내부 감사 없이는 효과적인 공급망 관리가 불가능합니다. 감사는 원자재 조달부터 최종 고객에게 제품을 전달하는 것까지 공급망이 가능한 한 원활하고 비용 효율적으로 운영되도록 하는 건강 검진이라고 생각할 수 있습니다.
공급망을 체계적으로 검토함으로써 조직은 원자재 조달, 생산 프로세스, 공급업체 관계에서 잠재적인 위험과 비효율성을 파악할 수 있습니다. 재고 관리, 고객 만족.
그렇다면, 기업은 어떻게 내부 감사를 실시할 수 있을까요? 어떤 공급망 측면을 고려해야 할까요? 그리고 어떻게 조사 결과와 시정 조치를 문서화해야 할까요? 계속 읽어서 스마트한 방식으로 공급망 감사를 실시하는 방법을 알아보세요!
차례
1. 감사 준비
2. 데이터 수집
3. 감사를 실시하다
4. 감사 결과 보고
5. 공급망 감사는 지속적인 주기입니다.
감사를 준비하다
건축 설계도 없이 집의 첫 번째 벽돌을 놓을 수 없는 것처럼 계획 없이 감사를 수행할 수 없습니다. 공급망 위험과 취약성을 찾기 위해 탐정처럼 행동하기 전에 "why” (목표), “어디에” (범위), 그리고 “방법”(실제 계획).
감사 범위 결정
명확하게 정의된 범위가 없다면 공급망 감사를 수행하는 데 영원히 걸릴 것입니다(얼마나 많은 시간과 자원이 낭비될지 상상해보세요). 공급망을 감사할 때 고려해야 할 측면이 많지만, 회사는 중요한 곳에 노력을 집중해야 합니다.
예를 들어, 제품 품질 문제의 역사적 패턴이 있었다면 감사는 제조 공정과 품질 관리 시스템을 우선시해야 합니다. 기업은 감사 범위를 품질 문제가 증가한 이력이 있는 특정 제품군으로 제한할 수도 있습니다.
감사의 목적을 정의하세요
감사 범위가 결정되면 다음을 설정하는 것이 중요합니다. SMART 목표. 누구를 그리고 무엇을 그리는지 모른 채 초상화를 그리기 시작하는 것이 말이 되지 않는 것처럼, 명확한 목표 없이 내부 감사를 실시하는 것은 비논리적입니다.
SMART 목표는 다음과 같아야 합니다. 특정, 측정할 수있는, 달성 할 수있는, 관련된및 바인딩 시간예를 들어, 감사의 목적은 현재 품질 관리 시스템이 5년 이내에 결함률을 XNUMX% 미만으로 유지하는지 평가하는 것입니다.
감사 계획을 개발하다
감사 목적을 명확히 하고 공급망의 어떤 부분을 검토해야 하는지 결정한 후 회사는 자세한 감사 계획을 개발하여 이 단계를 마무리해야 합니다.방법).
감사 계획은 팀원(감사자), 방법론(평가 수행 방법), 필요한 리소스(체크리스트, 설문 조사, 데이터 분석 소프트웨어 등)를 명시한 개요라고 생각하면 됩니다.
데이터 수집
데이터가 없다면 공급망 감사는 눈가리개를 하고 건초더미에서 바늘을 찾는 것과 같습니다. 감사원은 공급망 프로세스의 현재 상태를 명확하게 파악하기 위해 데이터를 수집해야 합니다. 데이터는 또한 업계 모범 사례에 대한 공급망 벤치마킹을 위한 기준선을 제공합니다. 다음은 데이터 소스의 몇 가지 예입니다.
1. 내부 문서 및 기록:
내부 문서는 모든 조직의 주요 데이터 소스입니다. 이러한 문서에는 다음이 포함됩니다. 구매 주문서, 공급업체 계약, 재고 기록 및 과거 실적 보고서. 예를 들어 감사원은 다음을 사용할 수 있습니다. 물류 KPI 생산주기, 정시 납품률, 공급업체 리드타임을 평가합니다.
