EDI (تبادل الکترونیکی داده) و کاربردهای عملی EDI چیست؟

از زبان استاندارد جهانی تا پروتکل شبکه جهانی، جهان دائماً در حال تکامل است تا در میان تفاوت‌ها برای تبادل اطلاعات سریع‌تر، آسان‌تر و کارآمدتر، زمینه‌های مشترک پیدا کند. در دسترس بودن روش‌ها و سیستم‌های استاندارد شده مختلف همچنین ثابت می‌کند که چنین تکامل ثابتی نه تنها به تعاملات روزانه ما، بلکه به نحوه ارتباط سیستم‌ها و پلتفرم‌های رایانه‌ای مختلف نیز گسترش می‌یابد.

در همین راستا، تبادل الکترونیکی داده ها (EDI) در واقع یکی از این نمونه های حیاتی است که سیستم های مختلف را در شبکه های مختلف شرکت قادر می سازد به طور یکپارچه و خودکار با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. برای اطلاعات بیشتر در مورد اینکه EDI چیست، ویژگی های کلیدی EDI، نحوه کار EDI و کاربردهای کلیدی آن بیشتر بخوانید.

فهرست مندرجات
درک EDI
عملکردها و اجزای اصلی EDI
نحوه کار EDI
کاربردهای کلیدی EDI در مدیریت زنجیره تامین
استانداردسازی بدون درز

درک EDI

EDI چیست

تبادل الکترونیکی داده ها یک روش کامپیوتری است که امکان تبادل مستقیم و خودکار اسناد تجاری بین دو شریک تجاری را بر اساس یک قالب استاندارد فراهم می کند. با استفاده از EDI، تقریباً همه انواع اسناد چاپ شده سنتی را می توان به طور کارآمد به روشی ساده مبادله کرد و پردازش دستی نسبتاً کند و مستعد خطا را حذف کرد.

مزایای EDI

به طور کلی، اجرای EDI ارزش و کارایی فوق‌العاده‌ای برای هر دو شریک تجاری به ارمغان می‌آورد که می‌توان آن را به سه جنبه اصلی زیر دسته‌بندی کرد:

الف) هزینه و مزایای بهره وری

با خودکار کردن تبادل اسناد تجاری مهم، EDI به طور قابل توجهی هزینه های تولید و بازده زمانی را بهبود می بخشد. سرعت پردازش به طور قابل توجهی بهبود یافته است و باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود که در غیر این صورت به سمت کار اضافی و هزینه های تولید می رفت. یکی از واضح‌ترین زمینه‌های صرفه‌جویی ناشی از کاهش هزینه‌های سنتی مرتبط با اسناد کاغذی، مانند مرتب‌سازی، توزیع، ذخیره‌سازی و سازمان‌دهی آنهاست.

ب) مزایای عملیاتی و امنیتی

از آنجایی که پیاده‌سازی EDI وظایف ورود دستی داده‌ها را برای اسناد مرتبط کاهش می‌دهد، احتمال خطای انسانی یا مسائل مربوط به دقت را تا حد زیادی کاهش می‌دهد و کارایی عملیاتی را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. در نتیجه عملیات بهبود یافته با خطاهای بالقوه کمتر، روابط تجاری بین شرکای تجاری نیز می تواند تقویت شود. با یک فرآیند ساده که امکان تراکنش های سریع تر و خدمات قابل اطمینان تر و سازگارتر را فراهم می کند، این به نوبه خود منجر به تجربه مشتری مثبت تری نیز می شود. از آنجایی که همه چیز به صورت الکترونیکی و مطابق با استانداردها و پروتکل های صنعت انجام می شود، امنیت و یکپارچگی فرآیند تبادل اسناد نیز بسیار محافظت می شود.

ج) مزایای پاسخگویی و گزارش دهی

تبدیل اسناد به فرمت های الکترونیکی نیز نشان دهنده شفافیت و قابلیت ردیابی تمامی معاملات است. این امر پاسخگویی را برای همه طرف های درگیر بهبود می بخشد و در عین حال فرآیندهای گزارش دهی را نیز ساده می کند. یکی دیگر از تأثیرات قابل توجه افزایش پاسخگویی، کاهش قابل توجه استفاده از اسناد کاغذی است که مسئولیت زیست محیطی شرکای تجاری را در ارتقای پایداری افزایش می دهد.

عملکردها و اجزای اصلی EDI

به منظور تسهیل تبادل روان اسناد تجاری، EDI باید ویژگی ها و اجزای اصلی زیر را در خود جای دهد:

استانداردسازی و حاکمیت

درست مانند نحوه استفاده از یک زبان مشترک برای دو نفر برای برقراری ارتباط، یک قالب مشترک برای دو شرکت برای تبادل اسناد الکترونیکی ضروری است، به ویژه برای کسانی که در صنایع مختلف از سیستم های مختلف استفاده می کنند. به همین دلیل، استانداردهای مختلف EDI برای پاسخگویی به نیازها و مقررات خاص در دسترس هستند. با این وجود، در سطح جهانی، دو استاندارد غالب EDI وجود داشته باشد. استاندارد ANSI X12 در درجه اول به بازار آمریکای شمالی خدمت می کند، در حالی که استاندارد EDIFACT توصیه شده توسط سازمان ملل متحد، عمدتاً توسط مشاغل اروپایی استفاده می شود. این استانداردها ساختار اسناد را تنظیم می کنند تا از ارتباط یکپارچه و انطباق با مقررات مختلف منطقه ای اطمینان حاصل کنند.

