Hebu fikiria kuwa umeandika barua pepe hiyo nzuri kabisa—kifunguo thabiti, ujumbe wazi na mwito wa kuchukua hatua ambao ni lazima upate jibu kutoka kwa watumiaji watarajiwa. Lakini kabla ya biashara kugonga "Tuma," kuna mguso mmoja wa mwisho ambao hawapaswi kukosa: kuondoka kwa haraka.
Barua pepe bado ndiyo njia ya mawasiliano ya mahali pa kazi, na jinsi chapa hukamilisha mambo ni muhimu kama vile wanachotaka kusema. Kufunga kwa barua pepe kwa uangalifu kunaonyesha taaluma na umakini kwa undani wakati wa kuweka sauti inayofaa. Makala haya yatajadili njia bora na mbaya zaidi ambazo biashara zinaweza kukatisha barua pepe zao.
Orodha ya Yaliyomo
Je, kuingia kwa barua pepe ni nini?
Biashara zipi zinapaswa kujumuisha katika kila uondoaji wa barua pepe
Aina za uondoaji wa barua pepe
Jinsi ya kumaliza barua pepe: Njia 10 za kusikika kama mtaalamu
Jinsi ya kutomaliza barua pepe: Kutoweka 10 ili kuepukwa kabisa
Kumalizika kwa mpango wa
Je, kuingia kwa barua pepe ni nini?
Kuondoka kwa barua pepe ni mguso wa mwisho mwishoni mwa ujumbe. Kawaida ni neno rahisi au kifungu kifupi kinachofuatwa na jina na saini. Ifikirie kama ishara inayosema, "Tumemaliza hapa."
Biashara lazima zijumuishe kuingia kwa barua pepe katika karibu kila barua pepe wanazotuma. Wao ni sehemu muhimu ya mawasiliano ya biashara, na kutumia ile inayofaa huonyesha mpokeaji anaelewa misingi ya adabu za barua pepe. Zaidi ya hayo, husaidia kuacha hisia ya kitaaluma.
Biashara zipi zinapaswa kujumuisha katika kila uondoaji wa barua pepe
Kila kuingia kwa barua pepe kunahitaji mambo matatu muhimu:
- Kuaga
- Sahihi
- Wasiliana info
Kuaga ni neno au fungu la maneno linalokuja kabla ya jina la mtumaji, na ni muhimu zaidi kuliko watu wengi wanavyofikiri. Sehemu ya kuaga huweka sauti ya barua pepe na kuunda hisia za msomaji kuhusu ujumbe uliopokelewa. Hapa kuna mifano ya barua pepe za kuaga (sehemu inayofuata itaonyesha chaguo zaidi):
- Dhati
- Ongea hivi karibuni
- Bora kuhusu
Inayofuata ni saini ya mtumaji. Ikiwa mtumaji tayari ana sahihi ya barua pepe ya kitaalamu, hatahitaji kuandika jina lake tena baada ya kuaga. Lakini ikiwa hawana, ni lazima wajumuishe jina lao na maelezo mengine ya mawasiliano yanayofaa, kama vile nambari ya simu au mpini wa mitandao ya kijamii. Kwa njia hiyo, mpokeaji anaweza kufikia mtumaji kupitia chaneli zingine ikiwa ni lazima.
Saini ya barua pepe ya kitaalamu ni ipi?
Sahihi ya barua pepe ni kama kadi ya biashara ya kidijitali. Watumaji wanaweza kuisanidi ili ionekane kiotomatiki katika kila barua pepe au kwa watu fulani tu, kama wale walio nje ya kampuni. Kawaida, inajumuisha jina kamili, jina la kazi, nambari ya simu, wasifu wa LinkedIn, na anwani ya ofisi.
Walakini, watumaji wanaweza kupata ubunifu pia. Baadhi ya watu huongeza nukuu ya kutia moyo au picha ya kichwa ili kufanya sahihi ya barua pepe kuwa ya kibinafsi zaidi. Ni njia ya haraka na rahisi ya kushiriki maelezo zaidi kuhusu mtumaji na jinsi watu wanavyoweza kuwafikia bila kuyaandika kila wakati.
