5 eenvoudige stappen voor effectief leveranciersrelatiebeheer

Leveranciers van de toeleveringsketen vormen de spil van succesvolle bedrijven. Mislukking in het leveranciersrelatiebeheerproces kan gemakkelijk leiden tot de ondergang van een bedrijf, net als een verkeerd uitgelijnde kaart in een zorgvuldig gebouwd kaartenhuis.

Een robuuste vendor relationship management (VRM)-strategie brengt veel voordelen met zich mee. Het maakt verstandig kostenbeheer mogelijk door gunstige voorwaarden te onderhandelen en verbetert serviceniveaus, waardoor leveranciers zich aan de vastgestelde kwaliteitsnormen houden. Bovendien cultiveert het bevorderen van langetermijnpartnerschappen met leveranciers een omgeving van wederzijds begrip en ondersteuning, wat een positieve impact heeft op de algehele bedrijfsprestaties.

Maar hoe kunnen bedrijven de werkelijke waarde van hun leverancierspartnerschappen vaststellen? Hoe kunnen ze evalueren of de deliverables van hun leveranciers overeenkomen met hun verwachtingen, en welke stappen moeten ze nemen als dat niet het geval is? Om deze vragen te beantwoorden, onthult deze blogpost een vereenvoudigde handleiding van 5 stappen die erop gericht is het proces van leveranciersrelatiebeheer te verbeteren.

Inhoudsopgave
Identificeer en selecteer potentiële leveranciers
Bewaken en evalueren van prestaties
Voer risicobeoordelingen uit en ontwikkel een back-upstrategie
Richt gecentraliseerde communicatiepunten in
Plan voor een exitstrategie
Transformeer leveranciers in partners voor een win-winrelatie

Identificeer en selecteer potentiële leveranciers

Vendor relationship management gaat over het selecteren van partners die inspelen op de behoeften van het bedrijf en deel uitmaken van het succesverhaal. De eerste stap in dit proces is het identificeren en selecteren van potentiële leveranciers.

Leveranciers vormen een integraal tandwiel binnen de toeleveringsketen. We kunnen ze in twee brede categorieën onderbrengen:

• LeveranciersBedrijven die grondstoffen, eindproducten of essentiële diensten leveren om een ​​product te maken of te leveren.
• Logistieke dienstverleners: Organisaties die zich bezighouden met transport, opslag en distributie en die als brug fungeren tussen goederen en de eindgebruiker.

Een duidelijk onderscheid tussen de twee helpt de communicatie en samenwerking te stroomlijnen, de ruggengraat van elke langetermijnrelatie. Fabrikanten (leveranciers) kunnen bijvoorbeeld samenwerken met bedrijven om opwindende nieuwe producten te ontwikkelen, terwijl logistieke dienstverleners hun diensten kunnen opvoeren door op de hoogte te blijven van de verwachte vraag.

Dus, hoe vinden bedrijven de perfecte leveranciers die passen bij hun businessmodel? Laten we het opsplitsen in vijf simpele stappen:

1. Identificeer zakelijke behoeften: Bedrijven moeten beginnen met het schetsen van het specifieke product of de service die ze van een leverancier nodig hebben. Deze stap vormt de kern voor alle andere verwachtingen rondom kwaliteit, service, tijd, kosten, etc. Ook is het essentieel om de frequentie en het volume te overwegen dat nodig is. Zijn bedrijven op zoek naar een eenmalige service, of is het een noodzakelijk ingrediënt voor een langetermijnpartnerschap?
2. Voer zorgvuldigheid uit: Benut de kracht van onderzoek. Analyseer brancherapporten, bestudeer online beoordelingen en beoordelingen en beoordeel hun financiële stabiliteit. Krijg een holistisch beeld van hun capaciteiten op basis van eerdere ervaringen met het leveren van het gewilde product of de gewenste service. Een bezoek aan de locatie kan een voorproefje van hun activiteiten bieden.
3. Een aanvraag voor een voorstel (RFP) opstellen: Maak een gedetailleerd document waarin de specifieke vereisten, verwachte serviceniveaus, selectiecriteria en tijdlijnen worden uiteengezet. RFP naar de leveranciers die de voorlopige screening hebben doorstaan. Deze stap zal helpen bij het verzamelen van gestructureerde gegevens van elke leverancier en een gelijk speelveld voor vergelijkingen mogelijk maken.
4. Evalueer voorstellen en beoordeel de geschiktheid: Zodra de voorstellen van leveranciers binnenkomen, is het tijd voor evaluatie. Weeg ze af tegen criteria zoals kosten, klantenservice, leveringscapaciteit en kwaliteitsborgingsmechanismen. Een persoonlijk interview kan bedrijven verder helpen hun probleemoplossend vermogen te meten.
5. Controleer referenties: Neem contact op met eerdere zakelijke kopers of partners van de leverancier. Het extraheren van informatie over hun ervaringen, tevredenheidsniveaus en verbeterpunten kan waardevolle inzichten opleveren. De prestaties van een leverancier in het verleden zijn vaak een betrouwbare voorspeller van toekomstige servicekwaliteit.

