ट्रायल बैलेंस क्या है: एक व्यापक गाइड

कोई भी व्यक्ति इसलिए व्यवसाय शुरू नहीं करता क्योंकि उसे बहीखाता रखना पसंद है (जब तक कि, शायद, वह अकाउंटेंट न हो)। लेकिन अपने नंबरों को सीधा रखना अनिवार्य है। इसे सुनिश्चित करने का एक तरीका ट्रायल बैलेंस का उपयोग करना है। और जबकि ट्रायल बैलेंस किसी व्यवसाय की लेखा प्रणाली को त्रुटि-मुक्त बनाने की गारंटी देने का एक अचूक तरीका नहीं है, यह सामान्य खाता बही में छोटी-छोटी गलतियों का पता लगाने और बड़ी गलतियों को ठीक करने में मदद कर सकता है। संक्षेप में, यदि कुछ गलत है, तो ट्रायल बैलेंस आपके लिए इसे वास्तविक समस्या बनने से पहले पकड़ने का मौका है।

इस लेख में हम बताएंगे कि परीक्षण संतुलन क्या है, वे क्यों महत्वपूर्ण हैं, तथा इन्हें सबसे आसान तरीके से कैसे पूरा किया जाए।

विषय - सूची
परीक्षण संतुलन क्या है?
परीक्षण संतुलन में क्या-क्या शामिल होता है?
    परीक्षण संतुलन का एक उदाहरण
समायोजित परीक्षण संतुलन क्या है?
परीक्षण संतुलन पूरा करने में मुख्य चरण
    1. सबसे पहले अपने आंकड़ों का मिलान करें
    2. व्यक्तिगत और व्यावसायिक धन को एक साथ न मिलाएं
    3. लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें
    4. छिपी हुई त्रुटियों को देखें
    5. आंतरिक ऑडिट चलाएं
व्यवसायों को परीक्षण संतुलन का उपयोग कब करना चाहिए?
अंतिम विचार

परीक्षण संतुलन क्या है?

सरल शब्दों में, ट्रायल बैलेंस एक रिपोर्ट है जो किसी व्यवसाय के स्वामित्व वाले प्रत्येक खाते और उसके शेष को सूचीबद्ध करती है। इसका लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि कुल डेबिट कुल क्रेडिट से मेल खाते हैं। डबल-एंट्री अकाउंटिंग में, अकाउंटेंट हर लेन-देन को दो बार रिकॉर्ड करते हैं - एक बार एक खाते में डेबिट के रूप में और एक बार दूसरे में क्रेडिट के रूप में।

ट्रायल बैलेंस यह जाँचने का आपका तरीका है कि क्या वह सिस्टम सही तरीके से काम कर रहा है। जबकि सामान्य खाताधारक क्रेडिट और डेबिट लेनदेन को अलग-अलग रिकॉर्ड करते हैं, एक ट्रायल बैलेंस उन्हें प्रत्येक खाते के अनुसार जोड़ता है, और कुल की गणना करता है। (त्रुटि-रहित खाताधारक में, कुल डेबिट और क्रेडिट ट्रायल बैलेंस के समान होने चाहिए।)

यद्यपि आजकल क्रेडिट और डेबिट शेष की जांच के लिए परीक्षण शेष की आवश्यकता नहीं है, फिर भी वे उन खातों के लिए उपयोगी हैं जो अपने काम की दोबारा जांच करना चाहते हैं और उन लेखा परीक्षकों के लिए भी जो उन खातों को बेहतर ढंग से समझना चाहते हैं जिनका वे लेखा परीक्षण करने जा रहे हैं।

और भले ही 2025 में डेबिट और क्रेडिट बैलेंस की जांच ज्यादातर स्वचालित हो जाएगी, फिर भी ट्रायल बैलेंस व्यवसायों को निम्नलिखित में मदद कर सकता है:

• गलतियों को पहचानें इससे पहले कि वे बड़ी समस्या बन जाएं
• वित्तीय विवरण सटीक रखें (क्योंकि खराब डेटा = खराब निर्णय)
• सुनिश्चित करें कि आप अधिक कर का भुगतान नहीं कर रहे हैं या आय का विवरण नहीं दे रहे हैं
• जब आपका अकाउंटेंट आपकी पुस्तकें देखे तो आश्चर्यचकित न हों

याद रखें कि अगर ट्रायल बैलेंस मेल नहीं खाता है, तो कुछ गड़बड़ है। बाद में गड़बड़ी से निपटने के बजाय इसे अभी ठीक करना बेहतर है।

परीक्षण संतुलन में क्या-क्या शामिल होता है?

