Usimamizi wa mali ni sehemu ya msingi ya usimamizi mzuri wa ugavi. Haijalishi unauza nini, ufuatiliaji wa hesabu kwa uangalifu unaweza kusaidia kuweka mapato yakitiririka na wateja wakiwa na furaha.
Kampuni hutumia mbinu nyingi kuhakikisha viwango vya hisa ni bora na vinaleta faida. Lakini kuchagua mbinu sahihi za usimamizi wa hesabu si kazi rahisi, hasa kwa biashara inayokua kwa kasi. Ndio maana kuweka msingi sahihi tangu mwanzo ni muhimu sana.
Mwongozo huu unaelezea hisa tano mikakati ya usimamizi wa biashara za mtandaoni wanapaswa kujua na kampuni za vidokezo mahiri zinaweza kutuma maombi ili kuweka hesabu ikienda vizuri.
Orodha ya Yaliyomo
Usimamizi wa hesabu ni nini?
Kwa nini usimamizi wa hesabu ni muhimu?
KPI za usimamizi wa mali
Mbinu 5 za usimamizi wa hesabu kwa biashara ya mtandaoni
Vidokezo vya biashara za mtandaoni ili kudhibiti orodha
Hitimisho
Maswali Yanayoulizwa Sana kuhusu usimamizi wa mali
Usimamizi wa hesabu ni nini?
Usimamizi wa mali unashughulikia mikakati na zana ambazo makampuni hutumia kupokea, kupanga, kuhifadhi, kufuatilia na kuwasilisha bidhaa. Inajumuisha michakato yote ya kupata bidhaa tayari kwa mauzo, kutoka kwa uzalishaji au ununuzi hadi utoaji wa mwisho.
Usimamizi wa hesabu unalenga kuboresha mchakato wa kuweka hesabu na kupunguza gharama. Kadhalika, kampuni hudhibiti hesabu ili kuongeza kasi ya kupokea na kutimiza maagizo ili wateja wawe na furaha na biashara iende kwa kasi.
Kampuni kwa kawaida hutumia mifumo ya usimamizi wa hesabu kusaidia kupanga na kudhibiti hesabu kwa ufanisi. Mfumo wako wa hesabu unaweza kuwa lahajedwali au mfumo wa programu otomatiki, lakini la muhimu zaidi ni kwamba unaauni picha halisi ya biashara yako na kukuza ufanyaji maamuzi bora.
Kwa nini usimamizi wa hesabu ni muhimu?
Haijalishi ukubwa wa kampuni, orodha huchukua mtaji mwingi. Kwa hivyo, ni muhimu kulinda kipengee hicho na kutafuta njia bora zaidi za kukitumia - na ndiyo sababu kampuni zinatumia usimamizi wa orodha.
Hapa kuna sababu kadhaa kwa nini ni muhimu kufanya udhibiti mzuri wa hesabu:
- Kuza mwonekano wa hisa: Mwonekano wa hisa ni wakati unapoweza kujua kiwango na hali ya orodha yako kwa muhtasari. Mwonekano mbaya unaweza kusababisha viwango vya chini vya hisa au visivyo sahihi, au mbaya zaidi, inaweza kusababisha hisa iliyokwama au iliyokufa - orodha ambayo ungeweza kuuza lakini haukugundua.
- Okoa pesa: Hisa za ziada na zilizokwama huchukua tu nafasi ya hifadhi bila kutoa faida kwa uwekezaji wako. Lakini upangaji mzuri wa hesabu huhamisha bidhaa haraka na kutoka kwenye ghala lako na huokoa pesa kwenye hifadhi.
- Kuongeza mapato: Baadhi ya bidhaa zitauzwa haraka sana kila wakati, kwa sababu kama vile msimu au kubadilisha mapendeleo ya wateja. Lakini ukiwa na usimamizi mzuri wa hesabu, utajua hilo litakapotokea na uwe tayari kunufaika.