Bewaken en evalueren van prestaties

Na het eerste selectieproces is het belangrijk om de tijd te nemen om de prestaties van leveranciers regelmatig te monitoren en evalueren. Deze stap gaat niet over het spelen van een schuldspel of het wijzen van vingers - het gaat erom leveranciers verantwoordelijk te houden om hun beloften consequent na te komen. Een onbetrouwbare leverancier kan immers leiden tot vertragingen, onverwachte uitgaven en klanten de verkeerde kant op wrijven.

Het is essentieel om een ​​gecentraliseerde scorecard of een uitgebreide evaluatie checklistZie het als een rapportcijfer voor leveranciers, dat hen bruikbare feedback geeft en laat zien waar zij in uitblinken of verbetering behoeven.

Hier zijn enkele belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) die bedrijven kunnen gebruiken om te controleren hoe goed hun leveranciers presteren:

• Leveringstermijnen: Levert de leverancier altijd op tijd? Late leveringen kunnen de bedrijfsschema's verstoren en waardevolle klantverbintenissen verstoren.
• Nauwkeurigheid van de bestelling: Niemand houdt van fouten, vooral niet als ze productie- en verkoopplannen kunnen verstoren. Deze KPI test hoe vaak de leverancier de bestelde hoeveelheid en specificaties levert.
• Kwaliteitsnaleving: Hoe goed houdt de leverancier zich aan de overeengekomen product- of servicekwaliteit? Houd bij hoe vaak goederen worden geretourneerd vanwege kwaliteitsproblemen.
• Prijsstabiliteit: Zoals het gezegde luidt: "Verandering is de enige constante." Maar één plek waar bedrijven te veel variabelen willen vermijden, is de prijs van hun grondstoffen. Onderzoek de geschiedenis van prijswijzigingen van de leverancier, die mogelijk problemen signaleren die de prijsstrategie beïnvloeden.

Onthoud: deze stap gaat niet alleen over het beoordelen van de negatieve punten; het moet ook de positieve punten belichten! Wanneer leveranciers weten dat hun diensten, uitzonderlijke acties en innovaties worden erkend en gewaardeerd, zullen ze waarschijnlijk een stapje extra zetten. Dit gevoel van voorkeursbehandeling bevordert sterke relaties en transformeert hen in vertrouwde partners.

Hier zijn een paar praktische ideeën om leveranciers te belonen voor hun harde werk:

• Contractverlengingen:Door contracten voor een langere termijn aan te bieden, krijgen leveranciers een gevoel van stabiliteit en worden ze aangemoedigd om hun hoge prestaties te behouden.
• Meer bestellingen: Als een leverancier consequent uitblinkt, waarom zou je dan niet om meer uitstekende service vragen? Het verhogen van hun ordervolume is een directe uiting van waardering en een bewijs van hun eersteklas services.
• Publieke herkenning: Iedereen houdt van een beetje spotlight. Denk aan een jaarlijkse leveranciersprijs of certificeringsceremonie om de handen achter de supply chain te eren — een gouden ticket voor leveranciers om te pronken en hun inspanningen opnieuw te richten om meer overwinningen te behalen!