2. 인사 인터뷰:
또 다른 주요 데이터 소스는 창고 관리자, 생산 책임자, 물류 코디네이터와 같은 주요 직원과 대화하는 것입니다. 예를 들어, 창고 관리자는 물리적 재고 수와 재고 기록 간의 불일치를 정확히 파악하거나 주문 이행을 늦추는 병목 현상을 강조할 수 있습니다.
3. 설문 조사 및 설문조사:
데이터를 수집하는 또 다른 방법은 설문 조사와 질문 양식을 운영 직원, 공급업체, 고객에게 배포하는 것입니다. 예를 들어, 감사원은 제품 가용성, 배송 시간, 반품 주문 처리율에 대한 피드백을 수집하여 현재 고객 만족도에 대한 아이디어를 얻을 수 있습니다.
4. 현장 방문:
종이 감사에서 놓칠 수 있는 불일치 사항을 발견하기 위해 운영을 직접 보는 것보다 더 좋은 것은 없습니다. 물리적 검사를 통해 감사원은 작업 및 보관 조건, 시설 및 장비의 유지 관리, 품질 보증 프로토콜의 실행을 평가할 수 있습니다.
5. 산업 벤치마크 및 표준:
감사자는 수집된 내부 데이터를 미리 설정된 KPI와 비교할 수 있지만, 어떤 종류의 외부 기준선을 갖는 것도 중요합니다. 산업 벤치마크가 없다면 기업은 공급망이 잘 수행되고 있는지 확신할 수 없습니다.
예를 들어, 내부 감사에서 고객 반품율이 5%라고 밝혀지면 회사는 내부 KPI에 따라 긍정적이라고 생각할 수 있습니다. 그러나 경쟁사의 반품율이 2%에 불과하다면 분명히 무언가 잘못되었다는 것을 나타냅니다.
6. 제XNUMX자 감사 보고서:
기업은 외부 기관에서 수행한 감사 보고서를 사용하여 공급망의 현재 상태를 공정하게 살펴볼 수도 있습니다. 예를 들어, 회사가 ISO 9001과 같은 품질 관리 시스템(QMS) 인증을 취득한 경우 감사 보고서를 시작점으로 사용하여 생산에서 납품까지 공급망 내의 현재 비효율성을 평가할 수 있습니다.
감사를 실시하다
기업이 공급망의 어떤 부분을 감사할지 결정한 후(정의된 범위) 그리고 그들이 성취하고자 하는 바에 대한 모든 정보를 수집했습니다.확립된 목표) 그리고 실제로 사물이 어떻게 보이는지 (현재 상태의 데이터), 이제 탐정 모자를 쓰고 감사를 시작할 때입니다.
감사 프로세스를 다음과 같은 의사결정 트리 질문으로 요약할 수 있습니다.
- 모든 것이 계획대로 진행되고 있나요?
- 경우 예, 공급망 성과를 개선할 수 있는 기회가 있는가?
- 그렇지 않은 경우, 확인된 문제를 해결하기 위해 어떤 조치를 취해야 할까?
회사가 공급망의 여러 단계에 걸쳐 수행할 수 있는 감사의 몇 가지 예를 살펴보겠습니다.
1. 소싱 및 조달:
공급망 감사를 위한 좋은 시작점은 전체 수명 주기를 분석하는 것입니다. 조달 프로세스. 조달 주기의 각 단계를 자세히 설명하는 흐름도를 개발한 후 감사원은 비효율성을 감지하기 위해 다음 측면을 평가할 수 있습니다.
- 공급업체 성과: 공급업체 감사 공급업체와 하청업체가 낭비, 품질 문제 및 느린 납품 시간의 원천인지 감지하는 데 도움이 됩니다. 감사원은 다음을 사용하여 공급업체를 평가할 수 있습니다. 위험 매트릭스 이는 정시 납품률, 신용점수 등급, 반품율과 같은 KPI에 따라 공급업체를 구분합니다.
