آیا تا به حال یک فاکتور ارسال کرده اید و هفته ها برای پرداخت منتظر مانده اید؟ یا امروز برای چیزی که تا ماه آینده نخواهید گرفت پرداخت کردید؟ اگر چنین است، شما قبلاً حسابداری تعهدی را در عمل تجربه کرده اید - حتی اگر متوجه آن نشده باشید.
حسابداری تعهدی سیستمی است که پول را در زمان به دست آوردن یا بدهکاری ردیابی می کند - نه زمانی که جابجا می شود. بیشتر شرکت‌ها، به‌ویژه شرکت‌های بزرگتر، کتاب‌های خود را به این ترتیب نگه می‌دارند، زیرا تصویر مالی واقعی‌تر از ردیابی جریان نقدی به دست می‌دهد.
اما چرا مهم است؟ اگر کسب‌وکاری را اداره می‌کنید (یا قصد انجام آن را دارید)، باید بدانید که آیا واقعاً در حال کسب درآمد هستید یا فقط از عدم تطابق زمانی جان سالم به در می‌برید. بنابراین، بیایید آن را به زبان ساده بدون احساس خشک کتاب درسی تجزیه کنیم.
فهرست مندرجات
حسابداری تعهدی چیست؟
انواع اقلام تعهدی
1. درآمدهای تعهدی
2. هزینه های تعهدی
چرا حسابداری تعهدی یک تغییر بازی است
1. بینش مالی
2. مدیریت قراردادهای بلند مدت
3. ردیابی تراکنش اعتباری
4. سرمایه گذاران و وام دهندگان آن را ترجیح می دهند
چالش های حسابداری تعهدی
1. کار بیشتر است
2. آموزش پرسنل اضافی
3. هزینه
انواع دیگر روش های حسابداری
1. حسابداری نقدی
2. حسابداری ترکیبی
حسابداری تعهدی در مقابل حسابداری نقدی
خط پایین
حسابداری تعهدی چیست؟
حسابداری تعهدی درآمد را زمانی ثبت می‌کند که کسب‌وکارها اقدام به فروش یا ارائه خدمات می‌کنند، حتی اگر هنوز پرداخت نشده باشد. همچنین هزینه‌ها را در زمان وقوع، نه فقط هنگام پرداخت، ردیابی می‌کند. این رویکرد به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا سلامت مالی خود را با تطبیق درآمد با هزینه‌های مورد نیاز برای به دست آوردن همه آن در همان دوره گزارش، درک کنند.
حقیقت خنده دار: آیا می‌دانستید که ایالات متحده به هر کسب‌وکاری که در طول سه سال ۲۵ میلیون دلار یا بیشتر درآمد دارد، نیاز دارد تا از حسابداری تعهدی استفاده کند؟ با این حال، اگر شرکت‌های کوچک‌تر بخواهند همچنان می‌توانند از آن استفاده کنند.
انواع اقلام تعهدی
تحت این روش، دو نوع اصلی اقلام تعهدی برای مشاهده وجود دارد: درآمدهای تعهدی و هزینه های تعهدی. این موارد برای بستن دفاتر در پایان دوره در حسابداری تعهدی مهم هستند. در اینجا نگاهی دقیق تر به هر یک آورده شده است:
1. درآمدهای تعهدی
درآمدهای انباشته درآمدهایی هستند که یک شرکت به دست آورده است اما هنوز مبلغی را برای آن دریافت نکرده است. این زمانی اتفاق می افتد که یک تجارت کالا یا خدمات را به صورت اعتباری ارائه می دهد. مثال دیگر هزینه های سرمایه ای تعهدی است - زمانی که یک شرکت تجهیزات یا دارایی را دریافت می کند اما هنوز برای آن پرداخت نکرده است.
یک مثال خوب از درآمد انباشته مصرف برق است. یک شرکت برق قبل از ایجاد درآمد به مشتریان برق می دهد. با وجود اینکه هزینه های مستمری دارد اما تا پایان ماه پرداختی دریافت نمی کند.
با این حال، شرکت برق همچنان باید درآمد مورد انتظار آینده خود را شناسایی کند. اینجاست که حسابداری تعهدی وارد می شود - می تواند سوابق دقیق تری از وضعیت مالی خود نگه دارد. بنابراین، هنگامی که پرداخت ها در نهایت انجام می شود، حساب نقدی کسب و کار افزایش می یابد در حالی که مطالبات آن کاهش می یابد.
