Pernah terfikir mengapa tugasan yang hanya mengambil masa beberapa jam kadangkala berlarutan selama-lamanya? Kemungkinan anda terus menangguhkannya sehingga saat akhir. Tetapi penangguhan seperti ini boleh mengganggu aliran kerja, produktiviti dan output anda.
Jadi, jika ini kedengaran seperti situasi biasa, baca terus untuk mengetahui cara anda boleh menggunakan Undang-undang Parkinson untuk mengatasi penangguhan dan melakukan lebih banyak perkara dalam masa yang singkat.
Isi kandungan
Apakah undang-undang Parkinson
3 cara untuk menggunakan undang-undang Parkinson untuk meningkatkan produktiviti
Pengambilan kunci
Apakah Hukum Parkinson
Undang-undang Parkinson menyatakan bahawa kerja berkembang untuk mengisi masa yang diperuntukkan untuk disiapkan.
Cyril Northcote Parkinson pertama kali mencipta undang-undang ini dalam esei yang diterbitkan dalam The Economist pada tahun 1955. Sejak itu, undang-undang Parkinson telah mendapat reputasi yang luas.
Mari kita pertimbangkan maksud ini dalam istilah yang lebih praktikal dan lihat beberapa contoh:
Maksud Undang-undang Parkinson
Jika anda memberi diri anda lebih masa daripada yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan, anda akan menyeretnya sehingga tarikh akhir yang dijangkakan, tidak kira sama ada ia memberi kesan kepada kualiti tugasan. Kenyataan ini adalah benar dan boleh digunakan untuk kedua-dua kehidupan secara am dan produktiviti perniagaan khususnya.
Contoh Undang-undang Parkinson
Sebagai contoh cepat, pelajar mungkin menyelesaikan tugasan mereka sejurus sebelum tarikh akhir. Sudah tentu, tugasan ini boleh mengambil masa sehari jika mereka berpaling tadah, tetapi ia mungkin berlarutan selama satu semester tanpa tarikh akhir yang konkrit.
Begitu juga, pengurus perolehan syarikat runcit mungkin mengambil masa lebih lama daripada yang diperlukan untuk mendapatkan bahan bagi suku seterusnya. kenapa? Mereka mungkin akan menghabiskan lebih banyak masa membincangkan spesifikasi produk dan keperluan lain dengan jualan dan pemasaran apabila idealnya perbincangan boleh menjadi lebih cepat jika diberi had masa yang ketat.
Daripada kedua-dua contoh, mungkin terdapat implikasi lanjut yang timbul daripada pendekatan ini. Sebagai contoh, pelajar itu mungkin suatu hari terlepas tarikh akhir kerana mereka semakin selesa meninggalkan sesuatu sehingga saat-saat akhir. Dan tindakan pengurus perolehan boleh menjejaskan keseluruhan produktiviti pasukan dan pengurusan organisasi.
Itulah sebabnya pengurusan masa yang lebih baik diperlukan bukan sahaja untuk mengurangkan risiko kemunduran saat akhir tetapi juga untuk meningkatkan kecekapan keseluruhan.
3 Cara Menggunakan Hukum Parkinson untuk Meningkatkan Produktiviti
Sekarang setelah anda memahami undang-undang Parkinson dan kaitannya dengan penangguhan, berikut ialah tiga masa undang-undang Parkinson strategi pengurusan untuk menghapuskan halangan produktiviti dalam perniagaan anda.
1. Buat dan patuhi tarikh akhir
Mencipta dan mematuhi tarikh akhir mendisiplinkan anda. Daripada menunggu masa yang ditetapkan untuk menyelesaikan tugas, tetapkan tarikh akhir yang lebih ketat. Ini memastikan anda menyelesaikan projek atau tugas tepat pada masanya.
Berikut ialah beberapa petua untuk menetapkan tarikh akhir yang lebih ketat:
- Fikirkan berapa banyak masa yang perlu diambil untuk menyelesaikan tugas.
- Buat senarai tugasan, dan pecahkannya mengikut masa yang telah ditetapkan.
- Sekarang, potong separuh masa yang diperuntukkan untuk setiap tugasan untuk berjalan melawan masa.
- Akhir sekali, berusaha untuk mengatasi had masa yang ditetapkan sendiri ini tanpa mengecilkan kualiti.
Dengan mengambil kira perkara ini, mari kita pertimbangkan contoh di bawah:
Bayangkan anda merancang untuk mendapatkan produk baharu untuk kedai dalam talian anda dalam masa empat minggu.
Jika tiga daripada empat minggu adalah untuk penyelidikan pasaran sahaja, kurangkan kepada dua minggu. Tarikh akhir yang ketat ini memberi anda masa yang mencukupi untuk menyelesaikan isu yang tidak dijangka apabila ia berlaku dan masih memenuhi tarikh pelancaran anda.
