Wyobraź sobie, że trafiłeś w dziesiątkę z tym idealnym e-mailem — mocnym otwarciem, jasnym komunikatem i wezwaniem do działania, które z pewnością wywoła reakcję u potencjalnych klientów. Ale zanim firmy klikną „Wyślij”, jest jeden ostatni akcent, którego nie mogą przegapić: świetne zakończenie.
E-mail jest nadal sposobem komunikacji w miejscu pracy, a sposób, w jaki marki kończą rzeczy, ma równie duże znaczenie, co to, co chcą powiedzieć. Przemyślane zakończenie e-maila pokazuje profesjonalizm i dbałość o szczegóły, jednocześnie nadając odpowiedni ton. W tym artykule omówimy najlepsze i najgorsze sposoby, w jakie firmy mogą kończyć swoje e-maile.
Spis treści
Czym są potwierdzenia odbioru wiadomości e-mail?
Co firmy powinny uwzględnić w każdym podpisie e-maila
Rodzaje zakończeń wiadomości e-mail
Jak zakończyć wiadomość e-mail: 10 sposobów, aby zabrzmieć profesjonalnie
Jak nie kończyć wiadomości e-mail: 10 zakończeń, których należy całkowicie unikać
Zamykając
Czym są potwierdzenia odbioru wiadomości e-mail?
Podpis e-mailowy to ostatni szlif na końcu wiadomości. Zazwyczaj jest to proste słowo lub krótka fraza, po której następuje imię i nazwisko oraz podpis. Pomyśl o tym jako o sygnale, który mówi: „Skończyliśmy tutaj”.
Firmy muszą uwzględniać podpisy e-mailowe w niemal każdym wysyłanym e-mailu. Są one kluczowym elementem komunikacji biznesowej, a użycie właściwego pokazuje odbiorcy, że marka rozumie podstawy etykiety e-mailowej. Ponadto pomaga to pozostawić profesjonalne wrażenie.
Co firmy powinny uwzględnić w każdym podpisie e-maila
Każdy podpis e-mailowy musi spełniać trzy podstawowe wymagania:
- Pożegnanie
- podpis
- Informacje kontaktowe
Pożegnanie to słowo lub fraza, która pojawia się tuż przed nazwiskiem nadawcy i jest ważniejsza, niż większość ludzi myśli. Sekcja pożegnania ustala ton wiadomości e-mail i kształtuje odczucia czytelnika dotyczące otrzymanej wiadomości. Oto kilka przykładów pożegnań w wiadomościach e-mail (w następnej sekcji znajdziesz więcej opcji):
- Szczerze
- Porozmawiamy wkrótce
- Z poważaniem
Następny jest podpis nadawcy. Jeśli nadawca ma już profesjonalny podpis e-mail, nie będzie musiał wpisywać swojego imienia ponownie po pożegnaniu. Ale jeśli go nie ma, musi podać swoje imię i nazwisko oraz inne istotne dane kontaktowe, takie jak numer telefonu lub nazwę użytkownika w mediach społecznościowych. W ten sposób odbiorca może skontaktować się z nadawcą za pośrednictwem innych kanałów, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Czym jest profesjonalny podpis e-mail?
Podpis e-mail jest jak cyfrowa wizytówka. Nadawcy mogą ustawić go tak, aby automatycznie pojawiał się w każdym e-mailu lub tylko dla określonych osób, np. osób spoza firmy. Zazwyczaj zawiera pełne imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, profil LinkedIn i adres biura.
Jednak nadawcy również mogą być kreatywni. Niektórzy dodają inspirujący cytat lub zdjęcie, aby nadać podpisowi e-mail bardziej osobisty charakter. To szybki i łatwy sposób na udostępnienie większej ilości informacji o nadawcy i sposobie, w jaki ludzie mogą się z nim skontaktować, bez konieczności wpisywania ich za każdym razem.
