কখনও কি ইনভয়েস পাঠিয়ে পেমেন্টের জন্য সপ্তাহের পর সপ্তাহ অপেক্ষা করেছেন? নাকি আজ এমন কিছুর জন্য পেমেন্ট করেছেন যা আপনি পরের মাস পর্যন্ত পাবেন না? যদি তাই হয়, তাহলে আপনি ইতিমধ্যেই অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিংয়ের অভিজ্ঞতা লাভ করেছেন—যদিও আপনি তা বুঝতে পারেননি।
অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং হল এমন একটি ব্যবস্থা যা অর্থ উপার্জন বা ঋণের সময় ট্র্যাক করে - যখন এটি স্থানান্তরিত হয় তখন নয়। বেশিরভাগ কোম্পানি, বিশেষ করে বৃহত্তর কোম্পানিগুলি, এইভাবে তাদের হিসাব রাখে কারণ এটি কেবল নগদ প্রবাহ ট্র্যাক করার চেয়ে আরও বাস্তবসম্মত আর্থিক চিত্র দেয়।
কিন্তু এটা কেন গুরুত্বপূর্ণ? যদি আপনি একটি ব্যবসা পরিচালনা করেন (অথবা করার পরিকল্পনা করেন), তাহলে আপনাকে জানতে হবে যে আপনি কি সত্যিই অর্থ উপার্জন করছেন নাকি কেবল সময়ের অমিলের উপর নির্ভর করে বেঁচে আছেন। তাহলে, আসুন শুষ্ক পাঠ্যপুস্তকের অনুভূতি ছাড়াই সহজ ভাষায় এটি ভেঙে ফেলা যাক।
সুচিপত্র
অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং কী?
সঞ্চয়ের প্রকারভেদ
১. অর্জিত রাজস্ব
২. সঞ্চিত খরচ
কেন অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং একটি যুগান্তকারী পরিবর্তন
১. আর্থিক অন্তর্দৃষ্টি
2. দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি ব্যবস্থাপনা
৩. ক্রেডিট লেনদেন ট্র্যাকিং
৪. বিনিয়োগকারী এবং ঋণদাতারা এটি পছন্দ করেন
সঞ্চয়ী হিসাবরক্ষণের চ্যালেঞ্জসমূহ
১. এটা আরও বেশি কাজ
২. অতিরিক্ত কর্মী প্রশিক্ষণ
3। মূল্য
অন্যান্য ধরণের অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি
১. নগদ হিসাব
2. হাইব্রিড অ্যাকাউন্টিং
সঞ্চয়ী হিসাব বনাম নগদ হিসাব
শেষের সারি
অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং কী?
ব্যবসাগুলি যখন কোনও বিক্রয় করে বা কোনও পরিষেবা প্রদান করে তখন অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং আয় রেকর্ড করে, এমনকি যদি অর্থ প্রদান এখনও না করা হয়। এটি কেবল যখন অর্থ প্রদান করা হয় তখন নয়, কখন ব্যয় হয় তাও ট্র্যাক করে। এই পদ্ধতিটি একই প্রতিবেদনের সময়কালের মধ্যে আয়ের সাথে এটি অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় খরচের সাথে মিল রেখে ব্যবসাগুলিকে তাদের আর্থিক স্বাস্থ্য বুঝতে সাহায্য করে।
মজার ব্যাপার: আপনি কি জানেন যে মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে তিন বছরের মধ্যে ২৫ মিলিয়ন মার্কিন ডলার বা তার বেশি আয়কারী প্রতিটি ব্যবসার জন্য অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করা বাধ্যতামূলক? তবে, ছোট কোম্পানিগুলি চাইলে এখনও এটি ব্যবহার করতে পারে।
সঞ্চয়ের প্রকারভেদ
এই পদ্ধতিতে, দুটি প্রধান ধরণের সঞ্চয় পর্যবেক্ষণ করতে হয়: সঞ্চিত রাজস্ব এবং সঞ্চিত ব্যয়। সঞ্চয়ী হিসাবরক্ষণের ক্ষেত্রে একটি সময়কালের শেষে হিসাব বন্ধ করার জন্য এগুলি গুরুত্বপূর্ণ। এখানে প্রতিটির উপর ঘনিষ্ঠভাবে নজর দেওয়া হল:
১. অর্জিত রাজস্ব
সঞ্চিত রাজস্ব হলো এমন আয় যা একটি কোম্পানি করেছে কিন্তু এখনও তার জন্য অর্থ প্রদান করেনি। এটি তখন ঘটে যখন একটি ব্যবসা ঋণের মাধ্যমে পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করে। আরেকটি উদাহরণ হল সঞ্চিত মূলধন ব্যয় - যখন একটি কোম্পানি সরঞ্জাম বা সম্পত্তি পায় কিন্তু এখনও তার জন্য অর্থ প্রদান করেনি।
উপার্জিত রাজস্বের একটি ভালো উদাহরণ হল বিদ্যুৎ ব্যবহার। একটি বিদ্যুৎ কোম্পানি রাজস্ব উৎপাদনের আগে গ্রাহকদের বিদ্যুৎ সরবরাহ করে। যদিও তাদের চলমান খরচ থাকে, তবুও তারা মাসের শেষ পর্যন্ত অর্থ প্রদান করে না।
তবে, বিদ্যুৎ কোম্পানিকে তার প্রত্যাশিত ভবিষ্যৎ আয়ের বিষয়টি এখনও স্বীকার করতে হবে। এখানেই অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং আসে - এটি তার আর্থিক পরিস্থিতির আরও সঠিক রেকর্ড রাখতে পারে। সুতরাং, যখন অবশেষে অর্থপ্রদান আসে, তখন ব্যবসার নগদ অ্যাকাউন্ট বৃদ্ধি পায় এবং তার প্রাপ্য হ্রাস পায়।
২. সঞ্চিত খরচ
অন্যদিকে, যখন কোনও কোম্পানি ঋণের মাধ্যমে কিছু কিনে এবং তার আর্থিক রেকর্ডে তা পাওনা হিসেবে লিপিবদ্ধ করে, তখন সঞ্চিত ব্যয় ঘটে। এর অর্থ হল ব্যবসাটি কোনও পরিষেবা ব্যবহার করেছে বা পণ্য গ্রহণ করেছে কিন্তু এখনও তার জন্য অর্থ প্রদান করেনি। সঞ্চিত ব্যয়ের কিছু সাধারণ উদাহরণ হল:
- সুদের ব্যয়ের সঞ্চয়: একটি কোম্পানির কাছে যে সুদ পাওনা আছে কিন্তু এখনও পরিশোধ করেনি।
- সরবরাহকারীর জমা: সরবরাহকারীদের কাছ থেকে কোম্পানি যেসব পণ্য বা পরিষেবা পেয়েছে কিন্তু এখনও পরিশোধ করেনি তার বিল।
- মজুরি বা বেতনের সঞ্চয়: ইতিমধ্যে সম্পন্ন কাজের জন্য কর্মচারীর মজুরি কিন্তু সম্পূর্ণ পরিশোধ করা হয়নি।
প্রিপেইড খরচ বনাম জমা খরচ
প্রিপেইড খরচ হল জমা হওয়া খরচের বিপরীত। পরে পরিশোধ করার পরিবর্তে, একটি কোম্পানি পণ্য বা পরিষেবার জন্য অগ্রিম অর্থ প্রদান করে, এমনকি যদি তারা সবকিছু তাৎক্ষণিকভাবে নাও পায়।
ব্যবসার জন্য কেন অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ
১. আর্থিক অন্তর্দৃষ্টি
অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং ব্যবসাগুলিকে তাদের আয়ের সাথে ব্যয়ের মিল খুঁজে বের করতে সাহায্য করে। এটি বাজেট, পূর্বাভাস এবং পরিকল্পনাকে আরও নির্ভুল করে তোলে। এটি ব্যবসাগুলিকে নগদ প্রবাহের সময়ের পার্থক্যের দ্বারা বিভ্রান্ত না হয়ে তাদের কর্মক্ষমতা পরীক্ষা করার সুযোগ দেয়।
2. দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি ব্যবস্থাপনা
দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি সম্পন্ন ব্যবসার জন্য অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং প্রয়োজন হবে। এই পদ্ধতি নিশ্চিত করে যে তারা চুক্তি অনুসারে আয় এবং ব্যয় রেকর্ড করে, যার ফলে একটি প্রকল্পের আর্থিক অগ্রগতি সঠিকভাবে ট্র্যাক করা সহজ হয়।
৩. ক্রেডিট লেনদেন ট্র্যাকিং