- Wafanye wateja waridhike: Wateja wako wanataka uwasilishaji wa haraka na sahihi, na kuunda mchakato wa usimamizi wa orodha ambao umefumwa husaidia kufikia hilo - na hatimaye kuhakikisha kuongezeka kwa kuridhika kwa wateja.
- Kuondoa taka: Mwisho, usimamizi mzuri wa hesabu huondoa upotevu wa rasilimali kutoka kwa hesabu iliyozidi na iliyoharibika. Utajifunza kilicho kwenye ghala lako na kuvihamisha haraka kabla ya tarehe ya kuziuza.
KPI za usimamizi wa mali
Ingawa ni muhimu kwa uuzaji wa faida, usimamizi wa hesabu pia ni mchakato mgumu. Kufuatilia vitu vyote vinavyosogea kwenye ghala lako, kutoka kwa usambazaji hadi utoaji, kunaweza kulemea. Lakini kuna viashirio kadhaa muhimu vya utendaji (KPIs) ambavyo vinaweza kukusaidia kuona picha kubwa haraka.
- Uwiano wa mauzo ya mali: KPI hii hupima jinsi hesabu inavyouzwa na kubadilishwa kwa haraka. Mauzo ya juu yanaonyesha kuwa biashara ni ya haraka na yenye ufanisi. Unaweza kukokotoa uwiano wa mauzo ya hesabu kwa kugawanya gharama ya bidhaa zinazouzwa kwa thamani ya wastani ya orodha.
- Omba usahihi wa utabiri: Utabiri wa mahitaji unatarajia mahitaji ya siku zijazo kwa kipindi fulani. Kwa kipimo hiki, unaweza kubainisha usahihi wa utabiri wako na kurekebisha ipasavyo, na hivyo kuongeza mauzo na kupunguza gharama za kubeba. Maana ya Mkengeuko Kabisa na Wastani wa Hitilafu ya Asilimia Kabisa ni njia za kukokotoa KPI hii.
- Kiwango cha agizo la nyuma: Maagizo ambayo hayawezi kuwasilishwa ni maagizo ya nyuma. Kiwango cha juu cha uagizaji wa bidhaa kinaonyesha upangaji wa mahitaji usio sahihi na kinaweza kusababisha kuridhika kwa wateja. Unaweza kukokotoa kiwango cha mpangilio wa nyuma kwa kugawanya idadi ya maagizo ambayo hayawezi kuwasilishwa kwa jumla ya idadi ya maagizo x 100.
- Kubeba gharama za hesabu: Gharama za kubeba ni jumla ya gharama za kudumisha hifadhi ya ghala. Zinajumuisha mtaji, nafasi ya kuhifadhi, huduma ya hesabu, na gharama za hatari za hesabu. Gharama kubwa za kubeba zinaonyesha ufanisi duni wa ghala. Kokotoa gharama za kubeba kwa kujumlisha kila moja ya vitu vinne vya gharama vilivyotajwa hapa na kugawanya kwa wastani wa gharama ya hesabu ya kila mwaka.
- Muda wa mzunguko wa kuagiza: KPI hii hukokotoa ni mara ngapi unaweka upya ghala lako. Muda wa mzunguko wa agizo la chini unaonyesha kuwa unaagiza kwa wauzaji mara kwa mara. Na kadiri unavyoagiza mara nyingi zaidi, ndivyo unavyobeba hisa kidogo ambayo inamaanisha gharama ya chini ya kubeba na uwiano bora wa mauzo. Lakini kumbuka kuwa kipimo hiki kinaweza kuathiriwa na mahitaji ya mtoa huduma kama vile marudio ya agizo.
- Kiwango cha kurudi: Kiwango chako cha kurejesha hufuatilia ni mara ngapi maagizo yanarejeshwa. Inakokotolewa kama idadi ya vitengo vinavyorejeshwa ikigawanywa na idadi ya vitengo vilivyouzwa x 100. Ingawa ni kawaida kutaka kuweka KPI hii chini, maagizo ya kurejesha yanaweza kuwa ya mara kwa mara kwa baadhi ya bidhaa ikilinganishwa na zingine. Kwa hivyo, zingatia data ya muktadha, kama vile aina ya bidhaa na sababu ya kurejesha, kwa uchanganuzi mzuri.
