Dari bahasa global standar hingga protokol jaringan universal, dunia terus berkembang untuk menemukan titik temu di tengah perbedaan demi pertukaran informasi yang lebih cepat, lebih mudah, dan lebih efisien. Ketersediaan berbagai metode dan sistem standar juga membuktikan bahwa evolusi yang konstan tersebut tidak hanya meluas ke interaksi kita sehari-hari, tetapi juga ke cara sistem dan platform komputer yang berbeda berkomunikasi.
Senada dengan itu, Electronic Data Interchange (EDI) memang merupakan salah satu contoh penting yang memungkinkan berbagai sistem di jaringan perusahaan yang berbeda untuk berkomunikasi satu sama lain dengan lancar dan otomatis. Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa itu EDI, fitur utama EDI, cara kerja EDI, dan aplikasi utamanya.
Daftar Isi
Memahami EDI
Fungsionalitas dan komponen inti EDI
Cara kerja EDI
Aplikasi EDI utama dalam manajemen rantai pasokan
Standarisasi yang mulus
Memahami EDI
Apa itu EDI
Pertukaran Data Elektronik adalah metode komputerisasi yang memungkinkan pertukaran dokumen bisnis secara langsung dan otomatis antara dua mitra dagang berdasarkan format standar. Dengan menggunakan EDI, hampir semua jenis dokumen cetak tradisional dapat dipertukarkan secara efisien dengan cara yang efisien, sehingga menghilangkan pemrosesan manual yang relatif lambat dan rawan kesalahan.
Manfaat EDI
Secara keseluruhan, penerapan EDI membawa nilai dan efisiensi yang luar biasa bagi kedua mitra dagang, yang dapat dikategorikan ke dalam tiga aspek utama berikut:
A) Manfaat biaya dan produktivitas
Dengan mengotomatiskan pertukaran dokumen bisnis yang penting, EDI secara signifikan meningkatkan biaya produksi dan efisiensi waktu. Kecepatan pemrosesan meningkat secara signifikan, sehingga menghemat waktu dan uang yang seharusnya digunakan untuk biaya tenaga kerja dan produksi tambahan. Salah satu area penghematan yang paling jelas berasal dari pengurangan biaya tradisional yang terkait dengan dokumen berbasis kertas, seperti menyortir, mendistribusikan, menyimpan, dan mengaturnya.
B) Manfaat operasional dan keamanan
Karena penerapan EDI mengurangi tugas entri data manual untuk dokumen terkait, maka potensi kesalahan manusia atau masalah akurasi pun berkurang drastis, sehingga efisiensi operasional pun meningkat secara signifikan. Sebagai hasil dari operasi yang lebih baik dengan potensi kesalahan yang lebih sedikit, hubungan bisnis antara mitra dagang juga dapat diperkuat. Dengan proses yang lebih efisien yang memungkinkan transaksi lebih cepat dan layanan yang lebih andal dan konsisten, hal ini pada gilirannya juga menghasilkan pengalaman klien yang lebih positif. Karena semuanya dilakukan secara elektronik dan sesuai dengan standar dan protokol industri yang ditetapkan, keamanan dan integritas proses pertukaran dokumen juga sangat terjaga.
C) Akuntabilitas dan pelaporan manfaat
Konversi dokumen ke dalam format elektronik juga mencerminkan transparansi dan keterlacakan semua transaksi. Hal ini sangat meningkatkan akuntabilitas bagi semua pihak yang terlibat sekaligus menyederhanakan proses pelaporan. Dampak penting lain dari peningkatan akuntabilitas adalah pengurangan substansial dalam penggunaan dokumen kertas, yang meningkatkan tanggung jawab lingkungan dari mitra bisnis dalam mempromosikan keberlanjutan.
Fungsionalitas dan komponen inti EDI
Untuk memfasilitasi pertukaran dokumen bisnis yang lancar, EDI harus menggabungkan fitur dan komponen inti berikut:
Standarisasi dan tata kelola
Sama seperti bagaimana satu bahasa umum digunakan untuk berkomunikasi dengan dua orang, format umum sangat penting bagi dua perusahaan untuk bertukar dokumen secara elektronik, terutama bagi mereka yang berada di industri yang berbeda dengan menggunakan sistem yang berbeda. Oleh karena itu, berbagai standar EDI tersedia untuk mengakomodasi kebutuhan dan peraturan tertentu. Namun demikian, secara global, dua standar EDI yang dominan Standar ANSI X12 utamanya melayani pasar Amerika Utara, sementara standar EDIFACT, yang direkomendasikan oleh PBB, utamanya digunakan oleh bisnis-bisnis Eropa. Standar-standar ini mengatur struktur dokumen untuk memastikan komunikasi yang lancar dan kepatuhan terhadap berbagai peraturan khusus kawasan.
