टच-बेस ईमेल: उन्हें परफेक्ट बनाने के सर्वोत्तम तरीके

ब्रांड्स को पहली छाप छोड़ने का दूसरा मौका कभी नहीं मिलता, लेकिन एक अच्छी तरह से तैयार किया गया “संपर्क में रहें” ईमेल उन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ पक्ष दिखाने का एक और मौका देता है। कौन जानता है, यह उस सौदे को पक्का करने में भी मदद कर सकता है जिस पर वे काम कर रहे हैं।

सेल्सपर्सन पहले से ही अपना अधिकांश दिन लिखने में बिताते हैं ईमेलइतने समय के बाद, यह सोचना आसान है कि वे इसे समझ गए होंगे, है न? फिर भी, हर कोई अभी भी वही पुराना "चलो संपर्क करते हैं" या "बस जाँच कर रहा हूँ!" का उपयोग करता है।

उस कीमती अवसर को बर्बाद मत करो! इसके बजाय, ब्रांडों को अपने प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स को कुछ मूल्यवान चीज़ों से भरना चाहिए। यदि वे इसे सही तरीके से योजना बनाते हैं और निष्पादित करते हैं, तो उनके ईमेल अलग दिखेंगे और वे उच्च जुड़ाव दर प्राप्त करेंगे जिसका वे लक्ष्य रखते हैं। बेहतर टच-बेस ईमेल बनाने के लिए क्या करना चाहिए, यह जानने के लिए पढ़ते रहें।

विषय - सूची
टच-बेस ईमेल क्या हैं?
टच-बेस ईमेल भेजने के लाभ
टच-बेस ईमेल भेजने का नकारात्मक पक्ष
टच-बेस ईमेल को और भी बेहतर बनाने के 5 तरीके (उदाहरण सहित)
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टच-बेस ईमेल क्या हैं?

"टचिंग बेस" एक ऐसा वाक्यांश है जो अक्सर व्यावसायिक बातचीत में आता है। इसका मतलब है किसी मीटिंग, इंटरव्यू या बातचीत के बाद किसी से संपर्क करना। मज़ेदार तथ्य: ज़्यादातर लोग सोचते हैं कि यह बेसबॉल से आया है! खेल में, धावकों और फ़ील्डर्स को यह सुनिश्चित करने के लिए "टच बेस" करना चाहिए कि वे सुरक्षित हैं या किसी को आउट कर रहे हैं।

जब व्यवसाय टचिंग-बेस ईमेल भेजते हैं, तो वे सिर्फ़ नमस्ते नहीं कह रहे होते हैं। इसके बजाय, वे किसी उद्देश्य से संपर्क कर रहे होते हैं, जैसे:

• किसी को यह याद दिलाना कि वे अभी भी प्रतिक्रिया या अपडेट का इंतजार कर रहे हैं

• यह देखना कि परियोजना के उनके हिस्से में चीजें कैसे चल रही हैं

• किसी सहकर्मी, ग्राहक या किसी पुराने संपर्क से संपर्क करना जिनसे उन्होंने काफी समय से बात नहीं की है

• किसी चालू परियोजना पर उनकी राय पूछना

• या फिर बातचीत को जारी रखना, भले ही चर्चा के लिए कोई अति आवश्यक बात न हो।

टच-बेस ईमेल भेजने के लाभ

टचिंग-बेस ईमेल इतने लोकप्रिय हैं क्योंकि वे त्वरित, आसान हैं, और न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है। प्रेषकों को केवल लॉग इन करने, कुछ दोस्ताना लाइनें टाइप करने, भेजने की ज़रूरत है, और बस हो गया - उनका काम हो गया। ये छोटे फ़ॉलो-अप ईमेल उन स्थितियों के लिए एकदम सही हैं जहाँ पूरी बातचीत की ज़रूरत नहीं है। 

