5 चरणों में ट्रायल बैलेंस कैसे बनाएं -

कभी-कभी, व्यवसाय का वित्त कभी न खत्म होने वाली पहेली की तरह लग सकता है। कल्पना कीजिए कि आप आय पर नज़र रखते हैं, खर्चों का भुगतान करते हैं, और यह सुनिश्चित करते हैं कि सब कुछ ठीक से हो, लेकिन फिर आपको अपनी पुस्तकों में एक त्रुटि मिलती है जो सब कुछ बिगाड़ देती है।

के अनुसार एक खोज इंडियाना यूनिवर्सिटी से, 60% अकाउंटिंग गलतियाँ बुनियादी बहीखाता त्रुटियों से आती हैं। लेकिन यही वह जगह है जहाँ कई व्यवसाय ट्रायल बैलेंस का उपयोग करते हैं। यह एक सरल लेकिन शक्तिशाली उपकरण है जो आपको बड़ी समस्या बनने से पहले गलतियों को पकड़ने में मदद करता है।

इसे एक वित्तीय चेकपॉइंट के रूप में सोचें, यह सुनिश्चित करना कि आगे बढ़ने से पहले हर डॉलर का हिसाब हो। ट्रायल बैलेंस क्या है, इस बारे में गहराई से जानना चाहते हैं? ट्रायल बैलेंस कैसे काम करता है और आपको इसके बारे में क्यों ध्यान रखना चाहिए (भले ही आप अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हों) के बारे में अधिक जानने के लिए पढ़ते रहें।

परीक्षण संतुलन क्या है?

ट्रायल बैलेंस एक वित्तीय रिपोर्ट है जो आपके सामान्य खाता बही में सभी खातों को सूचीबद्ध करती है, जिसमें उनके डेबिट और क्रेडिट बैलेंस दिखाए जाते हैं। यह कोई आधिकारिक वित्तीय विवरण नहीं है (इसलिए "ट्रायल" शब्द) बल्कि यह जाँचने के लिए एक आंतरिक उपकरण है कि क्या आपकी पुस्तकें संतुलित हैं।

अगर आपके कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर हैं, तो बधाई हो! आपके खाते संतुलित हैं। अगर ऐसा नहीं है, तो यह आपके लिए संकेत है कि वित्तीय विवरण तैयार करने या ऑडिट का सामना करने से पहले त्रुटि को ढूंढें और ठीक करें।

परीक्षण संतुलन क्यों मायने रखता है?

बहीखाते में गलतियों का पता लगाना, इससे पहले कि वे बढ़ जाएं

यह सुनिश्चित करता है कि आपके वित्तीय विवरण सटीक हैं

आपको गुम या डुप्लिकेट लेनदेन का पता लगाने में मदद करता है

ऑडिट या टैक्स फाइलिंग से पहले तनाव कम होता है

परीक्षण संतुलन कैसे काम करता है?

यदि आप डबल-एंट्री अकाउंटिंग का उपयोग करते हैं, तो प्रत्येक लेनदेन के दो भाग होते हैं - डेबिट और क्रेडिट - जो हमेशा संतुलित होने चाहिए। उदाहरण के लिए, आप किसी लेनदेन को तब रिकॉर्ड करते हैं जब वह होता है और जब आपको भुगतान प्राप्त होता है तो उसे फिर से अपडेट करते हैं। याद रखें कि इस रिकॉर्ड में सभी खातों का संतुलन शून्य होना चाहिए।

यदि कुल डेबिट और क्रेडिट मेल नहीं खाते हैं, तो आपको एक समस्या है जिसे ठीक करने की आवश्यकता है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि ट्रायल बैलेंस आपके सामान्य बहीखाते से सभी लेन-देन का एक अलग सारांश है, जो आपको यह जांचने में मदद करता है कि सब कुछ सही रिकॉर्ड के साथ सही ढंग से जोड़ा गया है।

परीक्षण संतुलन में क्या शामिल है?

परीक्षण संतुलन रिपोर्ट में तीन मुख्य कॉलम होते हैं:

खाता नाम: सभी खातों की सूची बनाएं, जैसे, परिसंपत्तियां, देनदारियां, आय और व्यय।

डेबिट शेष: प्रत्येक खाते के लिए कुल डेबिट दिखाता है.

क्रेडिट शेष: प्रत्येक खाते के लिए कुल क्रेडिट दिखाता है.

परीक्षण संतुलन बनाम बैलेंस शीट: क्या अंतर है?