- 상품 수령 및 검사: 기업은 상품(특히 원자재)이 필요한 품질 및 수량 기준을 충족하는 경우에만 수락되는지 확인해야 합니다. 감사원은 수락 및 거부 기준, 샘플링 절차, 테스트 방법론을 포함한 검사 프로세스를 분석할 수 있습니다.
- 송장 발행 및 결제: 승인된 상품에 대해서만 지불이 이루어졌는지 확인하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 감사원은 납품 영수증과 송장이 기록되고 구매 주문과 일치하는지 확인할 수 있습니다. 지불이 제때 이루어졌는지 확인하는 것도 좋은 생각입니다(조기 지불 할인 혜택을 받고 연체 벌금을 피하기 위해).
2. 생산 및 제조
생산 및 제조 단계는 모든 공급망 감사의 체크리스트에 포함되어야 합니다. 결국 우리는 결함이 있거나 열등한 제품이 고객의 손에 닿는 것을 원하지 않습니다. 이러한 공급망 단계를 감사하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
- 샘플 테스트: 생산 및 제조를 감사하는 가장 직관적인 방법은 무작위 샘플 테스트를 통한 것입니다. 일반적으로 감사원은 예정된 간격으로 생산 라인에서 무작위로 샘플을 수집한 다음 다양한 테스트를 수행하여 샘플이 사전 설정된 표준을 충족하는지 확인합니다. 이러한 테스트에는 외관, 무게 및 독성과 같은 품질 및 안전 검사가 포함될 수 있습니다.
- 표준 운영 절차(SOP): 현장 방문을 실시할 때 감사원은 생산 및 제조의 다양한 단계가 SOP에 설명된 대로 정확히 따르는지 관찰하고 확인할 수 있습니다. 예를 들어, 사전 통보 없이 방문하면 직원이 SOP에 규정된 단계에 따라 기계를 작동하지 않는다는 사실이 드러날 수 있습니다. 기계를 작동하기 전에 사전 작동 안전 점검을 수행하지 않을 수도 있습니다.
3. 창고 및 재고 관리
회사 데이터베이스에 있는 실제 재고와 기록된 재고 사이에 차이가 있는 경우, 이는 재고 부족이나 과잉 재고로 이어질 수 있습니다. 재고는 다음에 영향을 미칩니다. 판매 된 제품 원가따라서 우리는 잠재적인 비효율성을 파악하기 위해 정기적인 내부 감사를 수행해야 합니다. 창고 운영. 다음은 기업이 감사할 수 있는 몇 가지 방법입니다. 재고 관리:
- 재고 수량: 재고를 감사하는 간단한 방법은 정기적으로 실제 계산을 예약한 다음 해당 계산을 기록된 내용과 비교하는 것입니다. 창고 관리 시스템. 물리적 계산은 수동으로 수행할 수 있으며, 운영자는 창고의 모든 품목을 계산합니다. 그러나 수동 계산은 노동 집약적이므로 기업은 다음을 사용할 수 있습니다. 바코드 스캐닝 또는 RFID 태그를 사용하여 창고에 들어오고, 창고 안팎으로 이동하는 모든 품목을 추적할 수 있습니다.
- 성과 지표 및 KPI 추적: 기업은 또한 KPI를 사전 설정된 수준 및 벤치마크와 비교하여 모니터링하여 창고의 효율성을 감사할 수 있습니다(수집된 데이터를 사용할 때입니다!). 예를 들어, 오류 없이 배송된 주문(올바른 제품, 수량 및 올바른 고객에게 배송)의 백분율을 측정하여 주문 정확도 비율을 감사할 수 있습니다. 또한 보관, 보험 및 노후화를 포함한 재고의 유지 비용을 확인할 수도 있습니다.
