5 つのステップで試算表を作成する方法

時には、ビジネスの財務は終わりのないパズルのように感じられることがあります。収入を追跡し、経費を支払い、すべてが合っていることを確認したのに、帳簿に誤りが見つかり、すべてが狂ってしまったらどうなるか想像してみてください。

Hubspot 調査 インディアナ大学の研究によると、会計ミスの 60% は基本的な簿記の誤りから生じています。しかし、多くの企業が試算表を活用しているのはそのためです。試算表は、大きな問題になる前にミスを見つけるのに役立つ、シンプルでありながら強力なツールです。

試算表は、先に進む前にすべてのドルが計上されていることを確認する財務チェックポイントと考えてください。試算表についてさらに詳しく知りたいですか? 試算表の仕組みと、試算表を気にする必要がある理由 (会計ソフトウェアを使用している場合でも) について詳しく知るには、読み進めてください。

目次
試算表とは何ですか?
    試算表はなぜ重要なのでしょうか?
試算表はどのように機能しますか?
試算表には何が含まれますか?
試算表と貸借対照表: 違いは何ですか?
試算表はどのくらいの頻度で作成する必要がありますか?
試算表を使用するのは誰ですか?
試算表の作成方法（ステップバイステップ）
    ステップ1: 口座残高を計算する
    ステップ2: 残高を試算表に転送する
    ステップ3: 借方と貸方の列を合計する
    ステップ4: 合計が一致しない場合はエラーをチェックする
    ステップ5: 試算表を閉じる
試算表の正確性を確保するためのヒント
切り上げ

試算表とは何ですか?

試算表は、総勘定元帳のすべての口座を一覧にして、借方と貸方の残高を示す財務レポートです。これは正式な財務諸表ではなく (「試算表」という言葉が由来)、帳簿のバランスが取れているかどうかを確認するための内部ツールです。

借方合計が貸方合計と等しければ、おめでとうございます。口座はバランスが取れています。そうでない場合は、財務諸表を作成したり監査を受ける前に、エラーを見つけて修正する合図です。

試算表はなぜ重要なのでしょうか?

• 簿記ミスが大きくなる前に検出します

• 財務諸表の正確性を保証します

• 不足または重複した取引を見つけるのに役立ちます

• 監査や納税申告前のストレスを軽減

試算表はどのように機能しますか?

複式簿記を使用する場合、すべての取引には借方と貸方の 2 つの部分があり、常にバランスが取れている必要があります。たとえば、取引が発生したときに最初に記録し、支払いを受け取ったときに再度更新します。この記録のすべてのアカウントのバランスがゼロになる必要があることに注意してください。

借方と貸方の合計が一致しない場合は、修正が必要な問題があります。さらに重要なのは、試算表は総勘定元帳からのすべての取引の個別の要約であり、正確な記録ですべてが正しく合計されていることを確認するのに役立つことです。

試算表には何が含まれますか?

試算表レポートは、次の 3 つの主要な列で構成されます。

• アカウント名: 資産、負債、収入、費用など、すべてのアカウントをリストします。

• 借方残高: 各口座の合計借方を表示します。

• クレジット残高: 各アカウントの合計クレジットを表示します。

試算表と貸借対照表: 違いは何ですか?

試算表と貸借対照表を混同する人は多いですが、両者の目的は異なります。試算表は、勘定が均衡しているかどうかを確認するための内部ツールです。一方、貸借対照表は、会社の全体的な経済状況のスナップショットを提供する重要な財務諸表です。

企業は毎年貸借対照表を作成し、金融機関の投資家と共有する必要があるため、貸借対照表は財務管理に不可欠です。一方、試算表は内部チェックに役立つだけです。

試算表はどのくらいの頻度で作成する必要がありますか?

• 報告期間（月次または四半期）ごとに少なくとも 1 つの試算表を作成することを検討してください。

• 会計上の誤りが疑われる場合は必ず試算表を作成してください。

• 試算表は、財務諸表や税金を準備する前に役立ちます。

ご注意: 試算表を頻繁に作成すればするほど、エラーが蓄積される可能性が低くなります。

試算表を使用するのは誰ですか?