যেসব কোম্পানি ঋণের মাধ্যমে ক্রেডিট বা বিক্রয় করে (অর্থাৎ, অর্থ প্রদানের আগে পণ্য এবং পরিষেবা গ্রহণ বা সরবরাহ করে) তারাও অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং থেকে উপকৃত হতে পারে কারণ এটি তাদের বকেয়া অর্থ এবং বকেয়া অর্থ ট্র্যাক করতে সহায়তা করে। এই কৌশলটি নগদ প্রবাহ পরিকল্পনাকে সহজ করে তোলে এবং নিশ্চিত করে যে তাদের কার্যক্রম সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করার জন্য পর্যাপ্ত তহবিল রয়েছে।
৪. বিনিয়োগকারী এবং ঋণদাতারা এটি পছন্দ করেন
বিনিয়োগকারী, ঋণদাতা এবং অন্যান্য অংশীদারদের স্মার্ট সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য সঠিক আর্থিক প্রতিবেদনের প্রয়োজন। সৌভাগ্যক্রমে, অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং তাদের একটি কোম্পানির আর্থিক স্বাস্থ্যের একটি পরিষ্কার চিত্র দেয় এবং মালিকরা এটি কতটা ভালভাবে পরিচালনা করে।
সঞ্চয়ী হিসাবরক্ষণের চ্যালেঞ্জসমূহ
এটা সব রোদ এবং মুনাফা ট্র্যাকিং নয়। অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিংয়ের কিছু খারাপ দিক রয়েছে—এখানে তার কিছু দিক দেওয়া হল:
১. এটা আরও বেশি কাজ
সঞ্চয়ী হিসাব আরও জটিল হতে পারে কারণ ব্যবসাগুলিকে অবশ্যই অন্যদের পাওনা (প্রাপ্য) এবং তাদের পাওনা (প্রদেয়) অর্থের হিসাব রাখতে হবে। এই কারণে, তাদের নির্ভরযোগ্য সিস্টেম এবং স্পষ্ট নীতিমালার প্রয়োজন হবে যাতে রেকর্ডগুলি সঠিক থাকে, যাতে আয় এবং ব্যয়ের সাথে মিল থাকে।
২. অতিরিক্ত কর্মী প্রশিক্ষণ
ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলি যদি তাদের রেকর্ডগুলি নির্ভুল করতে চায় তবে তাদের জন্য অভিজ্ঞ হিসাবরক্ষকের প্রয়োজন। এই কারণে, কর্মীরা সবকিছু সঠিকভাবে করছে তা নিশ্চিত করার জন্য তাদের অতিরিক্ত প্রশিক্ষণ এবং উচ্চতর কর্মী নিয়োগের খরচ বহন করতে হতে পারে।
3। মূল্য
অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং কোনও সস্তা পদ্ধতি নয়। এটি নগদ অ্যাকাউন্টিংয়ের চেয়ে বেশি ব্যয়বহুল হতে পারে কারণ এর জন্য উন্নত সফ্টওয়্যার প্রয়োজন এবং এর ফলে অডিট এবং সম্মতির জন্য উচ্চ খরচ হতে পারে। তবে, এর আরও সঠিক আর্থিক চিত্র এই উচ্চ ব্যয়ের জন্য ক্ষতিপূরণ দেয়।
অন্যান্য ধরণের অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি
ব্যবসাগুলি সাধারণত তিনটি অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতির একটি অনুসরণ করে (সঞ্চয়, নগদ, অথবা হাইব্রিড অ্যাকাউন্টিং):
১. নগদ হিসাব
নগদ হিসাব শুধুমাত্র যখন অর্থ প্রবেশ করে বা প্রস্থান করে তখনই লেনদেন রেকর্ড করে। ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলি যখন অর্থ গ্রহণ করে তখনই তাদের আয় এবং ব্যয় রেকর্ড করে। এই পদ্ধতিটি সহজ কিন্তু বিভ্রান্তিকর, কারণ ব্র্যান্ডগুলি এক মাসে লাভজনক বলে মনে হতে পারে এবং পরের মাসে অর্থ হারাতে পারে।
এই পদ্ধতিটি ছোট ব্যবসা এবং ব্যক্তিদের (যেমন ফ্রিল্যান্সারদের) কাছেও জনপ্রিয় কারণ এটি উপলব্ধ নগদ অর্থের একটি স্পষ্ট, রিয়েল-টাইম দৃশ্য প্রদান করে।
