نکات و هک های ضروری برای مدیریت زمان عالی

مدیریت زمان به هر بخش از زندگی نفوذ می کند، از کار و برنامه ها گرفته تا سرگرمی ها و روابط. ممکن است صرف وقت برای یادگیری در مورد مدیریت زمان غیر منطقی به نظر برسد، اما درست مانند بسیاری از کارها، وقت گذاشتن در ابتدا برای برنامه ریزی مؤثر، زمان کلی صرف شده را کاهش می دهد و کارایی شما را بهبود می بخشد.

همچنین، با یادگیری تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان و اصلاح و تمرین آن‌ها، متوجه خواهید شد که این تکنیک‌ها در بسیاری از بخش‌های زندگی شما فیلتر می‌شوند. بنابراین اگر به دنبال پیشرفت هستید، راه های عالی برای مدیریت برنامه و افزایش بهره وری خود را بخوانید.

فهرست مندرجات
مدیریت زمان چیست و چرا اهمیت دارد؟
جدی شدن: نکات و هک های مدیریت زمان
مدیریت زمان: مبانی
نتیجه

مدیریت زمان چیست و چرا اهمیت دارد؟

مدیریت موثر زمان یا داشتن مهارت های مدیریت زمان خوب است کلید در موفقیت هر پروژه مدیریت زمان پروژه می تواند به معنای تفاوت بین داشتن یک شغل موفق و زندگی شاد در خانه یا همیشه پشت سر گذاشتن آن با طیف وسیعی از استرس باشد.

خوشبختانه راه های زیادی وجود دارد که یک فرد می تواند مدیریت زمان را بهبود بخشد. اینها شامل مهارت های مدیریت زمان اولیه، مانند نوشتن لیست، استفاده از ابزارهای مدیریت زمان، مانند برنامه ها، یا حتی استفاده از دستیار است.

جدی شدن: نکات و هک های مدیریت زمان

با توجه به ارزش مدیریت زمان برای کار و زندگی، بیایید نگاهی به ابزارها و استراتژی‌های مدیریت زمان بیندازیم که می‌تواند به فرد کمک کند تا جلوتر بماند.

1. ایجاد یک لیست "کارها": سیستم کارت یادداشت

فهرست ها می توانند راهی بسیار واضح و جامع برای ساختار روز شما باشند و می توانند به شما در سازماندهی و گروه بندی وظایف خود کمک کنند تا بتوانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید. علاوه بر این، آنها می توانند به شما کمک کنند تا درک کنید که واقعا چقدر کار انجام داده اید.

یکی از سیستم های فهرست بندی توصیه شده برای برنامه ریزی زمان، این است سیستم کارت یادداشت. قبل از رفتن به رختخواب، 3 تا 5 کاری را که می‌خواهید روز بعد انجام دهید، روی یک کارت 3×5 بنویسید. روز بعد، برای انجام آن وظایف تلاش کنید – اگر آن را مدیریت کردید، روز موفقی بود. با این حال، جادو این است که در همان روز باید تمام کارهای دیگری را که در آن روز انجام دادید (فقط کارهای مفید) در پشت کارت بنویسید. در پایان روز، به لیست و پشت کارت نگاه کنید تا ببینید در آن روز چقدر کار انجام داده اید. این به شما کمک می‌کند با انگیزه بمانید، زیرا حتی اگر فهرست «کارها» خود را کامل نکرده باشید، کارهای دیگری را انجام داده‌اید.

2. آن را بشکنید: روش پنیر سوئیسی

پس از نوشتن فهرست، اولویت‌بندی و گروه‌بندی وظایف با هم و آماده شدن برای شروع، ممکن است همچنان میل به تعویق داشته باشید. این اغلب به این دلیل است که یک کار برای انجام آن خیلی بزرگ به نظر می رسد و باعث ایجاد انگیزه برای اجتناب از آن می شود. برای جلوگیری از این اتفاق، آن را به کارهای کوچک ساده تقسیم کنید.

La روش پنیر سوئیسی کارگران را تشویق می کند تا به یک کار به عنوان یک بلوک پنیر نگاه کنند، که با اتمام اقدامات سریع و ساده مربوط به آن کار، شروع به سوراخ کردن آن می کنند. قبل از اینکه متوجه شوید، پنیر پر از سوراخ خواهد بود (مانند پنیر سوئیسی) و کار تکمیل خواهد شد.

