Douane processen kunnen aanzienlijk inefficiënt zijn als ze handmatig worden afgehandeld. De verwerking van de enorme hoeveelheid papierwerk die voor elke zending nodig is, kan traag zijn zonder automatisering.
Bovendien is handmatige invoer van gegevens voor douaneaangiften en gerelateerde documenten gevoelig voor fouten. Zelfs kleine onnauwkeurigheden kunnen vertragingen veroorzaken, omdat douaneautoriteiten de discrepanties moeten verifiëren en corrigeren.
Bovendien kan het lastig zijn om op de hoogte te blijven van de voortdurend veranderende douanevoorschriften zonder realtime tracking en meldingen. Bovendien reageren bedrijven mogelijk traag op verzoeken van douaneautoriteiten of op problemen die zich voordoen tijdens het inklaringsproces.
Dankzij functies als cloudopslag, elektronische indiening, digitale documentatie, realtime tracking en meldingen en samenwerking tussen meerdere belanghebbenden kan douanesoftware als een service (SaaS) de gehele inklaringsprocedure aanzienlijk stroomlijnen en de complexiteit van import-/exporttransacties vereenvoudigen.
Lees verder en ontdek wat douane-SaaS precies is en hoe het het hele import-/exportproces een fluitje van een cent kan maken!
Inhoudsopgave
1. Wat is douane SaaS?
2. 5 manieren waarop douane-SaaS import-/exportactiviteiten stroomlijnt
3. Maximaliseer de efficiëntie bij douaneafhandeling met SaaS-oplossingen
Wat is douane SaaS?
Customs SaaS (Software as a Service) is een cloudgebaseerde oplossing die het volledige proces van douaneafhandeling automatiseert en stroomlijnt, inclusief het indienen van aangiften, het betalen van rechten en het waarborgen van de naleving van handelsovereenkomsten en -regelgeving.
Dit type douanesoftware wordt doorgaans aangeboden op abonnementsbasis, op afstand gehost en via internet toegankelijk gemaakt voor klanten. Hierdoor kunnen bedrijven de complexe taken die gepaard gaan met het importeren en exporteren van goederen eenvoudig beheren via een webbrowser, waardoor het niet nodig is om hardware of software lokaal te installeren of te onderhouden.
5 manieren waarop douane-SaaS import-/exportactiviteiten stroomlijnt
Het gebruik van douanesoftware gaat verder dan alleen het elimineren van handmatige taken. Het omvat het beheren van classificaties, het toezicht houden op oorsprongsprocessen en het uitvoeren van nalevingscontroles, allemaal binnen één webgebaseerd platform. Hieronder staan vijf manieren waarop douane SaaS-oplossingen de import-/exportprocessen kunnen automatiseren en stroomlijnen:
Documentbeheer en geautomatiseerde gegevensinvoer
Een belangrijk voordeel van SaaS-oplossingen is hun vermogen om de opslag van alle douanedocumentatie te centraliseren, waardoor deze eenvoudig toegankelijk en bij te werken is. In plaats van door stapels papierwerk te zoeken om een specifieke exportaangifte of commerciele factuurworden alle douanedocumentatie opgeslagen in een centrale, cloudgebaseerde opslagplaats.
Bedrijven en douane-expediteurs kan snel documenten vinden met behulp van zoekfuncties, die kunnen filteren op verschillende parameters zoals datum, verzendnummer of klanten. Bovendien kunnen wijzigingen, wanneer documenten updates of correcties nodig hebben, in één keer en in realtime op meerdere vermeldingen worden toegepast, waardoor de updates direct toegankelijk zijn voor alle belanghebbenden.
Bovendien kan douanebeheersoftware automatisch formulieren en terugkerende documenten invullen en bijwerken. Zo kunnen rederijen bijvoorbeeld sjablonen maken voor typische vermeldingen om automatisch nieuwe douaneaangiften voor soortgelijke zendingen te genereren. Bovendien gebruiken de meeste douane-SaaS-oplossingen OCR-technologieën (Optical Character Recognition) om fysieke documenten te scannen en deze om te zetten in een digitaal formaat.
