نحوه ایجاد تراز آزمایشی در 5 مرحله

گاهی اوقات، امور مالی کسب و کار می تواند مانند یک پازل بی پایان باشد. تصور کنید ردیابی درآمد، پرداخت هزینه‌ها، و اطمینان از جمع شدن همه چیز، فقط برای یافتن خطایی در کتاب‌هایتان که همه چیز را از بین می‌برد.

مطابق با یک مطالعه از دانشگاه ایندیانا، 60 درصد از اشتباهات حسابداری ناشی از اشتباهات اساسی حسابداری است. اما اینجاست که بسیاری از کسب و کارها از تراز آزمایشی استفاده می کنند. این یک ابزار ساده و در عین حال قدرتمند است که به شما کمک می کند اشتباهات را قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ تشخیص دهید.

به آن به عنوان یک ایست بازرسی مالی فکر کنید، اطمینان حاصل کنید که هر دلار قبل از حرکت به جلو محاسبه می شود. آیا می خواهید نگاه عمیق تری به تراز آزمایشی داشته باشید؟ به خواندن ادامه دهید تا درباره نحوه عملکرد تراز آزمایشی و اینکه چرا باید به آن اهمیت دهید (حتی اگر از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید) بیشتر بدانید.

فهرست مندرجات
تراز آزمایشی چیست؟
    چرا تراز آزمایشی اهمیت دارد؟
تراز آزمایشی چگونه کار می کند؟
تراز آزمایشی شامل چه مواردی است؟
تراز آزمایشی در مقابل ترازنامه: تفاوت چیست؟
هر چند وقت یکبار باید تراز آزمایشی تهیه کنید؟
چه کسی از تراز آزمایشی استفاده می کند؟
نحوه تهیه تراز آزمایشی (گام به گام)
    مرحله 1: محاسبه مانده حساب
    مرحله 2: انتقال مانده به تراز آزمایشی
    مرحله 3: ستون های بدهی و اعتبار خود را اضافه کنید
    مرحله 4: اگر مجموع ها مطابقت ندارند، خطاها را بررسی کنید
    مرحله 5: تراز آزمایشی را ببندید
نکاتی برای اطمینان از دقت در تراز آزمایشی شما
گرد کردن

تراز آزمایشی چیست؟

تراز آزمایشی یک گزارش مالی است که تمام حساب‌های موجود در دفتر کل شما را فهرست می‌کند و مانده بدهی و اعتبار آنها را نشان می‌دهد. این یک صورت مالی رسمی نیست (از این رو کلمه "آزمایشی") بلکه یک ابزار داخلی برای بررسی اینکه آیا کتاب های شما متعادل هستند یا خیر.

اگر کل بدهی های شما برابر با کل اعتبار است، تبریک می گوییم! حساب های شما متعادل است. اگر این کار را نکردند، این نشانه شما برای یافتن و رفع خطا قبل از تهیه صورت های مالی یا مواجهه با حسابرسی است.

چرا تراز آزمایشی اهمیت دارد؟

• اشتباهات حسابداری را قبل از گلوله برفی تشخیص می دهد

• اطمینان حاصل می کند که صورت های مالی شما دقیق است

• به شما کمک می کند تراکنش های مفقود یا تکراری را شناسایی کنید

• استرس را قبل از ممیزی یا پرونده مالیاتی کاهش می دهد

تراز آزمایشی چگونه کار می کند؟

اگر از حسابداری دو ورودی استفاده می کنید، هر تراکنش دارای دو بخش است - بدهی و اعتبار - که همیشه باید تعادل داشته باشند. به عنوان مثال، شما ابتدا یک تراکنش را هنگامی که اتفاق می‌افتد ثبت می‌کنید و پس از دریافت پرداخت، آن را دوباره به‌روزرسانی می‌کنید. به یاد داشته باشید که تمام حساب های موجود در این رکورد باید به صفر برسد.

اگر کل بدهی ها و اعتبارات مطابقت نداشته باشند، مشکلی دارید که نیاز به رفع دارد. مهمتر از آن، تراز آزمایشی خلاصه‌ای مجزا از تمام تراکنش‌ها از دفتر کل شما است و به شما کمک می‌کند بررسی کنید که همه چیز به درستی با سوابق دقیق جمع‌آوری شده باشد.