ट्रायल बैलेंस शीट में सामान्य खाता बही के सभी खातों को दो कॉलम में रखना चाहिए: एक बाहर जाने वाले पैसे के लिए और दूसरा आने वाले पैसे के लिए। आमतौर पर, इसमें ये छह भाग शामिल होते हैं:

• खातों के नाम (आपके सामान्य खाता बही में प्रत्येक खाता, जैसे कि नकदी, किराया, बिक्री, आदि)
• डेबिट शेष (परिसंपत्तियों और व्ययों के अंतर्गत दर्ज राशि)
• क्रेडिट शेष (देयताओं, राजस्व और इक्विटी का योग)
• खाता संख्या
• लेखा अवधि की तारीखें
• डेबिट और क्रेडिट का कुल योग

परीक्षण संतुलन का एक उदाहरण

मान लीजिए कि जेक एक छोटी सी कॉफी शॉप का मालिक है। महीने के अंत में, वह यह जांचना चाहता है कि उसकी पुस्तकों में सब कुछ ठीक है या नहीं। उसका ट्रायल बैलेंस इस तरह दिख सकता है:

सब कुछ संतुलित है - अच्छा! लेकिन मान लीजिए कि वह सामग्री के लिए 500 अमेरिकी डॉलर का खर्च दर्ज करना भूल गया है। इससे उसका कुल योग गड़बड़ा जाएगा, और यहीं पर ट्रायल बैलेंस उसे पकड़ लेगा।

समायोजित परीक्षण संतुलन क्या है?

नियमित ट्रायल बैलेंस स्पष्ट त्रुटियों को पकड़ने के लिए बहुत बढ़िया है। लेकिन उन मदों के बारे में क्या जिन्हें एकाउंटेंट ने सामान्य खाता बही में दर्ज नहीं किया है या जो गायब हैं - जैसे कि ऐसे व्यय जो हुए लेकिन उनका भुगतान नहीं किया गया? यहीं पर व्यवसाय समायोजित ट्रायल बैलेंस का उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, अगर कैफ़े के मालिक जेक ने व्यक्तिगत क्रेडिट कार्ड से 800 अमेरिकी डॉलर की स्टेशनरी खरीदी, तो उसके पास 800 अमेरिकी डॉलर का हिसाब नहीं होगा। हालाँकि, समायोजित ट्रायल बैलेंस डेबिट सेक्शन में खर्च जोड़कर इसे ठीक कर देगा।

इसके अतिरिक्त, समायोजित परीक्षण शेष राशि से अधिक सटीक वित्तीय रिपोर्ट प्राप्त होगी क्योंकि इसमें मूल रिकॉर्ड में शामिल नहीं किए गए व्यय शामिल हैं। उदाहरण के लिए, व्यवसाय प्रीपेड व्यय या भविष्य की लागत जोड़ सकते हैं जो आधिकारिक तौर पर नहीं हुई हैं लेकिन फिर भी उन पर विचार करने की आवश्यकता है।

नोट: यद्यपि ये समायोजन मूल शेष राशि की त्रुटियों को ठीक नहीं करेंगे, लेकिन वे यह सुनिश्चित करेंगे कि व्यवसाय के मालिक परिसंपत्तियों और देनदारियों को उचित रूप से दर्ज करें, जिससे उनकी वित्तीय स्थिति में सुधार होगा।

परीक्षण संतुलन पूरा करने में मुख्य चरण

1. सबसे पहले अपने आंकड़ों का मिलान करें

हममें से कई लोगों ने ऐसे बैंक स्टेटमेंट देखे होंगे जो हमारे हिसाब से हमारे खाते में मौजूद रकम से मेल नहीं खाते होंगे - यही बात अक्सर व्यापार में भी होती है। अगर ऐसा होता है, तो छूटे हुए खर्चों से बचने का सबसे अच्छा तरीका है कि बही-खातों की तुलना वास्तविक बैंक लेन-देन से की जाए।

