Qu'est-ce qu'une balance de vérification : un guide complet

Personne ne crée une entreprise par passion pour la comptabilité (à moins, peut-être, d'être comptable). Mais garder ses chiffres à jour est indispensable. Une façon de s'en assurer est d'utiliser une balance de vérification. Si elle n'est pas une garantie infaillible d'un système comptable d'entreprise exempt d'erreurs, elle peut aider à détecter les petites erreurs et à corriger les plus importantes dans le grand livre. En bref, si quelque chose ne va pas, une balance de vérification est l'occasion de le détecter avant qu'il ne devienne un véritable problème.

Dans cet article, nous expliquerons ce que sont les bilans de vérification, pourquoi ils sont importants et comment en réaliser un de la manière la plus simple possible.

Table des matières
Qu'est-ce qu'une balance de vérification ?
Que contient une balance de vérification ?
    Un exemple de balance de vérification
Qu'est-ce qu'une balance de vérification ajustée ?
Étapes clés pour établir une balance de vérification
    1. Rapprochez d'abord vos chiffres
    2. Ne mélangez pas argent personnel et argent professionnel
    3. Utiliser un logiciel de comptabilité
    4. Recherchez les erreurs cachées
    5. Exécuter des audits internes
Quand les entreprises doivent-elles utiliser une balance de vérification ?
Réflexions finales

Qu'est-ce qu'une balance de vérification

En termes simples, une balance de vérification est un rapport qui répertorie chaque compte d'une entreprise et son solde. L'objectif est de garantir que le total des débits correspond au total des crédits. En comptabilité en partie double, les comptables enregistrent chaque transaction deux fois : une fois au débit d'un compte et une fois au crédit d'un autre.

La balance de vérification permet de vérifier le bon fonctionnement du système. Alors que les grands livres enregistrent les transactions créditrices et débitrices séparément, la balance de vérification les additionne pour chaque compte, calculant ainsi le total. (Dans un grand livre comptable sans erreur, le total des débits et crédits devrait être identique à celui de la balance de vérification.)

Bien que les balances de vérification ne soient plus nécessaires pour vérifier les soldes créditeurs et débiteurs de nos jours, elles restent utiles pour les comptes qui espèrent vérifier leur travail et pour les auditeurs qui souhaitent peut-être mieux comprendre les comptes qu'ils vont auditer.

Et même si la vérification des soldes débiteurs et créditeurs est en grande partie automatisée en 2025, une balance de vérification peut toujours aider les entreprises à :

• Repérez les erreurs avant qu’elles ne se transforment en problèmes plus graves
• Maintenir des états financiers précis (car de mauvaises données = de mauvaises décisions)
• Assurez-vous de ne pas payer trop d'impôts ou de ne pas manquer de revenus
• Évitez les surprises lorsque votre comptable examine vos livres

N'oubliez pas que si la balance de vérification ne correspond pas, il y a un problème. Mieux vaut régler le problème maintenant que de devoir gérer un problème plus tard.

Que contient une balance de vérification ?

Le bilan de vérification doit présenter tous les comptes du grand livre général en deux colonnes : l'une pour les sorties d'argent et l'autre pour les entrées d'argent. Il comprend généralement les six parties suivantes :

• Noms des comptes (chaque compte de votre grand livre général, c'est-à-dire espèces, loyer, ventes, etc.)
• Soldes débiteurs (montants enregistrés dans les actifs et les dépenses)
• Soldes créditeurs (les totaux des passifs, des revenus et des capitaux propres)
• Numéros de compte
• Les dates de la période comptable
• La somme totale des débits et des crédits

Un exemple de balance de vérification

Imaginons que Jake possède un petit café. À la fin du mois, il souhaite vérifier que tout est en ordre dans ses comptes. Sa balance pourrait ressembler à ceci :

Tout est en équilibre ! Mais imaginons qu'il ait oublié d'enregistrer une dépense de 500 USD pour des ingrédients. Cela fausserait ses totaux, et c'est là que la balance de vérification le détecterait.

Qu'est-ce qu'une balance de vérification ajustée ?

Une balance de vérification régulière est idéale pour détecter les erreurs évidentes. Mais qu'en est-il des éléments que les comptables n'ont pas enregistrés dans le grand livre ou qui manquent, comme les dépenses engagées mais non réglées ? C'est là que les entreprises peuvent utiliser une balance de vérification ajustée.

