ট্রায়াল ব্যালেন্স কী: একটি বিস্তৃত নির্দেশিকা

কেউই হিসাবরক্ষণ ভালোবাসে বলে ব্যবসা শুরু করে না (যদি না, সম্ভবত, তারা একজন হিসাবরক্ষক হয়)। কিন্তু আপনার সংখ্যা সঠিক রাখা অ-আলোচনাযোগ্য। এটি নিশ্চিত করার একটি উপায় হল ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করা। এবং যদিও ট্রায়াল ব্যালেন্স একটি ব্যবসার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ত্রুটি-মুক্ত করার একটি নির্ভুল উপায় নয়, এটি সাধারণ খাতায় ছোট ত্রুটিগুলি সনাক্ত করতে এবং বড় ত্রুটিগুলি সংশোধন করতে সহায়তা করতে পারে। সংক্ষেপে, যদি কিছু ভুল থাকে, তাহলে ট্রায়াল ব্যালেন্স হল এটি একটি বাস্তব সমস্যা হওয়ার আগেই তা ধরার সুযোগ।

এই প্রবন্ধে, আমরা ব্যাখ্যা করব ট্রায়াল ব্যালেন্স কী, কেন এগুলো গুরুত্বপূর্ণ, এবং কীভাবে সবচেয়ে সহজ উপায়ে একটি সম্পূর্ণ করা যায়।

সুচিপত্র
ট্রায়াল ব্যালেন্স কী?
ট্রায়াল ব্যালেন্সে কী যায়?
    ট্রায়াল ব্যালেন্সের একটি উদাহরণ
একটি সমন্বিত ট্রায়াল ব্যালেন্স কী?
ট্রায়াল ব্যালেন্স সম্পন্ন করার মূল ধাপগুলি
    ১. প্রথমে আপনার পরিসংখ্যানগুলো মিলিয়ে নিন
    ২. ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক অর্থ মিশ্রিত করবেন না
    ৩. অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করুন
    ৪. লুকানো ত্রুটিগুলি সন্ধান করুন
    ৫. অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা চালান
ব্যবসার কখন ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করা উচিত?
সর্বশেষ ভাবনা

ট্রায়াল ব্যালেন্স কী?

সহজ ভাষায়, একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স হল একটি প্রতিবেদন যা একটি ব্যবসার মালিকানাধীন প্রতিটি অ্যাকাউন্ট এবং তার ব্যালেন্সের তালিকা তৈরি করে। লক্ষ্য হল নিশ্চিত করা যে মোট ডেবিট মোট ক্রেডিটের সাথে মিলে যায়। ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিংয়ে, হিসাবরক্ষকরা প্রতিটি লেনদেন দুবার রেকর্ড করেন - একবার একটি অ্যাকাউন্টে ডেবিট হিসাবে এবং একবার অন্য অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট হিসাবে।

ট্রায়াল ব্যালেন্স হলো আপনার সিস্টেমটি সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা তা পরীক্ষা করার একটি উপায়। সাধারণ লেজারে ক্রেডিট এবং ডেবিট লেনদেন আলাদাভাবে রেকর্ড করা থাকলেও, একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রতিটি অ্যাকাউন্ট অনুসারে সেগুলিকে যোগ করে মোট হিসাব করে। (ত্রুটিমুক্ত লেজারে, মোট ডেবিট এবং ক্রেডিট ট্রায়াল ব্যালেন্সের সমান হওয়া উচিত।)

যদিও আজকাল ক্রেডিট এবং ডেবিট ব্যালেন্স পরীক্ষা করার জন্য ট্রায়াল ব্যালেন্সের প্রয়োজন হয় না, তবুও এটি অ্যাকাউন্টগুলির জন্য কার্যকর যারা তাদের কাজ ক্রস-চেক করার আশা করে এবং নিরীক্ষকদের জন্য যারা তাদের নিরীক্ষা করা অ্যাকাউন্টগুলি আরও ভালভাবে বুঝতে চান।

এবং যদিও ২০২৫ সালে ডেবিট এবং ক্রেডিট ব্যালেন্স পরীক্ষা করা বেশিরভাগই স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন হয়, তবুও একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবসাগুলিকে সাহায্য করতে পারে:

• ভুলগুলো আরও বড় সমস্যায় পরিণত হওয়ার আগেই সেগুলো চিহ্নিত করুন
• আর্থিক বিবরণী নির্ভুল রাখুন (কারণ খারাপ তথ্য = খারাপ সিদ্ধান্ত)
• নিশ্চিত করুন যে আপনি অতিরিক্ত কর দিচ্ছেন না বা আয় হারাচ্ছেন না।
• আপনার হিসাবরক্ষক যখন আপনার বই দেখেন তখন অবাক হওয়ার কিছু এড়িয়ে চলুন

মনে রাখবেন, যদি ট্রায়াল ব্যালেন্স মেলে না, তাহলে কিছু একটা ভুল আছে। পরে কোনও ঝামেলা সামলানোর চেয়ে এখনই ঠিক করে নেওয়া ভালো।

ট্রায়াল ব্যালেন্সে কী যায়?