ترجمه و اتوماسیون

در حالی که استانداردسازی EDI برای فعال کردن فرآیند مبادله ضروری است، اسناد باید ابتدا به فرمت های استاندارد EDI سازگار ترجمه شوند. اینجاست که نرم افزار مترجم نقشی حیاتی ایفا می کند. این برنامه ها فیلدهای مربوطه مانند نام، آدرس و شماره قطعه را مطابقت داده و تراز می کنند و اطمینان حاصل می کنند که هر دو سیستم می توانند یکپارچه با هم ارتباط برقرار کنند. بهترین بخش این است که به لطف نرم افزار ترجمه و نقشه برداری، بسیاری از این فرآیند به صورت خودکار انجام می شود و به تراکنش ها برای تبادل روان تر سرعت می بخشد.

پردازش دسته ای و مسیریابی پیام

نرم‌افزار پردازش دسته‌ای در EDI برای انتقال با کارایی بالا حجم زیادی از تراکنش‌ها، امکان ارسال و دریافت چندین سند در یک زمان بسیار مهم است. این قابلیت به‌ویژه برای زمینه‌های تراکنش بالا مانند زنجیره‌های تامین و تدارکات، صرفه‌جویی در زمان و عمل به عنوان یک ویژگی ضروری در راه‌حل‌های EDI در سطح سازمانی مفید است. 

در همین حال، نرم افزار مسیریابی پیام تضمین می کند که تراکنش ها به درستی مرتب شده و در قالب مناسب به گیرندگان مورد نظر خود تحویل داده می شوند. اساساً، پردازش دسته‌ای اسناد را به بخش‌های کوچک‌تر می‌پیچد و باز می‌کند و تراکنش‌های مقیاس بزرگ را امکان‌پذیر می‌کند، در حالی که مسیریابی پیام آنها را به آدرس‌های مناسب هدایت می‌کند.

امنیت و انطباق

امنیت و انطباق از اجزای حیاتی EDI هستند. پروتکل های اینترنتی ایمن مانند پروتکل انتقال فایل امن (SFTP)، پروتکل دسترسی ساده به اشیاء (SOAP) و AS2 انتقال ایمن سند را تضمین می کنند. این پروتکل ها نقش حیاتی در حفاظت از یکپارچگی و محرمانه بودن داده های مبادله شده بین سازمان ها دارند. در همین حال، انتقال الکترونیکی استاندارد، به جای کاغذ یا فکس، با به حداقل رساندن خطاها و امکان گزارش دقیق و به موقع داده ها، به اطمینان از انطباق با مقررات صنعت کمک می کند.

نحوه کار EDI

فرآیند EDI معمولاً شامل مراحل زیر می‌شود، که هم شامل گردش کار عملیاتی و هم جنبه‌های فنی و متمرکز شبکه مربوطه می‌شود:

تبادل الکترونیکی داده ها (EDI) به کسب و کارها کمک می کند تا اسناد کلیدی مانند فاکتورها یا سفارش های خرید را با سهولت در ابتدا با ایجاد اسناد در داخل شرکت و استخراج داده های مربوطه از سیستم های داخلی خود تعویض کنند. این اسناد باید به فرمت های دیجیتال تبدیل شوند و آنها را برای انتقال الکترونیکی آماده کند.

سپس، اسناد دیجیتال به فرمت هایی مانند EDIFACT یا ANSI X12 استاندارد می شوند تا همه طرف های درگیر بتوانند آنها را بخوانند. ابزارهای نرم افزاری برای این تبدیل استفاده می شود و اطمینان حاصل می شود که اطلاعات آماده انتقال است.

پس از استانداردسازی، اسناد از طریق روش‌های ایمن برای شرکای تجاری ارسال می‌شوند - این می‌تواند انتقال فایل، سیستم‌های مبتنی بر وب یا شبکه‌هایی باشد که خدمات اضافی مانند ممیزی را ارائه می‌دهند. هنگامی که شرکت دیگر اسناد را دریافت می کند، آنها به فرمت های سازگار با سیستم آنها ترجمه می شوند. 

سپس اسناد برای پردازش آماده می‌شوند، که معمولاً شامل به‌روزرسانی پایگاه‌های داده مربوطه یا راه‌اندازی یک اقدام خاص است. برای مثال، در مورد سند سفارش خرید، این مرحله ممکن است شامل به‌روزرسانی خودکار سطوح موجودی، ایجاد یک سفارش کاری یا زمان‌بندی تحویل باشد. در نهایت، هنگامی که همه چیز پردازش شد، شرکت دریافت کننده تأییدیه ای را ارسال می کند و تأیید می کند که همه چیز به درستی تحویل و درک شده است.

