Zarządzanie zapasami jest podstawową częścią dobrego zarządzania łańcuchem dostaw. Niezależnie od tego, co sprzedajesz, uważne monitorowanie zapasów może pomóc utrzymać przepływ przychodów i zadowolenie klientów.
Firmy stosują liczne techniki, aby zapewnić optymalny i dochodowy poziom zapasów. Jednak wybór właściwych praktyk zarządzania zapasami nie jest łatwym zadaniem, szczególnie w przypadku szybko rozwijającego się biznesu. Dlatego tak ważne jest stworzenie odpowiednich fundamentów od samego początku.
W tym przewodniku wyjaśniono pięć akcji strategie zarządzania biznesem internetowym warto znać i jakie mądre porady firmy mogą zastosować, aby utrzymać zapasy na odpowiednim poziomie.
Spis treści
Co to jest zarządzanie zapasami?
Dlaczego zarządzanie zapasami jest ważne?
Kluczowe wskaźniki efektywności zarządzania zapasami
5 sprytnych technik zarządzania zapasami dla biznesu online
Wskazówki dla firm internetowych dotyczące zarządzania zapasami
Podsumowanie
Często zadawane pytania dotyczące zarządzania zapasami
Co to jest zarządzanie zapasami?
Zarządzanie zapasami obejmuje strategie i narzędzia, których firmy używają do przyjmowania, sortowania, przechowywania, śledzenia i dostarczania towarów. Obejmuje wszystkie procesy przygotowywania towarów do sprzedaży, od produkcji lub zaopatrzenia do ostatecznej dostawy.
Zarządzanie zapasami ma na celu optymalizację procesu utrzymywania zapasów i redukcję kosztów. Podobnie firmy zarządzają zapasami, aby zwiększyć szybkość otrzymywania i realizacji zamówień, dzięki czemu klienci pozostają zadowoleni, a biznes rozwija się sprawnie.
Firmy powszechnie używają systemów zarządzania zapasami, aby pomóc w efektywnym planowaniu i kontroli zapasów. Twój system inwentaryzacyjny może być arkuszem kalkulacyjnym lub zautomatyzowanym systemem oprogramowania, ale najważniejsze jest to, że wspiera realistyczny obraz Twojej firmy i promuje podejmowanie dobrych decyzji.
Dlaczego zarządzanie zapasami jest ważne?
Niezależnie od wielkości firmy, zapasy zazwyczaj pochłaniają dużo kapitału. W związku z tym ważne jest, aby chronić ten majątek i znaleźć najlepsze sposoby na jego wykorzystanie — i dlatego firmy praktykują zarządzanie zapasami.
Oto kilka powodów, dla których tak ważne jest przestrzeganie zasad dobrej kontroli zapasów:
- Promuj widoczność zapasów:Widoczność zapasów to sytuacja, gdy możesz na pierwszy rzut oka określić poziom i stan zapasów. Słaba widoczność może prowadzić do niskich lub niedokładnych poziomów zapasów, a co gorsza, może skutkować unieruchomieniem lub martwymi zapasami — zapasami, które mogłeś sprzedać, ale nie zauważyłeś.
- Oszczędzaj pieniądze: Nadmiar i zalegające zapasy zajmują jedynie miejsce w magazynie, nie przynosząc zwrotu z inwestycji. Jednak dobre planowanie zapasów umożliwia sprawne przemieszczanie towarów do i z magazynu oraz oszczędza pieniądze na magazynowaniu.
- Wzrost przychodów: Niektóre przedmioty zawsze sprzedadzą się najszybciej, z powodów takich jak sezonowość lub zmieniające się preferencje klientów. Ale dzięki dobremu zarządzaniu zapasami będziesz wiedzieć, kiedy to nastąpi i będziesz gotowy, aby to wykorzystać.
- Zadbaj o zadowolenie klientów:Twoi klienci oczekują szybkiej i dokładnej dostawy, a stworzenie płynnego procesu zarządzania zapasami pomaga to osiągnąć — i ostatecznie zapewnia wzrost zadowolenia klientów.
- Eliminować śmieci: Na koniec, dobre zarządzanie zapasami eliminuje marnotrawstwo zasobów z powodu nadmiaru i zepsutego zapasu. Dowiesz się, co jest w Twoim magazynie i szybko je przeniesiesz przed upływem daty przydatności do spożycia.