Aina za uondoaji wa barua pepe
1. Usajili wa jumla wa barua pepe
Barua pepe nyingi hukamilika kwa uondoaji rahisi, wa jumla. Vifungu hivi vya haraka havifungamani na kitu chochote mahususi kuhusu lengo au maudhui ya barua pepe—ni njia rafiki ya kufunga mambo. Hapa kuna mifano michache ya aina hizi za kuondoka:
- Asante kwa nia yako
- Salamu
- Kuwa na siku nzuri
2. Usajili wa barua pepe uliobinafsishwa
Wakati mwingine, kuondoka kwa kibinafsi ndiyo njia ya kufuata, hasa wakati mtumaji anatuma barua pepe kwa mtu ambaye tayari anamjua (iwe ni muunganisho wa kibinafsi au wa kitaaluma). Badala ya kutia saini kwa jumla, hizi ni za kufikiria zaidi na mahususi kwa uhusiano wa mtumaji na mpokeaji.
Kwa sababu hii, kwa kawaida huwa sentensi fupi zinazochukua nafasi ya kishazi cha kawaida cha kufunga. Hapa kuna mifano michache:
- Ninafurahi kuanza na wewe kwenye mradi huu.
- Ninathamini sana bidii yako yote.
- Asante sana kwa nafasi hii.
Jinsi ya kumaliza barua pepe: Njia 10 za kusikika kama mtaalamu
Kuondoka kwa barua pepe kwa biashara rasmi
Kuondoka vizuri ni ufunguo wa kumalizia barua pepe ya kitaalamu. Vifungu hivi vya kufunga barua pepe ni vyema wakati watumaji wanawasiliana na watu nje ya shirika lao (kama vile wateja watarajiwa, wachuuzi au washirika wengine.
Pia zinafanya kazi vizuri kwa wenzako ikiwa kampuni au tasnia inaegemea kwenye mitetemo rasmi zaidi. Hapa kuna chaguzi za kwenda:
1. Kwa dhati
Chaguo hili la kawaida ni la kupendeza kwa sababu hufunga mambo kwa dokezo chanya lakini rasmi.
2. Hongera
Iwe ni "Salamu za dhati," "Salamu za dhati," au "Salamu za dhati," kila moja ni ya adabu, wazi, na inabakia kitaaluma kikamilifu.
3. Kila la heri
Kwa urafiki zaidi kuliko wengine, kuondoka huku kunaonyesha mtumaji anamtakia mpokeaji heri za dhati bila kupoteza sauti hiyo ya kitaaluma.
Kuondoka kwa barua pepe kwa biashara zisizo rasmi
Watumaji wanapotuma barua pepe kwa wafanyakazi wenza wanaowajua vyema au wanaoshughulikia biashara isiyo rasmi, hatua hizi za kuondoka hufanya kazi kikamilifu:
4. Shangwe
Njia ya kirafiki na ya mazungumzo ya kumalizia barua pepe—aina kama vile “Hongera sana,” lakini tulivu zaidi.
5. Bora
Mfupi, rahisi, na inafanya kazi kwa karibu hali yoyote. Ni moja kwa moja na hufanya kazi ifanyike.
6. Jihadharini
Uondoaji huu unaonyesha joto bila kupita juu. Ni salio zuri kwa mtu wa karibu lakini mtaalamu.
Kuondoka kwa barua pepe kwa shukrani na maombi
Wakati watumaji wanataka kuuliza kitu kupitia barua pepe au kuonyesha shukrani kwa kibali, rufaa, mapendekezo, au fursa, kuondoka kwao kunaweza kusaidia kulikamilisha vyema. Hivi ndivyo wanaweza kutumia:
7. Asante
Moja kwa moja, rahisi, na hufikisha ujumbe. Hakuna haja ya kuifikiria kupita kiasi.
8. Ninathamini [ingizo, usaidizi, ingizo, n.k.]
Kuondoka huku kunaongeza joto zaidi. Ni kama kusema, "Halo, ninathamini sana kile unachonifanyia.” Ni kamili kwa ufuatiliaji au vikumbusho ili kuweka mambo kuwa rafiki na bado kuguswa na jibu.
Kuondoka kwa barua pepe kwa mazungumzo ya kawaida
Kuweka mapendeleo kwenye kuondoka mara nyingi huhisi kuwa jambo la kawaida katika mazungumzo ya kawaida. Lakini watumaji sio lazima wapendezwe kila wakati. Wanaweza kutumia uondoaji bora wa kuingia ambao hufanya kazi kikamilifu kwa barua pepe za kirafiki, ikijumuisha:
9. Zungumza hivi karibuni
Ikiwa mtumaji anapanga kukutana na mtu wa karibu hivi karibuni, anaweza kusema kitendo hiki cha kuacha. Ni ya kawaida na rahisi na huweka mwangaza wa vibe.