Mbinu 5 za usimamizi wa hesabu kwa biashara ya mtandaoni
Ingawa ni wazi kuwa usimamizi wa hesabu ni muhimu, jinsi kila kampuni inavyofanya mchakato ni tofauti. Hiyo ni kwa sababu mbinu na mbinu nyingi zinapatikana kwa kila biashara, kulingana na mahitaji yao na mtindo wa ugavi.
Hata hivyo, mbinu zifuatazo za udhibiti wa hisa zitaboresha usimamizi wako wa hesabu, bila kujali mbinu zako.
1. Kwanza ndani, kwanza nje
Kama jina linamaanisha, kwanza, kwanza kutoka (FIFO) inamaanisha kuwa hisa za zamani zinauzwa kwanza. Ni mbinu inayoaminika ya kupanga orodha ambayo inatumika kwa aina nyingi za bidhaa, ikijumuisha bidhaa zinazoharibika na kudumu.
Kwa vitu vinavyoharibika, mantiki ya mbinu hii iko wazi - hutaki kuishia na bidhaa zilizoharibika ambazo huwezi kuuza. Kwa hivyo, FIFO hupata hisa mpya nyuma ya ghala huku hisa za zamani zikiwa mbele na zinazofuata kwa usafirishaji. Pia husaidia kuhamisha bidhaa zinazodumu kwa haraka zaidi zikiwa nadhifu na kabla hazijatumika kwa sababu ya kubadilisha vifungashio au muundo wa bidhaa.
2. Kwa wakati
Kwa usimamizi wa hesabu wa wakati (JIT), kampuni hununua na kudumisha hesabu kwa misingi inayohitajika. Matokeo yake, hesabu huwekwa katika viwango vya chini iwezekanavyo ili kutimiza maagizo bila kwenda nje ya hisa. Madhumuni ya JIT ni kuondoa upotevu na uwezekano wa kuzidi, kuharibiwa, au hesabu iliyokufa.
Ingawa JIT hutoa manufaa mengi katika suala la uokoaji wa gharama ya uhifadhi, ufanisi, na utendakazi duni, inaweza kuwa hatari kufanya kazi. Kwa kawaida utanunua orodha siku chache tu kabla ya kuhitajika kuuzwa, kumaanisha hata kucheleweshwa kidogo katika mchakato kunaweza kusababisha kifo.
Kufanya mazoezi ya JIT pia kunahitaji biashara yako kuwa ya haraka na yenye nguvu ili kuendana na mzunguko mfupi wa utimilifu. Lakini inawezekana kufanikiwa kwa upangaji makini na sahihi wa hesabu.
3. Uchambuzi wa ABC
Sio vitu vyote vya hisa vinaundwa sawa. Baadhi huuza haraka au kupata mapato makubwa kuliko wengine. Kwa hivyo, mazoezi madhubuti ya hesabu huamuru kutanguliza bidhaa zako za hisa za thamani zaidi kulingana na upatikanaji na matokeo.
Uchambuzi wa ABC inagawanya orodha katika kategoria tatu ili kutambua ni zipi zilizo na uwezo bora wa mapato.
- Bidhaa za Aina A ndizo za thamani zaidi kwako, zinazokuletea kati ya 40-60% ya mapato.
- Bidhaa za kategoria B ziko katikati; wanawakilisha 15-30% ya mapato.
- Bidhaa za Kundi C ndizo zenye thamani ndogo zaidi, zikiwa na asilimia 5-10 tu ya mapato.
Ingawa hisa kwa kawaida inapaswa kupatikana kwa urahisi na kusonga haraka, bidhaa za C zinaweza kujaa sehemu ya nyuma ya duka na haziagizwi upya mara kwa mara.