Menetapkan tarikh akhir yang realistik dan ketat adalah penting untuk mengatasi penangguhan. Menundukkan diri anda untuk menjalankan penyelidikan dalam masa dua minggu membantu mengatasi masa dan kekal di hadapan. Dan tekanan yang ditimbulkan ini membawa anda ke dalam minda berdaya saing yang mendorong anda untuk menyahut cabaran.
Cuba teknik berikut untuk membuat tarikh akhir anda:
- Teknik Pomodoro:
Teknik Pomodoro memanfaatkan undang-undang pengurusan masa Parkinson. Ia melibatkan mengambil rehat pendek semasa kerja terhad dan fokus. Matlamatnya adalah untuk meningkatkan produktiviti sambil memastikan kualiti kerja tidak terjejas.
Teknik Pomodoro berfungsi berdasarkan prinsip mudah: berehat lima minit untuk setiap 25 minit sesi kerja. Oleh itu, sebaik sahaja anda menetapkan had masa ini, anda tidak boleh berehat semasa bekerja sehingga selepas 25 minit.
Pro tip: Jika anda bergelut dengan mencipta tarikh akhir yang realistik, gunakan Aplikasi PomoDone untuk menetapkan tarikh akhir sendiri dan menyelesaikan tugas anda tepat pada masanya.
- Teknik timeboxing:
Teknik ini mencipta masa tetap yang mana anda mesti menyelesaikan tugas. Teknik kotak masa adalah penting apabila mengerjakan projek penting, seperti membungkus produk anda dengan tangan atau menjalankan inventori.
Dengan teknik ini, anda akan membahagikan satu tugasan besar ke dalam kotak masa (selang), yang mesti anda selesaikan sebelum beralih ke yang baharu.
Jadi, jika anda mempunyai projek yang memerlukan empat jam untuk disiapkan, anda boleh membahagikan projek anda kepada tiga kotak masa; Tugasan A, Tugasan B dan Tugasan C. Mengikut berat setiap tugasan, anda boleh menetapkan Tugasan A — dua jam, Tugasan B — satu jam dan 30 minit, dan Tugasan C — 30 minit.
Melakukan ini membantu anda mengutamakan tugas berdasarkan kepentingan, saiz dan usaha.
Faedah menggunakan Teknik Pomodoro dan sistem timeboxing adalah untuk mengelakkan penangguhan, tugas yang berlebihan dan menghasilkan kerja berkualiti rendah. Mereka membantu anda kekal fokus, memenuhi tarikh akhir dan mempunyai masa yang mencukupi untuk mengerjakan perkara lain, memacu produktiviti dalam perniagaan anda.
2. Gunakan alat pengesan masa
Alat penjejakan masa ialah alat yang membantu dalam mengukur produktiviti. Mereka menilai dan merekodkan masa yang dihabiskan untuk melaksanakan tugas tertentu, jadi anda boleh memastikan berapa banyak masa yang diperlukan oleh setiap pekerjaan.
Gunakan alat penjejakan masa yang mudah seperti actTIME and Timetrack untuk merakam masa dan melawan gangguan semasa mengerjakan projek. Alat ini membolehkan anda menjejak kemajuan anda secara manual atau automatik. Jika anda tidak pasti berapa banyak masa yang tinggal untuk mencapai tarikh akhir anda, tetapkan peringatan alat untuk memaklumkan anda melalui pemberitahuan atau e-mel.
Pengurusan masa dengan alat penjejakan masa akan memberitahu anda tentang cara yang lebih baik untuk merancang dan menjadualkan tarikh akhir anda untuk tugasan masa hadapan, dan akhirnya, untuk mengatasi kelewatan dan meningkatkan produktiviti anda.
3. Hilangkan gangguan
Menyemak pemberitahuan media sosial dan pemberitahuan telefon lain di tengah-tengah tugas menggalakkan penangguhan dan meningkatkan masa menyiapkan tugasan anda.
Untuk menghapuskan gangguan, pasang telefon anda pada mod jangan ganggu. Matikan semua pemberitahuan dan pastikan telefon pintar anda berada jauh dari ruang kerja atau stesen kerja anda. Jika gangguan ini datang dari tempat lain, adalah penting untuk mengenal pasti perkara utama yang mengalih perhatian anda dan menghapuskannya dengan sewajarnya.
Pengambilan kunci
Undang-undang Parkinson boleh meningkatkan produktiviti perniagaan, terutamanya dengan memberikan tugasan had masa yang ketat. Sebaliknya, memperuntukkan lebih banyak masa daripada yang diperlukan untuk tugasan boleh menyebabkan kelewatan dalam menyiapkannya.
Adalah penting untuk menjadualkan tarikh akhir yang cekap untuk setiap tugas dan mematuhinya. Juga, gunakan alat penjejakan masa untuk mengukur kemajuan. Dan apabila anda melihat penurunan dalam produktiviti, nilai dan hapuskan gangguan untuk kekal fokus dan selesaikan lebih banyak masa dalam masa yang singkat.
Jika anda bersedia untuk menambah baik pengurusan masa anda, ikuti petua ini dan anda akan melihat peningkatan serta-merta dalam produktiviti perniagaan anda.
