Heb je ooit een factuur gestuurd en weken op betaling moeten wachten? Of heb je vandaag voor iets betaald dat je pas volgende maand krijgt? Als dat zo is, heb je al ervaring met accrual accounting in actie, ook al wist je dat niet.
Accrual accounting is het systeem dat geld bijhoudt wanneer het verdiend of verschuldigd is, niet wanneer het beweegt. Het is hoe de meeste bedrijven, vooral de grotere, hun boeken bijhouden omdat het een realistischer financieel beeld geeft dan alleen het bijhouden van de cashflow.
Maar waarom is het belangrijk? Als je een bedrijf runt (of van plan bent om dat te doen), moet je weten of je echt geld verdient of alleen overleeft van timingmismatches. Dus laten we het in simpele bewoordingen uitleggen, zonder het droge gevoel van een studieboek.
Inhoudsopgave
Wat is toerekeningsgrondslag?
Soorten toerekeningen
1. Opgebouwde inkomsten
2. Opgelopen kosten
Waarom opbrengstberekening een gamechanger is
1. Financieel inzicht
2. Langetermijncontractbeheer
3. Tracking van krediettransacties
4. Investeerders en kredietverstrekkers geven er de voorkeur aan
Uitdagingen van de opbrengstgerichte boekhouding
1. Het is meer werk
2. Extra personeelsopleiding
3. Kosten
Andere soorten boekhoudmethoden
1. Kasboekhouding
2. Hybride boekhouding
Toerekeningsgrondslag versus kasboekhouding
Ter conclusie
Wat is toerekeningsgrondslag?
Accrual accounting registreert inkomsten wanneer bedrijven een verkoop doen of een dienst verlenen, zelfs als de betaling nog moet komen. Het houdt ook uitgaven bij wanneer ze plaatsvinden, niet alleen wanneer ze worden betaald. Deze aanpak helpt bedrijven hun financiële gezondheid te begrijpen door inkomsten te matchen met de kosten die nodig zijn om alles binnen dezelfde rapportageperiode te verdienen.
Leuk weetje: Wist u dat de VS vereist dat elk bedrijf dat US $ 25 miljoen of meer verdient over drie jaar, accrual accounting gebruikt? Kleinere bedrijven kunnen het echter nog steeds gebruiken als ze dat willen.
Soorten toerekeningen
Bij deze methode zijn er twee hoofdtypen toerekeningen om in de gaten te houden: toegerekende inkomsten en toegerekende uitgaven. Deze zijn belangrijk voor het sluiten van de boeken aan het einde van een periode in toerekeningsboekhouding. Hier is een nadere blik op elk van deze:
1. Opgebouwde inkomsten
Opgebouwde inkomsten zijn inkomsten die een bedrijf heeft gemaakt, maar waarvoor nog geen betaling is ontvangen. Dit gebeurt wanneer een bedrijf goederen of diensten op krediet levert. Een ander voorbeeld zijn opgebouwde kapitaaluitgaven: wanneer een bedrijf apparatuur of eigendommen krijgt, maar er nog niet voor heeft betaald.
Een goed voorbeeld van opgebouwde inkomsten is elektriciteitsverbruik. Een elektriciteitsbedrijf levert stroom aan klanten voordat het inkomsten genereert. Ook al heeft het lopende uitgaven, het ontvangt pas aan het einde van de maand betaling.
Het elektriciteitsbedrijf moet echter nog steeds zijn verwachte toekomstige inkomsten erkennen. Daar komt accrual accounting om de hoek kijken: het kan een nauwkeuriger verslag bijhouden van zijn financiële situatie. Dus wanneer de betalingen eindelijk binnenkomen, neemt de kasrekening van het bedrijf toe, terwijl de vorderingen afnemen.
2. Opgelopen kosten
Aan de andere kant, ontstaan opgebouwde kosten wanneer een bedrijf iets op krediet koopt en het registreert als geld dat het verschuldigd is in zijn financiële administratie. Dit betekent dat het bedrijf een dienst heeft gebruikt of goederen heeft ontvangen, maar er nog niet voor heeft betaald. Enkele veelvoorkomende voorbeelden van opgebouwde kosten zijn:
- Rentelastentoerekeningen: Rente die een bedrijf verschuldigd is, maar nog niet heeft betaald.
- Leveranciersvoorzieningen: Rekeningen van leveranciers voor goederen of diensten die het bedrijf heeft ontvangen, maar nog niet heeft betaald.
- Loon- of salarisopbouw: Loon van werknemers voor werk dat al is verricht, maar nog niet volledig is betaald.
Vooruitbetaalde kosten versus opgebouwde kosten
Vooraf betaalde kosten zijn het tegenovergestelde van opgebouwde kosten. In plaats van later te betalen, betaalt een bedrijf vooraf voor goederen of diensten, zelfs als het niet alles meteen ontvangt.
Waarom opbrengstgerichte boekhouding cruciaal is voor bedrijven
1. Financieel inzicht
Accrual accounting helpt bedrijven hun werkelijke kosten en winsten te zien door uitgaven af te stemmen op hun inkomsten. Dit maakt budgettering, prognoses en planning nauwkeuriger. Het stelt bedrijven ook in staat hun prestaties te controleren zonder misleid te worden door verschillen in cashflowtiming.
2. Langetermijncontractbeheer
Bedrijven met langetermijncontracten hebben accrual accounting nodig. Deze methode zorgt ervoor dat ze inkomsten en uitgaven registreren volgens het contract, waardoor het makkelijker wordt om de financiële voortgang van een project nauwkeurig te volgen.
