Nu ze het dit jaar zwaar hebben met trage groei en diverse andere uitdagingen, passen slimme retailers automatisering toe om voorop te blijven lopen.
Analisten voorspellen een langzame groei voor de detailhandel dit jaar, na verkoopvolumes in 2023 die onder het niveau van 2019 liggen. Na de opkomst van online tijdens de pandemie, merken velen dat consumenten terugkeren naar fysieke winkels, wat de complexiteit vergroot voor retailers die streven naar een strategische planning en beheer van een winstgevende balans tussen hun winkelstraat- en internetaanbod. De sector bestrijdt dit jaar inderdaad branden op veel fronten, met personeelstekorten, de crisis rond de kosten van levensonderhoud en de impact daarvan op de prijzen, stijgende huur-, energie- en bedrijfskosten en toenemende concurrentie van nieuwe onlinekanalen.
Met krappe winstmarges is er weinig ruimte voor fouten in factuurbetalingsprocessen – overbetalingen en duplicaties kunnen de druppel zijn voor retailers met geldproblemen. Het is ook niet handig om relaties met leveranciers te verslechteren. In het huidige economische klimaat moeten bedrijven hun leveranciers en toeleveringsketen koesteren. In de detailhandel is dit met name het geval, aangezien een bedrijf niet kan verkopen wat het niet kan bemachtigen.
In deze onzekere tijden is het cruciaal om de relatie met leveranciers te beschermen en een veerkrachtige toeleveringsketen te garanderen. Het implementeren van de meest effectieve processen voor Accounts Payable (AP) en afrekeningsafstemming is daarom essentieel.
Vooruitstrevende retailers vertrouwen steeds meer op digitale systemen die veel van hun bedrijfsprocessen versnellen, vereenvoudigen en optimaliseren. Elektronische prijskaartjes, geautomatiseerde voorraad- en inventaristracking, personeel gewapend met tablets om productinformatie te raadplegen, en meer.
Kritieke backofficeprocessen zoals crediteurenprocessen zijn echter vaak het laatste waarin wordt geïnvesteerd. Het implementeren van een best-in-class oplossing voor een functie zoals AP vormt een solide basis, zodat andere digitale oplossingen kunnen worden toegevoegd en benut, zodat retailers zowel stijl als inhoud omarmen.
Efficiënter financieel beheer vanaf het begin betekent dat efficiënte betalingsprocessen de winstgevendheid beschermen, zelfs als de marges steeds krapper worden, en tegelijkertijd productieve en harmonieuze relaties met leveranciers ondersteunen.
Kosten besparen
Een van de belangrijkste uitdagingen voor de detailhandel in 2024 is het vinden van manieren om kosten te besparen zonder de productkwaliteit en klanttevredenheid in gevaar te brengen. Het identificeren en implementeren van digitale oplossingen kan helpen de kosten binnen het bedrijf te verlagen.
Bijvoorbeeld, het implementeren van een elektronische factureringsoplossing stelt leveranciers in staat om digitale facturen te delen die automatisch worden ingevoerd in hun eigen financiële systeem, wat de risico's die samenhangen met menselijke fouten aanzienlijk vermindert en traditionele in-tray vertragingen voor het AP-team wegneemt. Sommige van de beste kunnen ook optionele 3-weg matching en workflowautorisatie bieden, samen met naadloze integratie in de rest van het financiële systeem.
Integratie resulteert in de automatisering van facturen die direct overgaan naar de ERP, waardoor een naadloze informatiestroom ontstaat in het factureringsproces als aanvulling op bestaande ERP-investeringen. Deze enkele bron van waarheid voor facturen zorgt voor nauwkeurigheid van gegevens voor interne financiële teams en de toeleveringsketen, wat een transparant end-to-end-proces oplevert.
Door de meest effectieve processen voor afstemming van rekeningafschriften te garanderen, hebben bedrijven veel meer controle over hun uitgaven, waardoor het risico op te veel betalen van facturen of het verzenden van dubbele betalingen aanzienlijk wordt verminderd. Dit omvat de nauwkeurige beoordeling van creditnota's voor meer transparantie, wat realtime inzicht in de kaspositie op elk moment mogelijk maakt.
