Avez-vous déjà envoyé une facture et attendu des semaines avant d'être payé ? Ou avez-vous payé aujourd'hui quelque chose que vous ne recevrez que le mois prochain ? Si c'est le cas, vous avez déjà expérimenté la comptabilité d'exercice, même sans le savoir.
La comptabilité d'exercice est le système qui suit l'argent lorsqu'il est gagné ou dû, et non lorsqu'il circule. C'est la méthode utilisée par la plupart des entreprises, surtout les plus grandes, pour tenir leurs comptes, car elle offre une image financière plus réaliste que le simple suivi des flux de trésorerie.
Mais pourquoi est-ce important ? Si vous dirigez une entreprise (ou envisagez d'en diriger une), vous devez savoir si vous gagnez réellement de l'argent ou si vous survivez simplement grâce à des décalages de temps. Alors, décomposons cela en termes simples, sans tomber dans le piège des manuels scolaires.
Table des matières
Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?
Types de charges à payer
1. Revenus courus
2. Charges à payer
Pourquoi la comptabilité d'exercice change la donne
1. Aperçu financier
2. Gestion des contrats à long terme
3. Suivi des transactions de crédit
4. Les investisseurs et les prêteurs le préfèrent
Les défis de la comptabilité d'exercice
1. C'est plus de travail
2. Formation supplémentaire du personnel
3. Coût
Autres types de méthodes comptables
1. Comptabilité de caisse
2. Comptabilité hybride
Comptabilité d'exercice vs comptabilité de caisse
En résumé
Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?
La comptabilité d'exercice enregistre les revenus lorsqu'une entreprise réalise une vente ou fournit un service, même si le paiement n'est pas encore arrivé. Elle suit également les dépenses au moment où elles sont engagées, et non seulement au moment du paiement. Cette approche aide les entreprises à comprendre leur santé financière en rapprochant les revenus des coûts nécessaires pour les générer tous au cours de la même période de reporting.
Fait amusant: Saviez-vous que les États-Unis exigent que toute entreprise réalisant un chiffre d'affaires de 25 millions de dollars ou plus sur trois ans utilise la comptabilité d'exercice ? Cependant, les petites entreprises peuvent toujours l'utiliser si elles le souhaitent.
Types de charges à payer
Selon cette méthode, il existe deux principaux types de charges à payer : les produits à payer et les charges à payer. Ces éléments sont importants pour la clôture des comptes en fin d'exercice. Voici un aperçu de chacun d'eux :
1. Revenus courus
Les produits à recevoir sont les bénéfices qu'une entreprise a réalisés mais n'a pas encore été payée. Cela se produit lorsqu'une entreprise fournit des biens ou des services à crédit. Les charges d'investissement à recevoir sont un autre exemple : lorsqu'une entreprise acquiert des équipements ou des biens immobiliers mais ne les a pas encore payés.
La consommation d'électricité est un bon exemple de revenu accumulé. Une compagnie d'électricité fournit de l'électricité à ses clients avant de générer des revenus. Bien qu'elle ait des dépenses courantes, elle ne reçoit de paiement qu'à la fin du mois.
Cependant, la compagnie d'électricité doit toujours comptabiliser ses revenus futurs attendus. C'est là qu'intervient la comptabilité d'exercice : elle permet de conserver une trace plus précise de sa situation financière. Ainsi, lorsque les paiements arrivent enfin, le compte de trésorerie de l'entreprise augmente tandis que ses créances diminuent.
2. Charges à payer
En revanche, les charges à payer surviennent lorsqu'une entreprise achète quelque chose à crédit et l'enregistre comme une dette dans ses comptes. Cela signifie que l'entreprise a utilisé un service ou reçu des biens, mais ne les a pas encore payés. Voici quelques exemples courants de charges à payer :
- Charges d'intérêts courues : Intérêts qu'une entreprise doit mais n'a pas encore payés.
- Provisions fournisseurs : Factures de fournisseurs pour des biens ou des services que l'entreprise a reçus mais pas encore payés.
- Accumulation de salaires ou de traitements : Salaire de l’employé pour un travail déjà effectué mais non payé en totalité.
Charges payées d'avance vs charges à payer
Les charges payées d'avance sont l'inverse des charges à payer. Au lieu de payer plus tard, une entreprise paie à l'avance des biens ou des services, même si elle ne reçoit pas tout immédiatement.
Pourquoi la comptabilité d'exercice est cruciale pour les entreprises
1. Aperçu financier
La comptabilité d'exercice permet aux entreprises de visualiser leurs coûts et bénéfices réels en rapprochant les dépenses de leurs revenus. Cela améliore la budgétisation, les prévisions et la planification. Elle permet également aux entreprises de suivre leurs performances sans se laisser tromper par les décalages de trésorerie.
2. Gestion des contrats à long terme
Les entreprises ayant des contrats à long terme auront besoin d'une comptabilité d'exercice. Cette méthode garantit l'enregistrement des revenus et des dépenses conformément au contrat, facilitant ainsi le suivi précis de l'avancement financier d'un projet.
