali ya uhifadhi, na ufanisi wa michakato ya usafirishaji na upokeaji.

Hapa kuna muhtasari rahisi wa jinsi ya kutathmini hali ya hesabu:

Orodha ya kuorodhesha

Kwanza kabisa, tambua na uorodheshe kila aina ya hesabu katika biashara. Hii inaweza kuanzia:

• Malighafi
• Vipengee vya kazi katika mchakato
• Bidhaa zilizomalizika
• Vifaa vya MRO

Kuamua viwango vya hesabu

Ifuatayo, hesabu kiasi sahihi cha kila aina ya hesabu. Kwa kufanya hivyo, biashara zitakuwa zinaweka takwimu halisi dhidi ya kila aina ya orodha.

Kuchambua mauzo na mahitaji

Sasa ni wakati wa kuchambua data ya mauzo na makadirio ya mahitaji ya siku zijazo. Kazi hii ndogo ya upelelezi itasaidia biashara kutabiri ni bidhaa gani zinaweza kuhitajika sana na ambazo zinaweza kutuama.

Tathmini michakato ya usafirishaji na upokeaji

Hatimaye, tathmini taratibu za usafirishaji na upokeaji. Je, kuna maeneo ambayo ucheleweshaji hutokea mara nyingi? Je, unaona upungufu wowote unaoweza kutatuliwa?

Chagua mbinu ya usimamizi wa hesabu

Baada ya kutathmini kwa kina hali ya hesabu, hatua inayofuata ni kuamua mbinu sahihi ya usimamizi wa hesabu kutekeleza. Jedwali hapa chini linaonyesha hali bora za biashara kwa mbinu mbalimbali za usimamizi wa hesabu: 

Njia nyingine ya kuamua mkakati bora wa usimamizi wa hesabu ni kupitia KPI za vifaa. Jedwali lililo hapa chini linalingana na viashiria mbalimbali muhimu vya utendaji na aina zinazolingana za mbinu za hesabu kwa ulinganisho rahisi zaidi:

Tekeleza programu ya usimamizi wa ghala (WMS)

Baada ya kutathmini kwa kina hali ya hesabu na kuamua mbinu inayofaa zaidi ya usimamizi wa hesabu, sasa ni wakati wa kutambulisha teknolojia ambayo itaunganisha kwa urahisi na kurahisisha vipengele vyote vya ufuatiliaji wa orodha.

Programu ya usimamizi wa ghala (WMS) ni programu tumizi iliyoundwa ili kuboresha utendakazi wa ghala na usimamizi wa kituo cha usambazaji. Husaidia biashara katika kudhibiti na kusimamia shughuli za ghala kuanzia wakati bidhaa au nyenzo zinapoingia kwenye ghala hadi zinapoondoka.

Kagua na uboresha mara kwa mara

Usimamizi wa hesabu sio fomula ya kuweka-na-kusahau; ni mchakato wa kudumu. Uchambuzi wa hesabu wa mara kwa mara unahusisha mfululizo wa maswali muhimu ambayo husaidia kutathmini ufanisi na ufanisi wa mfumo wa sasa wa usimamizi wa hesabu. Hapa kuna baadhi ya maswali ya kuzingatia:

• Je, unafikia malengo yako ya mauzo ya hesabu?

• Je, ni mara ngapi unakumbana na hali za nje ya soko?

• Je, nafasi za ghala zimeboreshwa?

• Je, unatumia kiasi gani kwa gharama za uhifadhi?

• Je, bidhaa zozote kwenye hisa zimepitwa na wakati au zimeharibika?

Kumbuka, lengo hapa si kufikia ukamilifu katika kufagia mara moja bali kujihusisha katika uboreshaji unaoendelea, unaoongezeka.

Tumia Wingu la Cooig ili kuboresha usimamizi wa hesabu

Haja ya ufuatiliaji wa hesabu wa wakati halisi, usahihi wa eneo, na kujaza kiotomatiki ni muhimu zaidi kuliko hapo awali, haswa kwa biashara zilizo na maghala ya maeneo mengi. Na Cooig Cloud suluhisho, sasa inawezekana kufafanua upya jinsi usimamizi wa hesabu unavyoshughulikiwa.

Kwa mfano, Huduma ya Elastic Compute (ECS) huruhusu biashara kurekebisha kwa urahisi mifumo yao ya usimamizi wa ghala kulingana na mahitaji yanayokua, ikiungwa mkono na uwezo wa kompyuta wa utendaji wa juu na CPU za hivi punde za Intel.

Kwa kuongezea, Huduma za Hifadhidata za Uhusiano zinazosimamiwa kikamilifu za Cooig Cloud (RDS) sio tu kusaidia biashara katika kuunda hifadhidata za hesabu zilizopangwa sana lakini pia kuhakikisha kuwa zinapatikana kwa urahisi. 

Na kwa biashara zinazoangalia hatua za kubashiri, Uchanganuzi wa data wa Lake wa Cooig Cloud usio na seva na wa utendaji wa juu (DLA) huduma hutoa nguvu ya usindikaji wa data. DLA inaweza kutumika kwa utabiri wa mauzo na mahitaji, kutabiri uingiaji na utokaji wa hesabu, na kuboresha viwango vya hesabu kwa kuchakata kiasi kikubwa cha data iliyopangwa, iliyopangwa nusu na isiyo na muundo.

Mwisho kabisa, Blockchain ya Cooig Cloud kama Huduma (Baas) huhakikisha uwazi wa mwisho-hadi-mwisho katika kufuatilia vipengee vya orodha kutoka asili yao hadi kulengwa kwao. Kwa kuajiri BaaS, biashara hupata imani kuwa hakuna nakala za maagizo yanayofanywa kabla ya bidhaa kufikia rafu za ghala.

Kama tulivyoona, changamoto za usimamizi wa hesabu ni nyingi, lakini suluhisho ziko katika mifumo mahiri ya otomatiki na uhifadhi bora wa ghala. Kutoka kwa ufuatiliaji bora wa hesabu hadi utunzaji bora wa usafirishaji, haya ndiyo yote unahitaji kujua kuhusu mifumo ya usimamizi wa ghala!

Je, unatafuta suluhisho la vifaa na bei shindani, mwonekano kamili, na usaidizi unaopatikana kwa wateja kwa urahisi? Angalia Soko la vifaa vya Cooig.com leo.