Menghadapi tahun yang sukar dengan pertumbuhan perlahan dan pelbagai cabaran lain, peruncit pintar mengguna pakai automasi untuk kekal di hadapan.
Penganalisis meramalkan pertumbuhan perlahan untuk sektor runcit tahun ini, berikutan volum jualan pada 2023 di bawah paras 2019. Selepas peningkatan dalam talian semasa pandemik, ramai yang menyedari pengguna kembali ke kedai batu bata dan mortar, menambah kerumitan kepada peruncit yang berusaha merancang dan mengurus keseimbangan yang menguntungkan antara tawaran jalan raya dan internet mereka secara strategik. Sememangnya, sektor ini sedang memadamkan kebakaran dalam banyak bidang tahun ini, menangani kekurangan tenaga kerja, krisis kos sara hidup dan kesannya terhadap penetapan harga, meningkatkan sewa, tenaga dan kos pengendalian serta meningkatkan persaingan daripada saluran dalam talian baharu.
Dengan margin keuntungan yang ketat, terdapat sedikit ruang untuk kesilapan dalam proses pembayaran invois - lebihan pembayaran dan pertindihan boleh menjadi masalah terakhir bagi peruncit yang kekurangan tunai. Ia juga tidak berguna untuk memburukkan hubungan dengan vendor. Dalam iklim ekonomi semasa, perniagaan perlu menghargai vendor dan rantaian bekalan mereka. Dalam runcit, ini adalah benar terutamanya, kerana perniagaan tidak boleh menjual apa yang tidak dapat dipegangnya.
Dalam masa yang tidak menentu ini, melindungi hubungan dengan pembekal dan memastikan rantaian bekalan yang berdaya tahan adalah penting. Melaksanakan proses yang paling berkesan untuk Akaun Pemiutang (AP) dan penyelarasan penyata adalah penting.
Peruncit yang berfikiran ke hadapan semakin meletakkan kepercayaan mereka pada sistem digital yang mempercepat, memudahkan dan mengoptimumkan banyak proses perniagaan mereka. Tanda harga elektronik, penjejakan stok dan inventori automatik, kakitangan yang bersenjatakan tablet untuk merujuk maklumat produk dan banyak lagi.
Walau bagaimanapun, proses pejabat belakang yang kritikal seperti proses perlu bayar akaun selalunya merupakan perkara terakhir yang perlu dilaburkan. Melaksanakan penyelesaian terbaik dalam kelasnya untuk fungsi seperti AP membentuk asas yang kukuh, supaya penyelesaian digital lain boleh ditambah dan dimanfaatkan untuk memastikan peruncit membeli kedua-dua gaya dan bahan.
Pengurusan kewangan yang lebih cekap dari awal bermakna walaupun margin semakin ketat, proses pembayaran yang cekap melindungi keuntungan sambil menyokong hubungan vendor yang produktif dan harmoni.
Menjimatkan kos
Salah satu cabaran utama untuk runcit pada tahun 2024 ialah mencari jalan untuk mengurangkan kos tanpa menjejaskan kualiti produk dan kepuasan pelanggan. Mengenal pasti dan melaksanakan penyelesaian digital boleh membantu mengurangkan kos dalam perniagaan.
Contohnya, melaksanakan penyelesaian penginvoisan elektronik membolehkan vendor berkongsi invois digital yang dimasukkan secara automatik ke dalam sistem kewangan mereka sendiri, dengan banyak mengurangkan risiko yang berkaitan dengan kesilapan manusia dan menghapuskan kelewatan dalam dulang tradisional untuk pasukan AP. Beberapa yang terbaik juga boleh memberikan padanan 3 hala pilihan dan kebenaran aliran kerja bersama-sama dengan penyepaduan yang lancar ke seluruh sistem kewangan.
Penyepaduan menghasilkan automasi invois yang beralih terus ke ERP, mewujudkan aliran maklumat yang lancar sepanjang proses invois untuk melengkapkan pelaburan ERP sedia ada. Sumber tunggal kebenaran untuk invois ini memastikan ketepatan data untuk pasukan kewangan dalaman dan rantaian bekalan, menyampaikan proses hujung ke hujung yang telus.
Memastikan proses yang paling berkesan untuk penyelarasan penyata bermakna perniagaan mempunyai kawalan yang lebih ketat ke atas perbelanjaan mereka, sekali gus mengurangkan risiko terlebih bayar invois atau menghantar pembayaran pendua. Ini termasuk pertimbangan tepat nota kredit untuk ketelusan yang lebih baik yang membolehkan pemahaman masa nyata tentang keadaan tunai pada bila-bila masa.