Kluczowe wskaźniki efektywności zarządzania zapasami
Chociaż jest to krytyczne dla zyskownej sprzedaży, zarządzanie zapasami jest również złożonym procesem. Śledzenie wszystkich pozycji przemieszczających się przez magazyn, od dostaw do dostawy, może być przytłaczające. Istnieje jednak kilka kluczowych wskaźników efektywności (KPI), które mogą pomóc Ci szybko zobaczyć szerszy obraz.
- Wskaźnik rotacji zapasów: Ten KPI mierzy, jak szybko zapasy są sprzedawane i wymieniane. Wysoka rotacja wskazuje, że biznes jest szybki i wydajny. Możesz obliczyć wskaźnik rotacji zapasów, dzieląc koszt sprzedanych towarów przez średnią wartość zapasów.
- Dokładność prognozy popytu: Prognozowanie popytu przewiduje przyszły popyt w danym okresie. Dzięki tej metryce możesz określić dokładność prognozowania i odpowiednio je dostosować, zwiększając w ten sposób obroty i obniżając koszty utrzymania. Średnie odchylenie bezwzględne i średni błąd procentowy bezwzględny to sposoby obliczania tego KPI.
- Współczynnik zaległych zamówień: Zamówienia, których nie można dostarczyć, są zamówieniami wstecznymi. Wysoki wskaźnik zamówień wstecznych wskazuje na niedokładne planowanie popytu i może skutkować spadkiem zadowolenia klientów. Możesz obliczyć wskaźnik zamówień wstecznych, dzieląc liczbę zamówień niedostarczalnych przez całkowitą liczbę zamówień x 100.
- Koszty utrzymania zapasów: Koszty utrzymania to całkowite koszty utrzymania zapasów magazynowych. Obejmują one kapitał, przestrzeń magazynową, obsługę zapasów i koszty ryzyka zapasów. Wysokie koszty utrzymania wskazują na słabą wydajność magazynu. Oblicz koszty utrzymania, sumując każdą z czterech pozycji kosztów wymienionych tutaj i dzieląc je przez średni roczny koszt zapasów.
- Czas cyklu zamówienia: Ten KPI oblicza, jak często uzupełniasz zapasy w swoim magazynie. Krótki cykl zamówień pokazuje, że często składasz zamówienia u dostawców. Im częściej zamawiasz, tym mniej zapasów przechowujesz, co oznacza niższe koszty przechowywania i lepszy wskaźnik rotacji. Pamiętaj jednak, że na tę metrykę mogą mieć wpływ wymagania dostawców, takie jak częstotliwość zamówień.
- Stopa zwrotu: Twój wskaźnik zwrotów śledzi, jak często zamówienia są zwracane. Jest obliczany jako liczba zwróconych jednostek podzielona przez liczbę sprzedanych jednostek x 100. Chociaż naturalne jest, że chcesz utrzymać ten KPI na niskim poziomie, zwroty zamówień mogą być częstsze dla niektórych produktów w porównaniu do innych. Dlatego uwzględnij dane kontekstowe, takie jak typ produktu i powód zwrotu, aby zapewnić skuteczną analizę.
5 sprytnych technik zarządzania zapasami dla biznesu online
Chociaż jasne jest, że zarządzanie zapasami jest ważne, sposób, w jaki każda firma wykonuje ten proces, jest inny. Dzieje się tak, ponieważ dla każdej firmy dostępnych jest wiele technik i metod, w zależności od jej potrzeb i modelu dostaw.
Niemniej jednak poniższe taktyki kontroli zapasów poprawią Twoje zarządzanie zapasami, niezależnie od stosowanych technik.
1. Pierwszy wszedł, pierwszy wyszedł
Jak sama nazwa wskazuje, FIFO (first in, first out) oznacza, że starsze zapasy są sprzedawane jako pierwsze. To zaufana technika planowania zapasów, która ma zastosowanie do większości typów produktów, w tym towarów nietrwałych i trwałych.
W przypadku towarów nietrwałych uzasadnienie tej taktyki jest jasne — nie chcesz skończyć z zepsutymi towarami, których nie możesz sprzedać. Dlatego FIFO wprowadza nowe zapasy do tylnej części magazynu, podczas gdy starsze zapasy pozostają z przodu i są następne w kolejce do dostaw. Pomaga to również szybciej przemieszczać towary trwałe, gdy są jeszcze schludne i zanim staną się przestarzałe z powodu zmiany opakowania lub projektu produktu.
2. W samą porę
Dzięki zarządzaniu zapasami just-in-time (JIT) firmy kupują i utrzymują zapasy w miarę potrzeb. W rezultacie zapasy są utrzymywane na najniższym możliwym poziomie, aby realizować zamówienia bez wyczerpywania zapasów. Celem JIT jest wyeliminowanie marnotrawstwa i możliwości nadmiaru, zepsucia lub martwego zapasu.
