커피 머신이 방금 고장났고, 직원을 가장 가까운 가게로 보내 뜨거운 커피를 사야 합니다. 문제는? 직원에게 현금이 없고, 신용카드 한도가 초과되었습니다. 여기서 소액 현금이 유용합니다.
소액 현금은 회사가 사업 자금을 사용하지 않고도 소액 비용을 처리하는 데 도움이 됩니다. 많은 스트레스를 덜어주거나 직원이 사업을 대신하여 자금을 사용할 때 보상하는 데 도움이 될 수 있습니다. 따라서 사업을 원활하게 운영하기 위해 소액 현금 기금을 설정할 준비가 되었다면 이 가이드가 도움이 될 것입니다.
5가지 간단한 단계로 소액 현금을 올바르게 설정하는 방법을 알아보세요.
차례
소액현금이란?
소액현금에는 어떤 종류가 있나요?
기업이 소액 현금을 설정하는 데 도움이 되는 5가지 단계
기업이 소액 현금 관리를 개선할 수 있는 방법
결론
소액현금이란?
소액 현금은 회의를 위해 커피를 마시거나 늦게 일하는 직원의 저녁 식사를 대접하는 등 예상치 못한 비용을 위해 기업이 따로 보관하는 소액의 돈입니다. 공식적인 상환 절차를 제공하거나 수표를 쓰는 것이 비실용적이거나 시간이 많이 걸릴 때 유용합니다.
소액 현금의 작동 방식과 이점에 대한 예
출근길에 사라는 상사로부터 전화를 받아 마지막 순간 브레인스토밍 세션을 위해 마커와 스티키 노트를 가져오라는 요청을 받습니다. 지갑에는 15달러밖에 없고 신용카드도 없지만, 비용을 걱정하면서도 용품을 구매합니다.
다행히도 Sarah의 사무실에는 소액 현금 기금이 있고, 그녀의 상사는 즉시 그녀에게 돈을 갚아줍니다. 그녀는 돈을 돌려받기 위해 몇 주를 기다릴 필요가 없습니다. 다음은 회사에서 소액 현금을 일반적으로 사용하는 다른 사항입니다.
- 사무실 간식
- 커피런
- 배달 기사를 위한 팁
소액현금에는 어떤 종류가 있나요?
1. 일반 소액 현금
이 유형은 예상치 못한 일상 비용을 위해 따로 모아둔 소액의 돈입니다. 사무용품, 우편 요금 또는 소액 직원 급여를 충당하는 데 편리합니다.
2. 소액 현금 압류
임프레스트 소액 현금은 직원의 여비 지급과 같은 지속적인 필요를 위한 특정 금액입니다. 기업은 이러한 자금을 정기적으로 보충하여 동일한 잔액을 유지하며 이러한 특정 비용에 항상 돈을 사용할 수 있도록 합니다.
3. 긴급 소액 현금
이러한 자금은 일반적으로 창문이 예상치 못하게 깨지거나 프린터가 갑자기 작동하지 않는 경우와 같이 "그냥 만약을 대비해" 따로 보관해 둔 소액의 돈입니다. 긴급하고 예상치 못한 비용을 충당하기 위해 있습니다.
4. 재량적 소액 현금
이 기금은 관리자에게 더 많은 재정적 유연성을 제공합니다. 그들은 이 돈을 재량에 따라 사용하여 열심히 일하는 직원에게 작은 간식을 주거나 예산에 계획되지 않은 작은 것을 구매할 수 있습니다.
기업이 소액 현금을 설정하는 데 도움이 되는 5가지 단계
소액 현금 기금을 설정할 때 어디서부터 시작해야 할지 모르겠나요? 간단한 단계를 따라 금세 준비하세요. 하지만 먼저 기업은 비상 자금을 보관할 곳(예: 잠금 상자, 잠긴 서랍 또는 안전한 계좌)을 결정해야 합니다.
1단계: 계정 한도 설정
다음으로 기업이 해야 할 일은 소액 현금 기금에 보관할 금액을 설정하는 것입니다. 대부분 사무실은 100달러에서 200달러로 시작하지만, 회사는 예상 수요에 따라 조정할 수 있습니다. 그 후에는 계좌에 어떻게 충전할지 고려해야 합니다.
이 지점을 우리는 "보충 지점"이라고 부릅니다. 예를 들어, 100달러의 소액 현금 기금을 가진 사업체는 15달러 이하로 떨어지면 다시 채우기로 선택할 수 있습니다. 그 지점에서 그들은 비용을 기록하고 수표를 작성하여 기금을 원래 금액으로 되돌립니다.
