Jak utworzyć bilans próbny w 5 krokach

Czasami finanse firmy mogą wydawać się niekończącą się łamigłówką. Wyobraź sobie śledzenie dochodów, płacenie wydatków i upewnianie się, że wszystko się zgadza, tylko po to, aby znaleźć błąd w księgach, który wszystko psuje.

Zgodnie z badanie z Indiana University, 60% błędów księgowych wynika z podstawowych błędów księgowych. Ale to właśnie tam wiele firm korzysta z bilansu próbnego. To proste, ale potężne narzędzie, które pomaga wyłapać błędy, zanim staną się dużymi problemami.

Pomyśl o tym jako o finansowym punkcie kontrolnym, upewniając się, że każdy dolar jest rozliczony przed pójściem dalej. Chcesz dokładniej przyjrzeć się temu, czym jest bilans próbny? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak działa bilans próbny i dlaczego powinieneś się tym przejmować (nawet jeśli używasz oprogramowania księgowego).

Spis treści
Czym jest bilans próbny?
    Dlaczego bilans próbny jest ważny?
Jak działa bilans próbny?
Co obejmuje bilans próbny?
Bilans próbny a bilans: jaka jest różnica?
Jak często należy sporządzać bilans próbny?
Kto korzysta z bilansu próbnego?
Jak przygotować bilans próbny (krok po kroku)
    Krok 1: Oblicz salda kont
    Krok 2: Przenieś salda do bilansu próbnego
    Krok 3: Dodaj kolumny debetowe i kredytowe
    Krok 4: Sprawdź, czy nie ma błędów, jeśli sumy się nie zgadzają
    Krok 5: Zamknij bilans próbny
Wskazówki, jak zapewnić dokładność bilansu próbnego
Zaokrąglać w górę

Czym jest bilans próbny?

Bilans próbny to raport finansowy, który wymienia wszystkie konta w księdze głównej, pokazując ich salda debetowe i kredytowe. Nie jest to oficjalne sprawozdanie finansowe (stąd słowo „bilans próbny”), ale wewnętrzne narzędzie do sprawdzania, czy księgi są zbilansowane.

Jeśli Twoje całkowite debetowe są równe całkowitym kredytom, gratulacje! Twoje konta są zrównoważone. Jeśli nie, to jest to sygnał, aby znaleźć i naprawić błąd, zanim przygotujesz sprawozdania finansowe lub staniesz przed audytem.

Dlaczego bilans próbny jest ważny?

• Wykrywa błędy księgowe zanim narosną

• Zapewnia dokładność Twoich sprawozdań finansowych

• Pomaga wykryć brakujące lub zduplikowane transakcje

• Zmniejsza stres przed audytami lub rozliczeniami podatkowymi

Jak działa bilans próbny?

Jeśli stosujesz księgowość dwustronną, każda transakcja ma dwie części — debetową i kredytową — które zawsze powinny się bilansować. Na przykład najpierw rejestrujesz transakcję, gdy się wydarza, a następnie aktualizujesz ją ponownie, gdy otrzymasz płatność. Pamiętaj, że wszystkie konta w tym rekordzie powinny się bilansować do zera.

Jeśli całkowite debetowe i kredytowe kwoty nie są zgodne, masz problem, który wymaga rozwiązania. Co ważniejsze, bilans próbny to oddzielne podsumowanie wszystkich transakcji z księgi głównej, pomagające sprawdzić, czy wszystko sumuje się poprawnie z dokładnymi zapisami.

Co obejmuje bilans próbny?

Sprawozdanie z bilansu próbnego składa się z trzech głównych kolumn:

• Nazwy kont: Wypisuje wszystkie konta, np. aktywa, zobowiązania, dochody i wydatki.

• Salda debetowe: Pokazuje łączną kwotę obciążeń dla każdego konta.

• Salda kredytowe: Pokazuje całkowitą liczbę kredytów dla każdego konta.

Bilans próbny a bilans: jaka jest różnica?

Ludzie często mylą bilans próbny z bilansem, ale służą one różnym celom. Bilans próbny jest wewnętrznym narzędziem do sprawdzania, czy konta są zrównoważone. Natomiast bilans jest kluczowym sprawozdaniem finansowym, które daje obraz ogólnej kondycji ekonomicznej firmy.

Firmy powinny co roku tworzyć bilanse i udostępniać je inwestorom instytucji finansowych, co czyni je niezbędnymi do zarządzania finansami. Z drugiej strony bilans próbny pomaga jedynie w wewnętrznych kontrolach.

Jak często należy sporządzać bilans próbny?

• Warto przygotować co najmniej jeden bilans próbny dla każdego okresu sprawozdawczego (miesięcznego lub kwartalnego).

• Przygotuj bilans próbny za każdym razem, gdy podejrzewasz błąd księgowy.

• Bilans próbny może być pomocny przed przygotowaniem sprawozdań finansowych lub zeznań podatkowych.

Uwaga: Im częściej sporządzasz bilans próbny, tym mniejsze prawdopodobieństwo nagromadzenia się błędów.

Kto korzysta z bilansu próbnego?