Kwa uchanganuzi wa ABC, biashara zinaweza kutenga rasilimali vizuri zaidi na kuweka kipaumbele kwa bidhaa sahihi za hesabu. Mbinu hii pia inaweza kuwezesha bei ya kimkakati na yenye faida. Kwa upande mwingine, uchambuzi wa ABC unaweza kupuuza bidhaa ambazo zinapata umaarufu tu kwa wateja, na kutekeleza mbinu mara nyingi kunahitaji muda muhimu na rasilimali watu.
4. Hesabu ya usafirishaji
Hesabu ya shehena ni sawa na JIT kulingana na jinsi inavyosaidia kudhibiti gharama za uhifadhi na orodha. Lakini tofauti na JIT, humiliki hisa yoyote unayouza na orodha ya shehena. Badala yake, hisa ni ya muuzaji jumla (msafirishaji) hadi itakapouzwa. Muuzaji hulipa tu bidhaa baada ya kuuza.
Mbinu hii ya kupanga hesabu ni nzuri kwa gharama za hesabu. Huna haja ya kulipia hisa mapema; kama bidhaa si kuuzwa, kamwe kuwa na kulipa. Hii, kwa upande wake, husaidia kwa ukwasi, hasa kwa biashara za mtandaoni ambazo huenda hazina mtaji wa kutunza orodha kubwa.
Mkakati huo pia ni wa manufaa ikiwa ungependa kutoa anuwai pana ya bidhaa lakini hutaki kulemea shughuli zako. Hata hivyo, wasambazaji wanaweza wasiunge mkono mbinu hii isipokuwa kama muuzaji ana mahitaji makubwa kwani hatari nyingi katika uuzaji wa shehena huwa ni za msambazaji.
5. Kuhesabu mzunguko wa mali
Kama jina linamaanisha, kuhesabu mzunguko wa hesabu kunahusisha kuchukua hisa katika mizunguko midogo. Mbinu hii hutumia sampuli ndogo za orodha kufuatilia rekodi za orodha na kupima kama zinalingana na bidhaa halisi katika duka lako. Baadhi ya aina za kuhesabu mzunguko wa hesabu ni:
- Kudhibiti mzunguko wa kikundi: Inahusisha kuhesabu kundi moja la vitu mara nyingi. Hii husaidia kufichua makosa katika rekodi au mbinu ya kuhesabu ambayo inaweza kurekebishwa katika kubuni utaratibu bora wa kuhesabu.
- Kuhesabu sampuli bila mpangilio: Wauzaji walio na ghala kubwa au bidhaa zinazofanana kwa kiasi kikubwa wanaweza kufaidika kutokana na kuhesabu sampuli nasibu. Mbinu hii inahusisha kuchagua na kuhesabu kwa nasibu idadi ya vitu kutoka kwa kila kura, na hivyo kupunguza usumbufu.
- Kuhesabu mzunguko wa ABC: Kwa mbinu hii, utahesabu bidhaa kulingana na thamani ya mapato ya biashara yako, kulingana na uchambuzi wa ABC. Bidhaa katika kitengo A zitahesabiwa mara nyingi zaidi kuliko bidhaa za hisa za B au C.
Thamani ya haraka ya kuhesabu mzunguko ni jinsi inavyookoa muda na kazi. Kwa mbinu hii, si lazima uchukue hisa kamili kila wakati unapotaka kupatanisha bidhaa halisi kwenye ghala lako na rekodi za orodha. Pia huweka shughuli za ghala zikiendelea bila usumbufu mdogo, hata unapohesabu hesabu.
Lakini mbinu pia ina dosari zake. Kwa mfano, hailinganishwi na hesabu kamili ya hisa. Pia, daima kuna hatari kwamba, katika kuchagua sampuli za kuhesabu, utakwepa maeneo ya hisa yenye matatizo ambayo yanahitaji kurekebishwa.