Oplossingen voor geautomatiseerde afstemming van afschriften kunnen facturen en creditnota's vergelijken met relevante afschriftregels zonder dat er tijdrovende handmatige processen nodig zijn, wat uren tijd en personeel bespaart. Ze kunnen ook het risico op onderbetaling verminderen, wat kan leiden tot frictie in de leveranciersrelatie en de mogelijkheden voor kortingen bij vroege betaling kan ondermijnen.
Leveranciersrelaties beschermen
Als de pandemie ons iets heeft geleerd, is het wel dat de impact van onverwachte verstoringen in de toeleveringsketen grote financiële schokgolven voor een bedrijf kan veroorzaken. Het loont om te zorgen voor de belangrijkste strategische leveranciers die letterlijk uw spek kunnen redden. Wanneer leveranciers erop kunnen rekenen dat hun klanten hen nauwkeurig en op tijd betalen, is de kans groter dat ze alles uit de kast halen als er onverwachte problemen ontstaan, zoals een plotseling tekort of onderbreking van de toeleveringsketen voor een belangrijk product.
Nadat u productieve relaties met strategische leveranciers hebt opgebouwd, is het belangrijk om ze te beschermen. Vergeet niet dat MKB's heel snel failliet kunnen gaan als de cashflow te traag en moeilijk is. Als dit gebeurt, moet een retailbedrijf een draai maken en processen in gang zetten zoals het zoeken naar vervangende leveranciers, het evalueren van de productkwaliteit, het opbouwen van nieuwe leveranciersrelaties, het onderhandelen over kosten en contracten, en meer.
Het gebruik van een geautomatiseerd, nauwkeurig afrekeningssysteem toont transparantie aan leveranciers – nog meer wanneer het deel uitmaakt van een algeheel digitaal AP-systeem, waardoor communicatie rond vragen veel eenvoudiger wordt. Dit is belangrijk voor bestaande leveranciers en maakt het natuurlijk ook gemakkelijker om relaties op te bouwen met nieuwe leveranciers. Uw kredietgeschiedenis en reputatie tellen.
Het integreren van systemen met leveranciers is een van de grootste barrières voor retailers die nieuwe technologie willen implementeren. Oplossingen zoals Open ECX's AP Automation Invoicing vereisen echter niet dat de leveranciersbasis de manier waarop ze facturen en creditnota's verzenden, verandert.
Oplossingen als deze ondersteunen veel gegevensformaten, waaronder .pdf, .csv, XML en EDI. Bovendien kunnen bedrijfsregels worden gedefinieerd om inkomende gegevens te verrijken en informatie toe te voegen op basis van de vereisten van het ERP-systeem of om matching op regelniveau te ondersteunen.
De UK Prompt Payment Code (PPC) behandelt het nakomen van betalingsvoorwaarden van leveranciers en andere betalingsproblemen. Het is misschien vrijwillig, maar wordt steeds belangrijker voor het veiligstellen van stabiele, betrouwbare en consistente leveranciersrelaties en klanten die kunnen aantonen dat ze zich houden aan verantwoordelijke betalingsprocessen, zullen profiteren van een uitgebreide leveranciersbasis.
Betere bedrijfsresultaten
Data is een belangrijk onderdeel bij het behalen van bedrijfsdoelen, en biedt gebruikers nauwkeurige, realtime informatie om effectievere beslissingen te nemen. Het moet echter wel 100% nauwkeurig zijn. Nauwkeurige en tijdige afrekeningsafstemming produceert nauwkeurige financiële gegevens, die met meer vertrouwen kunnen worden gebruikt voor planning, prognose en budgettering.
Verouderde informatie die vol fouten zit, maakt dit bijna onmogelijk: elke beslissing zou gebaseerd zijn op onbetrouwbare, veranderlijke omstandigheden en het succes van belangrijke beslissingen, zoals de vraag of er opnieuw geïnvesteerd moet worden in fysieke winkels of dat er alternatieve online kanalen ontwikkeld moeten worden, is afhankelijk van nauwkeurige gegevens.