کاربردهای کلیدی EDI در مدیریت زنجیره تامین

EDI را می توان به عنوان کمک کننده نامرئی درک کرد که زنجیره تامین را در حرکت نگه می دارد. هنگامی که یک فرستنده با یک حامل کار می کند، EDI مراقب ارسال تمام دستورالعمل های حمل و نقل به صورت دیجیتالی است. همه چیز از آدرس های تحویل گرفته تا جزئیات حمل و نقل در زمان واقعی منتقل می شود. سپس اپراتور می‌تواند بدون نیاز به وارد کردن دستی داده‌ها، به‌روزرسانی‌ها را ارسال کند، و در زمان زیادی صرفه‌جویی کرده و از خطا جلوگیری کند.

حال تصور کنید یک باربری با یک کارگزار گمرک کار می کند. آنها باید با حجم زیادی از کاغذبازی کنار بیایند، اما با EDI، همه اینها به صورت الکترونیکی انجام می شود. بارنامه ها، اظهارنامه های گمرکی - همه چیز به آرامی به مقامات گمرک ارسال می شود و تاخیر و اشتباهات را کاهش می دهد. به عنوان مثال، پرونده امنیتی واردکننده (ISF) معمولاً از طریق EDI برای انتقال فایل می شود داده های مورد نیاز به CBPاست. در واقع، CBP تشویق می کند استفاده از EDI برای بسیاری از پرونده های مربوط به واردات/صادرات برای پردازش سریعتر داده ها و کاهش تاخیرهای احتمالی.

خرده فروشان همچنین از EDI استفاده می کنند تا در بالای موجودی باقی بمانند. آنها سفارشات را مستقیماً به مراکز توزیع خود ارسال می کنند و مراکز با اخطارهای حمل و نقل پاسخ می دهند که به خرده فروش اطلاع می دهد دقیقاً چه زمانی باید منتظر تحویل باشد. این کمک می کند تا همه چیز هماهنگ باشد و از کمبود یا تأخیر سهام جلوگیری کند.

در نهایت، ارائه دهندگان تدارکات شخص ثالث (3PL) و حامل ها از EDI برای پیگیری محموله ها و ماندن در برنامه استفاده می کنند. به ویژه برای شرکت هایی که از آن استفاده می کنند بسیار مهم است به موقع (JIT) تولید، جایی که زمان بندی همه چیز است. EDI اطمینان حاصل می کند که ارتباط بین تامین کنندگان، حامل ها و تولیدکنندگان سریع اتفاق می افتد، بنابراین همه چیز با تقاضای مشتری هماهنگ می ماند.

استانداردسازی بدون درز

مبادله الکترونیکی داده، مبادله رایانه به رایانه یا به طور دقیق تر، تبادل مستقیم اسناد تجاری بین سیستم به سیستم در قالب استاندارد شده بین دو نهاد تجاری است. EDI با فعال کردن پردازش سریعتر و کاهش شدید پتانسیل خطای انسانی و نادرستی داده ها، به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه و زمان کمک می کند و در عین حال بهره وری کلی و کارایی عملیاتی را نیز افزایش می دهد. علاوه بر آن، از طریق افزایش دید و شفافیت در همه تراکنش‌ها، مسئولیت‌پذیری بیشتر را ارتقا می‌دهد.

اجرای استاندارد EDI با ایجاد اسناد در قالب الکترونیکی شروع می شود و سپس آنها را به یک استاندارد هماهنگ قبل از ارسال به طرف گیرنده ترجمه می کند. پس از دریافت، گیرنده رسید مربوطه را ارائه می‌کند، داده‌های ترجمه شده مشابه را پس می‌فرستد و تأیید می‌کند که فرآیند با موفقیت انجام شده است.

از تراکنش‌های بین فرستنده‌ها و حامل‌ها گرفته تا همکاری بین حمل‌ونقل‌ها و کارگزاران گمرک، و همچنین استانداردسازی و تبادل اطلاعات بی‌وقفه بین خرده‌فروشان و مراکز توزیع، EDI در ارتقای اتوماسیون، کاهش خطاها، امکان ادغام با سیستم‌های مدیریت زنجیره تامین، و پشتیبانی از عملیات‌های حساس به زمان مانند تولید، نقش اساسی دارد. این به شدت کاربردهای همه کاره آن را در بخش های مختلف مدیریت زنجیره تامین نشان می دهد.

به دنبال دانش تخصصی در مورد استراتژی های لجستیک و ایده های منبع یابی کسب و کار عمده فروشی هستید؟ کاوش کنید Cooig.com می خواند امروز برای دریافت آخرین بینش های تجاری و استراتژی های عمده فروشی. برای محتوای جدید و به‌روزرسانی‌های به‌موقع، مرتباً اینجا را بررسی کنید!