Realtime updates over handelsregelgeving en tarieven
Bedrijven die internationaal zakendoen, weten ongetwijfeld dat het lastig en tijdrovend kan zijn om de douanevoorschriften van de landen waarmee ze zakendoen, te begrijpen en na te leven.
Gelukkig onderhouden de meeste douane-compliance software-as-a-service (SaaS)-oplossingen uitgebreide databases die continu worden bijgewerkt met de laatste wijzigingen in lokale douanevoorschriften en internationale handelsovereenkomsten. Bedrijven ontvangen onmiddellijk meldingen over relevante wijzigingen in de huidige regels of tarieven die van invloed kunnen zijn op hun import-/exportactiviteiten.
Bovendien berekenen SaaS-oplossingen voor douanezaken automatisch het geschatte bedrag aan douanerechten en belastingen die verschuldigd zijn voor import-/exporttransacties, op basis van de informatie over de verzonden goederen, zoals productclassificatie, waarde en herkomst.
Omdat de berekeningen zijn gebaseerd op de laatste tarieven en overeenkomsten, kunnen bedrijven mogelijke overbetalingen of onderbetalingen vermijden die kunnen resulteren in overbodige kosten of boetes. Daarnaast beheert en automatiseert bepaalde software voor douaneagenten diverse douanekosten, waaronder kosten voor douane-entrepots, havengelden, verzekeringskosten en meer.
Connectiviteit met douaneautoriteiten
Vóór de komst van e-douane en digitale systemen was het indienen van papierwerk een tijdrovend proces, waarbij men vaak lang moest wachten bij douanekantoren of via de post.
Wat nog erger is, is dat zodra het papierwerk is ingediend, het bijhouden van de voortgang van documenten en hun status in het proces ook een uitdaging kan zijn. Als er achteraf een fout of omissie werd ontdekt, resulteerde dit vaak in langere inklaringstijden, douaneboetes of zelfs de afwijzing van goederen.
Tegenwoordig zijn SaaS-oplossingen voor douanezaken rechtstreeks verbonden met de Electronic Data Interchange (EDI)-systemen (of equivalenten) van douaneautoriteiten in meerdere landen wereldwijd. Hierdoor is het eenvoudiger om internationale handelsnaleving te beheren via één enkele interface.
Bedrijven die bijvoorbeeld goederen naar de Verenigde Staten importeren, kunnen SaaS-software voor douane gebruiken die een directe verbinding biedt met de Amerikaanse douane en grensbescherming (CBP) via haar geautomatiseerde commerciële omgeving (ACE).
Dankzij deze connectiviteit kunnen bedrijven elektronisch de import- en exportgegevens indienen die de CBP en tientallen andere Amerikaanse belastingautoriteiten vereisen. partneroverheidsinstantiesBovendien kunnen bedrijven continu inzicht houden in de status van vereiste verzenddocumenten, invoeroverzichten en vrijgaven van vracht.
Ingebouwde mogelijkheden voor collaboratieve workflows
Het kan niet genoeg worden benadrukt hoeveel de efficiëntie van import-/export- en logistieke activiteiten verbetert door een gecentraliseerd, cloudgebaseerd platform dat realtime-updates, het delen van documenten en communicatie mogelijk maakt.
Stel je eens een situatie voor waarin een verzender in Duitsland is het verzenden van goederen naar een geadresseerde in Canada. Een douaneagent in Canada moet de douaneafhandeling beheren. Een douane-SaaS biedt een webtoegankelijke interface waarmee de Duitse verzender de benodigde verzenddocumenten kan uploaden, zoals de commerciële factuur en paklijst.
Zodra ze zijn geüpload, wordt de Canadese douaneagent onmiddellijk op de hoogte gebracht en kan hij beginnen met het douaneaangifteproces. Ze kunnen deze documenten openen om te bevestigen dat ze voldoen aan de Canadese importregelgeving, zonder dat ze rechtstreeks contact hoeven op te nemen met de verzender of hoeven te wachten tot er e-mails worden uitgewisseld. Op dezelfde manier wordt de geadresseerde gewaarschuwd wanneer de goederen door de douane zijn en klaar zijn om te worden opgehaald.