भूरे रंग के लिफाफे में "ट्रायल बैलेंस" लिखा हुआ

लोग अक्सर ट्रायल बैलेंस को बैलेंस शीट से भ्रमित करते हैं, लेकिन वे अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। ट्रायल बैलेंस यह जाँचने के लिए एक आंतरिक उपकरण है कि खाते संतुलित हैं या नहीं। इसके विपरीत, बैलेंस शीट एक महत्वपूर्ण वित्तीय विवरण है जो किसी कंपनी के समग्र आर्थिक स्वास्थ्य का एक स्नैपशॉट प्रदान करता है।

व्यवसायों को हर साल बैलेंस शीट बनानी चाहिए और उन्हें वित्तीय संस्थान के निवेशकों के साथ साझा करना चाहिए, जिससे वे अपने वित्त का प्रबंधन करने के लिए आवश्यक हो जाते हैं। दूसरी ओर, ट्रायल बैलेंस केवल आंतरिक जाँच में मदद करता है।

आपको कितनी बार परीक्षण संतुलन तैयार करना चाहिए?

प्रत्येक रिपोर्टिंग अवधि (मासिक या त्रैमासिक) के लिए कम से कम एक परीक्षण बैलेंस शीट तैयार करने पर विचार करें।

जब भी आपको लेखांकन त्रुटि का संदेह हो, तो परीक्षण संतुलन तैयार करें।

वित्तीय विवरण या कर तैयार करने से पहले परीक्षण संतुलन सहायक हो सकता है।

नोट: आप जितनी अधिक बार परीक्षण संतुलन तैयार करेंगे, त्रुटियों की संभावना उतनी ही कम होगी।

परीक्षण संतुलन का उपयोग कौन करता है?

एक मेज पर एक परीक्षण संतुलन लेखांकन पुस्तक

अकाउंटिंग और बुककीपिंग पेशेवर किसी कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड की जांच करने के लिए ट्रायल बैलेंस का उपयोग करते हैं। जबकि आधुनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर त्रुटियों को कम करने में मदद करता है, आंतरिक समीक्षा के लिए ट्रायल बैलेंस अभी भी मूल्यवान हैं।

उदाहरण के लिए, वरिष्ठ प्रबंधन को ट्रायल बैलेंस रिपोर्ट उपयोगी लग सकती है क्योंकि वे महत्वपूर्ण वित्तीय जानकारी दिखाने में मदद करती हैं। इसी तरह, अकाउंटिंग टीमें नियमित समीक्षा या संभावित गलतियों की पहचान करने के लिए उन पर भरोसा करती हैं।

परीक्षण संतुलन कैसे तैयार करें (चरण-दर-चरण)

एक व्यवसायी महिला परीक्षण संतुलन तैयार कर रही है

चरण 1: खाता शेष की गणना करें

व्यवसाय अपने सभी लेन-देन को एक सामान्य खाता बही में दर्ज करते हैं, प्रत्येक को एक जर्नल प्रविष्टि देते हैं और उन्हें सही खाते से जोड़ते हैं। यहीं से ट्रायल बैलेंस के लिए ज़्यादातर जानकारी आती है।

आपके अकाउंटिंग सिस्टम के आधार पर, आपको अलग-अलग खर्चों और आय स्रोतों को समूहीकृत करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, आपके खाते के देय राशि में आपके ट्रायल बैलेंस में कुल राशि स्थानांतरित करने से पहले कई छोटे लेन-देन जोड़ने पड़ सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, व्यवसायों को विशिष्ट समय-सीमाओं, आमतौर पर उनके लेखा चक्र (मासिक या त्रैमासिक) पर अपना ध्यान केंद्रित रखने के लिए प्रत्येक शेष राशि को बंद करना चाहिए। हालाँकि, वे आवश्यकता पड़ने पर छोटी अवधि के लिए भी अपनी शेष राशि की समीक्षा कर सकते हैं।

चरण 2: शेष राशि को परीक्षण शेष में स्थानांतरित करें

इसके बाद, अपने सामान्य खाता बही में समापन शेष राशि को ट्रायल बैलेंस में ले जाएँ, यह सुनिश्चित करते हुए कि दोनों के बीच सभी खाते मेल खाते हैं। कुल क्रेडिट को बाएँ कॉलम में (खाता नामों के बगल में) और कुल डेबिट को सबसे दाएँ कॉलम में रिकॉर्ड करें।

यहाँ ध्यान से देखें! गलत कॉलम में या गलत खाते के अंतर्गत राशि दर्ज करना आसान है। एक छोटी सी गलती भी आपके पूरे ट्रायल बैलेंस को बिगाड़ सकती है, जिससे त्रुटि को खोजने और ठीक करने में समय बर्बाद हो सकता है।