Par exemple, si Jake, le propriétaire du café, a acheté pour 800 USD de papeterie avec une carte de crédit personnelle, il lui restera 800 USD non comptabilisés. Cependant, la balance ajustée corrigera la situation en ajoutant la dépense à la section débit.

De plus, les balances de vérification ajustées permettront d'obtenir des rapports financiers plus précis, car elles incluent des dépenses non comptabilisées dans les documents originaux. Par exemple, les entreprises peuvent ajouter des dépenses payées d'avance ou des coûts futurs qui n'ont pas encore été officiellement engagés, mais qui doivent néanmoins être pris en compte.

Remarque : Bien que ces ajustements ne corrigent pas les erreurs du solde d'origine, ils garantissent que les propriétaires d'entreprise enregistrent correctement les actifs et les passifs, améliorant ainsi leur situation financière.

Étapes clés pour établir une balance de vérification

1. Rapprochez d'abord vos chiffres

Nombre d'entre nous ont déjà rencontré un relevé bancaire qui ne correspondait pas à ce que nous pensions être sur notre compte – ce phénomène est fréquent en entreprise. Dans ce cas, la meilleure façon d'éviter de manquer des dépenses est de comparer les comptes avec les transactions bancaires réelles.

2. Ne mélangez pas argent personnel et argent professionnel

Une règle d'or en affaires est de ne pas mélanger argent personnel et argent professionnel. Par exemple, un propriétaire qui utilise sa carte pour faire ses courses aura probablement du mal à maintenir son solde de vérification à jour. C'est pourquoi il est préférable de conserver les deux fonds sur des comptes séparés.

3. Utiliser un logiciel de comptabilité

Vous n'avez pas les moyens d'engager un comptable ? Cela ne signifie pas que vous devez suivre toutes vos transactions manuellement. C'est un processus long et fastidieux. Utilisez plutôt un logiciel de comptabilité (comme QuickBooks, Xero ou Wave) pour automatiser le processus.

4. Recherchez les erreurs cachées

La comptabilité laisse une grande place aux erreurs, et même les meilleures entreprises en commettent. C'est pourquoi il est toujours judicieux de tout vérifier. Voici quelques petites erreurs à surveiller :

• Nombres transposés (en tapant 3,200 2,300 au lieu de XNUMX XNUMX)
• Oublier de saisir de petites transactions
• Dupliquer une entrée par accident

Même une petite erreur peut perturber votre bilan. Vérifiez, revérifiez, puis revérifiez.

5. Exécuter des audits internes

Tous les deux ou trois mois, examinez les dossiers de l'entreprise avec un regard neuf. Vous pourriez être surpris par ce que vous y découvrirez.

Quand les entreprises doivent-elles utiliser une balance de vérification ?

Une balance de vérification est utile chaque fois qu'un propriétaire d'entreprise souhaite s'assurer que ses livres sont corrects, ainsi que pendant certains moments spécifiques :

• Fin du mois ou du trimestre (corriger les erreurs avant qu'elles ne s'accumulent)
• Avant de préparer les états financiers (assurez-vous que l’entreprise travaille avec des données propres)
• Avant de déclarer vos impôts (évitez les maux de tête de l'IRS en détectant les erreurs à temps)
• Lors d'une demande de prêt ou d'une recherche d'investisseurs (livres en désordre = signaux d'alarme)
• Avant un audit (si les chiffres sont erronés, les auditeurs les trouveront, alors corrigez-les d'abord)

Réflexions finales

De nombreux chefs d'entreprise ne prêtent pas attention à leur balance de vérification. Après tout, tout est automatique de nos jours, donc gérer une balance de vérification manuelle représente un travail supplémentaire, n'est-ce pas ? Les balances de vérification peuvent néanmoins s'avérer extrêmement utiles pour effectuer des vérifications internes, notamment avant de fournir des états financiers officiels ou de détecter des erreurs.

Les propriétaires d'entreprise peuvent également utiliser les balances de vérification pour vérifier leur situation financière et s'assurer du bon fonctionnement de leurs systèmes comptables. Personne n'aime corriger des erreurs comptables des mois plus tard ; il est donc préférable de les détecter rapidement. Si les propriétaires souhaitent sérieusement gérer une entreprise saine financièrement, l'établissement d'une balance de vérification peut faire toute la différence.