2. هزینه های تعهدی
از سوی دیگر، هزینه های تعهدی زمانی اتفاق می افتد که یک شرکت چیزی را به صورت اعتباری خریداری می کند و آن را به عنوان پولی که بدهکار است در سوابق مالی خود ثبت می کند. این بدان معناست که کسب و کار از خدماتی استفاده کرده یا کالایی را دریافت کرده است اما هنوز هزینه آن را پرداخت نکرده است. برخی از نمونه های متداول هزینه های تعهدی عبارتند از:
- اقلام تعهدی هزینه بهره: سودی که یک شرکت بدهکار است اما هنوز پرداخت نکرده است.
- اقلام تعهدی تامین کننده: صورت‌حساب‌های تامین‌کنندگان برای کالاها یا خدماتی که شرکت دریافت کرده است اما هنوز هزینه آن را پرداخت نکرده است.
- اقلام تعهدی دستمزد یا حقوق: دستمزد کارمند برای کارهایی که قبلاً انجام شده است اما به طور کامل پرداخت نشده است.
هزینه های پیش پرداخت در مقابل هزینه های تعهدی
هزینه های پیش پرداخت شده برعکس هزینه های تعهدی است. یک شرکت به جای پرداخت بعداً، برای کالاها یا خدمات پیش پرداخت می کند، حتی اگر همه چیز را بلافاصله دریافت نکند.
چرا حسابداری تعهدی برای مشاغل بسیار مهم است
1. بینش مالی
حسابداری تعهدی به کسب و کارها کمک می کند تا هزینه ها و سود واقعی خود را با تطبیق هزینه ها با درآمد خود ببینند. این امر باعث می شود بودجه بندی، پیش بینی و برنامه ریزی دقیق تر شود. همچنین به کسب و کارها اجازه می دهد تا عملکرد خود را بدون گمراه شدن توسط تفاوت های زمان بندی جریان نقدی بررسی کنند.
2. مدیریت قراردادهای بلند مدت
مشاغل دارای قراردادهای بلند مدت به حسابداری تعهدی نیاز دارند. این روش تضمین می کند که آنها درآمد و هزینه ها را طبق قرارداد ثبت می کنند و پیگیری دقیق پیشرفت مالی پروژه را آسان تر می کند.
3. ردیابی تراکنش اعتباری
شرکت هایی که به صورت اعتباری خرید یا فروش می کنند (یعنی دریافت یا تحویل کالا و خدمات قبل از پرداخت) نیز می توانند از حسابداری تعهدی بهره مند شوند زیرا به آنها کمک می کند پول بدهی و پرداخت های سررسید را ردیابی کنند. این استراتژی برنامه‌ریزی جریان نقدی را آسان‌تر می‌کند و تضمین می‌کند که آنها بودجه کافی برای اجرای روان عملیات دارند.
4. سرمایه گذاران و وام دهندگان آن را ترجیح می دهند
سرمایه گذاران، وام دهندگان و سایر ذینفعان برای تصمیم گیری هوشمندانه به گزارش های مالی دقیق نیاز دارند. خوشبختانه، حسابداری تعهدی تصویر واضح تری از سلامت مالی یک شرکت و نحوه مدیریت آن توسط مالکان به آنها می دهد.
چالش های حسابداری تعهدی
این همه ردیابی آفتاب و سود نیست. حسابداری تعهدی نکات منفی دارد که در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:
1. کار بیشتر است
حسابداری تعهدی می‌تواند پیچیده‌تر باشد، زیرا کسب‌وکارها باید آنچه را که دیگران به آنها بدهکارند (دریافتنی‌ها) و پولی که بدهی دارند (پرداختنی‌ها) را پیگیری کنند. به همین دلیل، آنها به سیستم‌های قابل اعتماد و سیاست‌های واضح برای نگهداری دقیق سوابق و اطمینان از تطابق آنها با درآمد و هزینه‌ها نیاز دارند.
2. آموزش پرسنل اضافی
اگر کسب و کارها بخواهند سوابق آنها دقیق باشد، حسابداری تعهدی به حسابداران با تجربه نیاز دارد. به همین دلیل، آنها ممکن است نیاز به پوشش آموزش اضافی و هزینه های بیشتر کارکنان داشته باشند تا مطمئن شوند که پرسنل همه چیز را به درستی انجام می دهند.