Voer risicobeoordelingen uit en ontwikkel een back-upstrategie

Met een pen in de ene hand en scorecards in de andere, is het tijd om de prestatierapporten van leveranciers eens goed onder de loep te nemen. Deze scorecards zijn niet zomaar papieren gewichten, maar hulpmiddelen om potentiële risico's te beoordelen die aan elke leverancier zijn gekoppeld. Deze kritische evaluatie helpt leveranciers te categoriseren in drie op risico's gebaseerde categorieën:

• Leveranciers met een hoog risico: Deze leveranciers lijken misschien wel ontmoedigende stormwolken aan de zakelijke horizon. Ze hebben inconsistenties laten zien, misschien vanwege gemiste deadlines, kwaliteitsproblemen of een andere vorm van prestatie-blip.
• Leveranciers met een gemiddeld risico: Deze leveranciers zijn de pasteltinten in ons kleurenpalet, een mix van lichtere en donkerdere tinten. Ze voldoen meestal aan de verwachtingen, maar er kan een incidentele veeg of gemiste streek zijn.
• Leveranciers met een laag risico: Stel je de perfecte kop koffie voor. Net als onze favoriete ochtenddrankjes zijn deze low-risk leveranciers altijd goed. Ze zijn de beste presteerders, ze komen hun beloftes altijd na en ze hebben een uitstekende reputatie op het gebied van kwaliteit.

Nu bedrijven de risico's van elke categorie leveranciers hebben gelabeld, is het tijd om een ​​strategische verdediging op te stellen. Stel je dit voor als een persoonlijk spelplan, een gedetailleerd draaiboek van wat te doen als een risico zich voordoet. Hier is een voorbeeld van een duidelijke visuele tabel die een effectief plan voor elke risicocategorie weergeeft:

Richt gecentraliseerde communicatiepunten in

Effectieve communicatie is de levensader van elke sterke relatie. Deze waarheid is niet anders als het gaat om strategieën voor relatiebeheer met leveranciers. Een cruciaal aspect van VRM is het onderhouden van een gestroomlijnde en efficiënte communicatiemodus.

Om dit doel te bereiken, moeten bedrijven overwegen om een ​​centraal communicatiepunt op te zetten. Implementatie van software voor leveranciersrelatiebeheer zoals gatekeeper kan bedrijven aanzienlijk helpen bij het opzetten van een “enkele bron van waarheid.” Dit centrale punt wordt de steunpilaar van alle vitale communicatie, gerelateerde gegevensuitwisseling en activiteiten met leveranciers.

Wanneer bedrijven dergelijke software integreren, kunnen ze verschillende voordelen behalen:

• Stroomlijn de communicatie: Een gecentraliseerd platform biedt een enkele locatie voor alle interacties. Informatie kan snel en nauwkeurig worden gedeeld tussen inkoopteams, waardoor de kans op miscommunicatie of het missen van cruciale berichten wordt verkleind. Deze functie is met name handig bij het informeren van leveranciers over voorzienbare wijzigingen of het informeren van hen over opkomende problemen. Het zorgt ervoor dat alle leveranciers de informatie tegelijkertijd ontvangen voor consistente en nauwkeurige communicatie.
• Stel een tweerichtingsfeedbacksysteem in: Leveranciersportalsoftware heeft vaak ingebouwde mechanismen om feedback en dialoog te faciliteren. Dit tweerichtingsfeedbacksysteem stelt leveranciers in staat om hun inzichten, suggesties of zorgen te delen. Dit moedigt deelname van leveranciers aan en verbetert het communicatieproces en de algehele leveranciersrelatie.
• Bevorder zichtbaarheid en transparantie: Een gecentraliseerd leveranciersportaal geeft bedrijven en leveranciers volledig inzicht in transacties, leveringen, inventarissen en andere kritieke handelingen. Deze zichtbaarheid bevordert transparantie en zorgt ervoor dat alle partijen op dezelfde pagina zitten. Het geeft leveranciers de informatie die ze nodig hebben om hun verplichtingen na te komen en hun diensten continu te verbeteren.
• Automatiseer workflows en meldingen: Leveranciersportalsoftware beschikt vaak over geautomatiseerde workflows en meldingen. Deze systemen zijn cruciaal voor het beheren van verschillende taken, het herinneren van teams aan contractverlengingen of het updaten van partijen over wijzigingen in overeenkomsten. Automatisering vermindert het risico op menselijke fouten en verhoogt de operationele efficiëntie.