- 재고 프로세스 연습: 현장을 주시하는 것이 항상 최고의 감사 도구입니다. 감사원은 입고에서 배송까지 재고 품목의 흐름을 물리적으로 따라갈 수 있습니다. 예를 들어, 픽앤팩 주기를 관찰하여 경로와 소요 시간이 최적화되었는지, 포장 재료가 적절한지 평가할 수 있습니다. 또한 상품이 도착 시 검사되었는지, 창고 관리 시스템에 어떻게 기록되는지 확인할 수 있는 좋은 기회입니다.
4. 물류 및 유통
공급망 감사는 운송 경로와 물류 운영을 평가하지 않고는 포괄적이지 못합니다. 이때 유통 경로의 효율성을 평가하고 부가가치가 없는 운송 비용을 찾아야 합니다. 공급망의 이러한 부분을 감사하는 몇 가지 실용적인 방법은 다음과 같습니다.
- 데이터 분석 및 성과 지표: 감사원은 차량의 GPS 및 텔레매틱스 데이터와 배송 일정 및 로그를 분석하여 배송 시간과 비용의 편차를 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 기업은 화물 공간 활용도(운송 차량의 총 가용 공간에 대한 사용된 화물 공간의 비율)가 100%에 가까운지 평가할 수 있습니다.
- 미스터리 배송: 유통망을 감사하는 또 다른 방법은 물류 부서에 알리지 않고 "미스터리 쇼퍼"로 패키지를 보내는 것입니다. 감사원은 일반적인 고객 주문을 모방하고 정확한 발송 및 도착 시간을 기록합니다. 이를 통해 기업은 운송 시간이 예상 범위 내에 있는지 평가할 수 있습니다.
5. 고객 만족
글로벌 공급망의 성과를 평가할 때, 궁극적인 성공 지표는 고객 만족도 수준이라는 점을 기억해야 합니다. "데이터 수집" 단계에서 보았듯이, 고객 피드백은 통찰력의 보고가 될 수 있습니다. 공급망에서 고객 만족도를 감사하는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.
- 순추천점수(NPS): 고객 만족도를 감사할 때 감사원은 일반적으로 NPS를 사용하여 측정합니다. 고객 충성도. 기업은 설문 조사, 설문지, 포커스 그룹을 사용하여 고객에게 회사를 다른 사람에게 추천할 가능성이 얼마나 되는지 묻습니다. NPS 점수(0~10점 척도)는 고객을 추천자, 수동자, 비추천자로 분류합니다.
- 고객 불만 분석: 고객 만족도를 감사하는 또 다른 직접적인 방법은 고객 불만의 특성과 빈도를 분석하고 벤치마크 또는 기준 지표와의 편차를 찾는 것입니다. 예를 들어, 기업은 동일한 문제에 대해 접수된 불만의 수를 살펴보고 반복되는 패턴을 파악할 수 있습니다. 감사원은 불만을 해결하는 데 걸리는 평균 시간을 측정하여 허용 가능한 사전 정의된 범위 내에 있는지 확인할 수도 있습니다.
6. 규정 준수, 위험 및 지속 가능성
공급망에 대한 포괄적인 감사를 수행하고자 하는 기업은 운영 및 프로세스가 규제 및 지속 가능성 규정을 준수하는지 여부를 검토할 수도 있습니다. 이는 또한 기업의 잠재적인 공급망 위험에 대한 회복력, 자연 재해, 정치적 불안정, 사이버 보안 위협과 같은. 공급망의 규정 준수 및 회복성을 감사하는 두 가지 방법은 다음과 같습니다.
- 환경 자원 관리: 기업은 특히 ISO 14001과 같은 환경 관리 인증을 취득하거나 유지하려는 경우 환경 영향을 감사해야 합니다. 감사원은 회사가 지속 가능한 출처에서 얻은 원자재를 사용하고 공급하는지 평가할 수 있습니다. 환경 영향을 감사하는 또 다른 방법은 모든 공급망 활동에서 직접 및 간접 배출을 포함한 총 탄소 발자국을 계산하는 것입니다.