क्या व्यवसाय मालिकों को यह जानने के लिए कॉन्फ्रेंस कॉल की ज़रूरत होती है कि कोई प्रोजेक्ट तय समय पर पूरा हो रहा है या नहीं? शायद नहीं। साथ ही, दूसरे व्यक्ति को तुरंत जवाब की ज़रूरत हो सकती है, जिससे अजीबोगरीब स्थिति पैदा हो सकती है। ईमेल उन्हें जानकारी इकट्ठा करने, उस पर विचार करने और तैयार होने पर जवाब देने के लिए समय देता है।

टच-बेस ईमेल भेजने का नकारात्मक पक्ष

टचिंग बेस ईमेल क्लाइंट से जुड़े रहने का एक सरल तरीका है। लेकिन आसान का मतलब हमेशा प्रभावी नहीं होता। असली मुद्दा यह है कि ये ईमेल अक्सर खाली लगते हैं और इनमें कोई वास्तविक मूल्य नहीं होता।

"बस संपर्क करना" वाली बात अक्सर बहुत ज़्यादा बढ़ा-चढ़ाकर कही जाती है, कमज़ोर और भूलने लायक होती है। प्राप्तकर्ता शायद यह सोचकर रह जाता है, "ठीक है... अब क्या?" कार्रवाई के लिए स्पष्ट आह्वान के बिना, आप बातचीत को आगे बढ़ाने के बजाय एक मृत अंत पर पहुँचने का जोखिम उठाते हैं - जो कि व्यवसायों का लक्ष्य नहीं है।

टच-बेस ईमेल को और भी बेहतर बनाने के 5 तरीके (उदाहरण सहित)

1. मूल्य प्रदान करें

यह दृष्टिकोण लगभग हर उस स्थिति में बहुत कारगर साबित होता है जिसके बारे में व्यवसाय सोच सकते हैं। आखिरकार, ज़्यादातर खरीदार सोचते हैं कि बिक्री प्रतिनिधि जब प्रासंगिक, शोध-आधारित डेटा प्रदान करते हैं तो वे ज़्यादा मूल्य प्रदान करते हैं। संभावित ग्राहक किसी ऐसे व्यक्ति के साथ काम करना पसंद करते हैं जिस पर वे भरोसा करते हैं, इसलिए "टच बेस" ईमेल से प्रेषक को उस व्यक्ति के रूप में स्थापित करने में मदद मिलनी चाहिए।

इसलिए, व्यवसाय उन्हें उपयोगी सामग्री भेज सकते हैं ताकि संभावित ग्राहक उनके ऑफ़र के बारे में अधिक उत्साहित हो सकें। वे त्वरित केस स्टडीज़ साझा कर सकते हैं जो दिखाते हैं कि अन्य कंपनियों, विशेष रूप से उनके प्रतिस्पर्धियों ने आम उद्योग चुनौतियों का कैसे सामना किया है। यहाँ एक बढ़िया उदाहरण दिया गया है जो रुचि जगाता है और बातचीत को जारी रखता है:

“अरे [नाम],

आशा है कि आप ठीक होंगे! मुझे पता है कि मैंने अभी तक आपसे कोई बात नहीं की है, लेकिन मैं आपसे संपर्क करना चाहता था और कुछ मदद करना चाहता था। पिछली बार जब हमने बात की थी, तो आपने [उत्पाद की विशेषता] में रुचि होने का उल्लेख किया था, इसलिए मैं कुछ सामग्री भेज रहा हूँ जो [उनके सामने आने वाली विशिष्ट समस्या] में मदद कर सकती हैं।

यहाँ लिंक हैं: 

[लिंक या जानकारी]

मैं इस सप्ताह आपसे बात करके आपके बारे में, [कंपनी] में आपकी भूमिका और आने वाले प्रोजेक्ट के बारे में अधिक जानना चाहूँगा। [उनकी समस्या] के बारे में भी मुझसे कोई भी सवाल पूछने में संकोच न करें!

क्या अगला सप्ताह त्वरित कॉल के लिए उपयुक्त है?