3. اولویت بندی: ماتریس آیزنهاور

این نمودار چهاربخشی که توسط رئیس جمهور آیزنهاور ایالات متحده اختراع شد، به کارگران اجازه می دهد تا زمان خود را عاقلانه اولویت بندی و تخصیص دهند. را ماتریس آیزنهاور چهار دسته را ارائه می دهد:

1. مهم و فوری: وظایف در اینجا باید به عنوان اولویت انجام شوند، اما مهم است که کارهای زیادی را در اینجا اضافه نکنید زیرا سایر دسته ها نیز به زمان نیاز دارند.
2. فوری اما مهم نیست: این دسته که به عنوان جعبه «نماینده» نیز شناخته می‌شود، برای آن دسته از وظایفی است که فوری هستند، مانند پاسخ دادن به مشتریان، اما مهم نیستند به این معنا که ممکن است چندان سازنده نباشند. این نوع وظایف را می توان تفویض کرد، اگر این امکان وجود داشته باشد.
3. فوری نیست، اما مهم است: این وظایف را می توان پربازده ترین تلقی کرد، زیرا می توانید برای درست کردن آنها وقت بگذارید. با این حال، آنها را تا آخرین لحظه به این فکر نکنید که آنها فوری نیستند، زیرا در غیر این صورت آنها به دسته "مهم و فوری" شما حمله خواهند کرد.
4. مهم نیست و فوری نیست: این وظایف باید فهرست شوند تا به شما کمک کنند تا ببینید در کجا از زمان شما به بهترین نحو استفاده نمی شود. برخی از وظایف ضروری وجود دارد که ممکن است چندان مهم به نظر نرسند، مانند جلسات پیوند تیم. اینها را می توان برنامه ریزی کرد، با این حال، باید اطمینان حاصل کرد که زمان کمتری را به خود اختصاص می دهند.

4. تعیین محدودیت های زمانی با استراحت: تکنیک پومودورو

یک استراتژی نسبتا ساده مدیریت زمان که برای کارهای خسته کننده به خوبی کار می کند تکنیک Pomodoro شامل کار در بلوک های 25 تا 30 دقیقه برای کار بدون وقفه و به دنبال آن استراحت های کوتاه 2 تا 3 دقیقه است. هر بار که یک بلوک تکمیل می شود، با یک X در یک دفترچه مشخص می شود. این تکنیک نه تنها به افراد کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری داشته باشند، بلکه به تعیین مدت زمان انجام برخی کارها نیز کمک می‌کند.

5. کمک هوش مصنوعی: برنامه هایی برای جلوگیری از حواس پرتی یا مسدود کردن زمان استراحت

برای کسانی که به برخی از برنامه های مفید برای کمک به خاموش کردن حواس پرتی و بهبود مدیریت زمان نیاز دارند، متمرکز طرفدار باشید,  کنترل خودو آزادی گزینه هایی هستند که با غیرفعال کردن دسترسی شما به برنامه های خاص برای مدت زمان مشخصی کمک می کنند. برای کسانی که به دنبال مسدود کردن زمان، با زنگ هشدار و یادآوری هستند، پس تغییر مسیر و تایمر پومودورو گزینه های خوبی هستند استفاده از برنامه‌ها می‌تواند شما را از چک کردن تلفن خود به بهانه اینکه «فقط می‌بینید» آیا کسی پیام داده است یا به سادگی «بررسی زمان» باز می‌دارد.

6 فوراً پاسخ ندهید

اگر به هر پیام یا ایمیلی که می رسد پاسخ دهید، زمان زیادی از دست می رود. پاسخگویی مداوم در طول روز جریان کار شما را مختل می کند، به این معنی که شما بیشتر مستعد به تعویق انداختن هستید و باید هر بار به جریان کار بازگردید. برای جلوگیری از این امر، روزی دو یا سه بررسی دسته‌ای ایمیل‌های خود را برنامه‌ریزی کنید، وظایف جدید خود را به لیست خود اضافه کنید، یا در صورت استفاده از سیستم notecard، پشت کارت خود را اضافه کنید.

7 قبل از جلسات، نتایج مورد نظر خود را مشخص کنید

جلسات خود را مختصر نگه دارید و با مشخص کردن نتایج دلخواه خود قبل از ورود به جلسه، زمان خود را برای جلسات طولانی و غیر ضروری از دست ندهید. ابتدا آنها را یادداشت کنید و سپس در حین رفتن آنها را علامت بزنید، و اگر احساس کردید که از مسیر خارج می شوید، دوباره با نتایج مورد نظر مشورت کنید و جلسه را به موضوع برگردانید.

8 از زمان انتظار نهایت استفاده را ببرید

ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما به تمام آن زمان هایی که در انتظار گذرانده اید فکر کنید – آیا نمی توانید از آن زمان بهتر استفاده کنید؟ دفعه بعد که در اتاق انتظار پزشک یا دندانپزشک، قطار، دوست، اتوبوس و بسیاری موارد دیگر منتظر هستید، چند مورد را از لیست خود علامت بزنید – این حتی ممکن است به دنبال مطالعه باشد.