3. Suivi des transactions de crédit
Les entreprises qui achètent ou vendent à crédit (c'est-à-dire qui reçoivent ou livrent des biens et services avant paiement) peuvent également tirer profit de la comptabilité d'exercice, car elle leur permet de suivre leurs dettes et les paiements exigibles. Cette stratégie facilite la planification de la trésorerie et garantit la disponibilité des fonds nécessaires au bon fonctionnement de leurs opérations.
4. Les investisseurs et les prêteurs le préfèrent
Les investisseurs, les prêteurs et les autres parties prenantes ont besoin de rapports financiers précis pour prendre des décisions éclairées. Heureusement, la comptabilité d'exercice leur donne une vision plus claire de la santé financière d'une entreprise et de la façon dont ses propriétaires la gèrent.
Les défis de la comptabilité d'exercice
La comptabilité d'exercice n'est pas toujours synonyme de suivi des bénéfices. Elle présente des inconvénients, dont voici quelques-uns :
1. C'est plus de travail
La comptabilité d'exercice peut être plus complexe, car les entreprises doivent suivre ce que les autres leur doivent (créances) et ce qu'elles doivent (dettes). Elles ont donc besoin de systèmes fiables et de politiques claires pour tenir des registres précis et garantir la concordance entre les revenus et les dépenses.
2. Formation supplémentaire du personnel
La comptabilité d'exercice requiert des comptables expérimentés pour garantir l'exactitude des documents comptables des entreprises. De ce fait, elles peuvent avoir besoin de formations supplémentaires et de frais de personnel plus élevés pour garantir la bonne exécution des tâches.
3. Coût
La comptabilité d'exercice n'est pas une méthode bon marché. Elle peut être plus coûteuse que la comptabilité de caisse, car elle nécessite des logiciels avancés et peut entraîner des coûts d'audit et de conformité plus élevés. Cependant, son image financière plus précise compense ce coût plus élevé.
Autres types de méthodes comptables
Les entreprises suivent généralement l’une des trois méthodes comptables suivantes (comptabilité d’exercice, de caisse ou hybride) :
1. Comptabilité de caisse
La comptabilité de caisse enregistre les transactions uniquement lors des entrées et sorties d'argent. Les entreprises n'enregistrent leurs revenus et dépenses qu'à la réception des paiements. Cette méthode est simple, mais trompeuse, car les marques peuvent paraître rentables un mois et perdre de l'argent le mois suivant.
Cette méthode est également populaire auprès des petites entreprises et des particuliers (comme les indépendants) car elle offre une vue claire et en temps réel des liquidités disponibles.
2. Comptabilité hybride
La comptabilité hybride combine les deux méthodes, permettant aux entreprises de suivre les transactions courantes grâce à la comptabilité de caisse et les postes plus importants grâce à la comptabilité d'exercice. Cette approche flexible contribue à l'exactitude des documents financiers.
Cette méthode est également idéale pour les petites entreprises qui souhaitent simplifier leurs transactions quotidiennes tout en suivant des finances plus importantes comme les factures impayées, les factures ou les stocks. Cependant, les marques doivent redoubler de prudence avec la comptabilité hybride afin d'éviter toute infraction aux réglementations fiscales et comptables.
Comptabilité d'exercice vs comptabilité de caisse
Qu'est-ce qui est le mieux ? Cela dépend de votre façon de faire des affaires. Comparons.
| Fonctionnalité | Comptabilité d'exercice | Comptabilité de caisse |
| Lorsque le revenu est enregistré | Lorsque l'entreprise le gagne (même si ce n'est pas payé) | Lorsque l'entreprise reçoit l'argent |
| Quand les dépenses sont enregistrées | Lorsqu'ils sont engagés (même s'ils ne sont pas payés) | Quand la marque paie en espèces |
| Précision | Cela donne une image plus précise de la santé financière | Cette méthode peut être trompeuse |
| Complexité | Cette méthode nécessitera le suivi des créances ou des dettes | C'est plus facile à entretenir |
| Meilleur pour | Entreprises traitant du crédit ou des contrats | Entreprises simples avec peu de transactions |
Mise en situation : Un traiteur organise un grand événement en décembre, mais ne sera payé qu'en janvier. En comptabilité d'exercice, ce revenu est comptabilisé en décembre, en fonction du travail effectué. En comptabilité de caisse, il n'apparaît qu'en janvier.
En résumé
La comptabilité d'exercice peut rapidement devenir indispensable si vous souhaitez sérieusement développer votre entreprise. Certes, elle est plus complexe que la comptabilité de caisse, mais elle fournit de véritables informations, facilite la planification financière et satisfait les investisseurs, les prêteurs et les régulateurs.
Si la comptabilité de caisse peut convenir aux petites entreprises, elle ne suffit pas pour se développer, gérer les ventes à crédit ou planifier une croissance à long terme. C'est pourquoi la comptabilité d'exercice est la meilleure option. Vous envisagez de changer d'entreprise ? Commencez par apprendre les bases, investissez dans un bon logiciel et consultez un comptable pour vous accompagner dans la transition.