श्रेष्ठ, 

[आपका नाम]"

प्रो टिप: संभावित ग्राहक को उत्सुक बनाएं! जब ब्रांड कोई श्वेत पत्र, केस स्टडी या लेख साझा करते हैं, तो उन्हें थोड़ा सा टीज़र देना चाहिए—उल्लेख करें कि एक्स कंपनी ने इन जानकारियों का उपयोग कैसे किया और राजस्व में गंभीर वृद्धि देखी। फिर, इसे कुछ इस तरह से समाप्त करें, “आपको ये टिप्स जो परिणाम लाएंगे, वे आपको पसंद आएंगे।” और “वापस चक्कर लगाना” या “बस जाँच करना” जैसी उबाऊ व्यावसायिक शब्दावली को भूल जाएँ।

2. संभावित ग्राहक जो करता है उसमें रुचि दिखाएं

हर कोई दिलचस्प और सराहनीय महसूस करना पसंद करता है। इसलिए, प्रेषकों को इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि उनके संभावित ग्राहक क्या कर रहे हैं, जैसे कि उनकी कंपनी में क्या नया है, वे किस बात को लेकर उत्साहित हैं और उन्हें क्या पसंद है। यह अंक अर्जित करने और जुड़ाव बढ़ाने का एक शानदार तरीका है, खासकर अगर पिछली बातचीत को काफी समय हो गया हो। 

अगर उनके पास ब्लॉग है या वे सोशल मीडिया पर सक्रिय हैं, तो क्यों न उनकी पोस्ट पर प्रतिक्रिया दी जाए? उनके लिंक्डइन या फेसबुक स्टेटस पर टिप्पणी करें। लेकिन स्टॉकर वाइब्स के बिना शांत रहें! यहां बताया गया है कि व्यवसाय इसे सही तरीके से कैसे कर सकते हैं:

“अरे [नाम],

आशा है कि आप बढ़िया काम कर रहे होंगे! मुझे अभी-अभी [लिंक्डइन पोस्ट, घोषणा, आदि] मिली है, जिसमें [कंपनी का नाम] के साथ आपकी हालिया साझेदारी के बारे में बताया गया है। बहुत-बहुत बधाई! यह एक बहुत ही रोमांचक अवसर है, और मैं यह देखने के लिए उत्सुक हूँ कि यह आपके व्यवसाय को किस तरह नई ऊंचाइयों पर ले जाता है!

हमने कुछ नए उपकरण शुरू किए हैं, जिन्हें ग्राहकों से बहुत बढ़िया प्रतिक्रिया मिल रही है। मुझे लगता है कि वे आपकी रणनीति में वास्तव में आपकी मदद कर सकते हैं, और मैं आपके लक्ष्यों का समर्थन करने के लिए [सेवा] के बारे में और अधिक साझा करना पसंद करूंगा।

इस सप्ताह आपके लिए बातचीत करने का अच्छा समय कौन सा है?

श्रेष्ठ,

[आपका नाम]"

3. आमंत्रण दें

अगर भेजने वाले लोग अपने संभावित ग्राहकों के समान ही उद्योग में हैं, तो उन्हें नेटवर्किंग इवेंट में क्यों न आमंत्रित किया जाए? यह व्यक्तिगत रूप से जुड़ने का एक शानदार तरीका है। हालाँकि, अगर दूरी एक समस्या है, तो वेबिनार या ऑनलाइन इवेंट भी उतना ही कारगर है।

मुख्य बात यह है कि मूल्य प्रदान करना, जैसे कि कोई ईबुक या लेख भेजना। बिना दबाव डाले मीटिंग सेट करें। वेबिनार के तुरंत बाद या किसी कॉन्फ़्रेंस में ब्रेक के दौरान मीटिंग का सुझाव दें, लेकिन इसे अनौपचारिक और सहज रखें। CTA के लिए बोरिंग “यहाँ क्लिक करें” को भूल जाएँ—मार्केटर्स को कुछ ऐसा आकर्षक इस्तेमाल करना चाहिए जो ध्यान खींचे और लोगों को रजिस्टर करने के लिए प्रेरित करे!

