Comment créer une balance de vérification en 5 étapes

Parfois, les finances d'une entreprise peuvent ressembler à un casse-tête sans fin. Imaginez devoir suivre les revenus, payer les dépenses et vérifier que tout est cohérent, pour finalement découvrir une erreur dans vos comptes qui perturbe tout.

D’après selon une étude Selon une étude de l'Université de l'Indiana, 60 % des erreurs comptables proviennent d'erreurs de comptabilité de base. C'est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent la balance de vérification. Cet outil simple mais puissant permet de détecter les erreurs avant qu'elles ne deviennent problématiques.

Considérez-le comme un point de contrôle financier, garantissant que chaque dollar est comptabilisé avant d'aller plus loin. Vous souhaitez en savoir plus sur la balance de vérification ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur son fonctionnement et pourquoi vous devriez vous y intéresser (même si vous utilisez un logiciel de comptabilité).

Table des matières
Qu'est-ce qu'une balance de vérification ?
    Pourquoi un bilan provisoire est-il important ?
Comment fonctionne une balance de vérification ?
Que comprend une balance de vérification ?
Balance de vérification vs bilan : quelle est la différence ?
À quelle fréquence devez-vous préparer un bilan provisoire ?
Qui utilise une balance de vérification ?
Comment préparer une balance de vérification (étape par étape)
    Étape 1 : Calculer le solde des comptes
    Étape 2 : Transférer les soldes vers la balance de vérification
    Étape 3 : Additionnez vos colonnes de débit et de crédit
    Étape 4 : Vérifiez les erreurs si les totaux ne correspondent pas
    Étape 5 : Clôturer la balance de vérification
Conseils pour garantir l'exactitude de votre balance de vérification
Arrondir

Qu'est-ce qu'une balance de vérification ?

Une balance de vérification est un rapport financier qui répertorie tous les comptes de votre grand livre, indiquant leurs soldes débiteurs et créditeurs. Il ne s'agit pas d'un état financier officiel (d'où le terme « balance de vérification »), mais d'un outil interne permettant de vérifier l'équilibre de vos comptes.

Si le total de vos débits est égal au total de vos crédits, félicitations ! Vos comptes sont équilibrés. Si ce n'est pas le cas, il est temps de trouver et de corriger l'erreur avant de préparer vos états financiers ou de vous soumettre à un audit.

Pourquoi un bilan provisoire est-il important ?

• Détecte les erreurs de comptabilité avant qu'elles ne fassent boule de neige

• Garantit l'exactitude de vos états financiers

• Vous aide à repérer les transactions manquantes ou en double

• Réduit le stress avant les audits ou les déclarations fiscales

Comment fonctionne une balance de vérification ?

Si vous utilisez la comptabilité en partie double, chaque transaction comporte deux parties : un débit et un crédit, qui doivent toujours être équilibrées. Par exemple, vous enregistrez d'abord une transaction lorsqu'elle a lieu, puis vous la mettez à jour à la réception du paiement. N'oubliez pas que tous les comptes de cet enregistrement doivent être équilibrés.

Si le total des débits et des crédits ne correspond pas, il y a un problème à résoudre. Plus important encore, une balance de vérification est un récapitulatif distinct de toutes les transactions de votre grand livre, vous permettant de vérifier que tout s'additionne correctement et que les enregistrements sont exacts.

Que comprend une balance de vérification ?

Un rapport de balance de vérification se compose de trois colonnes principales :

• Noms de compte : Répertorie tous les comptes, par exemple les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses.

• Soldes débiteurs : Affiche le total des débits pour chaque compte.

• Soldes créditeurs : Affiche le total des crédits pour chaque compte.

Balance de vérification vs bilan : quelle est la différence ?

On confond souvent balance de vérification et bilan, mais leurs objectifs sont différents. La balance de vérification est un outil interne permettant de vérifier l'équilibre des comptes. En revanche, le bilan est un état financier clé qui donne un aperçu de la santé économique globale d'une entreprise.

Les entreprises doivent établir des bilans annuels et les partager avec les investisseurs des institutions financières, ce qui les rend essentiels à la gestion de leurs finances. En revanche, une balance de vérification ne sert qu'aux contrôles internes.

À quelle fréquence devez-vous préparer un bilan provisoire ?

• Envisagez de préparer au moins un bilan provisoire pour chaque période de rapport (mensuelle ou trimestrielle).

• Préparez une balance de vérification chaque fois que vous soupçonnez une erreur comptable.

• Les balances de vérification peuvent être utiles avant de préparer les états financiers ou les impôts.

Remarque : Plus vous préparez fréquemment un bilan provisoire, moins vous risquez d’accumuler des erreurs.

Qui utilise une balance de vérification ?

