Faktura handlowa jest ważnym instrumentem rozliczeniowym wykorzystywanym w handlu międzynarodowym, służącym jako zapis transakcji sprzedaży i dokument zgłoszenia celnego do odprawy celnej. Faktura handlowa zazwyczaj ewoluuje z faktury pro forma, która służy jako podstawa i prekursor, a także jako początkowe narzędzie negocjacyjne zawierające szczegóły towarów i oświadczenie sprzedawcy.
Wymienia krytyczne szczegóły, takie jak opis towarów, ilość i wartość jednostkowa, wraz z walutą. Inne niezbędne informacje obejmują tożsamość dostawcy/producenta, kupującego i ostatecznego odbiorcy towarów. Szczegóły te muszą być zgodne z wszelkimi powiązanymi dokumentami, takimi jak akredytywa (L/C), aby zapobiec jakimkolwiek zakłóceniom.
Faktura handlowa zawiera niezbędne informacje do odprawy celnej, w tym kod Zharmonizowanego Systemu (HS), który jest niezbędny do określenia kategoryzacji taryfowej i powiązanych ceł importowych. Aby zapewnić pełną zgodność z wymaganym formatem faktur handlowych, konieczne jest zbadanie wymagań wstępnych specyficznych dla danego kraju, ponieważ kilka krajów może wymagać specjalistycznych formularzy. Na przykład w USA numer US Schedule B lub kod HS mogą zostać włączone w celu ułatwienia procesu odprawy.