Rodzaje zakończeń wiadomości e-mail
1. Ogólne zakończenia wiadomości e-mail
Większość wiadomości e-mail kończy się prostymi, ogólnymi zakończeniami. Te krótkie frazy nie są powiązane z niczym konkretnym w odniesieniu do celu lub treści wiadomości e-mail — są po prostu przyjaznym sposobem na zakończenie. Oto kilka przykładów tego rodzaju zakończeń:
- Dziękuję za zainteresowanie
- pozdrowienia
- Miłego dnia
2. Spersonalizowane zakończenia wiadomości e-mail
Czasami spersonalizowane podpisanie jest sposobem na to, zwłaszcza gdy nadawca wysyła wiadomość e-mail do kogoś, kogo już zna (niezależnie od tego, czy jest to połączenie osobiste, czy zawodowe). Zamiast ogólnych podpisów są one bardziej przemyślane i odnoszą się do relacji nadawca-odbiorca.
Z tego powodu są to zazwyczaj krótkie zdania, które zastępują typową frazę końcową. Oto kilka przykładów:
- Cieszę się, że mogę rozpocząć z Tobą ten projekt.
- Naprawdę doceniam Twoją ciężką pracę.
- Dziękuję bardzo za tę możliwość.
Jak zakończyć wiadomość e-mail: 10 sposobów, aby zabrzmieć profesjonalnie
Podpisy e-mailowe dla formalnych firm
Dobre zakończenie jest kluczem do zakończenia profesjonalnego e-maila. Te frazy końcowe są idealne, gdy nadawcy kontaktują się z osobami spoza swojej organizacji (np. potencjalnymi klientami, dostawcami lub innymi partnerami).
Świetnie sprawdzają się również w przypadku współpracowników, jeśli firma lub branża skłania się ku bardziej formalnym klimatom. Oto kilka opcji:
1. Z poważaniem
Ten klasyczny wybór jest ulubionym, ponieważ kończy wszystko w pozytywnym, ale formalnym tonie.
2. Pozdrawiam
Niezależnie od tego, czy jest to „Serdeczne pozdrowienia”, „Pozdrawiam serdecznie” czy po prostu „Najlepsze pozdrowienia”, każda forma zwrotu jest uprzejma, jasna i całkowicie profesjonalna.
3. Najlepsze życzenia
Ten rodzaj zakończenia jest nieco bardziej przyjazny od pozostałych i pokazuje, że nadawca szczerze życzy adresatowi wszystkiego najlepszego, nie tracąc przy tym profesjonalnego tonu.
Podpisy e-mailowe dla nieformalnych firm
Kiedy nadawcy wysyłają e-maile do współpracowników, których dobrze znają, lub załatwiają mniej formalne sprawy, poniższe zakończenia sprawdzają się doskonale:
4. Twoje zdrowie
Przyjazny i swobodny sposób na zakończenie wiadomości e-mail — coś w rodzaju „Pozdrawiam”, ale w bardziej swobodnym tonie.
5. Najlepsze
Krótkie, proste i sprawdza się w niemal każdej sytuacji. Jest bezpośrednie i spełnia swoje zadanie.
6. Dbaj o siebie
To zakończenie pokazuje ciepło bez przesady. To dobra równowaga dla przyjaznego, ale profesjonalnego zamknięcia.
Potwierdzenia wdzięczności i próśb w wiadomościach e-mail
Gdy nadawcy chcą poprosić o coś za pośrednictwem poczty e-mail lub okazać wdzięczność za przysługę, polecenie, rekomendację lub okazję, ich podpis może pomóc ładnie to zakończyć. Oto, czego mogą użyć:
7. Dziękuję Ci
Proste, jasne i przekazuje wiadomość. Nie ma potrzeby za dużo myśleć.
8. Doceniam [Twój wkład, pomoc, informacje, itp.]
To pożegnanie dodaje trochę więcej ciepła. To tak jakby powiedzieć: „Hej, naprawdę doceniam to, co dla mnie robisz.” Idealne do dalszych działań i przypomnień, aby zachować przyjacielską atmosferę, a jednocześnie zachęcić do odpowiedzi.
Podpisy e-mailowe do luźnej rozmowy
Personalizowanie zakończenia często wydaje się naturalne w swobodnych rozmowach. Ale nadawcy nie zawsze muszą być eleganccy. Mogą użyć kilku świetnych gotowych zakończeń, które doskonale sprawdzają się w przyjaznych e-mailach, w tym:
9. Porozmawiamy wkrótce
Jeśli nadawca planuje wkrótce spotkać się z kimś bliskim, może powiedzieć to pożegnanie. Jest swobodne i proste, a także zachowuje lekki klimat.
