Hai mai inviato una fattura e atteso settimane per il pagamento? O hai pagato qualcosa oggi che non riceverai prima del mese prossimo? Se è così, hai già sperimentato la contabilità di competenza in azione, anche se non te ne sei reso conto.
La contabilità di competenza è il sistema che tiene traccia del denaro quando viene guadagnato o dovuto, non quando si muove. È il modo in cui la maggior parte delle aziende, soprattutto quelle più grandi, tiene i propri libri contabili perché fornisce un quadro finanziario più realistico rispetto al semplice monitoraggio del flusso di cassa.
Ma perché è importante? Se gestisci un'attività (o hai intenzione di farlo), devi sapere se stai davvero facendo soldi o se stai solo sopravvivendo grazie a incongruenze di tempistica. Quindi, analizziamolo in termini semplici, senza la noiosa sensazione di un libro di testo.
Sommario
Cos'è la contabilità di competenza?
Tipi di ratei
1. Ricavi maturati
2. Spese maturate
Perché la contabilità per competenza è una svolta
1. Approfondimenti finanziari
2. Gestione dei contratti a lungo termine
3. Monitoraggio delle transazioni di credito
4. Gli investitori e i finanziatori lo preferiscono
Le sfide della contabilità di competenza
1. È più lavoro
2. Formazione supplementare del personale
3. Costo
Altri tipi di metodi contabili
1. Contabilità di cassa
2. Contabilità ibrida
Contabilità di competenza vs. contabilità di cassa
Linea di fondo
Cos'è la contabilità di competenza?
La contabilità di competenza registra il reddito quando le aziende effettuano una vendita o forniscono un servizio, anche se il pagamento deve ancora arrivare. Tiene traccia anche delle spese quando si verificano, non solo quando vengono pagate. Questo approccio aiuta le aziende a comprendere la propria salute finanziaria abbinando il reddito ai costi necessari per guadagnarlo tutto nello stesso periodo di rendicontazione.
Fatto divertente: Sapevi che negli Stati Uniti ogni azienda che guadagna 25 milioni di $ o più in tre anni deve utilizzare la contabilità di competenza? Tuttavia, le aziende più piccole possono comunque utilizzarla se lo desiderano.
Tipi di ratei
Con questo metodo, ci sono due tipi principali di ratei da tenere d'occhio: ricavi maturati e spese maturate. Questi sono importanti per chiudere i libri alla fine di un periodo nella contabilità di competenza. Ecco uno sguardo più da vicino a ciascuno di essi:
1. Ricavi maturati
I ricavi maturati sono guadagni che un'azienda ha realizzato ma per i quali non ha ancora ricevuto il pagamento. Ciò accade quando un'azienda fornisce beni o servizi a credito. Un altro esempio sono le spese in conto capitale maturate, quando un'azienda ottiene attrezzature o proprietà ma non le ha ancora pagate.
Un buon esempio di ricavi maturati è l'utilizzo dell'elettricità. Una compagnia elettrica fornisce energia ai clienti prima di generare ricavi. Anche se ha spese in corso, non riceve il pagamento fino alla fine del mese.
Tuttavia, la società elettrica deve ancora riconoscere il suo reddito futuro previsto. Ecco dove entra in gioco la contabilità di competenza: può tenere una registrazione più accurata della sua situazione finanziaria. Quindi, quando finalmente arrivano i pagamenti, il conto cassa dell'azienda aumenta mentre i suoi crediti diminuiscono.
2. Spese maturate
D'altro canto, le spese maturate si verificano quando un'azienda acquista qualcosa a credito e lo registra come denaro dovuto nei suoi registri finanziari. Ciò significa che l'azienda ha utilizzato un servizio o ricevuto beni ma non li ha ancora pagati. Alcuni esempi comuni di spese maturate includono:
- Ratei per interessi passivi: Interessi che un'azienda deve ma non ha ancora pagato.
- Accantonamenti dei fornitori: Fatture dei fornitori per beni o servizi che l'azienda ha ricevuto ma non ancora pagato.
- Accantonamenti salariali o stipendiali: Stipendio dei dipendenti per il lavoro già svolto ma non interamente pagato.
Spese anticipate vs. spese maturate
Le spese anticipate sono l'opposto delle spese maturate. Invece di pagare in seguito, un'azienda paga in anticipo beni o servizi, anche se non riceve tutto immediatamente.
Perché la contabilità di competenza è fondamentale per le aziende
1. Approfondimenti finanziari
La contabilità di competenza aiuta le aziende a vedere i loro costi e profitti reali, abbinando le spese alle entrate. Ciò rende più accurati il budget, le previsioni e la pianificazione. Consente inoltre alle aziende di controllare le proprie prestazioni senza essere fuorviate dalle differenze di tempistica del flusso di cassa.
2. Gestione dei contratti a lungo termine
Le aziende con contratti a lungo termine avranno bisogno della contabilità di competenza. Questo metodo assicura che registrino entrate e spese in base al contratto, rendendo più facile tracciare con precisione i progressi finanziari di un progetto.