Plan voor een exitstrategie

Zelfs de beste leveranciersrelaties kunnen een onverwachte wending nemen. Niemand gaat een partnerschap aan met het vooruitzicht dat het ten einde komt, maar slimme bedrijven weten dat het essentieel is om voorbereid te zijn op elke mogelijkheid. Een zorgvuldig geplande exitstrategie kan bedrijven helpen om soepel de banden met een leverancier te verbreken, terwijl het ontbreken van een dergelijke strategie kan leiden tot een chaotische situatie.

Hoewel afscheid nemen misschien ontmoedigend lijkt, kan een goed uitgewerkte exitstrategie bedrijven gemoedsrust geven, wetende dat ze voorbereid zijn om de 'wat als'-situaties aan te pakken wanneer deze zich voordoen. Dus, hoe zou een exitstrategie eruit moeten zien? Laten we deze knoop samen ontwarren:

Duidelijke beëindigingsclausules in contracten

Het contract moet duidelijk vermelden onder welke voorwaarden het kan worden geannuleerd. Dit kan komen doordat de verkoper de contractvoorwaarden niet naleeft of geen goede service levert. Het opnemen van een gedetailleerde beëindigingsclausule minimaliseert onzekerheden en maakt de weg vrij voor een minnelijke scheiding als de zaken niet werken.

Omgaan met bedrijfseigen informatie

Zodra een zakelijke relatie eindigt, is het cruciaal om vast te stellen hoe bedrijfseigen of vertrouwelijke informatie wordt behandeld. Bedrijven hebben een goed gedefinieerd proces nodig voor het retourneren of verwijderen van gegevens of beperkingen op het gebruik. Dit zorgt ervoor dat bedrijfsgegevens en intellectueel eigendom veilig blijven na de scheiding.

Selectie van back-upleverancier

Identificeer alternatieve leveranciers van de toeleveringsketen op voorhand. Een 'Plan B' klaar hebben, bereidt organisaties voor op onvoorziene omstandigheden, zoals de noodzaak om een ​​bestaande leveranciersrelatie onmiddellijk te beëindigen. Deze stap zorgt ervoor dat bedrijven hun momentum behouden, ongeacht de leveranciersrelaties.

Voorraadbeheer

Stel duidelijke strategieën op voor voorraadbeheer in transit of het bezit van de verkoper bij beëindiging. Zo'n zet zal helpen onnodige verliezen of verwarring te voorkomen tijdens de exitfase. En vergeet niet, het einde van de ene leveranciersrelatie kan het begin zijn van een andere.

Transformeer leveranciers in partners voor een win-winrelatie

Concluderend, effectief vendor relationship management transformeert de conventionele perceptie van leveranciers van louter leveranciers of logistieke dienstverleners. Het verheft hen tot de rol van strategische partners die vanaf de vroege stadia van productontwikkeling samenwerken om de klantervaring te verfijnen. 

Door de kracht van verfijnde communicatie, voortdurende prestatiebeoordelingen en feedback in te zetten, de bijdragen van leveranciers te erkennen en af ​​te stemmen op klantprofielen, kunnen bedrijven conventionele leveranciersrelaties omzetten in wederzijds voordelige partnerschappen, duurzame groei stimuleren en succes in e-commerce verzekeren.

Nog steeds aan het twijfelen? Hier zijn zeven tips voor het ontwikkelen van een strategische leveranciersmanagementstrategie!

Op zoek naar een logistieke oplossing met concurrerende prijzen, volledige zichtbaarheid en direct toegankelijke klantenservice? Bekijk de Cooig.com Logistieke Marktplaats <p></p>