3. Tracking van krediettransacties
Bedrijven die op krediet kopen of verkopen (d.w.z. goederen en diensten ontvangen of leveren vóór betaling) kunnen ook profiteren van accrual accounting omdat het hen helpt om verschuldigde bedragen en verschuldigde betalingen bij te houden. Deze strategie maakt het plannen van de cashflow eenvoudiger en zorgt ervoor dat ze voldoende fondsen hebben om de activiteiten soepel te laten verlopen.
4. Investeerders en kredietverstrekkers geven er de voorkeur aan
Investeerders, kredietverstrekkers en andere belanghebbenden hebben nauwkeurige financiële rapporten nodig om slimme beslissingen te nemen. Gelukkig geeft accrual accounting hen een duidelijker beeld van de financiële gezondheid van een bedrijf en hoe goed eigenaren het beheren.
Uitdagingen van de opbrengstgerichte boekhouding
Het is niet allemaal rozengeur en maneschijn en winstregistratie. Er zijn nadelen aan accrual accounting, hier zijn er een paar:
1. Het is meer werk
Accrual accounting kan complexer zijn omdat bedrijven moeten bijhouden wat anderen hen verschuldigd zijn (vorderingen) en het geld dat zij verschuldigd zijn (schulden). Om deze reden hebben ze betrouwbare systemen en duidelijke beleidsregels nodig om de administratie nauwkeurig te houden, zodat inkomsten en uitgaven overeenkomen.
2. Extra personeelsopleiding
Accrual accounting heeft ervaren accountants nodig als bedrijven willen dat hun administratie nauwkeurig is. Om deze reden moeten ze mogelijk extra training en hogere personeelskosten betalen om ervoor te zorgen dat het personeel alles correct doet.
3. Kosten
Accrual accounting is geen goedkope methode. Het kan duurder zijn dan cash accounting omdat het geavanceerde software vereist en kan leiden tot hogere kosten voor audits en compliance. Het nauwkeurigere financiële plaatje compenseert echter deze hogere kosten.
Andere soorten boekhoudmethoden
Bedrijven hanteren doorgaans een van de drie boekhoudmethoden (toerekenings-, kas- of hybride boekhouding):
1. Kasboekhouding
Kasboekhouding registreert transacties alleen wanneer er geld binnenkomt of vertrekt. Bedrijven registreren hun inkomsten en uitgaven alleen wanneer ze betalingen ontvangen. Deze methode is eenvoudig maar misleidend, omdat merken de ene maand winstgevend kunnen lijken en de volgende maand geld kunnen verliezen.
Deze methode is ook populair bij kleine bedrijven en particulieren (zoals freelancers), omdat het een duidelijk, real-time overzicht biedt van het beschikbare geld.
2. Hybride boekhouding
Hybride accounting combineert beide methoden, waardoor bedrijven dagelijkse transacties kunnen bijhouden met behulp van cash accounting en grotere of belangrijkere items met behulp van accrual accounting. Deze flexibele aanpak helpt om financiële gegevens nauwkeurig te houden.
Deze methode is ook geweldig voor kleine bedrijven die dagelijkse transacties eenvoudig willen houden en tegelijkertijd grotere financiën willen bijhouden, zoals onbetaalde facturen, rekeningen of inventaris. Merken moeten echter extra voorzichtig zijn met hybride boekhouding om te voorkomen dat ze belasting- en boekhoudvoorschriften overtreden.
Toerekeningsgrondslag versus kasboekhouding
Wat is beter? Het hangt ervan af hoe u zaken doet. Laten we vergelijken.
| Kenmerk | Boekhouding op transactiebasis | Kasboekhouding |
| Wanneer het inkomen wordt geregistreerd | Wanneer het bedrijf het verdient (zelfs als het onbetaald is) | Wanneer het bedrijf het geld ontvangt |
| Wanneer uitgaven worden geregistreerd | Wanneer ze worden gemaakt (zelfs als ze onbetaald zijn) | Als het merk het geld betaalt |
| Nauwkeurigheid | Het geeft een nauwkeuriger beeld van de financiële gezondheid | Deze methode kan misleidend zijn |
| Ingewikkeldheid | Voor deze methode is het nodig om de vorderingen of schulden bij te houden | Het is gemakkelijker te onderhouden |
| Best voor | Bedrijven die zich bezighouden met krediet of contracten | Eenvoudige bedrijven met weinig transacties |
Voorbeeld: Een cateringbedrijf boekt een groot evenement in december, maar krijgt pas in januari betaald. Volgens de toerekeningsgrondslag wordt dat inkomen in december geregistreerd, zodat het overeenkomt met het uitgevoerde werk. Volgens de kasboekhouding zou het pas in januari verschijnen.
Ter conclusie
Accrual accounting kan snel noodzakelijk worden als u serieus bezig bent met het laten groeien van een bedrijf. Ja, het is complexer dan cash accounting, maar het biedt echte inzichten, helpt bij financiële planning en houdt investeerders, kredietverstrekkers en toezichthouders tevreden.
Hoewel cash accounting misschien werkt voor kleine bedrijven, is het niet voldoende als ze opschalen, kredietverkopen beheren of langetermijngroei plannen. Daarom is accrual accounting hun beste optie. Overweegt u om over te stappen? Begin met het leren van de basis, investeer in goede software en raadpleeg een accountant om u te helpen met de overgang.