2. व्यक्तिगत और व्यावसायिक धन को एक साथ न मिलाएं

एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक नियम यह है कि व्यक्तिगत और काम के पैसे को एक साथ न रखें। उदाहरण के लिए, किराने का सामान खरीदने के लिए कार्ड स्वाइप करने वाले मालिक को अपने ट्रायल बैलेंस को साफ रखने में कठिनाई होगी। इस कारण से, दोनों फंड को अलग-अलग खातों में रखना बेहतर है।

3. लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें

क्या आपके पास अकाउंटेंट को नियुक्त करने के लिए पर्याप्त धन नहीं है? इसका मतलब यह नहीं है कि आपको सभी लेन-देन को मैन्युअल रूप से ट्रैक करना चाहिए। यह एक लंबी और कष्टदायक प्रक्रिया है। इसके बजाय, प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर (जैसे क्विकबुक, ज़ीरो या वेव) का उपयोग करें।

4. छिपी हुई त्रुटियों को देखें

अकाउंटिंग में गलतियों की बहुत गुंजाइश होती है और सबसे अच्छे व्यवसाय में भी गलतियाँ होती हैं। इस कारण से, हर चीज़ की दोबारा जाँच करना हमेशा अच्छा विचार है। कुछ छोटी-छोटी गलतियों पर ध्यान देना चाहिए:

• संख्याएँ बदलना (3,200 के स्थान पर 2,300 टाइप करना)
• छोटे लेनदेन दर्ज करना भूल जाना
• गलती से किसी प्रविष्टि की प्रतिलिपि बनाना

एक छोटी सी गलती भी आपके पूरे ट्रायल बैलेंस को बिगाड़ सकती है। जाँचें, दोबारा जाँचें, फिर दोबारा जाँचें।

5. आंतरिक ऑडिट चलाएं

हर कुछ महीनों में एक बार, व्यवसाय के रिकॉर्ड को नए सिरे से देखें। आप जो कुछ भी पाते हैं, उससे आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं।

व्यवसायों को परीक्षण संतुलन का उपयोग कब करना चाहिए?

परीक्षण संतुलन तब उपयोगी होता है जब कोई व्यवसाय स्वामी यह सुनिश्चित करना चाहता है कि उसकी पुस्तकें सही हैं, साथ ही कुछ विशिष्ट क्षणों के दौरान भी:

• महीने या तिमाही के अंत में (त्रुटियों के बढ़ने से पहले उन्हें ठीक कर लें)
• वित्तीय विवरण तैयार करने से पहले (सुनिश्चित करें कि व्यवसाय स्वच्छ डेटा के साथ काम कर रहा है)
• कर दाखिल करने से पहले (गलतियों को समय रहते पकड़ कर आई.आर.एस. की परेशानी से बचें)
• ऋण के लिए आवेदन करते समय या निवेशकों को आकर्षित करते समय (गंदी किताबें = खतरे की घंटी)
• ऑडिट से पहले (यदि संख्याएं गलत हैं, तो ऑडिटर उन्हें ढूंढ लेंगे, इसलिए पहले उन्हें ठीक कर लें)

अंतिम विचार

कई व्यवसाय मालिक अपने ट्रायल बैलेंस पर ज़्यादा ध्यान नहीं देते हैं। आखिरकार, आजकल सब कुछ स्वचालित है, इसलिए मैन्युअल ट्रायल बैलेंस चलाना सिर्फ़ अतिरिक्त काम है, है न? खैर, ट्रायल बैलेंस अभी भी आंतरिक जाँच पूरी करने के लिए बेहद उपयोगी हो सकता है, खासकर आधिकारिक वित्तीय विवरण प्रदान करने या त्रुटियों का पता लगाने से पहले।

व्यवसाय के मालिक अपनी वित्तीय स्थिति की जांच करने और यह सुनिश्चित करने के लिए ट्रायल बैलेंस का उपयोग कर सकते हैं कि उनकी अकाउंटिंग प्रणाली ठीक से काम कर रही है। कोई भी अकाउंटिंग की गलतियों को महीनों बाद ठीक करना पसंद नहीं करता, इसलिए उन्हें जल्दी पकड़ना सबसे अच्छा है। अगर मालिक वित्तीय रूप से स्वस्थ व्यवसाय चलाने के बारे में गंभीर हैं, तो ट्रायल बैलेंस बनाने से बहुत फर्क पड़ सकता है।