Vidokezo vya biashara za mtandaoni ili kudhibiti orodha
Kama umeona, jinsi kampuni inavyofanya usimamizi wa orodha inaweza kuathiri gharama za biashara, mapato na kuridhika kwa wateja. Wakati unapanga mikakati kuhusu mbinu bora zaidi za kupanga hisa kwa biashara yako, fuata vidokezo hivi ili kuboresha mchakato wako kwa matokeo bora zaidi.
- Tumia mfumo wa usimamizi wa hesabu: Usimamizi wa mali unaweza kuchosha, na makosa yanaweza kutokea. Kwa hivyo, ni bora kubinafsisha mchakato wako na mfumo wa usimamizi wa hesabu. Kando na hilo, programu itazalisha manufaa mengine kama vile utabiri wa mahitaji yanayoongozwa na data, arifa za wakati halisi, na ufuatiliaji wa orodha.
- Hifadhi uhusiano mzuri wa wasambazaji: Wasambazaji wanaoaminika ni wa thamani kwa biashara yako, kwa hivyo ni jambo la maana kufanya kazi ili kuwahifadhi. Unaweza kudumisha uhusiano mzuri wa wasambazaji kwa kulipa bili kwa wakati, kuwasiliana kwa uwazi, na kuwatendea wachuuzi kwa heshima.
- Weka hisa katika viwango bora: Isipokuwa unafanya mazoezi ya JIT au mkakati mwingine mdogo wa hesabu, utataka kuhakikisha viwango bora vya hisa. Kanuni nzuri ni kudumisha hesabu ya kutosha ili kutimiza maagizo kwa mfululizo, iwe ni kipindi cha wiki mbili au zaidi. Hii hutoa muda wa kutosha wa kusafirisha bidhaa na kuhifadhi tena bila hisa au matatizo ya ziada ya hesabu.
- Shughulika kwa busara na vitu vilivyozidishwa: Hata kwa juhudi zako bora, bado unaweza kupata kwamba una hisa nyingi. Shughulikia kwa ustadi bidhaa hizi kwa kutoa ofa maalum au punguzo ili kuzisogeza haraka. Ingawa bidhaa zinaweza kuuzwa kwa bei ya chini kuliko ulivyotaka, zitaondoka kwenye rafu zako, kukuruhusu kuongeza kiwango cha mauzo na kupata pesa zaidi kwa muda mrefu - na hiyo ni muhimu zaidi.
Hitimisho
Kwa ujumla, usimamizi mzuri wa hesabu utakuokoa pesa na kusaidia kukuza biashara yako. Kadiri unavyosimamia hisa kwa ufanisi zaidi, ndivyo utakavyofanya mauzo haraka na kupata faida. Kwa mbinu za kupanga orodha zilizoshirikiwa hapa, uko mahali pazuri pa kuanza.
Maswali Yanayoulizwa Sana kuhusu usimamizi wa mali
Je! ni aina gani kuu nne za orodha?
Orodha ya biashara inarejelea hisa zote za bidhaa ambazo biashara inamiliki na inakusudia kuuza. Inajumuisha aina nne kuu:
- Malighafi
- Kazi inaendelea
- Bidhaa zilizokamilishwa
- Matengenezo, ukarabati na ukarabati wa bidhaa
Je, ni mbinu gani kuu za usimamizi wa hesabu?
Mbinu kuu za usimamizi wa orodha ni za kwanza, kwanza nje (FIFO), utabiri wa mahitaji, na usimamizi wa hesabu wa wakati tu (JIT). Hata hivyo, tafadhali kumbuka kuwa kila mbinu ina faida na hasara za kipekee, kwa hivyo ni vyema kusoma kila moja ili kujua ni ipi inayofaa zaidi mahitaji ya biashara yako.
Je, ni vipengele gani vitano vya usimamizi wa hesabu?
Vipengele vitano vya msingi vya usimamizi wa hesabu ni:
- Kuainisha na kupanga hesabu
- Kudumisha rekodi za sasa za hisa
- Ukaguzi wa hesabu mara kwa mara
- Tathmini ya utendaji wa wasambazaji
- Kudumisha kuridhika kwa wateja