Terjemahan dan otomatisasi
Meskipun standarisasi EDI penting untuk memungkinkan proses pertukaran, dokumen harus terlebih dahulu diterjemahkan ke dalam format EDI standar yang kompatibel. Di sinilah peran perangkat lunak penerjemah sangat penting. Program-program ini mencocokkan dan menyelaraskan bidang-bidang yang relevan seperti nama, alamat, dan nomor bagian, memastikan kedua sistem dapat berkomunikasi dengan lancar. Bagian terbaiknya adalah berkat perangkat lunak penerjemahan dan pemetaan, sebagian besar proses ini diotomatisasi, mempercepat transaksi untuk pertukaran yang lebih lancar.
Pemrosesan batch dan perutean pesan
Perangkat lunak pemrosesan batch dalam EDI sangat penting untuk transmisi transaksi bervolume besar dengan efisiensi tinggi, yang memungkinkan pengiriman dan penerimaan beberapa dokumen sekaligus. Kemampuan ini sangat bermanfaat untuk bidang dengan transaksi tinggi seperti rantai pasokan dan logistik, menghemat waktu dan bertindak sebagai fitur penting dalam solusi EDI tingkat perusahaan.
Sementara itu, perangkat lunak perutean pesan memastikan bahwa transaksi disortir dengan benar dan dikirimkan ke penerima yang dituju dalam format yang tepat. Pada dasarnya, pemrosesan batch mengemas dan membongkar dokumen ke dalam divisi yang lebih kecil, sehingga memungkinkan transaksi berskala besar, sementara perutean pesan mengarahkannya ke alamat yang tepat.
Keamanan dan kepatuhan
Keamanan dan kepatuhan merupakan komponen penting EDI. Protokol internet yang aman seperti Secure File Transfer Protocol (SFTP), Simple Object Access Protocol (SOAP), dan AS2 memastikan pengiriman dokumen yang aman. Protokol ini memainkan peran penting dalam menjaga integritas dan kerahasiaan data yang dipertukarkan antar organisasi. Sementara itu, pengiriman elektronik yang terstandarisasi, bukan melalui kertas atau faks, membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan industri dengan meminimalkan kesalahan dan memungkinkan pelaporan data yang akurat dan tepat waktu.
Cara kerja EDI
Proses EDI biasanya melibatkan langkah-langkah berikut, yang mencakup alur kerja operasional dan aspek teknis serta jaringan yang relevan:
Pertukaran Data Elektronik (EDI) membantu bisnis menukar dokumen penting, seperti faktur atau pesanan pembelian, dengan mudah, pertama-tama dengan membuat dokumen di dalam perusahaan dan mengambil data yang relevan dari sistem internal mereka. Dokumen-dokumen ini perlu diubah ke dalam format digital, sehingga siap untuk transfer elektronik.
Selanjutnya, dokumen digital distandarkan ke dalam format seperti EDIFACT atau ANSI X12 sehingga semua pihak yang terlibat dapat membacanya. Peranti lunak digunakan untuk transformasi ini, memastikan informasi siap untuk dikirim.
Setelah distandarkan, dokumen-dokumen tersebut dikirim ke mitra dagang melalui metode yang aman—ini bisa berupa transfer berkas, sistem berbasis web, atau jaringan yang menawarkan layanan tambahan seperti audit. Ketika perusahaan lain menerima dokumen tersebut, dokumen tersebut diterjemahkan kembali ke dalam format yang kompatibel dengan sistem mereka.
Dokumen-dokumen tersebut kemudian siap untuk diproses, yang biasanya melibatkan pembaruan basis data yang relevan atau memicu tindakan tertentu. Misalnya, dalam kasus dokumen pesanan pembelian, langkah ini mungkin melibatkan pembaruan otomatis tingkat inventaris, pembuatan perintah kerja, atau penjadwalan pengiriman. Akhirnya, setelah semuanya diproses, perusahaan penerima mengirimkan kembali konfirmasi, yang menyatakan bahwa semuanya telah dikirim dan dipahami dengan benar.