Penyelesaian untuk penyelarasan penyata automatik boleh membandingkan invois dan nota kredit dengan baris penyata yang berkaitan tanpa memerlukan proses manual yang memakan masa, menjimatkan jam masa dan sumber manusia. Mereka juga boleh mengurangkan risiko kurang bayar yang boleh menyebabkan pergeseran dalam hubungan vendor serta menjejaskan peluang untuk diskaun pembayaran awal.
Melindungi hubungan vendor
Sekiranya wabak itu mengajar kita apa-apa, kesan daripada gangguan rantaian bekalan yang tidak dijangka boleh menyebabkan gelombang kejutan kewangan yang besar untuk perniagaan. Berbayar untuk menjaga pembekal strategik utama yang benar-benar boleh menyelamatkan daging anda. Apabila vendor boleh bergantung kepada pelanggan mereka untuk membayar mereka dengan tepat, tepat pada masanya, mereka lebih berkemungkinan menarik keluar perhentian apabila timbul masalah yang tidak dijangka, seperti kekurangan mendadak atau gangguan rantaian bekalan untuk produk utama.
Setelah membina hubungan yang produktif dengan pembekal strategik, adalah penting untuk melindungi mereka, mengingati bahawa PKS boleh gulung tikar dengan cepat jika aliran tunai terlalu perlahan dan sukar. Jika ini berlaku perniagaan runcit perlu berputar, mencetuskan proses seperti mencari vendor pengganti, penilaian kualiti produk, membina hubungan pembekal baharu, merundingkan kos dan kontrak, dan banyak lagi.
Menggunakan sistem penyelarasan penyataan yang automatik dan tepat menunjukkan ketelusan kepada vendor – lebih-lebih lagi apabila ia merupakan sebahagian daripada sistem AP digital keseluruhan, menjadikan komunikasi sekitar pertanyaan lebih mudah. Ini penting kepada pembekal sedia ada dan sudah tentu, menjadikannya lebih mudah untuk membina hubungan dengan vendor baharu juga. Sejarah kredit dan reputasi anda dikira.
Mengintegrasikan sistem dengan pembekal adalah salah satu halangan terbesar bagi peruncit yang ingin melaksanakan teknologi baharu. Walau bagaimanapun, penyelesaian seperti Invois Automasi AP Open ECX tidak memerlukan pangkalan pembekal mengubah cara mereka menghantar invois dan nota kredit.
Penyelesaian seperti ini boleh menyokong banyak format data termasuk .pdf, .csv, XML dan EDI, dan peraturan perniagaan boleh ditakrifkan untuk memperkaya data masuk dan menambah maklumat berdasarkan keperluan sistem ERP atau untuk menyokong padanan tahap baris.
Kod Pembayaran Segera UK (PPC), meliputi penghormatan syarat pembayaran pembekal dan isu pembayaran lain. Ia mungkin sukarela tetapi semakin penting untuk mendapatkan perhubungan vendor yang stabil, boleh dipercayai dan konsisten dan pelanggan yang boleh menunjukkan proses pembayaran yang bertanggungjawab mematuhi akan mendapat manfaat daripada pangkalan pembekal yang dipertingkatkan.
Hasil perniagaan yang lebih baik
Data ialah komponen utama dalam mencapai sasaran perniagaan, menyediakan pengguna dengan maklumat masa nyata yang tepat untuk memaklumkan keputusan yang lebih berkesan. Ia mesti 100% tepat walaupun. Penyesuaian penyata yang tepat dan tepat pada masanya menghasilkan data kewangan yang tepat, yang boleh digunakan dengan lebih yakin untuk perancangan, ramalan dan belanjawan.
Maklumat lapuk yang dikompromi dengan ralat menjadikan ini hampir mustahil - setiap keputusan akan berdasarkan pasir yang tidak boleh dipercayai, beralih dan kejayaan keputusan penting, seperti sama ada untuk melabur semula dalam batu bata dan mortar atau membangunkan saluran dalam talian alternatif, bergantung pada data yang tepat.