3. هزینه
حسابداری تعهدی روش ارزانی نیست. می‌تواند گران‌تر از حسابداری نقدی باشد زیرا به نرم‌افزار پیشرفته نیاز دارد و ممکن است منجر به هزینه‌های بالاتر برای حسابرسی و انطباق شود. با این حال، تصویر مالی دقیق تر آن این هزینه بالاتر را جبران می کند.
انواع دیگر روش های حسابداری
مشاغل معمولاً یکی از سه روش حسابداری (حسابداری تعهدی، نقدی یا ترکیبی) را دنبال می کنند:
1. حسابداری نقدی
حسابداری نقدی معاملات را فقط زمانی ثبت می کند که پول وارد یا خارج شود. کسب‌وکارها درآمد و هزینه‌های خود را تنها زمانی ثبت می‌کنند که پرداخت‌ها را دریافت می‌کنند. این روش ساده اما گمراه کننده است، زیرا ممکن است برندها یک ماه سودآور به نظر برسند و ماه بعد ضرر کنند.
این روش همچنین در بین مشاغل کوچک و افراد (مانند فریلنسرها) محبوب است زیرا نمای روشن و بی‌درنگ از پول نقد موجود ارائه می‌دهد.
2. حسابداری ترکیبی
حسابداری ترکیبی هر دو روش را ترکیب می کند و به کسب و کارها اجازه می دهد معاملات روزمره را با استفاده از حسابداری نقدی و اقلام بزرگتر یا مهمتر با استفاده از حسابداری تعهدی پیگیری کنند. این رویکرد انعطاف پذیر به حفظ دقیق سوابق مالی کمک می کند.
این روش همچنین برای مشاغل کوچکی که می‌خواهند تراکنش‌های روزانه را ساده نگه دارند و در عین حال امور مالی بزرگ‌تری مانند صورت‌حساب‌ها، صورت‌حساب‌ها یا موجودی‌های پرداخت نشده را ردیابی کنند، عالی است. با این حال، برندها باید مراقب حسابداری ترکیبی باشند تا از مخالفت با قوانین مالیاتی و حسابداری جلوگیری کنند.
حسابداری تعهدی در مقابل حسابداری نقدی
کدام بهتر است؟ این بستگی به نحوه تجارت شما دارد. بیایید مقایسه کنیم.
| ویژگی | حسابداری تعهدی | حسابداری نقدی |
| زمانی که درآمد ثبت می شود | وقتی کسب و کار آن را به دست آورد (حتی اگر پرداخت نشده باشد) | وقتی کسب و کار پول نقد را دریافت می کند |
| زمانی که هزینه ها ثبت می شود | زمانی که آنها متحمل شدند (حتی اگر پرداخت نشده باشند) | زمانی که برند پول نقد را پرداخت می کند |
| دقت | تصویر دقیق تری از سلامت مالی ارائه می دهد | این روش می تواند گمراه کننده باشد |
| پیچیدگی | این روش مستلزم پیگیری مطالبات یا مطالبات پرداختنی است | نگهداری آن راحت تر است |
| بهترین برای | مشاغلی که با اعتبار یا قراردادها سر و کار دارند | مشاغل ساده با معاملات کم |
مثال: یک شرکت پذیرایی یک رویداد بزرگ را در ماه دسامبر رزرو می کند اما تا ژانویه پولی پرداخت نمی شود. در حسابداری تعهدی، این درآمد در ماه دسامبر ثبت می شود و آن را با کار انجام شده هماهنگ می کند. تحت حسابداری نقدی، تا ژانویه ظاهر نمی شود.
خط پایین
اگر در مورد رشد یک تجارت جدی هستید، حسابداری تعهدی ممکن است به سرعت ضروری شود. بله، پیچیده‌تر از حسابداری نقدی است، اما بینش واقعی را ارائه می‌کند، به برنامه‌ریزی مالی کمک می‌کند و سرمایه‌گذاران، وام دهندگان و تنظیم‌کنندگان را راضی نگه می‌دارد.
در حالی که حسابداری نقدی ممکن است برای کسب‌وکارهای کوچک کارساز باشد، اما اگر آنها مقیاس‌پذیر باشند، فروش اعتباری را مدیریت کنند، یا برای رشد بلندمدت برنامه‌ریزی کنند، آن را کاهش نمی‌دهد – به همین دلیل است که حسابداری تعهدی بهترین گزینه است. به تغییر فکر می کنید؟ با یادگیری اصول اولیه، سرمایه گذاری روی نرم افزار خوب و مشاوره با یک حسابدار برای کمک به انتقال شروع کنید.