Voordat u zich zorgen maakt over de blootstelling van gevoelige informatie en documenten aan derden, kunt u er zeker van zijn dat SaaS-oplossingen rolgebaseerde toegangscontroles implementeren om gegevens te beveiligen. De douaneagent kan bijvoorbeeld toestemming hebben om douaneaangiften te bewerken en in te dienen op basis van de documenten van de verzender, maar heeft geen toegang tot de financiële regelingen van de ontvanger met de verzender.
Schaalbaarheid en cloudgebaseerde toegankelijkheid
We kunnen deze blogpost over hoe douane SaaS-software de efficiëntie en nauwkeurigheid van import-/exportprocessen verbetert niet afsluiten zonder de bepalende eigenschap van SaaS te noemen die het onderscheidt van andere douanesoftwareoplossingen: de cloudgebaseerde toegankelijkheid. Dit zorgt voor moeiteloze externe toegang tot gegevens vanaf elke plek ter wereld.
Neem bijvoorbeeld een expediteur met een operationeel team dat over de hele wereld verspreid is; zij moeten de coördinatie tussen teamleden in verschillende tijdzones onderhouden om continue, 24-uurs operaties te garanderen. Met behulp van douane SaaS-software kunnen teamleden toegang krijgen tot dezelfde informatie, verzendstatussen bijwerken en douaneaangiften beheren, waar ze ook zijn.
Naast externe toegang maken SaaS-oplossingen ook gebruik van elastische cloudbronnen die eenvoudig kunnen worden opgeschaald of afgeschaald op basis van de vraag. Denk aan een e-commercebedrijf dat gespecialiseerd is in seizoensgebonden goederen; het kan aanzienlijke schommelingen in het verkoopvolume gedurende het jaar zien. Tijdens rustigere maanden kunnen de import-/exportactiviteiten minimaal zijn.
Naarmate de feestdagen naderen, kan er echter een aanzienlijke toename zijn in de import van grondstoffen en de export van afgewerkte goederen. Een SaaS-oplossing voor douane kan tijdens deze rustigere periodes worden geschaald om kosten te besparen, en vervolgens snel worden opgeschaald tijdens de piekmaanden om de toename in douaneaangiften, duty management en nalevingscontroles te beheren zonder dat er fysieke infrastructuurupgrades nodig zijn.
Maximaliseer de efficiëntie bij douaneafhandeling met SaaS-oplossingen
Uiteindelijk zal de implementatie van SaaS-oplossingen voor douaneafhandeling en import-/exportactiviteiten leiden tot kortere afhandelingstijden, lagere operationele kosten, betere naleving van gegevensvereisten en papierloze processen.
Om te beginnen kunnen bedrijven met een eenvoudige zoekopdracht op internet een breed scala aan op maat gemaakte SaaS-oplossingen vinden, zoals MIC, CargoWise en CANOPUSDeze oplossingen variëren van betaalbare oplossingen, die basisfuncties bieden zoals documentbeheer, archiveringsmogelijkheden en eenvoudige verzendingstracering, tot meer geavanceerde, wereldwijd verbonden oplossingen die volledige automatisering van douaneprocessen bieden.
Grote logistieke en supply chain-bedrijven, zoals expediteurs en externe logistieke dienstverleners (3PL's), zou zelfs een softwaretool kunnen gebruiken zoals de Cooig Cloud SaaS-versneller om hun eigen schaalbare en veilige SaaS-applicaties te ontwikkelen en implementeren.
Om meer te weten te komen over de automatisering van douaneprocedures, kunt u kijken naar hoe douanesoftwareoplossingen nu worden gebruikt. integratie van kunstmatige intelligentie om de gehele workflow van douaneafhandeling te stroomlijnen!
Op zoek naar een logistieke oplossing met concurrerende prijzen, volledige zichtbaarheid en direct toegankelijke klantenservice? Bekijk de Cooig.com Logistieke Marktplaats <p></p>