2단계: 자금을 관리할 사람을 선택하세요
사업체에 사무실 관리자가 있습니까? 그렇다면, 그들은 보통 소액 현금 기금을 처리하는 데 가장 적합한 사람입니다. 그러나 소규모 팀을 가진 사업주들은 스스로 그 책임을 맡을 수 있습니다.
어떤 회사가 가장 좋은 옵션이라고 생각하든, 한 번에 한 사람만 기금에 접근할 수 있도록 해야 합니다. 이는 설명되지 않은 인출이나 잠재적인 도난을 방지하는 데 도움이 됩니다. 누가 책임자인지 결정한 후, 회사는 소액 현금 보관함에 자금을 추가하거나 수표를 현금화할 수 있습니다.
3단계: 로그 만들기
기업은 기록 없이 사소한 현금 지출을 추적할 수 없습니다. 돈이 계좌에서 나가거나 들어올 때마다 담당자는 생성된 기록에 기록해야 합니다. 그래서 직원은 기금에서 지출한 돈에 대한 영수증을 가져야 합니다.
예를 들어, Sarah가 회의를 위해 컵케이크를 구매하고 환불을 원하면 영수증을 제공해야 합니다. 그런 다음 담당자는 영수증을 사용하여 총계정원장에 소액 현금 비용을 기록하여 모든 것을 적절하게 회계 처리합니다. 로그가 어떻게 생겼는지에 대한 예는 다음과 같습니다.
| 날짜 | 세부 정보 | 현금 | 현금 인출 | 잔액 |
| 9-2-2024 | 사무용품 | US $ 10 | US $ 90.00 | |
소액 현금 기록은 다음과 같은 주요 세부 정보를 추적해야 합니다. 거래 날짜, 간략한 설명, 추가된 현금, 지출한 금액, 남은 잔액. 잔액이 설정된 보충 수준으로 떨어지면 기업은 수표를 작성하여 기금을 원래 금액으로 복구할 수 있습니다.
4단계: 소액 현금 비용 기록 및 조정
소액 현금이 부족해지면 검토하고 더 많은 현금을 추가하여 다시 채울 때입니다. 기업은 영수증을 소액 현금 기록부에 기록된 내용과 일치시켜 모든 것이 합산되는지 확인하는 것으로 시작할 수 있습니다. 실제 현금과 기록부 기록에 차이가 있는 경우 기업 소유자는 불일치 사항을 추적해야 합니다. 모든 것이 일치하면 기업은 총계정원장에 비용을 기록하고 자금을 보충할 수 있습니다.
5단계: 소액 현금 한도를 주기적으로 재평가하세요
사업체가 소액 현금을 빠르게 소모하고 있습니까? 그러면 소액 현금 계좌에 입금되는 금액을 늘릴 때입니다. 그러나 그들은 무엇에 지출하는지 검토하지 않고 그냥 금액을 늘려서는 안 됩니다.
예를 들어, 회사에서 사무실을 위해 자주 커피를 사면, 매주 소액 현금을 사용하는 대신 정기 예산을 사용하는 것을 고려할 수 있습니다. 이런 식으로 회사는 다른 작고 예상치 못한 비용을 위해 소액 현금 기금을 유지할 수 있습니다.
기업이 소액 현금 관리를 개선할 수 있는 방법
수동 프로세스는 종종 예산 책정이 부족하고 사기 가능성이 높아지는 문제에 직면합니다. 그러나 비용 관리 소프트웨어는 기업이 소액 현금 처리를 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 작업을 자동화하여 문서를 중앙 집중화하고, 조정을 가속화하고, 표준화된 템플릿으로 감사를 간소화하여 eros와 오용을 줄일 수 있습니다.
가장 좋은 점은? 기업은 소프트웨어를 다양한 위치에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다. Happay와 같은 일부 서비스는 선불 카드도 제공하는데, 이를 통해 클라우드 기반 플랫폼에서 자금을 실시간으로 추적하고 관리할 수 있습니다. 이는 효율성을 높이고 사소한 현금 지출을 통제하는 훌륭한 방법입니다.
결론
이제 소규모 사업체는 소액 현금 기금을 설정할지 결정해야 하며, 어떻게 해야 할지 잘 알고 있어야 합니다. 하지만 그 전에, 모든 것이 순조롭게 진행되도록 명확한 지침이 있어야 합니다. 직원들이 돈을 어디에 사용할 수 있는지 명시하고 지출 한도를 설정하는 소액 현금 정책을 만드는 것을 잊지 마세요.
그런 다음, 한도를 넘는 모든 것을 다른 계좌에서 정산할 수 있습니다. 회사에 직원이 한 명뿐이더라도 소액 현금 기금은 예상치 못한 비용을 효율적으로 충당하는 데 유용할 수 있습니다.