تراز آزمایشی شامل چه مواردی است؟

گزارش تراز آزمایشی شامل سه ستون اصلی است:

• نام حساب ها: تمام حساب ها، به عنوان مثال، دارایی ها، بدهی ها، درآمد و هزینه ها را فهرست می کند.

• مانده بدهی: کل بدهی ها را برای هر حساب نشان می دهد.

• مانده های اعتباری: کل اعتبارات هر حساب را نشان می دهد.

تراز آزمایشی در مقابل ترازنامه: تفاوت چیست؟

مردم اغلب تراز آزمایشی را با ترازنامه اشتباه می گیرند، اما آنها اهداف متفاوتی را دنبال می کنند. تراز آزمایشی یک ابزار داخلی برای بررسی تعادل حساب ها است. در مقابل، ترازنامه یک صورت مالی کلیدی است که تصویری از سلامت کلی اقتصادی یک شرکت ارائه می دهد.

کسب‌وکارها باید ترازنامه‌های سالانه ایجاد کنند و آن‌ها را با سرمایه‌گذاران مؤسسات مالی به اشتراک بگذارند، که این امر آن‌ها را برای مدیریت امور مالی‌شان ضروری می‌سازد. از سوی دیگر، تراز آزمایشی فقط به بررسی های داخلی کمک می کند.

هر چند وقت یکبار باید تراز آزمایشی تهیه کنید؟

• حداقل یک ترازنامه آزمایشی برای هر دوره گزارش (ماهانه یا سه ماهه) تهیه کنید.

• هر زمان که به اشتباه حسابداری مشکوک هستید، تراز آزمایشی را آماده کنید.

• مانده های آزمایشی می توانند قبل از تهیه صورت های مالی یا مالیات کمک کنند.

توجه داشته باشید: هر چه بیشتر تراز آزمایشی تهیه کنید، احتمال انباشته شدن خطاها کمتر می شود.

چه کسی از تراز آزمایشی استفاده می کند؟

متخصصان حسابداری و حسابداری از تراز آزمایشی برای بررسی سوابق مالی شرکت استفاده می کنند. در حالی که نرم افزار حسابداری مدرن به کاهش خطاها کمک می کند، مانده های آزمایشی هنوز برای بررسی های داخلی ارزشمند هستند.

برای مثال، مدیریت ارشد ممکن است گزارش های تراز آزمایشی را مفید بداند زیرا به نمایش اطلاعات کلیدی مالی کمک می کند. به همین ترتیب، تیم‌های حسابداری برای بررسی‌های منظم یا شناسایی اشتباهات احتمالی به آنها اعتماد می‌کنند.

نحوه تهیه تراز آزمایشی (گام به گام)

مرحله 1: محاسبه مانده حساب

کسب‌وکارها همه تراکنش‌های خود را در یک دفتر کل ثبت می‌کنند و به هر یک از آنها یک مدخل مجله اختصاص می‌دهند و آنها را به حساب درست مرتبط می‌کنند. بیشتر اطلاعات مربوط به تراز آزمایشی از اینجاست.

بسته به سیستم حسابداری خود، ممکن است لازم باشد هزینه ها و منابع درآمدی مختلفی را گروه بندی کنید. برای مثال، بدهی‌های حساب شما ممکن است چندین تراکنش کوچک‌تر داشته باشند که باید قبل از انتقال کل به موجودی آزمایشی‌تان، جمع شوند.

به‌علاوه، کسب‌وکارها باید هر موجودی را ببندند تا تمرکز خود را روی بازه‌های زمانی خاص، معمولاً چرخه حسابداری (ماهانه یا فصلی) حفظ کنند. با این حال، آنها همچنین می توانند در صورت لزوم تعادل خود را برای دوره های کوتاه تری بررسی کنند.

مرحله 2: انتقال مانده به تراز آزمایشی

در مرحله بعد، مانده های پایانی در دفتر کل خود را به موجودی آزمایشی منتقل کنید و اطمینان حاصل کنید که همه حساب ها بین این دو مطابقت دارند. کل اعتبار را در ستون سمت چپ (در کنار نام حساب ها) و کل بدهی را در ستون سمت راست ثبت کنید.