Les professionnels de la comptabilité et de la tenue de livres utilisent une balance de vérification pour vérifier les documents financiers d'une entreprise. Si les logiciels comptables modernes contribuent à réduire les erreurs, les balances de vérification restent utiles pour les contrôles internes.

Par exemple, les rapports de balance de vérification peuvent être utiles à la direction générale, car ils permettent de présenter des informations financières clés. De même, les équipes comptables s'y réfèrent pour des contrôles réguliers ou pour identifier d'éventuelles erreurs.

Comment préparer une balance de vérification (étape par étape)

Étape 1 : Calculer le solde des comptes

Les entreprises enregistrent toutes leurs transactions dans un grand livre, en attribuant à chacune une écriture comptable et en les rattachant au compte correspondant. C'est de là que proviennent la plupart des informations de la balance de vérification.

Selon votre système comptable, vous devrez peut-être regrouper différentes sources de dépenses et de revenus. Par exemple, vos comptes fournisseurs peuvent comporter plusieurs transactions mineures à additionner avant de les transférer vers votre balance de vérification.

De plus, les entreprises doivent clôturer chaque solde afin de se concentrer sur des périodes spécifiques, généralement leur cycle comptable (mensuel ou trimestriel). Cependant, elles peuvent également consulter leur solde sur des périodes plus courtes si nécessaire.

Étape 2 : Transférer les soldes vers la balance de vérification

Ensuite, transférez les soldes de clôture de votre grand livre vers la balance de vérification, en vous assurant que tous les comptes correspondent. Enregistrez le total créditeur dans la colonne de gauche (à côté des noms de compte) et le total débiteur dans la colonne de droite.

Soyez attentifs ! Il est facile d'enregistrer des montants dans la mauvaise colonne ou sur le mauvais compte. Même une petite erreur peut perturber votre balance de vérification et vous faire perdre du temps à la trouver et à la corriger.

Étape 3 : Additionnez vos colonnes de débit et de crédit

Additionnez tous vos soldes créditeurs et débiteurs. Si vous avez suivi les étapes correctement, le processus devrait être simple et rapide. Si vous utilisez un tableur comme Microsoft Excel, vous pouvez également utiliser une formule pour effectuer automatiquement la comparaison.

Vérifiez ensuite vos totaux finaux. Les soldes créditeurs et débiteurs doivent correspondre. Si c'est le cas, vos comptes sont équilibrés. Supposons que ce ne soit pas le cas ; pas d'inquiétude. L'objectif d'une balance de vérification est de détecter ces différences le plus tôt possible afin de pouvoir identifier et corriger les erreurs avant qu'elles ne s'aggravent.

Étape 4 : Vérifiez les erreurs si les totaux ne correspondent pas

Vous devrez déterminer pourquoi vos chiffres ne correspondent pas. Commencez donc par identifier les erreurs courantes, comme saisir des données dans la mauvaise colonne ou sur le mauvais compte, mal placer les décimales ou oublier de saisir une transaction. Une fois l'erreur identifiée, reprenez les étapes trois à cinq et vérifiez si vos totaux sont équilibrés.

Remarque : Répétez ce processus jusqu’à ce que tout soit correctement aligné.

Étape 5 : Clôturer la balance de vérification

Une fois le processus terminé, vous pouvez clôturer votre balance de vérification et enregistrer le document. Cela peut s'avérer utile si vous devez la consulter ou la prolonger ultérieurement. Si vous utilisez un tableur, pensez à conserver un modèle avec des formules intégrées pour accélérer et simplifier vos futures balances de vérification.

Conseils pour garantir l'exactitude de votre balance de vérification

• Utiliser un logiciel de comptabilité : Envisagez d'investir dans des outils comme QuickBooks, Xero et FreshBooks, qui génèrent automatiquement des balances de vérification. Ces outils contribueront à réduire les erreurs courantes liées à la saisie manuelle des données. Certains automatisent même le processus en extrayant les données des factures et autres documents financiers.

• Créez régulièrement des enregistrements : Plus vous préparez fréquemment des bilans provisoires, plus il est facile de détecter les petites erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes plus importants.

• Rationaliser le flux d’informations : Ne mélangez pas vos données comptables. Vous pouvez utiliser des systèmes électroniques pour améliorer la circulation de l'information et centraliser toutes vos données.

Arrondir

Alors que beaucoup considèrent la balance de vérification comme un exercice comptable, d’autres la considèrent comme un outil essentiel qui aide les entreprises à maintenir l’exactitude financière, à prévenir les erreurs coûteuses et à garantir l’équilibre des comptes.

Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou comptable, effectuer régulièrement une balance de vérification peut vous faire gagner du temps, vous éviter du stress et vous faire économiser de l'argent à long terme. Même si la saisie manuelle des données vous répugne, vous pouvez toujours automatiser le processus grâce à des plateformes comptables.