- 스트레스 테스트 및 시나리오 분석: 스트레스 테스트는 다양한 위험 조건에서 공급망이 계속 기능할 수 있는 능력을 평가하는 극단적인 방법입니다. 기업은 다양한 위험(예: 정치적 불안, 경제적 충격, 사이버 공격)을 시뮬레이션하고 공급망이 얼마나 빠르고 효과적으로 대응할 수 있는지 관찰할 수 있습니다. 예를 들어, 한 회사는 태풍으로 인해 한 달 동안 주요 공급업체의 생산이 중단되는 시나리오를 시뮬레이션할 수 있습니다. 그런 다음 고객에게 제품을 계속 공급할 수 있는지 검토합니다.
감사 결과를 보고합니다
감사 후 단계는 분명히 주요 이해 관계자에게 결과를 보고하는 것입니다. 하지만 문제가 발견된 곳을 찾아내는 것만으로는 충분하지 않습니다. 문제를 해결하기 위한 실행 계획도 필요합니다. 감사 보고서에 일반적으로 포함되어야 하는 내용은 다음과 같습니다.
- 내용 요약 : 감사 범위 및 목표, 감사 일정, 사용된 방법론, 발견된 가장 중요한 문제에 대한 간략한 요약입니다.
- 방법론: 보고서는 데이터가 수집된 방법을 설명하고 감사 프로세스에서 사용된 도구나 방법을 나열해야 합니다. 이 섹션에서는 감사자가 공급망 운영이나 프로세스가 잘 수행되고 있는지 여부를 어떻게 판단했는지 설명해야 합니다.
- 자세한 결과: 이 섹션에는 감사 프로세스 중에 발견된 모든 문제와 편차가 나열되어야 합니다. 보고서 해석을 용이하게 하기 위해, 식별된 문제는 영향과 재발 가능성 측면에서 우선순위 및/또는 위험 수준에 따라 분류되어야 합니다.
- 권장 사항 : 개선으로 이어지는 것은 문제가 아니라 해결책입니다. 시정 조치 계획이 없는 감사 보고서는 수정 없이 무엇이 고장났는지 지적하는 것과 같습니다. 보고서는 식별된 각 문제에 대한 시정 조치를 제안해야 합니다. 문제가 없더라도 보고서는 개선 사항(예: 더 나은 재고 관리를 위한 소프트웨어 업그레이드)을 권장해야 합니다.
- 실행 계획: 주요 이해 관계자가 권장 조치를 이행하도록 하기 위해 보고서는 영향과 실행 가능성을 기준으로 시정 조치 목록을 우선 순위로 지정해야 합니다. 권장 사항을 이행하기 위한 타임라인을 포함하고 행동 계획의 각 부분에 대한 책임자를 정의하는 것도 마찬가지로 중요합니다.
공급망 감사는 지속적인 주기입니다
결과를 보고하는 것이 감사 프로세스의 끝이 아닙니다. 단순히 공급망 성과를 측정하고, 실행 계획을 권장하고, 계속 나아갈 수는 없습니다. 기업은 정기적인 후속 감사를 실시하여 시정 조치가 구현되었는지 확인하고, 실제로 문제를 해결했는지 확인하고, 공급망의 효율성을 개선했는지 확인해야 합니다.
기업이 내부 감사를 얼마나 자주 실시해야 하는지 말하기는 어렵습니다. 이는 공급망의 복잡성, 과거 감사 결과, 규제 요건에 따라 달라지기 때문입니다. 예를 들어, 이전 내부 감사에서 많은 중요한 문제가 발견된 경우 감사 빈도를 늘려야 할 수도 있습니다. 그러나 경험에 따르면 중소기업은 최소한 1년에 한 번은 공급망 감사를 실시해야 합니다.
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