3. Monitoraggio delle transazioni di credito
Le aziende che acquistano o vendono a credito (ovvero, ricevono o consegnano beni e servizi prima del pagamento) possono anche trarre vantaggio dalla contabilità di competenza perché le aiuta a tenere traccia del denaro dovuto e dei pagamenti dovuti. Questa strategia semplifica la pianificazione del flusso di cassa e garantisce che abbiano fondi sufficienti per mantenere le operazioni senza intoppi.
4. Gli investitori e i finanziatori lo preferiscono
Investitori, finanziatori e altri stakeholder hanno bisogno di report finanziari accurati per prendere decisioni intelligenti. Fortunatamente, la contabilità di competenza fornisce loro un quadro più chiaro della salute finanziaria di un'azienda e di quanto bene i proprietari la gestiscono.
Le sfide della contabilità di competenza
Non è tutto rose e fiori e tracciamento dei profitti. La contabilità di competenza ha i suoi lati negativi, eccone alcuni:
1. È più lavoro
La contabilità di competenza può essere più complessa perché le aziende devono tenere traccia di ciò che gli altri devono loro (crediti) e del denaro che devono loro (debiti). Per questo motivo, avranno bisogno di sistemi affidabili e politiche chiare per mantenere registrazioni accurate, assicurando che corrispondano entrate e uscite.
2. Formazione supplementare del personale
La contabilità di competenza ha bisogno di contabili esperti se le aziende vogliono che i loro registri siano accurati. Per questo motivo, potrebbero dover sostenere costi di formazione aggiuntivi e di personale più elevato per garantire che il personale faccia tutto correttamente.
3. Costo
La contabilità di competenza non è un metodo economico. Può essere più costosa della contabilità di cassa perché richiede software avanzati e può comportare costi maggiori per audit e conformità. Tuttavia, il suo quadro finanziario più accurato compensa questa spesa maggiore.
Altri tipi di metodi contabili
Le aziende solitamente seguono uno dei tre metodi contabili (contabilità di competenza, di cassa o ibrida):
1. Contabilità di cassa
La contabilità di cassa registra le transazioni solo quando il denaro entra o esce. Le aziende registrano le loro entrate e uscite solo quando ricevono pagamenti. Questo metodo è semplice ma fuorviante, poiché i marchi possono sembrare redditizi un mese e perdere denaro il mese successivo.
Questo metodo è popolare anche tra le piccole imprese e i privati (come i liberi professionisti) perché offre una visione chiara e in tempo reale del denaro disponibile.
2. Contabilità ibrida
La contabilità ibrida combina entrambi i metodi, consentendo alle aziende di tracciare le transazioni quotidiane utilizzando la contabilità di cassa e le voci più grandi o più significative utilizzando la contabilità di competenza. Questo approccio flessibile aiuta a mantenere i registri finanziari accurati.
Questo metodo è ottimo anche per le piccole aziende che vogliono mantenere semplici le transazioni quotidiane mentre tengono traccia delle finanze più grandi come fatture non pagate, bollette o inventario. Tuttavia, i marchi devono essere estremamente attenti con la contabilità ibrida per evitare di andare contro le normative fiscali e contabili.
Contabilità di competenza vs. contabilità di cassa
Quale è meglio? Dipende da come fai business. Facciamo un confronto.
| caratteristica | Contabilità per competenza | Contabilità di cassa |
| Quando si registra il reddito | Quando l'azienda se lo guadagna (anche se non viene pagata) | Quando l'azienda riceve il denaro |
| Quando le spese vengono registrate | Quando vengono sostenuti (anche se non pagati) | Quando il marchio paga in contanti |
| Precisione | Fornisce un quadro più accurato della salute finanziaria | Questo metodo può essere fuorviante |
| Complessità | Questo metodo richiederà il monitoraggio dei crediti o dei debiti | È più facile da mantenere |
| Ideale per | Aziende che si occupano di credito o contratti | Attività commerciali semplici con poche transazioni |
Esempio: Una società di catering prenota un grande evento a dicembre, ma non verrà pagata fino a gennaio. Con la contabilità di competenza, quel reddito viene registrato a dicembre, allineandolo al lavoro svolto. Con la contabilità di cassa, non apparirebbe fino a gennaio.
Linea di fondo
La contabilità di competenza potrebbe rapidamente diventare necessaria se si è seriamente intenzionati a far crescere un'azienda. Sì, è più complessa della contabilità di cassa, ma fornisce approfondimenti reali, aiuta con la pianificazione finanziaria e mantiene felici investitori, finanziatori e regolatori.
Mentre la contabilità di cassa potrebbe funzionare per le piccole imprese, non è sufficiente se si tratta di scalabilità, gestione delle vendite a credito o pianificazione di una crescita a lungo termine: ecco perché la contabilità di competenza è la loro scommessa migliore. Stai pensando di cambiare? Inizia imparando le basi, investendo in un buon software e consultando un contabile per aiutarti nella transizione.