به اینجا دقت کنید! ثبت مقادیر در ستون اشتباه یا زیر حساب اشتباه آسان است. حتی یک اشتباه کوچک می تواند کل تعادل آزمایشی شما را از بین ببرد و زمان را برای یافتن و رفع خطا تلف کند.

مرحله 3: ستون های بدهی و اعتبار خود را اضافه کنید

تمام مانده های اعتباری و بدهی خود را جمع کنید. اگر مراحل را به درستی دنبال کرده باشید، این باید یک روند سریع و ساده باشد. اگر از نرم‌افزار صفحه‌گسترده مانند مایکروسافت اکسل استفاده می‌کنید، می‌توانید از فرمولی نیز برای انجام خودکار تطابق برای شما استفاده کنید.

سپس، مجموع نهایی خود را بررسی کنید. موجودی اعتبار و بدهی باید مطابقت داشته باشد. اگر چنین کنند، به این معنی است که کتاب های شما متعادل هستند. فرض کنید آنها این کار را نمی کنند. نگران نباش تمام هدف یک تراز آزمایشی این است که این تفاوت‌ها را زودتر تشخیص دهید تا بتوانید هر اشتباهی را قبل از تبدیل شدن به مسائل بزرگ‌تر پیدا کرده و برطرف کنید.

مرحله 4: اگر مجموع ها مطابقت ندارند، خطاها را بررسی کنید

شما باید بفهمید که چرا اعداد شما مطابقت ندارند. بنابراین، با جستجوی اشتباهات رایج، مانند وارد کردن داده ها در ستون یا حساب اشتباه، اعشار نامناسب، و فراموش کردن وارد کردن تراکنش، شروع کنید. هنگامی که خطا را پیدا کردید، مراحل سه تا پنج را به عقب برگردانید و بررسی کنید که آیا مجموع شما موجود است یا خیر.

توجه داشته باشید: این روند را تا زمانی که همه چیز به درستی تنظیم شود، تکرار کنید.

مرحله 5: تراز آزمایشی را ببندید

پس از اتمام فرآیند، می توانید موجودی آزمایشی خود را ببندید و سند را ذخیره کنید. اگر بخواهید بعداً دوره را مرور یا تمدید کنید، ممکن است مفید باشد. اگر از نرم‌افزار صفحه‌گسترده استفاده می‌کنید، یک الگو با فرمول‌های داخلی نگه دارید تا ترازهای آزمایشی آینده را سریع‌تر و آسان‌تر کنید.

نکاتی برای اطمینان از دقت در تراز آزمایشی شما

• استفاده از نرم افزار حسابداری: سرمایه گذاری در ابزارهایی مانند QuickBooks، Xero، و FreshBooks را در نظر بگیرید که به طور خودکار موجودی آزمایشی را ایجاد می کنند. این ابزارها به کاهش خطاهای رایج در ورود دستی داده ها کمک می کنند. برخی حتی فرآیند را خودکار می کنند و داده ها را از فاکتورها و سایر اسناد مالی استخراج می کنند.

• به طور منظم سوابق ایجاد کنید: هر چه بیشتر ترازهای آزمایشی را آماده کنید، تشخیص اشتباهات کوچک قبل از اینکه به مشکلات بزرگتری تبدیل شوند آسان تر است.

• جریان اطلاعات را ساده کنید: داده های حسابداری خود را با هم مخلوط نکنید. شما می توانید از سیستم های الکترونیکی برای بهبود جریان اطلاعات استفاده کنید و همه چیز را در یک مکان سازماندهی کنید.

گرد کردن

در حالی که بسیاری تراز آزمایشی را یک تمرین حسابداری می‌دانند، دیگران آن را ابزاری حیاتی می‌دانند که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا دقت مالی خود را حفظ کنند، از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنند و از متعادل بودن کتاب‌ها اطمینان حاصل کنند.

چه صاحب یک کسب و کار کوچک یا یک حسابدار باشید، اجرای منظم تراز آزمایشی می تواند در دراز مدت باعث صرفه جویی در وقت، استرس و پول شما شود. حتی اگر ایده ورود دستی داده ها را دوست ندارید، همیشه می توانید فرآیند را با سیستم عامل های حسابداری خودکار کنید.