会計および簿記の専門家は、試算表を使用して会社の財務記録を確認します。最新の会計ソフトウェアはエラーの削減に役立ちますが、試算表は依然として社内レビューに価値があります。

たとえば、上級管理職は試算表レポートが重要な財務情報を示すのに役立つため、これを便利だと感じるかもしれません。同様に、経理チームも定期的なレビューや潜在的なミスの特定に試算表レポートを活用しています。

試算表の作成方法（ステップバイステップ）

ステップ1: 口座残高を計算する

企業はすべての取引を総勘定元帳に記録し、各取引に仕訳を割り当てて適切な勘定にリンクします。試算表のほとんどの情報はここから得られます。

会計システムによっては、さまざまな費用と収入源をグループ化する必要がある場合があります。たとえば、買掛金には、合計額を試算表に転記する前に合計する必要があるいくつかの小さな取引がある場合があります。

さらに、企業は特定の期間、通常は会計サイクル (月次または四半期) に集中するために、各残高を締める必要があります。ただし、必要に応じて、より短い期間の残高を確認することもできます。

ステップ2: 残高を試算表に転送する

次に、総勘定元帳の期末残高を試算表に移動し、2 つの勘定科目がすべて一致することを確認します。合計貸方を左の列 (勘定科目名の横) に記録し、合計借方を右端の列に記録します。

ここでは細心の注意を払ってください。間違った列や間違った口座に金額を記録してしまうことがよくあります。小さな間違いでも試算表全体が狂い、エラーを見つけて修正するのに時間が無駄になります。

ステップ3: 借方と貸方の列を合計する

すべてのクレジットとデビットの残高を合計します。手順を正しく実行していれば、これは迅速かつ簡単なプロセスです。Microsoft Excel などのスプレッドシート ソフトウェアを使用している場合は、数式を使用して自動的に照合することもできます。

次に、最終的な合計を確認します。貸方と借方の残高が一致している必要があります。一致していれば、帳簿のバランスが取れていることを意味します。一致していなくても心配はいりません。試算表の目的は、これらの違いを早期に発見し、大きな問題になる前に間違いを見つけて修正できるようにすることです。

ステップ4: 合計が一致しない場合はエラーをチェックする

数字が一致しない理由を突き止める必要があります。まずは、間違った列やアカウントにデータを入力した、小数点の位置が間違っている、取引を入力し忘れたなど、よくある間違いを探します。間違いを見つけたら、手順 3 から 5 に戻って、合計が合っているかどうかを確認します。

ご注意: すべてが正しく整列するまでこのプロセスを繰り返します。

ステップ5: 試算表を閉じる

プロセスが完了したら、試算表を閉じてドキュメントを保存できます。後で期間を確認したり延長したりする必要がある場合に便利です。スプレッドシート ソフトウェアを使用している場合は、数式が組み込まれたテンプレートを保存して、将来の試算表をより迅速かつ簡単に作成することを検討してください。

試算表の正確性を確保するためのヒント

• 会計ソフトウェアを使用する: 試算表を自動生成する QuickBooks、Xero、FreshBooks などのツールへの投資を検討してください。これらのツールは、手動データ入力でよくあるエラーを減らすのに役立ちます。請求書やその他の財務文書からデータを取得してプロセスを自動化するツールもあります。

• 定期的に記録を作成します。 試算表を頻繁に作成すればするほど、小さな間違いが大きな問題になる前に見つけやすくなります。

• 情報の流れを合理化: 会計データを混同しないでください。電子システムを使用すると、情報の流れが改善され、すべてを 1 か所に整理できます。

切り上げ

多くの人は試算表を会計業務と見なしていますが、企業が財務の正確性を維持し、コストのかかるミスを防ぎ、帳簿のバランスを保つために役立つ重要なツールと見なす人もいます。

中小企業の経営者でも会計士でも、試算表を定期的に作成すれば、長期的には時間、ストレス、お金を節約できます。手動でデータを入力するのが嫌な場合でも、会計プラットフォームを使えばいつでもプロセスを自動化できます。