2. হাইব্রিড অ্যাকাউন্টিং
হাইব্রিড অ্যাকাউন্টিং উভয় পদ্ধতিকে একত্রিত করে, ব্যবসাগুলিকে নগদ অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করে দৈনন্দিন লেনদেন এবং অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করে বৃহত্তর বা আরও গুরুত্বপূর্ণ আইটেমগুলি ট্র্যাক করতে দেয়। এই নমনীয় পদ্ধতি আর্থিক রেকর্ডগুলি নির্ভুল রাখতে সহায়তা করে।
এই পদ্ধতিটি ছোট ব্যবসার জন্যও দুর্দান্ত যারা দৈনন্দিন লেনদেন সহজ রাখতে চান এবং অপরিশোধিত ইনভয়েস, বিল বা ইনভেন্টরির মতো বৃহত্তর আর্থিক লেনদেন ট্র্যাক করতে চান। তবে, ট্যাক্স এবং অ্যাকাউন্টিং নিয়মের বিরুদ্ধে যাওয়া এড়াতে ব্র্যান্ডগুলিকে হাইব্রিড অ্যাকাউন্টিংয়ের ক্ষেত্রে অতিরিক্ত সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে।
সঞ্চয়ী হিসাব বনাম নগদ হিসাব
কোনটা ভালো? এটা নির্ভর করে তুমি কীভাবে ব্যবসা করো তার উপর। আসুন তুলনা করি।
| বৈশিষ্ট্য | একাউন্টিং অ্যাকাউন্টিং | ক্যাশ অ্যাকাউন্টিং |
| যখন আয় রেকর্ড করা হয় | যখন ব্যবসাটি তা লাভ করে (এমনকি যদি পরিশোধ না করা হয়) | যখন ব্যবসা নগদ টাকা পায় |
| যখন খরচ রেকর্ড করা হয় | যখন এগুলো খরচ করা হয় (যদিও পরিশোধ না করা হয়) | যখন ব্র্যান্ড নগদ অর্থ প্রদান করে |
| সঠিকতা | এটি আর্থিক স্বাস্থ্যের আরও সঠিক চিত্র দেয়। | এই পদ্ধতিটি বিভ্রান্তিকর হতে পারে |
| জটিলতা | এই পদ্ধতিতে প্রাপ্য বা প্রদেয় লেনদেন ট্র্যাক করার প্রয়োজন হবে | এটি রক্ষণাবেক্ষণ করা সহজ |
| জন্য সেরা | ক্রেডিট বা চুক্তি নিয়ে কাজ করা ব্যবসা | অল্প লেনদেন সহ সহজ ব্যবসা |
উদাহরণ: একটি ক্যাটারিং কোম্পানি ডিসেম্বর মাসে একটি বড় ইভেন্ট বুক করে কিন্তু জানুয়ারির আগে টাকা দেওয়া হবে না। অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিংয়ের অধীনে, সেই আয় ডিসেম্বর মাসে রেকর্ড করা হয়, যা সম্পন্ন কাজের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। নগদ অ্যাকাউন্টিংয়ের অধীনে, এটি জানুয়ারির আগে দেখা যাবে না।
শেষের সারি
আপনি যদি ব্যবসা বৃদ্ধির ব্যাপারে সিরিয়াস হন, তাহলে অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং দ্রুত প্রয়োজনীয় হয়ে উঠতে পারে। হ্যাঁ, এটি নগদ অ্যাকাউন্টিংয়ের চেয়ে জটিল, তবে এটি প্রকৃত অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে, আর্থিক পরিকল্পনায় সহায়তা করে এবং বিনিয়োগকারী, ঋণদাতা এবং নিয়ন্ত্রকদের খুশি রাখে।
ছোট ব্যবসার জন্য নগদ হিসাবরক্ষণ কাজ করতে পারে, কিন্তু যদি তারা ব্যবসার আকার পরিবর্তন করে, ক্রেডিট বিক্রয় পরিচালনা করে, অথবা দীর্ঘমেয়াদী প্রবৃদ্ধির পরিকল্পনা করে, তাহলে এটি কোনও লাভজনক কাজ করবে না—তাই অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং তাদের জন্য সেরা বিকল্প। পরিবর্তনের কথা ভাবছেন? মৌলিক বিষয়গুলি শিখে, ভালো সফ্টওয়্যারে বিনিয়োগ করে এবং পরিবর্তনের ক্ষেত্রে সাহায্য করার জন্য একজন হিসাবরক্ষকের সাথে পরামর্শ করে শুরু করুন।