ট্রায়াল ব্যালেন্স শিটে সাধারণ খাতা থেকে সমস্ত হিসাব দুটি কলামে বিভক্ত করা উচিত: একটিতে অর্থের বাইরে যাওয়ার জন্য এবং অন্যটিতে অর্থের আগত অর্থের জন্য। সাধারণত, এতে এই ছয়টি অংশ থাকে:

• অ্যাকাউন্টের নাম (আপনার সাধারণ খাতার প্রতিটি অ্যাকাউন্ট, যেমন, নগদ, ভাড়া, বিক্রয়, ইত্যাদি)
• ডেবিট ব্যালেন্স (সম্পদ এবং ব্যয়ের অধীনে রেকর্ড করা পরিমাণ)
• ক্রেডিট ব্যালেন্স (দায়, রাজস্ব এবং ইকুইটির মোট পরিমাণ)
• অ্যাকাউন্ট নম্বর
• হিসাবরক্ষণ সময়ের তারিখগুলি
• ডেবিট এবং ক্রেডিটের মোট যোগফল

ট্রায়াল ব্যালেন্সের একটি উদাহরণ

ধরা যাক জ্যাকের একটি ছোট কফি শপ আছে। মাসের শেষে, সে পরীক্ষা করতে চায় যে তার খাতায় সবকিছু ঠিক আছে কিনা। তার ট্রায়াল ব্যালেন্স এরকম দেখাতে পারে:

সবকিছু ঠিকঠাক আছে - ঠিক আছে! কিন্তু ধরা যাক সে উপকরণের জন্য ৫০০ মার্কিন ডলার খরচের হিসাব করতে ভুলে গেছে। এতে তার মোট খরচ কমে যাবে, এবং এখানেই ট্রায়াল ব্যালেন্স এটি ধরবে।

একটি সমন্বিত ট্রায়াল ব্যালেন্স কী?

সুস্পষ্ট ত্রুটি ধরার জন্য একটি নিয়মিত ট্রায়াল ব্যালেন্স দুর্দান্ত। কিন্তু যেসব জিনিস হিসাবরক্ষকরা সাধারণ খাতায় লিপিবদ্ধ করেননি বা অনুপস্থিত - যেমন এমন খরচ যা ঘটেছে কিন্তু পরিশোধ করা হয়নি - সেগুলির কী হবে? ব্যবসাগুলি সেখানে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, যদি ক্যাফের মালিক জ্যাক ব্যক্তিগত ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করে ৮০০ মার্কিন ডলার মূল্যের স্টেশনারি জিনিসপত্র কিনে থাকেন, তাহলে তার ৮০০ মার্কিন ডলার হিসাব ছাড়া থাকবে। তবে, অ্যাডজাস্টেড ট্রায়াল ব্যালেন্স ডেবিট বিভাগে খরচ যোগ করে এটি ঠিক করবে।

অতিরিক্তভাবে, সামঞ্জস্যপূর্ণ ট্রায়াল ব্যালেন্সগুলি আরও সঠিক আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করবে কারণ এতে মূল রেকর্ডে অন্তর্ভুক্ত নয় এমন খরচ অন্তর্ভুক্ত থাকে। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবসাগুলি প্রিপেইড খরচ বা ভবিষ্যতের খরচ যোগ করতে পারে যা আনুষ্ঠানিকভাবে ঘটেনি কিন্তু এখনও বিবেচনা করা প্রয়োজন।

দ্রষ্টব্য: যদিও এই সমন্বয়গুলি মূল ব্যালেন্সের ত্রুটিগুলি ঠিক করবে না, তবে তারা নিশ্চিত করবে যে ব্যবসার মালিকরা সঠিকভাবে সম্পদ এবং দায় রেকর্ড করবেন, তাদের আর্থিক চিত্র উন্নত করবে।

ট্রায়াল ব্যালেন্স সম্পন্ন করার মূল ধাপগুলি

১. প্রথমে আপনার পরিসংখ্যানগুলো মিলিয়ে নিন

আমাদের অনেকেই এমন একটি ব্যাংক স্টেটমেন্টের সম্মুখীন হয়েছি যা আমাদের অ্যাকাউন্টে থাকা হিসাবটির সাথে মেলে না - ব্যবসায়ের ক্ষেত্রেও প্রায়শই একই ঘটনা ঘটে। যদি এটি ঘটে, তাহলে খরচ বাদ দেওয়া এড়াতে সর্বোত্তম উপায় হল প্রকৃত ব্যাংক লেনদেনের সাথে খাতা তুলনা করা।

২. ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক অর্থ মিশ্রিত করবেন না

একটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক নিয়ম হল ব্যক্তিগত এবং কাজের টাকা একসাথে মিশ্রিত করা যাবে না। উদাহরণস্বরূপ, একজন মালিক যখন মুদির জন্য কার্ড সোয়াইপ করেন, তখন তাদের ট্রায়াল ব্যালেন্স পরিষ্কার রাখতে অসুবিধা হতে পারে। এই কারণে, উভয় তহবিল আলাদা অ্যাকাউন্টে রাখাই ভালো।

৩. অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করুন

হিসাবরক্ষক নিয়োগের জন্য পর্যাপ্ত তহবিল নেই? এর অর্থ এই নয় যে আপনাকে সমস্ত লেনদেন ম্যানুয়ালি ট্র্যাক করতে হবে। এটি একটি দীর্ঘ এবং যন্ত্রণাদায়ক প্রক্রিয়া। পরিবর্তে, প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করতে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার (যেমন কুইকবুকস, জেরো, বা ওয়েভ) ব্যবহার করুন।

৪. লুকানো ত্রুটিগুলি সন্ধান করুন

হিসাববিজ্ঞানে ভুলের অনেক সুযোগ থাকে, এমনকি সেরা ব্যবসাগুলিও ভুলের সম্মুখীন হয়। এই কারণে, সবকিছু যাচাই করে দেখা সবসময়ই ভালো। কিছু ছোটখাটো ত্রুটির দিকে নজর রাখা উচিত:

• ট্রান্সপোজড সংখ্যা (২,৩০০ এর পরিবর্তে ৩,২০০ টাইপ করা হচ্ছে)
• ছোট লেনদেন লিখতে ভুলে যাওয়া
• ভুলবশত একটি এন্ট্রির নকল করা

এমনকি একটি ছোট ভুলও আপনার পুরো ট্রায়াল ব্যালেন্স নষ্ট করে দিতে পারে। চেক করুন, দুবার চেক করুন, তারপর আবার চেক করুন।

৫. অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা চালান

প্রতি কয়েক মাস অন্তর, নতুন চোখে ব্যবসার রেকর্ডগুলি দেখুন। আপনি যা পাবেন তাতে অবাক হতে পারেন।

ব্যবসার কখন ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করা উচিত?

যখনই একজন ব্যবসায়ী তাদের হিসাব সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে চান, অথবা কিছু নির্দিষ্ট মুহূর্তেও ট্রায়াল ব্যালেন্স কার্যকর:

• মাস বা ত্রৈমাসিকের শেষে (ত্রুটি তৈরি হওয়ার আগেই সেগুলি ঠিক করুন)
• আর্থিক বিবৃতি প্রস্তুত করার আগে (নিশ্চিত করুন যে ব্যবসাটি পরিষ্কার তথ্য দিয়ে কাজ করছে)
• কর জমা দেওয়ার আগে (ভুলগুলি আগে থেকেই ধরিয়ে IRS-এর মাথাব্যথা এড়ান)
• ঋণের জন্য আবেদন করার সময় বা বিনিয়োগকারীদের সাথে প্রীতি প্রদর্শন করার সময় (অগোছালো বই = লাল পতাকা)
• নিরীক্ষার আগে (যদি সংখ্যাগুলি ভুল হয়, নিরীক্ষকরা সেগুলি খুঁজে বের করবেন, তাই প্রথমে সেগুলি ঠিক করুন)

সর্বশেষ ভাবনা

অনেক ব্যবসায়ী তাদের ট্রায়াল ব্যালেন্সের দিকে খুব একটা মনোযোগ দেন না। সর্বোপরি, আজকাল সবকিছুই স্বয়ংক্রিয়, তাই ম্যানুয়াল ট্রায়াল ব্যালেন্স চালানো কেবল অতিরিক্ত কাজ, তাই না? আচ্ছা, ট্রায়াল ব্যালেন্স অভ্যন্তরীণ চেক সম্পন্ন করার জন্য অত্যন্ত কার্যকর হতে পারে, বিশেষ করে অফিসিয়াল আর্থিক বিবৃতি প্রদান বা ত্রুটি সনাক্ত করার আগে।

ব্যবসার মালিকরা তাদের আর্থিক অবস্থা পরীক্ষা করতে এবং তাদের অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করতে ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করতে পারেন। কেউই কয়েক মাস পরে অ্যাকাউন্টিং ভুল ঠিক করতে পছন্দ করে না, তাই তাড়াতাড়ি সেগুলি ধরা ভাল। যদি মালিকরা আর্থিকভাবে সুস্থ ব্যবসা পরিচালনার বিষয়ে গুরুতর হন, তাহলে ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করা একটি বড় পার্থক্য আনতে পারে।