Geautomatiseerde processen elimineren het risico op toetsaanslagen en andere menselijke fouten, omdat gegevens één keer worden ingevoerd met behulp van een geautomatiseerd proces. Terwijl sommige software de menselijke component verwijdert met behulp van OCR (optische tekenherkenning), ondersteund door AI om fouten te verminderen, zijn de beste geautomatiseerde AP-oplossingen vanaf het begin 100% nauwkeurig.
Het implementeren van effectieve AP- en factuurafstemming vermindert tijdrovende correctieprocessen, waarbij financiële teams uren besteden aan het handmatig beoordelen, vergelijken en matchen van facturen om fouten of duplicaten te identificeren. Het is niet ongehoord dat organisaties teams van 10 of meer professionals inhuren die zich uitsluitend richten op afschriftafstemming, een volledig vermijdbare en dure inzet van middelen. Teams kunnen werken aan taken met een hogere waarde, zoals strategie en leveranciersrelaties, terwijl de automatisering het zware werk doet.
De beste geautomatiseerde AP-oplossingen hebben mogelijk ingebouwde validatieregels die helpen bij het opsporen en markeren van mogelijk frauduleuze activiteiten, wat een potentieel mijnenveld is voor elk bedrijf en een aanzienlijk financieel, reputatie- en wetgevingsrisico vertegenwoordigt. Sommige geautomatiseerde AP- en afschriftafstemmingssystemen omvatten afschriftgezondheidsrapportage, zodat het financiële team op de hoogte wordt gesteld van eventuele discrepanties en vol vertrouwen in realtime met het afschriftsaldo kan werken. Ze kunnen ook een volledige documentgeschiedenis leveren ter ondersteuning van externe auditvereisten.
AP-automatiseringssoftware is de homogenisering van processen en methoden, en helpt ervoor te zorgen dat iedereen in de AP-functie en in de hele organisatie op dezelfde pagina zit, en in realtime naar dezelfde versies van dezelfde gegevens verwijst. Door uniforme, voorgeschreven workflows te gebruiken, kunnen taken veel gemakkelijker worden gedeeld, zodat zelfs als de taakeigenaar ziek is of het bedrijf verlaat, deze door elke collega kan worden opgepakt.
Tijd om te automatiseren
Nu is het tijd om AP-processen naar een digitaal platform te verplaatsen. Gebaseerd zijn in de cloud betekent verbeterde beveiliging, realtime toegang tot data en krachtigere data-analyse.
Er zijn een aantal oplossingen beschikbaar en de beste gebruiken unieke conversietechnologie om de onderliggende fysieke tekst uit het brondocument te halen, wat de mogelijkheid biedt om de gegevens te verrijken en bedrijfsregels te definiëren voor hoe het inkomende document en de bijbehorende gegevensinhoud moeten worden behandeld. Deze technologie garandeert 100% nauwkeurigheid, verzendt facturen en creditnota's rechtstreeks naar de ERP van de organisatie, levert een efficiënt, end-to-end digitaal proces dat is afgestemd op netto-nuldoelen en ondersteunt Prompt Payment-praktijken.
Het beheren van de supply chain en inventaris in de huidige retailindustrie is complex – het automatiseren van AP stroomlijnt en vereenvoudigt een van de belangrijkste processen hierin. Zonder robuust functioneel factuurbeheer valt alles anders in het niet, van effectieve voorraadcontrole tot verkoop.
Deze oplossingen helpen bedrijven niet alleen om sterkere relaties met leveranciers op te bouwen, maar optimaliseren ook de efficiëntie van betalings- en financieel beheer. Hierdoor kunnen crediteurenteams meer bereiken in minder tijd. Geautomatiseerde processen nemen een fractie van de tijd in beslag, zorgen voor een grotere nauwkeurigheid en minder fouten. 2024 is het jaar om geautomatiseerde crediteurenadministratie te implementeren. Anders loopt u het risico achter te blijven in een steeds competitievere retailomgeving.
Over de auteur: Nathan Ollier is CEO bij softwarebedrijf Open ECX.
Bron van Retail Insight-netwerk
Disclaimer: De hierboven vermelde informatie wordt onafhankelijk van Cooig.com verstrekt door retail-insight-network.com. Cooig.com geeft geen verklaringen en garanties met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verkoper en producten.
