Hoe u in 5 stappen een proefbalans maakt

Soms kunnen bedrijfsfinanciën aanvoelen als een eindeloze puzzel. Stel je voor dat je inkomsten bijhoudt, uitgaven betaalt en ervoor zorgt dat alles klopt, om vervolgens een fout in je boekhouding te vinden die alles in de war gooit.

Think Een studie van Indiana University, 60% van de boekhoudfouten komen voort uit elementaire boekhoudfouten. Maar dat is waar veel bedrijven de proefbalans voor gebruiken. Het is een eenvoudige maar krachtige tool die u helpt fouten te ontdekken voordat ze grote problemen worden.

Zie het als een financieel controlepunt, waarbij u ervoor zorgt dat elke dollar verantwoord is voordat u verdergaat. Wilt u dieper ingaan op wat een proefbalans is? Lees verder om meer te weten te komen over hoe een proefbalans werkt en waarom u er belang bij zou moeten hebben (zelfs als u boekhoudsoftware gebruikt).

Inhoudsopgave
Wat is een proefbalans?
    Waarom is een proefbalans belangrijk?
Hoe werkt een proefbalans?
Wat houdt een proefbalans in?
Proefbalans versus balans: wat is het verschil?
Hoe vaak moet u een proefbalans opstellen?
Wie gebruikt een proefbalans?
Hoe u een proefbalans opstelt (stap voor stap)
    Stap 1: Bereken rekeningsaldi
    Stap 2: Saldi overboeken naar de proefbalans
    Stap 3: Tel uw debet- en creditkolommen op
    Stap 4: Controleer op fouten als de totalen niet overeenkomen
    Stap 5: Sluit de proefbalans
Tips om de nauwkeurigheid van uw proefbalans te garanderen
Afronden

Wat is een proefbalans?

Een proefbalans is een financieel rapport dat alle rekeningen in uw grootboek vermeldt, met hun debet- en creditsaldi. Het is geen officieel financieel overzicht (vandaar het woord "proefbalans"), maar een interne tool om te controleren of uw boeken in evenwicht zijn.

Als uw totale debet gelijk is aan uw totale credit, gefeliciteerd! Uw rekeningen zijn in evenwicht. Als dat niet zo is, is dat uw teken om de fout te vinden en te herstellen voordat u financiële overzichten opstelt of een audit ondergaat.

Waarom is een proefbalans belangrijk?

• Ontdekt boekhoudkundige fouten voordat ze een sneeuwbaleffect krijgen

• Zorgt ervoor dat uw financiële overzichten nauwkeurig zijn

• Helpt u ontbrekende of dubbele transacties te herkennen

• Vermindert stress voor audits of belastingaangiften

Hoe werkt een proefbalans?

Als u dubbel boekhouden gebruikt, heeft elke transactie twee delen: een debet en een credit, die altijd in evenwicht moeten zijn. U registreert bijvoorbeeld eerst een transactie wanneer deze plaatsvindt en werkt deze opnieuw bij wanneer u de betaling ontvangt. Vergeet niet dat alle rekeningen in dit record in evenwicht moeten zijn met nul.

Als de totale debet- en creditbedragen niet overeenkomen, is er een probleem dat opgelost moet worden. Belangrijker nog, een proefbalans is een apart overzicht van alle transacties uit uw grootboek, waarmee u kunt controleren of alles correct is opgeteld met nauwkeurige gegevens.

Wat houdt een proefbalans in?

Een proefbalansrapport bestaat uit drie hoofdkolommen:

• Accountnamen: Geeft een overzicht van alle rekeningen, bijvoorbeeld activa, passiva, inkomsten en uitgaven.

• Debetsaldi: Geeft het totale debetbedrag voor elke rekening weer.

• Creditsaldi: Geeft het totale tegoed voor elke account weer.

Proefbalans versus balans: wat is het verschil?

Mensen verwarren een proefbalans vaak met een balans, maar ze dienen verschillende doelen. De proefbalans is een intern hulpmiddel om te controleren of rekeningen in evenwicht zijn. Daarentegen is de balans een belangrijke financiële verklaring die een momentopname biedt van de algehele economische gezondheid van een bedrijf.

Bedrijven zouden jaarlijks balansen moeten maken en deze delen met investeerders van financiële instellingen, waardoor ze essentieel zijn voor het beheren van hun financiën. Aan de andere kant helpt een proefbalans alleen bij interne controles.

Hoe vaak moet u een proefbalans opstellen?

• Overweeg om voor elke verslagperiode (maandelijks of driemaandelijks) minstens één proefbalans op te stellen.

• Maak een proefbalans op wanneer u een boekhoudkundige fout vermoedt.

• Proefbalansen kunnen nuttig zijn voordat u financiële overzichten of belastingaangiften opstelt.

Opmerking: Hoe vaker u een proefbalans opstelt, hoe kleiner de kans dat er fouten in de balans worden gemaakt.

Wie gebruikt een proefbalans?

Accountants en boekhouders gebruiken een proefbalans om de financiële gegevens van een bedrijf te controleren. Hoewel moderne boekhoudsoftware helpt om fouten te verminderen, zijn proefbalansen nog steeds waardevol voor interne beoordelingen.