Proses automatik menghapuskan risiko ketukan kekunci dan ralat manusia yang lain, kerana data dimasukkan sekali, menggunakan proses automatik. Walaupun sesetengah perisian mengalih keluar komponen manusia menggunakan OCR (pengecaman aksara optik), disokong oleh AI untuk mengurangkan kesilapan, penyelesaian AP automatik terbaik adalah 100% tepat dari awal.
Melaksanakan penyelarasan AP dan invois yang berkesan mengurangkan proses pembetulan yang memakan masa, di mana pasukan kewangan menghabiskan berjam-jam untuk menyemak, membandingkan dan memadankan invois secara manual untuk mengenal pasti kesilapan atau pertindihan. Tidak jarang organisasi menggunakan pasukan yang terdiri daripada 10 atau lebih profesional yang hanya tertumpu pada penyelarasan kenyataan, penggunaan sumber yang boleh dielakkan sepenuhnya dan mahal. Pasukan boleh bekerja pada tugas bernilai lebih tinggi seperti strategi dan hubungan vendor, manakala automasi melakukan tugas berat.
Penyelesaian AP automatik terbaik mungkin mempunyai peraturan pengesahan terbina yang membantu mengesan dan menyerlahkan aktiviti yang berpotensi penipuan, yang merupakan medan ranjau yang berpotensi untuk mana-mana perniagaan, yang mewakili risiko kewangan, reputasi dan perundangan yang ketara. Beberapa AP automatik dan sistem penyelarasan penyata termasuk pelaporan kesihatan penyata, memastikan bahawa pasukan kewangan dimaklumkan tentang sebarang percanggahan dan boleh bekerja dengan yakin dengan baki penyata dalam masa nyata. Mereka juga boleh menyediakan sejarah dokumen penuh untuk menyokong keperluan audit luaran.
Perisian automasi AP ialah penyeragaman proses dan kaedah, membantu memastikan semua orang dalam fungsi AP dan seluruh organisasi berada pada halaman yang sama, merujuk versi data yang sama dalam masa nyata. Menggunakan aliran kerja yang seragam dan ditetapkan menjadikannya lebih mudah untuk tugasan dikongsi, supaya walaupun pemilik tugas tidak sihat atau meninggalkan perniagaan, tugas itu boleh diambil oleh mana-mana rakan sekerja.
Masa untuk mengautomasikan
Sekarang adalah masa untuk memindahkan proses AP ke platform digital. Berpangkalan di awan bermakna keselamatan yang dipertingkatkan, akses masa nyata kepada data dan analisis data yang lebih berkuasa.
Terdapat beberapa penyelesaian yang tersedia, dan yang terbaik gunakan teknologi penukaran unik untuk mengekstrak teks fizikal asas daripada dokumen sumber, memberikan keupayaan untuk memperkaya data dan mentakrifkan peraturan perniagaan tentang cara mengurus dokumen masuk dan kandungan data yang berkaitan. Teknologi ini menjamin ketepatan 100%, menghantar invois dan nota kredit terus ke dalam ERP organisasi, menyampaikan proses digital yang cekap, hujung ke hujung yang sejajar dengan matlamat bersih-sifar dan menyokong amalan Pembayaran Segera.
Mengurus rantaian bekalan dan inventori dalam industri runcit hari ini adalah rumit – mengautomasikan AP memperkemas dan memudahkan salah satu proses terpenting dalam hal ini. Tanpa pengurusan invois berfungsi yang mantap, segala-galanya akan jatuh, daripada kawalan stok yang berkesan kepada jualan.
Selain membantu perniagaan membina hubungan yang lebih kukuh dengan pembekal, penyelesaian ini membantu mengoptimumkan kecekapan dalam pengurusan pembayaran dan kewangan, membolehkan pasukan AP mencapai lebih banyak dalam masa yang lebih singkat, dengan proses automatik yang mengambil masa yang singkat, memastikan ketepatan yang lebih besar dan ralat yang lebih sedikit. 2024 ialah tahun untuk melaksanakan AP automatik atau risiko ketinggalan dalam persekitaran runcit yang semakin kompetitif.
Mengenai penulis: Nathan Ollier ialah Ketua Pegawai Eksekutif di syarikat perisian Open ECX.
Sumber daripada Rangkaian Wawasan Runcit
Penafian: Maklumat yang dinyatakan di atas disediakan oleh retail-insight-network.com secara bebas daripada Cooig.com. Cooig.com tidak membuat perwakilan dan jaminan tentang kualiti dan kebolehpercayaan penjual dan produk.