Podczas gdy JIT zapewnia wiele korzyści pod względem oszczędności kosztów magazynowania, wydajności i szczupłej działalności, jego obsługa może być ryzykowna. Zazwyczaj kupujesz zapasy tylko kilka dni przed ich potrzebą sprzedaży, co oznacza, że nawet niewielkie opóźnienie w procesie może być fatalne.
Praktykowanie JIT wymaga również, aby Twoja firma była zwinna i dynamiczna, aby nadążać za krótszym cyklem realizacji. Ale możliwe jest odniesienie sukcesu dzięki ostrożnemu i dokładnemu planowaniu zapasów.
3. Analiza ABC
Nie wszystkie pozycje magazynowe są sobie równe. Niektóre sprzedają się szybciej lub generują większe przychody niż inne. W rezultacie rozsądne praktyki inwentaryzacyjne nakazują priorytetowe traktowanie najcenniejszych pozycji magazynowych pod względem dostępności i przepustowości.
Analiza ABC dzieli zasoby na trzy kategorie, aby określić, które z nich mają największy potencjał przychodowy.
- Produkty kategorii A są dla Ciebie najcenniejsze i generują od 40 do 60% przychodu.
- Produkty kategorii B plasują się pośrodku i stanowią 15-30% przychodów.
- Produkty kategorii C mają najmniejszą wartość i generują zaledwie 5–10% przychodów.
Podczas gdy produkty klasy A powinny być zazwyczaj łatwo dostępne i szybko się rotujące, produkty klasy C mogą być przechowywane na końcu sklepu i nie są tak często zamawiane ponownie.
Dzięki analizie ABC firmy mogą lepiej przydzielać zasoby i ustalać priorytety dla odpowiednich pozycji w magazynie. Ta technika może również umożliwić strategiczne i dochodowe ustalanie cen. Z drugiej strony analiza ABC może ignorować produkty, które dopiero zyskują popularność wśród klientów, a wdrożenie tej techniki często wymaga znacznej ilości czasu i zasobów ludzkich.
4. Inwentaryzacja konsygnacyjna
Inwentaryzacja konsygnacyjna jest podobna do JIT pod względem tego, jak pomaga zarządzać kosztami magazynowania i zapasów. Jednak w przeciwieństwie do JIT, nie jesteś właścicielem żadnego ze sprzedawanych zapasów w ramach konsygnacji. Zamiast tego zapas należy do hurtownika (nadawcy), dopóki nie zostanie sprzedany. Sprzedawca detaliczny płaci za towary dopiero po sprzedaży.
Ta technika planowania zapasów jest świetna w przypadku kosztów zapasów. Nie musisz płacić za zapasy z góry; jeśli towary nie zostaną sprzedane, nigdy nie musisz płacić. To z kolei pomaga w płynności, szczególnie w przypadku firm internetowych, które mogą nie mieć kapitału na utrzymanie ogromnych zapasów.
Strategia ta jest również korzystna, jeśli chcesz oferować szerszy asortyment produktów, ale nie chcesz przeciążać swoich operacji. Jednak dostawcy mogą nie popierać tego podejścia, chyba że sprzedawca ma znaczny popyt, ponieważ większość ryzyka w sprzedaży komisowej spada na dostawcę.
5. Cykliczne liczenie zapasów
Jak sama nazwa wskazuje, cykliczne liczenie zapasów polega na inwentaryzacji zapasów w małych cyklach. Technika ta wykorzystuje małe próbki zapasów do monitorowania zapisów zapasów i sprawdzania, czy zgadzają się one z fizycznymi przedmiotami w sklepie. Niektóre rodzaje cyklicznego liczenia zapasów to:
- Cykl liczenia w grupie kontrolnej: Polega na wielokrotnym liczeniu tej samej grupy elementów. Pomaga to wykryć błędy w zapisach lub technice liczenia, które można następnie naprawić, projektując lepszą procedurę liczenia.
- Losowe liczenie próbek: Sprzedawcy z dużymi magazynami lub zasadniczo podobnymi przedmiotami mogą skorzystać z losowego liczenia próbek. Technika ta polega na losowym wybieraniu i liczeniu pewnej liczby przedmiotów z każdej partii magazynowej, minimalizując w ten sposób zakłócenia.
- Cykl liczenia ABC:Dzięki tej technice będziesz liczyć przedmioty na podstawie ich wartości przychodowej dla Twojej firmy, zgodnie z analizą ABC. Przedmioty w kategorii A będą liczone częściej niż przedmioty magazynowe B lub C.