Senior management kan proefbalansrapporten bijvoorbeeld nuttig vinden omdat ze helpen om belangrijke financiële informatie te tonen. Accountingteams vertrouwen er ook op voor regelmatige beoordelingen of om mogelijke fouten te identificeren.

Hoe u een proefbalans opstelt (stap voor stap)

Stap 1: Bereken rekeningsaldi

Bedrijven registreren al hun transacties in een grootboek, wijzen elke transactie een journaalpost toe en koppelen deze aan de juiste rekening. Hier komt de meeste informatie voor de proefbalans vandaan.

Afhankelijk van uw boekhoudsysteem moet u mogelijk verschillende uitgaven en inkomstenbronnen groeperen. Uw crediteurenrekeningen kunnen bijvoorbeeld meerdere kleinere transacties bevatten die moeten worden opgeteld voordat het totaal naar uw proefbalans wordt overgeboekt.

Bovendien moeten bedrijven elke balans sluiten om zich te kunnen richten op specifieke tijdsbestekken, meestal hun boekhoudcyclus (maandelijks of per kwartaal). Ze kunnen hun balans echter ook voor kortere periodes bekijken als dat nodig is.

Stap 2: Saldi overboeken naar de proefbalans

Verplaats vervolgens de eindsaldi in uw grootboek naar de proefbalans, waarbij u ervoor zorgt dat alle rekeningen overeenkomen. Noteer het totale credit in de linkerkolom (naast de rekeningnamen) en het totale debet in de uiterst rechtse kolom.

Let hier goed op! Het is makkelijk om bedragen in de verkeerde kolom of onder de verkeerde rekening te registreren. Zelfs een kleine fout kan uw hele proefbalans in de war schoppen, waardoor u tijd verspilt aan het proberen de fout te vinden en te herstellen.

Stap 3: Tel uw debet- en creditkolommen op

Tel al uw credit- en debetsaldi bij elkaar op. Als u de stappen correct hebt gevolgd, zou dit een snel en eenvoudig proces moeten zijn. Als u spreadsheetsoftware zoals Microsoft Excel gebruikt, kunt u ook een formule gebruiken om de match automatisch voor u te doen.

Controleer vervolgens uw eindtotalen. De credit- en debetsaldi moeten overeenkomen. Als dat zo is, betekent dit dat uw boeken in evenwicht zijn. Stel dat dat niet zo is; maak u dan geen zorgen. Het hele punt van een proefbalans is om deze verschillen vroegtijdig te ontdekken, zodat u fouten kunt vinden en oplossen voordat ze grotere problemen worden.

Stap 4: Controleer op fouten als de totalen niet overeenkomen

U moet erachter komen waarom uw getallen niet overeenkomen. Begin dus met het zoeken naar veelvoorkomende fouten, zoals het invoeren van gegevens in de verkeerde kolom of rekening, verkeerd geplaatste decimalen en het vergeten van een transactie. Zodra u de fout hebt gevonden, gaat u terug naar stap drie tot en met vijf en controleert u of uw totale saldo.

Opmerking: Herhaal dit proces totdat alles goed op één lijn ligt.

Stap 5: Sluit de proefbalans

Nadat u het proces hebt voltooid, kunt u uw proefbalans sluiten en het document opslaan. Dit kan handig zijn als u de periode later wilt bekijken of verlengen. Als u spreadsheetsoftware gebruikt, overweeg dan om een ​​sjabloon met ingebouwde formules te bewaren om toekomstige proefbalansen sneller en eenvoudiger te maken.

Tips om de nauwkeurigheid van uw proefbalans te garanderen

• Gebruik boekhoudsoftware: Overweeg te investeren in tools zoals QuickBooks, Xero en FreshBooks, die automatisch proefbalansen genereren. Deze tools helpen fouten te verminderen die vaak voorkomen bij handmatige gegevensinvoer. Sommige automatiseren het proces zelfs door gegevens uit facturen en andere financiële documenten te halen.

• Maak regelmatig records: Hoe vaker u een proefbalans opstelt, hoe gemakkelijker het is om kleine fouten te ontdekken voordat ze grotere problemen opleveren.

• Stroomlijn de informatiestroom: Verwar uw boekhoudgegevens niet. U kunt elektronische systemen gebruiken om de informatiestroom te verbeteren en alles op één plek georganiseerd te houden.

Afronden

Terwijl velen een proefbalans zien als een boekhoudkundige oefening, zien anderen het als een belangrijk hulpmiddel waarmee bedrijven de financiële nauwkeurigheid kunnen handhaven, kostbare fouten kunnen voorkomen en ervoor kunnen zorgen dat de boeken in evenwicht zijn.

Of u nu een kleine ondernemer bent of een accountant, regelmatig een proefbalans bijhouden kan u op de lange termijn tijd, stress en geld besparen. Zelfs als u het idee van handmatige gegevensinvoer niet prettig vindt, kunt u het proces altijd automatiseren met boekhoudplatforms.