Specjaliści ds. księgowości i rachunkowości używają bilansu próbnego do sprawdzania zapisów finansowych firmy. Podczas gdy nowoczesne oprogramowanie księgowe pomaga zmniejszyć liczbę błędów, bilanse próbne są nadal cenne dla wewnętrznych przeglądów.

Na przykład kadra zarządzająca wyższego szczebla może uznać raporty bilansu próbnego za przydatne, ponieważ pomagają one pokazać kluczowe informacje finansowe. Podobnie zespoły księgowe polegają na nich podczas regularnych przeglądów lub w celu identyfikacji potencjalnych błędów.

Jak przygotować bilans próbny (krok po kroku)

Krok 1: Oblicz salda kont

Firmy rejestrują wszystkie swoje transakcje w księdze głównej, przypisując każdej z nich wpis do dziennika i łącząc je z odpowiednim kontem. Stąd pochodzi większość informacji do bilansu próbnego.

W zależności od systemu księgowego, może być konieczne grupowanie różnych wydatków i źródeł dochodów. Na przykład, Twoje zobowiązania mogą mieć kilka mniejszych transakcji do zsumowania przed przeniesieniem całości do bilansu próbnego.

Ponadto firmy muszą zamykać każde saldo, aby zachować koncentrację na określonych ramach czasowych, zwykle cyklu księgowym (miesięcznym lub kwartalnym). Mogą jednak również przeglądać saldo w krótszych okresach, gdy jest to konieczne.

Krok 2: Przenieś salda do bilansu próbnego

Następnie przenieś salda końcowe w księdze głównej do bilansu próbnego, upewniając się, że wszystkie konta są zgodne. Zapisz całkowity kredyt w lewej kolumnie (obok nazw kont), a całkowity debet w skrajnie prawej kolumnie.

Zwróć szczególną uwagę! Łatwo jest zapisać kwoty w złej kolumnie lub pod złym kontem. Nawet niewielki błąd może zepsuć cały bilans próbny, marnując czas na znalezienie i naprawienie błędu.

Krok 3: Dodaj kolumny debetowe i kredytowe

Zsumuj wszystkie swoje salda kredytowe i debetowe. Jeśli poprawnie wykonałeś kroki, powinno to być szybkie i proste. Jeśli używasz oprogramowania arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Microsoft Excel, możesz również użyć formuły, aby automatycznie wykonać dopasowanie.

Następnie sprawdź swoje ostateczne sumy. Salda kredytowe i debetowe powinny się zgadzać. Jeśli tak jest, oznacza to, że Twoje księgi są zbilansowane. Załóżmy, że tak nie jest; nie martw się. Cały sens bilansu próbnego polega na tym, aby wcześnie wychwycić te różnice, aby móc znaleźć i naprawić wszelkie błędy, zanim staną się większymi problemami.

Krok 4: Sprawdź, czy nie ma błędów, jeśli sumy się nie zgadzają

Musisz dowiedzieć się, dlaczego Twoje liczby się nie zgadzają. Zacznij więc od sprawdzenia typowych błędów, takich jak wprowadzanie danych w niewłaściwej kolumnie lub na niewłaściwym koncie, źle ustawione przecinki dziesiętne i zapominanie o wprowadzeniu transakcji. Po znalezieniu błędu wróć do kroków od trzeciego do piątego i sprawdź, czy sumy się zgadzają.

Uwaga: Powtarzaj ten proces, aż wszystko będzie ustawione prawidłowo.

Krok 5: Zamknij bilans próbny

Po zakończeniu procesu możesz zamknąć bilans próbny i zapisać dokument. Może się przydać, jeśli później będziesz musiał przejrzeć lub przedłużyć okres. Jeśli używasz oprogramowania arkusza kalkulacyjnego, rozważ zachowanie szablonu z wbudowanymi formułami, aby przyszłe bilanse próbne były szybsze i łatwiejsze.

Wskazówki, jak zapewnić dokładność bilansu próbnego

• Użyj oprogramowania księgowego: Rozważ zainwestowanie w narzędzia takie jak QuickBooks, Xero i FreshBooks, które automatycznie generują bilanse próbne. Te narzędzia pomogą zredukować błędy typowe przy ręcznym wprowadzaniu danych. Niektóre nawet automatyzują proces, pobierając dane z faktur i innych dokumentów finansowych.

• Regularnie twórz rekordy: Im częściej sporządzasz bilanse próbne, tym łatwiej jest wychwycić drobne błędy zanim staną się większymi problemami.

• Usprawnienie przepływu informacji: Nie mieszaj danych księgowych. Możesz użyć systemów elektronicznych, aby usprawnić przepływ informacji i zachować wszystko zorganizowane w jednym miejscu.

Zaokrąglać w górę

Podczas gdy dla wielu bilans próbny jest jedynie ćwiczeniem księgowym, inni widzą w nim kluczowe narzędzie pomagające przedsiębiorstwom zachować dokładność finansową, zapobiegać kosztownym błędom i zapewnić zbilansowanie ksiąg rachunkowych.

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, czy księgowym, regularne przeprowadzanie bilansu próbnego może zaoszczędzić Ci czasu, stresu i pieniędzy w dłuższej perspektywie. Nawet jeśli nie podoba Ci się pomysł ręcznego wprowadzania danych, zawsze możesz zautomatyzować ten proces za pomocą platform księgowych.