Bezpośrednią wartością cyklicznego liczenia jest to, jak dobrze oszczędza czas i pracę. Dzięki tej technice nie musisz wykonywać pełnego spisu inwentaryzacyjnego za każdym razem, gdy chcesz uzgodnić fizyczne pozycje w magazynie z zapisami inwentaryzacyjnymi. Ponadto utrzymuje ona operacje magazynowe w ruchu z minimalnymi zakłóceniami, nawet podczas liczenia inwentarza.
Ale ta technika ma też swoje wady. Na przykład nie da się jej porównać z pełnym spisem inwentaryzacyjnym. Ponadto zawsze istnieje ryzyko, że podczas pobierania próbek do liczenia ominiesz obszary magazynowe z problemami, które wymagają naprawy.
Wskazówki dla firm internetowych dotyczące zarządzania zapasami
Jak widać, sposób, w jaki firma zarządza zapasami, może mieć wpływ na koszty działalności, przychody i zadowolenie klientów. Podczas opracowywania strategii najlepszych technik planowania zapasów dla swojej firmy, postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby zoptymalizować proces w celu uzyskania najlepszych wyników.
- Użyj systemu zarządzania zapasami: Zarządzanie zapasami może być żmudne i mogą się zdarzyć błędy. W rezultacie najlepiej jest zautomatyzować proces za pomocą systemu zarządzania zapasami. Ponadto oprogramowanie przyniesie inne korzyści, takie jak prognozowanie popytu oparte na danych, alerty w czasie rzeczywistym i śledzenie zapasów.
- Utrzymuj dobre relacje z dostawcami: Niezawodni dostawcy są cenni dla Twojej firmy, więc warto pracować nad ich zatrzymaniem. Możesz utrzymać zdrowe relacje z dostawcami, płacąc rachunki na czas, komunikując się jasno i traktując dostawców z szacunkiem.
- Utrzymuj zapasy na optymalnym poziomie: Jeśli nie stosujesz strategii JIT lub innej strategii szczupłego zarządzania zapasami, będziesz chciał zapewnić optymalny poziom zapasów. Dobrą zasadą jest utrzymywanie wystarczającego zapasu, aby realizować zamówienia na bieżąco, niezależnie od tego, czy jest to okres dwóch tygodni, czy dłuższy. Zapewnia to wystarczająco dużo czasu na dokonywanie dostaw i uzupełnianie zapasów bez problemów z niedoborem lub nadmiarem zapasów.
- Postępuj mądrze z nadwyżkami towarów: Nawet przy największych staraniach możesz nadal mieć nadmiar towaru. Postępuj z tymi artykułami mądrze, oferując specjalne oferty lub rabaty, aby sprzedać je jak najszybciej. Chociaż artykuły prawdopodobnie zostaną sprzedane za niższą cenę niż chciałeś, znikną z twoich półek, co pozwoli ci zwiększyć rotację i zarobić więcej pieniędzy w dłuższej perspektywie — a to jest ważniejsze.
Podsumowanie
Ogólnie rzecz biorąc, dobre zarządzanie zapasami pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze i pomoże rozwinąć Twój biznes. Im wydajniej zarządzasz zapasami, tym szybciej będziesz dokonywać sprzedaży i zarabiać. Dzięki praktykom planowania zapasów, którymi się tutaj dzielisz, jesteś w doskonałym miejscu, aby zacząć.
Często zadawane pytania dotyczące zarządzania zapasami
Jakie są cztery podstawowe typy zapasów?
Zapasy biznesowe odnoszą się do wszystkich zapasów produktów, które firma posiada i zamierza sprzedać. Obejmuje cztery główne typy:
- Surowce
- Praca w toku
- Wyroby gotowe
- Konserwacja, naprawa i przegląd towarów
Jakie są główne techniki zarządzania zapasami?
Główne techniki zarządzania zapasami to FIFO (first in, first out), prognozowanie popytu i zarządzanie zapasami just-in-time (JIT). Należy jednak pamiętać, że każda technika ma unikalne zalety i wady, dlatego warto przestudiować każdą z nich, aby dowiedzieć się, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.
Jakie są pięć elementów zarządzania zapasami?
Pięć podstawowych elementów zarządzania zapasami to:
- Klasyfikowanie i organizowanie zapasów
- Prowadzenie bieżących rejestrów magazynowych
- Regularne audytowanie stanu magazynowego
- Ocena wyników dostawcy
- Utrzymywanie wysokiego poziomu zadowolenia klienta