Aplikasi EDI utama dalam manajemen rantai pasokan
EDI dapat dianggap sebagai pembantu tak kasat mata yang menjaga rantai pasokan tetap berjalan. Saat pengirim bekerja sama dengan operator, EDI menangani pengiriman semua instruksi pengiriman secara digital. Segala hal mulai dari alamat pengiriman hingga detail pengiriman dikirimkan secara real-time. Operator kemudian dapat mengirimkan pembaruan kembali tanpa perlu memasukkan data secara manual, menghemat banyak waktu dan menghindari kesalahan.
Sekarang bayangkan seorang freight forwarder bekerja sama dengan broker bea cukai. Mereka harus berurusan dengan banyak dokumen, tetapi dengan EDI, semuanya dilakukan secara elektronik. Bill of lading, deklarasi bea cukai—semuanya dikirim dengan lancar ke otoritas bea cukai, mengurangi keterlambatan dan kesalahan. Misalnya, Pengajuan Keamanan Importir (ISF) biasanya diajukan melalui EDI untuk mengirimkan data yang dibutuhkan ke CBP. Bahkan, CBP mendorong penggunaan EDI untuk banyak pengajuan terkait impor/ekspor untuk memungkinkan pemrosesan data yang lebih cepat dan mengurangi potensi keterlambatan.
Pengecer juga menggunakan EDI untuk memantau inventaris. Mereka mengirim pesanan langsung ke pusat distribusi, dan pusat distribusi menanggapi dengan pemberitahuan pengiriman yang memberi tahu pengecer kapan tepatnya pengiriman akan dilakukan. Ini membantu menjaga semuanya tetap sinkron, mencegah kekurangan stok atau keterlambatan.
Terakhir, penyedia logistik pihak ketiga (3PL) dan operator menggunakan EDI untuk melacak pengiriman dan tetap sesuai jadwal. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan tepat waktu (JIT) produksi, di mana waktu adalah segalanya. EDI memastikan bahwa komunikasi antara pemasok, operator, dan produsen berlangsung cepat, sehingga semuanya tetap sesuai dengan permintaan pelanggan.
Standarisasi yang mulus
Pertukaran Data Elektronik adalah pertukaran dokumen bisnis secara langsung dari komputer ke komputer, atau lebih tepatnya, dari sistem ke sistem dalam format standar antara dua entitas komersial. Dengan memungkinkan pemrosesan yang lebih cepat dan mengurangi potensi kesalahan manusia dan ketidakakuratan data, EDI berkontribusi pada penghematan biaya dan waktu yang signifikan, sekaligus meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional secara keseluruhan. Selain itu, EDI mendorong akuntabilitas yang lebih besar melalui peningkatan visibilitas dan transparansi di semua transaksi.
Implementasi standar EDI dimulai dengan pembuatan dokumen dalam format elektronik, diikuti dengan penerjemahannya ke dalam standar yang disinkronkan sebelum dikirimkan ke pihak penerima. Setelah diterima, penerima memberikan tanda terima yang relevan, mengirimkan kembali data yang diterjemahkan dengan cara yang sama, dan mengakui bahwa proses telah berhasil diselesaikan.
Dari transaksi antara pengirim dan operator hingga kolaborasi antara freight forwarder dan broker bea cukai, serta standarisasi dan pertukaran informasi yang lancar antara pengecer dan pusat distribusi, EDI sangat penting dalam meningkatkan otomatisasi, mengurangi kesalahan, memungkinkan integrasi dengan sistem manajemen rantai pasokan, dan mendukung operasi yang sensitif terhadap waktu seperti produksi tepat waktu. Hal ini sangat menunjukkan aplikasinya yang serbaguna di berbagai sektor manajemen rantai pasokan.
Mencari pengetahuan ahli tentang strategi logistik dan ide sumber daya bisnis grosir? Jelajahi Cooig.com Dibaca hari ini untuk mendapatkan wawasan bisnis dan strategi grosir terkini. Kunjungi situs ini secara berkala untuk mendapatkan konten terbaru dan pembaruan terkini!