4. “आपसे मिलकर अच्छा लगा” ईमेल

प्राप्तकर्ता को यह याद दिलाना हमेशा एक अच्छा विचार है कि मेल किसने भेजा है। किसी मीटिंग, कॉन्फ्रेंस या नेटवर्किंग इवेंट में प्रेषक की चैट का उल्लेख करें ताकि उनकी याददाश्त ताज़ा हो सके—उन्हें याद रखने में मदद करें।

फिर, संपर्क बनाए रखने के लिए कहें! आमने-सामने की मुलाकात या एक त्वरित फ़ोन कॉल का सुझाव दें, और कम से कम दो तारीख़ें और समय बताकर इसे आसान बनाएँ जो भेजने वालों के लिए काम करें। कुछ आभार प्रकट करना न भूलें और उनके समय के लिए उन्हें धन्यवाद दें!

आपको अपने ईमेल में ये बातें शामिल करनी चाहिए:

• आप कैसे मिले (उन्हें एक त्वरित रिफ्रेशर दें)।

• बातचीत से सीख (दिखाएं कि बातचीत अनसुनी नहीं हुई)।

• आपका अनुरोध (चीजों को आगे बढ़ाते रहें!)

5. अनुरोध करें

"टच बेस" ईमेल सिर्फ़ संभावित ग्राहकों या ग्राहकों के लिए नहीं होते हैं - व्यवसायों को महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने के लिए किसी सहकर्मी या व्यावसायिक भागीदार से भी संपर्क करने की आवश्यकता हो सकती है। इसके इर्द-गिर्द घूमने की कोई ज़रूरत नहीं है - बस सीधे मुद्दे पर आ जाएँ।

नीचे दिए गए इस टेम्पलेट को देखें और एक "टच बेस" ईमेल देखें जो प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए काम करता है। इसमें वास्तविक उपयोगकर्ता अनुभवों का लिंक शामिल है, जो विश्वास बनाने में मदद करता है। यह सरल, स्पष्ट है और काम पूरा करता है! बदले में, प्रेषक व्यवसाय पर प्रतिक्रिया देकर उनका समर्थन मांग सकते हैं।

“अरे [प्राप्तकर्ता का नाम],

मुझे उम्मीद है कि आप बढ़िया काम कर रहे होंगे! पिछले कुछ महीनों में आपके साथ काम करना शानदार रहा है, और मैं हमारी कंपनी में आपकी रुचि की सराहना करता हूँ।

आज, मुझे आपकी मदद की बहुत इच्छा है। मेरी टीम हमारी सेवाओं की गुणवत्ता को बेहतर बनाने पर काम कर रही है, और आपकी प्रतिक्रिया बहुत मायने रखेगी। यदि आपके पास कुछ मिनट हैं, तो हम आपके साथ अपने अनुभव के बारे में सुनना पसंद करेंगे। आप यह भी देख सकते हैं कि अन्य ग्राहक क्या कह रहे हैं!

समीक्षाएँ पढ़ने और अपने विचार साझा करने के लिए, बस [लिंक] पर जाएँ।

बहुत बहुत धन्यवाद!

[आपका नाम]"

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चारों ओर 80% संभावनाएँ कम से कम चार बार “नहीं” कहें और फिर अंत में “हाँ” कहें। लेकिन यहाँ एक बात है—92% सेल्सपर्सन चार बार “नहीं” सुनने के बाद हार मान लेते हैं। दृढ़ता से काम करने से फ़ायदा होता है! मुख्य बात यह है कि अस्वीकृति के बाद भी, फ़ॉलो-अप करते रहें। यह कारगर है।

इस लेख में टच-बेस ईमेल को अपग्रेड करने के पाँच तरीके बताए गए हैं, जो प्रतिक्रिया दरों को गंभीरता से बढ़ा सकते हैं और अंततः अधिक बिक्री प्राप्त कर सकते हैं। ये रणनीतियाँ और टेम्पलेट आसानी से व्यवसायों को लगभग किसी भी बिक्री स्थिति को संभालने में मदद कर सकते हैं। इसे जारी रखें, और परिणाम देखें।