10. Do zobaczenia później
Coś w rodzaju „Porozmawiamy wkrótce”, ale nieco bardziej na luzie. To zabawny sposób, aby powiedzieć „Porozmawiamy wkrótce”, nie sprawiając, że będzie to formalna obietnica.
Jak nie kończyć wiadomości e-mail: 10 zakończeń, których należy całkowicie unikać
Ponieważ zakończenie wiadomości e-mail jest jak ostateczne uścisk dłoni, musi pozostawić dobre wrażenie. Z tego powodu nadawcy muszą unikać niektórych zakończeń, które mogą dać złe wrażenie. Oto kilka końcowych wersów, których należy unikać.
1. Czekam na wiadomość od Ciebie (dziękuję z góry)
To zakończenie może wydawać się nieco nachalne lub pasywno-agresywne. To tak, jakby nadawca zakładał, że odbiorca musi odpowiedzieć, co może nie wszystkim się podobać.
2. Z poważaniem
Po co używać tego podpisu, jeśli nadawca tak naprawdę nie „należy” do tej osoby? Może to być odebrane jako zbyt formalne i nie do końca szczere.
3. Miłość lub (XOXO)
To zakończenie jest zbyt osobiste, chyba że e-mail jest dla kogoś bardzo bliskiego, np. partnera lub członka rodziny. Dobrze jest zachować przyjacielską, ale nie aż tak przyjacielską formę.
4. —[Imię] lub —[Inicjał]
Jeśli wiadomość e-mail nie jest bardzo krótka i swobodna, pominięcie właściwego zakończenia może zostać odebrane jako nagłe lub nieostrożne, jakby nadawca nie zadał sobie trudu, aby porządnie dokończyć wiadomość.
5. Emoji
Chociaż emotikony mogą działać w niektórych czatach biznesowych, to pożegnanie powinno być jasne i profesjonalne. Pozostaw emotikony (dla bezpieczeństwa).
6. Życzę błogosławionego dnia
Język religijny może wydawać się nie na miejscu w profesjonalnych lub nieformalnych e-mailach, nawet jeśli ma dobre intencje. Najlepiej trzymać się z daleka, chyba że jest odpowiedni w kontekście.
7. Mam nadzieję, że to ma sens
To zakończenie może brzmieć nieszkodliwie, ale może być odebrane jako pasywno-agresywne. Sugeruje, że wszelkie zamieszanie jest winą czytelnika, co nie jest dobre dla budowania relacji.
8. Z poważaniem
To pożegnanie jest tak formalne, że wydaje się sztywne i niemal odległe. Celem jest połączenie, a nie poczucie bycia robotem.
9. Baw się dobrze
Bardzo swobodnie. Lepiej w konwersacji niż w e-mailach — może brzmieć jak pogawędka w kawiarni, a nie jak e-mail.
10. Powodzenia
„Powodzenia” może być trochę podchwytliwe. Może sprawić, że odbiorca poczuje, że zadanie jest trudne lub będzie potrzebował szczęścia, aby odnieść sukces — co może być zniechęcające.
Zamykając
Wielu uważa, że zakończenia wiadomości e-mail to po prostu formalność. Mogą nie zawierać wielu dodatkowych informacji, ale są niezbędne w e-mailach biznesowych. Czytanie wiadomości e-mail, która po prostu się zatrzymuje, nie jest dobrym doświadczeniem. Ta nagłość może pozostawić niesmak, sprawiając, że czytelnik poczuje, że nadawca nie przejął się wystarczająco, aby odpowiednio zakończyć.
Z zawodowego punktu widzenia sposób, w jaki firmy mówią, jest równie ważny, jak to, co mówią. Jeśli marki pomijają lub spieszą się z zakończeniem, czytelnicy mogą odejść, wątpiąc w ich wiarygodność w środowisku biznesowym. Rozważ użycie któregokolwiek z dziesięciu zalecanych zakończeń, aby brzmieć jak profesjonalista, i unikaj pozostałych dziesięciu, które mogą pogorszyć sytuację.