10. Kukupata baadaye
Ni kama "Ongea hivi karibuni," lakini tulivu zaidi. Ni njia ya kufurahisha ya kusema, "Tutazungumza tena hivi karibuni," bila kuifanya ihisi kama ahadi rasmi.
Jinsi ya kutomaliza barua pepe: Kutoweka 10 ili kuepukwa kabisa
Kwa kuwa kuondoka kwa barua pepe ni kama kupeana mkono kwa mara ya mwisho, ni lazima kuacha hisia nzuri. Kwa sababu hii, ni lazima watumaji waepuke kuahirishwa kwa baadhi ya vipengele ambavyo vinaweza kutoa mtetemo usio sahihi. Hapa kuna baadhi ya mistari ya kufunga ili kuepuka.
1. Ninatarajia kusikia kutoka kwako (asante mapema)
Kuondoka huku kunaweza kuhisi msukumo au fujo kidogo. Ni kama mtumaji anadhani mpokeaji lazima ajibu, jambo ambalo huenda lisifurahie kila mtu.
2. Wako kweli
Kwa nini utumie ishara hii ya kuondoka ikiwa mtumaji "si" wa mtu huyo? Inaweza kuja kama rasmi kidogo na sio yote ya kweli.
3. Upendo au (XOXO)
Kuondoka huku ni kwa kibinafsi sana isipokuwa barua pepe iwe ya mtu wa karibu sana, kama vile mshirika au mwanafamilia. Ni vizuri kuiweka kirafiki, lakini sio ya kirafiki.
4. —[Jina] au —[Awali]
Ikiwa barua pepe si fupi na ya kawaida sana, kuruka kuondoka kufaa kunaweza kuhisi ghafla au kutojali kama mtumaji hakujisumbua kumaliza ujumbe wake ipasavyo.
5. Emoji
Ingawa emoji zinaweza kufanya kazi katika baadhi ya mazungumzo ya biashara, kuondoka ndipo mambo yanapaswa kuwa wazi na ya kitaalamu. Acha emoji (ili tu kuwa salama).
6. Uwe na siku yenye baraka
Lugha ya kidini inaweza kuhisi kuwa haifai katika barua pepe za kitaalamu au za kawaida, hata kama zinakusudiwa vyema. Ni bora kuweka wazi isipokuwa inafaa kimuktadha.
7. Tumaini hilo lina maana
Kuondoka huku kunaweza kusikika kama kutokuwa na madhara, lakini kunaweza kuonekana kama fujo tu. Inamaanisha mkanganyiko wowote ni kosa la msomaji, ambayo si nzuri kwa kujenga urafiki.
8. Heshima yako
Kuondoka huku ni rasmi sana hivi kwamba huhisi kuwa ngumu na karibu kuwa mbali. Kusudi ni kuungana, sio kuhisi kama roboti.
9. Kuwa na nzuri
Super kawaida. Ni bora katika mazungumzo kuliko barua pepe—inaweza kusikika kama gumzo kwenye duka la kahawa badala ya barua pepe.
10. Bahati nzuri
"Bahati nzuri" inaweza kuwa gumu kidogo. Huenda ikamfanya mpokeaji ahisi kama kazi ni ngumu, au atahitaji bahati ili kufaulu—jambo ambalo linaweza kuvunjika moyo.
Kumalizika kwa mpango wa
Wengi hufikiria kutia saini kwa barua pepe kama urasmi tu. Huenda zisipakie maelezo mengi ya ziada lakini ni muhimu katika barua pepe za biashara. Kusoma barua pepe ambayo huacha tu sio uzoefu mzuri. Ghafla hiyo inaweza kuacha ladha mbaya, na kumfanya msomaji ahisi kama mtumaji hakujali vya kutosha kumaliza ipasavyo.
Kitaalamu, jinsi biashara zinavyosema mambo ni muhimu sawa na kile wanachosema. Ikiwa chapa zitaruka au kuharakisha uondoaji, wasomaji wanaweza kuondoka, wakitilia shaka uaminifu wao katika mazingira ya biashara. Zingatia kutumia uondoaji wowote kati ya kumi zinazopendekezwa ili kuonekana kama mtaalamu, na epuka kumi zingine ambazo zinaweza kufanya mambo kuwa mabaya zaidi.