चरण 3: अपने डेबिट और क्रेडिट कॉलम जोड़ें

अपने सभी क्रेडिट और डेबिट बैलेंस को जोड़ें। यदि आपने चरणों का सही तरीके से पालन किया है, तो यह एक त्वरित और सीधी प्रक्रिया होनी चाहिए। यदि आप Microsoft Excel जैसे स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपने लिए स्वचालित रूप से मिलान करने के लिए एक सूत्र का उपयोग भी कर सकते हैं।

फिर, अपने अंतिम योग की जाँच करें। क्रेडिट और डेबिट बैलेंस मेल खाना चाहिए। अगर वे मेल खाते हैं, तो इसका मतलब है कि आपकी किताबें संतुलित हैं। अगर वे मेल नहीं खाते हैं; तो चिंता न करें। ट्रायल बैलेंस का पूरा उद्देश्य इन अंतरों को जल्दी पकड़ना है ताकि आप किसी भी गलती को ढूँढ़ सकें और उसे ठीक कर सकें, इससे पहले कि वे बड़ी समस्या बन जाएँ।

चरण 4: यदि योग मेल नहीं खाता तो त्रुटियों की जांच करें

आपको यह पता लगाना होगा कि आपके नंबर मेल क्यों नहीं खाते। इसलिए, सामान्य गलतियों को देखना शुरू करें, जैसे गलत कॉलम या खाते में डेटा दर्ज करना, गलत दशमलव बिंदु, और लेनदेन दर्ज करना भूल जाना। एक बार जब आपको त्रुटि मिल जाए, तो चरण तीन से पांच तक वापस जाएं और जांचें कि क्या आपका कुल शेष है।

नोट: इस प्रक्रिया को तब तक दोहराते रहें जब तक कि सब कुछ सही ढंग से न हो जाए।

चरण 5: परीक्षण संतुलन बंद करें

प्रक्रिया समाप्त करने के बाद, आप अपना ट्रायल बैलेंस बंद कर सकते हैं और दस्तावेज़ को सहेज सकते हैं। यदि आपको बाद में समीक्षा करने या अवधि बढ़ाने की आवश्यकता है तो यह काम आ सकता है। यदि आप स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो भविष्य के ट्रायल बैलेंस को तेज़ और आसान बनाने के लिए बिल्ट-इन फ़ॉर्मूले वाले टेम्पलेट को रखने पर विचार करें।

अपने परीक्षण संतुलन में सटीकता सुनिश्चित करने के लिए सुझाव

लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें: QuickBooks, Xero और FreshBooks जैसे उपकरणों में निवेश करने पर विचार करें, जो स्वचालित रूप से परीक्षण शेष राशि उत्पन्न करते हैं। ये उपकरण मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के साथ आम त्रुटियों को कम करने में मदद करेंगे। कुछ तो प्रक्रिया को स्वचालित भी करते हैं, चालान और अन्य वित्तीय दस्तावेजों से डेटा खींचते हैं।

नियमित रूप से रिकॉर्ड बनाएं: आप जितनी अधिक बार परीक्षण संतुलन तैयार करेंगे, छोटी गलतियों को बड़ी समस्या बनने से पहले पकड़ना उतना ही आसान होगा।

सूचना प्रवाह को सुव्यवस्थित करें: अपने अकाउंटिंग डेटा को आपस में न मिलाएं। आप सूचना प्रवाह को बेहतर बनाने और सब कुछ एक जगह व्यवस्थित रखने के लिए इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं।

घेरना # बढ़ाना

जबकि कई लोग ट्रायल बैलेंस को एक लेखा अभ्यास के रूप में देखते हैं, अन्य लोग इसे एक महत्वपूर्ण उपकरण के रूप में देखते हैं जो व्यवसायों को वित्तीय सटीकता बनाए रखने, महंगी गलतियों को रोकने और पुस्तकों को संतुलित रखने में मदद करता है।

चाहे आप छोटे व्यवसाय के मालिक हों या अकाउंटेंट, नियमित रूप से ट्रायल बैलेंस चलाने से आपको लंबे समय में समय, तनाव और पैसे की बचत हो सकती है। भले ही आपको मैन्युअल डेटा एंट्री का विचार पसंद न हो, आप अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म के साथ हमेशा प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं।

खरीद और बिक्री

5 चरणों में ट्रायल बैलेंस कैसे बनाएं