مدیریت زمان: مبانی

قبل از پرداخت هزینه برای برنامه های مدیریت زمان یا استادان، مهم است که ابتدا سعی کنید ساختاری اساسی در زندگی روزمره خود ایجاد کنید. اگر به درستی نمی خوابید یا غذا نمی خورید، هیچ ابزار مدیریت زمان نمی تواند کمک کند. بنابراین ارزش بررسی برخی از جنبه های اساسی بهره وری و مدیریت زمان را نیز دارد:

1. پرنده اولیه کرم را می گیرد

همه داستان هایی شنیده اند که چگونه مدیران عامل فوق بشری، مانند ایلان ماسک یا جف بزوس، همگی زود از خواب بیدار می شوند. این روایت توسط بسیاری از افراد موفق منعکس شده است، که مهمترین آنها شاید تیم کوک، مدیر عامل اپل باشد که در 3:45am هر روز صبح ایمیل هایش را انجام دهد و ورزش کند. ناامید نشوید، زیرا نیازی به اینقدر شدید نیست، اما واضح است که شروع زودهنگام کلید موفقیت است. بلند شدن قبل از هر کس دیگری به این معنی است که شما زمان بیشتری در روز دارید و به شما اجازه می دهد تعادل سالمی در کار، ورزش و زمان استراحت داشته باشید. با این حال، یک نکته کلیدی این است که زود بیدار شدن نباید به معنای قربانی کردن خواب باشد. یک ذهن خسته یک ذهن کند و غیر سازنده است. بنابراین، زود بیدار شدن به معنای زود خوابیدن است.

2. برای کمال تلاش نکنید، فقط همین الان شروع کنید

بزرگترین چالش شروع کردن است، چه به دلیل کمبود اعتماد به نفس، ابزار یا انگیزه - اما تمام این زمان صرف شده برای شروع، زمان تلف شده است.

عمل ساده شروع چیزی است که شما را آماده می کند و خلاقیت شما را به جریان می اندازد. یک اخلاق کاری و یک برنامه عالی فقط وقتی روی مبل می نشینید به دست نمی آید. موفقیت تنها با کار سخت و پشتکار به دست می آید - چیزهایی که با مهارت ها و تمرین خوب مدیریت زمان به دست می آیند.

3. اغلب ورزش کنید

ورزش به حفظ یک ذهن فعال کمک می کند زیرا خون در بدن در حال حرکت است. علاوه بر این، اطمینان از اینکه بدن شما کمی خسته است به شما امکان می دهد انرژی ذهنی خود را بدون احساس بی قراری متمرکز کنید - در نتیجه به شما کمک می کند از زمان خود به طور موثر استفاده کنید. ورزش همچنین به شما کمک می کند خواب بهتری داشته باشید، که قانون 101 مدیریت کارآمد زمان است.

4- نه گفتن را بیاموزید

«نه» گفتن یکی از سخت ترین کارهاست، اما زمان ارزشمند است و باید در اولویت قرار گیرد. اگر کاری وجود دارد که می‌توانید در آن زمان انجام دهید که به نفع شماست، پروژه‌ای را برعهده نگیرید یا تعهدی نسبت به چیزی نگیرید که برای شما یا کسب‌وکارتان سودی ندارد - و این می‌تواند باعث از کار افتادگی شود. نه گفتن کلید موفقیت است، نه تنها برای مدیریت زمان در محل کار، بلکه برای سلامت روان شما.

5. وقت گذاشتن برای شما

برنامه ریزی زمانی همه چیز به کار نیست. حفظ مهارت های خوب مدیریت زمان نیز در مورد بهبود کیفیت زندگی است. به همین دلیل، مهم است که به موقع برای رشد خود برنامه ریزی کنید، مانند زمانی برای سرگرمی ها یا یادگیری خود (و این نباید به کار مرتبط باشد). علاوه بر این، برنامه ریزی «زمان بدون ساختار» که به فکر کردن یا پیروی از غرایز شما اختصاص داده شده است، می تواند راهی عالی برای ارائه ایده های جدید باشد. برنامه ریزی در حداقل 2-4 ساعت برای رشد خود یا صرفاً به عنوان زمان برای انجام هیچ کاری برای رشد شخصی و شغلی شما حیاتی است.

نتیجه

مدیریت زمان برای همه افراد مهم است، چه کار کنند و چه نباشند. ساختار عاقلانه زمان و اولویت بندی حجم کاری یا کارهای روزانه به طور کلی به آزاد کردن زمان بیشتر و افزایش بهره وری کمک می کند. چه فهرست‌بندی ساده و اولویت‌بندی برای شما کافی باشد، یا اگر ابزارهای مدیریت زمان و استراتژی‌های مدیریت زمان بیشتر مورد توجه شما هستند، یافتن مهارت‌های مدیریت زمان خوب در محل کار یا خانه می‌تواند آسان (و سرگرم‌کننده!) باشد، و به شما کمک می‌کند تا از هر روز بهره بیشتری ببرید.